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印章管理制度模板

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2020年4月19日
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印章管理制度

为实现印章管理规范化、制度化，确保印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护集团公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。
一、印章管理责任部门
集团办公室全面负责集团公司的印章管理工作，负责印章的发放、回收并监督印章的保管和使用。
集团办公室对用章手续负有最终审批权。
集团总裁对借章手续负有最终审批权。
二、印章分类
1、集团公司印章：包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等；
2、法定代表人人名章；
3、部门专用章：各部门或项目部印章。
三、印章的刻制
（一） 集团公司印章刻制均须报董事局主席批准，负责刻制印章部门凭集团公司介绍信到公安机关指定单位办理刻制手续。
（二）如集团公司领导指定某分公司、子公司或各中心、部门注册分公司、子公司及刻制公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章等，须在办理完毕后第一时间到集团档案室进行备案，并将所有公章及合同章交由集团档案室进行管理，财务专用章、发票专用章及法定代表人人名章由财务中心管理。
（三） 印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。
（四）印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，以及批准启用的有关文件移交集团档案室，立卷存档，永久保存。
四、印章的管理
（一）集团公司印章的保管，实行印章专人保管、法定代表人人名章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交接制度。其中：
1、公章、合同章由集团档案室专人管理；
2、财务章、法人人名章由财务中心专人管理，财务章及法人人名章的使用按财务相关管理制度执行；
3、部门专用章由中心/分公司总经理指定专人管理，并对印章使用负责；
4、移交至二级集团的公章及合同章，由集团档案室外派专人管理，三级项目公司根据情况由集团档案室外派专人管理或经审批指定专人管理。用章手续及流程按集团授权执行，集团档案室有权对各二级集团及分公司用章进行监督，并定期进行检查；
5、各二级集团、分公司用章手续年底需统一移交至集团档案室；
6、如二级集团、分公司用章混乱或出现对公司利益有损的情况，集团办公室有权将公章收回。
（二）印章保管必须安全可靠，公司印章要放在保险柜内。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。
（三）印章专管人如遇特殊情况，需由她人代管印章时，须经部门领导批准并指定她人暂时代管，以免贻误工作，并办理印章移交手续。
五、印章的使用
（一） 印章的使用范围
1、集团公司公章的使用范围：
（1）以公司名义对外发送公文、电函、传真件等；
（2）以公司名义报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；
（3）以公司的名义授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。
（4）人力资源中心与员工签订的劳动合同及补充协议、劳务协议书、保密协议；
（5）需要代表本公司加盖公章的其它批件、文本、凭证和材料等。
2、合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。
3、财务专用章：由财务中心签署支票及办理银行有关业务时使用。
4、法定代表人人名章：由财务中心出具银行票据时或对外签署合同、协议时使用，一般与公司相关印章同时使用。
（二） 集团公司实行印章使用审批制度。
集团公司合同、协议、授权书、承诺书、证明、介绍信等对外、对内所有文件用章、外借都须填写《合同章使用申请单》、《公章使用申请单》、《公章借出申请单》，并根据流程由相关领导签批后方可用印或借出，各经办部门向档案室提供的用印文件需真实、有效，并承担资料核查义务。
1、 合同、协议类的文件盖章须填写《合同章使用申请单》，写明要使用的合同章名称、合同名称、金额等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批。
合同后附资料须有各级领导审批后的合同会签、呈批阅件等手续，并保证会签手续及附件的完整性。经合同部复审、编号，督察中心备案，档案室审核文件齐全、完整、有效性后方可进行盖章。
2、 非合同类文件盖章须填写《公章使用申请单》，申请单上需明确用章事由、用章名称、用印文件题名、对方单位、份数及盖章个数等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批（具体签批事项见公章使用申请单备注栏）。
公章类文件上不得有空白内容、不得涉及金额事项，如必须填写金额，需有相关审批权限领导签批的呈批或请示类文件方可进行用印，重要的文件需进行复印备案；
3、公司印章原则上一律不外借，确因工作特殊需要，公章借出需填写《公章借出申请单》，申请单上必须明确借章原因、盖章文件名称、用途、借出及归还时间等，由集团总裁签批后方可借出，借出公章需专事专用，不得用于与申请单内容以外的事由，借用人在借出公章期间对印章的使用负责，印章须借出当日交回集团档案室并提供借出期间使用印章文件的复印件或电子图片。
如印章借出当日不能归还，借章人需签署《印章临时外借使用保管承诺书》，并按承诺书内容执行。
除财务中心借章外，其它部门借章原则上由集团办公室外派专人携章同行，如集团办公室无法派专人携章同行，则由借章部门安排两人同行，共同签字承担印章外借期间的安全及责任。
4、以上三种申请单除申请人和审批人需亲笔签字外，其它各项内容统一使用电子文档编辑后纸质打印，在申请用印时交与印章管理人员，各类申请单不得空项、不得涂改；
5、公司印章使用将严格审批手续，不符合印章使用制度及手续不全的，印章管理人员有权拒绝用印；
6、如遇特殊情况，相关领导无法签字时，需短信或微信请示无法签字的领导同意后方可进行用印，事后承办部门需将申请单及时补签并尽快将申请单返回集团档案室印章管理人员处；
（三）严禁盖空白合同、协议、证明等文件。因工作特殊确须开具时，须由总裁签字同意后方可开具，并将未使用的立即交回集团档案室。
（四） 带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在连接线上并填写编号。
（五） 在合同、协议书上盖章时，要在落款处、骑缝处和修改处盖章。
六、印章停用注意事项：
（一）用印内容需要变更的，用印部门应首先将原盖章文件收回统一交由集团档案室销毁，再重新提交变更用印申请文件加盖印章。
（二）当公司注销或终止时，应停止使用有关印章并立即交由集团档案室进行封存、销毁。
（三）印章遗失、损毁、被窃时，印章管理者必须立即先行向集团办公室副主任报告。要求经办部门写出说明原因的报告书并及时向集团办公室递交。由集团办公室负责向董事局主席汇报。在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制印章。
七、项目公司印章管理
原则上公司所有公章及合同章由集团档案室及二级集团档案室进行保管及负责用印，如外阜项目公司确有特殊要求，需由项目公司自行保管及使用的，项目公司须呈报借章呈批，将所需原因、借章名称及保管人等具体内容请示董事局主席签批同意后，集团档案室方可将公章办理移交手续后转交给项目公司。
项目公司印章保管人，需签署《印章长期保管使用承诺书》。
集团档案室对项目公司管理的公章有监督权。
项目公司需按集团公司的相关制度及审批流程由相关权限领导审批后方可进行用印，并参照以上规定执行。

八、印章管理人员的职责
所有印章管理人员应遵守本条以下规定：
（一） 印章管理人员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章放在外面；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告主管领导。
（二） 印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，集团档案室负责人应指定她人代管印章，印章管理人员要向代管人员办理交接手续并清查印章，交代用印时注意事项，以免延误工作。
专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。
（三） 印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或手续不全的，印章管理人员应不予用印；经办人拒绝由印章管理人员审核文件内容或审批手续的，印章管理人员可拒绝用印并报告主管领导处理。
（四） 印章管理人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，用章名称要与用印件落款一致。
（五） 印章管理人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源部管理规定进行处罚。
（六） 印章管理人员离职时，其管理的印章和印章记录需作为员工离职移交工作的一部分，进行详细交接后方可办理离职手续。
九、法律责任
（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章， 不符合本制度规定时，不得擅自使用。
（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者及经办人分别进行批评教育、纪律处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。
十、本制度由集团办公室制定并负责解释，自颁布之日起施行。

十一、附件：