秘书职能.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第三章,秘书职能,1,引言,本章主要介绍秘书机构的特点、名称及其设置原则，在此基础上，描述了秘书的基本职能，以及实现秘书职能的具体途径。关于实现秘书职能的具体途径只是简单概括的介绍，以期在维持基础理论完整性的同时，为“实务”课程提供铺垫。,2,秘书机构及其设置,1,秘书的基本职能,2,秘书职能实现的途径,3,目,录,CONTENTS,3,PART,1,秘书机构及其设置,4,一、秘书机构的含义与特点,秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。,从决策体系角度看，秘书机构居于决策与执行的转换中介位置，既是决策层和执行层的综合部，又是决策层和职能管理层的纽带。,5,一、秘书机构的含义与特点,广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。如办公厅、办公室，以及它们下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密等部门。,狭义的秘书机构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等，主要负责文书、会务、联络、接待等工作。,6,秘书机构的特点：,附属性：,从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。,7,秘书机构的特点：,综合性：,从活动内容看，秘书机构具有明显的综合性特点。秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。,8,秘书机构的特点：,辅助性：,从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。,9,二、秘书机构设置的原则,秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化的原则。,10,（一）规范化原则,秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，编制的审定也必须依照有关程序进行，不能凭主观随意。目前，我国秘书机构的设置尚无统一的规范，因此，必须参照现有法律法规设置秘书机构。,11,（二）科学化原则,组织结构要科学,职责确定要科学,团队人员配备要科学,12,三、秘书机构的组织形式,（一）综理制,综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。,这种机构，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。这种模式由于结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。,13,三、秘书机构的组织形式,（二）分理制,分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。,采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面，分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。,14,三、秘书机构的组织形式,（二）分理制,分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。,分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。,15,四、各级各类秘书机构,根据机构设置的时间长短，可以分为常设秘书机构与临时性秘书机构。常设秘书机构比较稳定，比如党政机关的秘书机构、各企事业单位的秘书机构；临时性秘书机构是为完成短期任务而设置的，任务完成后即解体，没有固定编制和人员。,根据级别的不同，可以分为中央、省、市、县（区）等不同级别的秘书机构。,根据类别的不同，又可分为党、政、军队、企业、事业单位、民主党派等多种类别的秘书机构。,根据组织形式的不同，分为分理制和综理制的秘书机构。,16,（一）党政机关的秘书机构,中央级党政机关：,党中央和国务院分别设立办公厅，成为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局以及机关事务管理局等；局下再设若干个处室分别负责某方面的工作。中央办公厅主任为秘书部门的负责人，国务院只设秘书长，而不设办公厅主任。,17,（一）党政机关的秘书机构,省部级党政机关：,省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责机关的秘书工作。目前各省、直辖市、自治区办公厅下设处、科两层，但设置数目、规模、职位不尽相同，有的差异非常大。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。,18,（一）党政机关的秘书机构,省辖市、厅、局、区、县级党政机关：,市、县级党政机关的秘书机构为市委、县委办公室和市政府、县政府办公室。较大的市一般设办公厅，市办公室下设科，县办公室下设股（组），分别负责有关秘书工作。,乡镇党政机关：,乡镇党政机关的秘书部门，或设办公室负责全面工作，或只设若干秘书，具体负责秘书工作。,19,（二）人大、政协、军委的秘书机构,全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会和地方人大、政协采用综理制设置秘书机构，由秘书长领导办公厅，负责综合承办日常工作，统辖下属局、处、室、科。,20,（三）企事业单位的秘书机构,企事业单位因级别、规模、性质不同，在编制形式和人员配置上差异比较大；一般参照党政机关设置办公室，具体负责本单位的秘书工作。中、大型企业分设党委办公室、厂长办公室、经理办公室；小型企业办公室只设若干个秘书职位；有些企业甚至设“党政工办公室”，负责党务、共青团、保卫、文书、工会、宣传、生活、医疗卫生等工作。,21,（四）社会团体的秘书机构,社会团体的秘书机构，通常也采用综理制，直接命名为“秘书处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。,22,（五）临时性秘书机构,临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设性秘书机构。主要有两种情况。,一种是为临时性领导工作服务的秘书机构。,另一种是为各种重要会议服务的秘书机构。视会议规模大小、工作多少，可分别采用综理制和分理制设置秘书机构。,23,PART,2,秘书的基本职能,24,一、秘书职能的含义,秘书机构、秘书职位的功能曾经被表述为“参与政务，掌管事务”，也曾被表述为领导的“事务助手和参谋助手”。但总体来讲，其功能就是直接为领导提供综合辅助服务。,秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。,25,二、秘书的基本职能,（一）信息管理职能,秘书机构和秘书职位位居中枢，要管理所在社会组织大量的信息工作。信息是极其重要的管理资源，秘书信息工作已成为服务领导的一种十分广泛的事务性和智谋性辅助工作。,文书是重要的信息载体，办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。,26,二、秘书的基本职能,（二）综合协调职能,秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及部门所处位置而决定的。秘书机构在组织管理框架中所处的位置，通常在各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点，接近领导，业务综合。它所代表的往往是整体利益而不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导搞好综合协调工作的部门。,27,二、秘书的基本职能,（三）督促检查职能,督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。督促检查工作，是实施领导管理特别是决策管理过程中极其关键的环节。开展有效的督查，是贯彻落实有关政策法令，实现政令畅通、令行禁止的必要保证，有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。,28,二、秘书的基本职能,（四）参谋辅助职能,秘书参谋是秘书近身围绕领导者，为其进行有效决策管理而直接、综合、及时地提供智能辅助的一种秘书职能活动。它属于秘书部门及秘书更为重要的秘书工作和深层的职能活动。秘书针对领导工作的具体需要为领导者提供综合的、动态的和预测的信息及智能支持，是秘书参谋的基础工作。,29,（五）后勤保障职能,后勤保障职能，是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。其工作范围很宽泛，主要有内部财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、国有资产与产权管理、职工生活管理、安全管理、职工福利与文化生活管理等。,30,（六）“不管部”职能,秘书机构为领导工作拾遗补缺，消灭领导及组织管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。秘书机构工作的全面性、综合性和相对超脱性，决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。,31,PART,3,秘书职能实现的途径,32,一、秘书日常事务工作,（一）办公用品管理,办公用品，是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。对办公用品的管理，是秘书部门的事务性职责之一。做好办公用品的管理工作，将为保证工作的完成、提高办公效率提供必要的物质保障，对合理调配和使用办公经费也有十分重要的意义。,办公用品的种类很多。办公用品的管理主要有三个环节：办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。,33,（二）接待工作,接待工作是秘书部门常见的事务工作。,接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。,接待工作的主体是做好对接待对象的服务工作。接待对象相当广泛，有外宾、有内宾，有集体的、有个人的，有主动邀请的、有未经邀请而自行到来的。对于这些不同的情况，应根据不同的要求，分别做好对他们的接待工作。,34,（三）安排领导活动,合理安排领导的公务活动，是秘书经常性的事务工作，是对领导工作发挥辅助作用的体现之一。领导的公务活动，有对外活动和内事活动两大类。对外活动又分为与其他单位进行的活动和与外宾进行的活动。,领导活动通常包括领导检查工作、调查研究、集体视察、参观学习，以及领导需出席的仪式活动、宴请活动、纪念活动、慰问活动、节庆活动、庆功祝捷活动、悼念活动等。,35,（四）值班工作,各级各类社会管理组织，为了能在下班之后或节假日休息时间有人处理临时发生的紧急事宜，做好本单位的安全保卫工作，一般都要安排值班工作，实行兼职轮流的值班制度。值班工作通常是由秘书部门负责组织管理的。,值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。,36,（五）通信工作,通信是各社会组织，特别是其秘书工作中非常重要而普遍的工作手段之一。秘书的通信工作，包含秘书通信活动的组织、管理和实施。随着电信技术、网络技术的迅猛发展，秘书通信工作日益智能化和高效化。,秘书通信工作的内容主要包括：建立健全通信工作制度；通信设备的采购；通讯设备的应用，诸如了解电话、电报、传真、电子邮件的特点并能够正确地操作和使用，熟悉国内函件、邮政快件、特快专递、电子信函的区别，掌握邮件发送和接收的程序和要求等；通信设备的日常维护。,37,（六）印章管理,秘书管理的印章主要有两种：一是社会组织的公章，二是领导人因工作需要使用的个人名章。,印章管理要制度化、规范化。秘书必须建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考。,38,（七）保密工作,做好保密工作，不仅是对敌斗争的需要，而且是进行科学管理工作的需要。我们把保密工作列入秘书日常事务工作范畴，是想说明它是一项有规章、有程序的常规工作。泄密行为对领导管理工作的影响是十分严重的。,保密工作的内容主要包括：保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用防泄密、防窃密的技术设备，依法进行保密监督检查，追查和处理泄密、窃密事件，开展保密工作的理论研究等。,39,二、秘书专项业务工作,秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门性或专业性工作。,信息工作、调查研究、会务工作、公文处理、档案管理、信访工作,40,三、秘书特别受权工作,秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权，并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。,这些工作与前述日常事务工作、专项业务工作最大的不同就在于其被动性和权力的赋予性。其中有些工作本属秘书固有的职能范畴，但没有领导授意便无从开展，如公文写作；有些工作须经领导授权并要严格在授权范围内开展，如督查工作、某些复杂的协调工作，以及代领导进行的谈判工作等。,41,（一）公文写作,一是被动写作，遵命性强。,二是对象明确，针对性强。,三是集思广益，群体性强。,四是决策之作，政策性强。,五是急迫之作，时限性强。,42,（二）督查工作,督查工作即督促检查工作的简称。开展督查工作，是为了能够严格按照有关法律法规办事，保障有关方针、政策和规定的贯彻落实，切实实现政令畅通，令行禁止。特别是在目前各社会领域管理工作中，亟须通过加强督查工作来克服官僚主义、分散主义、本位主义、形式主义和地方保护主义等较为严重的管理弊端。,43,（三）协调工作,一是权力的授予性,二是非职责限定性,三是认同疏导性,秘书协调的类型：纵向关系的协调、横向关系的协调,44,（四）谈判工作,一是协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。谈判的成败取决于双方，通常并不以一方的意志为转移。,二是准备好谈判各方的有关材料。这是谈判成功与否的基本条件之一。,三是对谈判中意外情况的预测和准备。谈判是双方乃至多方的事，各方关系的不同、议题的不同、目标的差异、代表的心理状态，都会影响谈判的进程。,45,（四）谈判工作,四是把握谈判进程。正式谈判阶段大体包括各方进入角色、营造气氛，开局导入、切入正题，协商谈判议程，实施报价，着手还价，拍板定案等主要环节；谈判结束阶段大体包括最后的总结，最后的报价，签订书面协议等主要环节。,五是总结和评价谈判的经验教训，准备向领导汇报的关于谈判过程及谈判结果的内容，并及时搞好信息反馈。,46,四、秘书参谋工作,秘书参谋是现代领导的现实需要,参谋是秘书的深层职能,47,秘书参谋的过程：,保持自觉参谋意识：正确认识参谋职能、自觉增强参谋责任感、主动观察、积累和思考、紧密贴近领导工作思路；,把握和捕捉参谋点；,调用处理已存信息，收集短缺信息；,聚焦形成辅助谋略,48,思考题：,秘书机构有什么特点？,怎样理解秘书机构设置要科学合理？,政府机关秘书机构是怎样设置的，机构的名称有哪几种？,对我国现阶段企业秘书机构你有多少认识？能否举出一例说明其特点？,49,思考题：,秘书的基本职能有哪些？,理解秘书特别受权工作的特点与要求。,为什么说参谋是秘书的深层职能？,50,N,A,H,T,K,51,