物业管理系统流程与界面说明书模板.doc

物业管理系统流程与界面说明书

39

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。

厦门市物业管理信息系统

用 户 手 册

( 企业端)

监制单位: 厦门市建设与管理局
设计单位: 厦门海迈科技股份有限公司

目 录

1.系统介绍 3
2.界面与使用说明 3
2.1 登陆模块 3
2.2系统主界面 3
2.3 企业信息 4
2.4项目信息 13
2.5上报信息历史查询 20
2.6报表打印 23
2.7资质年检申报表 25
2.8修改密码 29
2.9留言板与物协留言板 29
2.10使用帮助 30

1.系统介绍
物业管理信息系统旨在经过系统软件对物业管理企业进行管理, 可大大方便企业向主管部门进行上报和年检, 本系统的使用者是市、 区建设与管理局和物业管理企业 。
系统配置
1. 系统采用B/S结构, 支持WINDOWS 98/WINDOSWS /WINDOWS XP操作系统;
2. 建议用户使用IE5.5以上版本浏览器, 以便正常使用本系统;
3. 须确保电脑可上网, 并正常连接服务器, 推存使用宽带上网。

2.界面与使用说明
2.1 登陆模块
登录账号( 企业编号)
登录密码

( 图2-1-1 系统登陆界面)
使用网络浏览器( 如Internet explorer) 打开系统所在网址, 弹出如上图所示对话框, 输入帐号与密码后进入系统。
若企业已被取消资质超过一个月, 则企业无法使用该系统。企业用户登陆系统时, 将有提示”该企业已被注销资质, 请重新申报暂定三级资质”, 点击”确定”按钮或关闭提示框后退出系统。
特别提示

由于网络配置的不同, 具体的接入方式、 网址请咨询本地系统管理人员; 登录帐号即为企业资质证书编号, 由管理部门统一设置、 分配, 是企业在系统中的身份识别, 具有唯一性。
2.2系统主界面

滚动信息栏
菜单和工具栏

( 图2-2-1 系统主界面)

登陆后进入系统主界面, 上方横条处显示企业名称、 滚动信息栏、 系统当前时间。中间为系统4个主要模块图标( 点击后进入相应模块) , 其它子模块( 包括: 基本信息、 管理信息、 经营信息、 人员列表、 良好记录) 显示在左侧竖条。
若企业已被取消资质, 在取消资质的一个月内, 企业用户登陆系统时, 将会提示用户什么日期后无法登陆系统。若某企业是在 -12-11被取消资质的, 那么该企业的用户在” -12-11”至” -01-11”之间登陆系统, 都会有提示对话框”企业已被注销资质, 限定 -01-11后无法再登陆系统。”

在界面最左端的工具栏, 鼠标停留在图片按钮上面1秒钟, 会有相应的提示信息出现。
注销操作, 可对这次登录进行注销, 退出系统;
密码维护, 可进行密码修改;
查看帮助
资质年检
回到首页
退出系统
特别提示

【通用】单击标题列表区图标、 , 可展开、 隐藏子列表。”通用”表示此操作于整个系统操作中均适用。

2.3 企业信息

点击图2-2-1的”企业信息”进入企业信息模块, 企业信息包含基本信息, 管理信息, 经营信息, 人员信息, 良好记录。
显示基本信息
点击”基本信息”进入企业基本信息的显示页面, 操作如下图所示:
2 显示页面
1. 点击”基本信息”

图表 1
该页面的信息包括企业的基本情况、 营业执照、 分支机构等。

如果该企业为外办企业, 那么在页面上会出现”企业信息( 总公司) ”的按键, 点击此按键能够查看总公司的信息。

编辑基本信息

点击右面操作区中的”编辑”按钮, 即可对企业的相关信息进行填写, 在填写所有信息完毕后, 单击”保存”按钮, 保存当前数据。其中要注意的是资质证书号码和企业资质等级是由主管部门统一制定的, 在登录系统时已经锁定, 无法更改。( 如图2-3-3)
企业基本信息编辑
单击此按钮, 保存录入数据
单击此按钮, 不保存录入数据

( 图2-3-3 编辑企业基本信息)

显示管理信息
点击”管理信息”进入企业基本信息的显示页面, 操作如下图所示:

2 管理信息显示页面
操作按键
1 管理信息

图表 2
编辑管理信息
在管理信息中, 对内容只需进行是或否的选择, 每个字段后面都会有一个下拉菜单, 选择完以后, 单击”保存”按钮, 保存当前数据, 如下图所示。
单击此按钮, 不保存管理信息
单击此按钮, 保存管理信息
下拉菜单, 选择是或否

新增经营信息
点击左侧的经营信息列表, 在经营信息中, 可对企业经营情况的相关信息进行录入和维护, 如下图所示。
单击此按钮, 编辑经营信息
单击此按钮, 删除经营信息
单击此按钮, 退回上一级

( 图2-3-5企业信息管理模块—经营信息)

点击右边操作区的”编辑”按钮后, 即可进入编辑状态对内容进行填写, 在填写完后, 单击”保存”按钮, 对所填写的内容进行保存, 其中要注意的是, 营业利润填负数即为亏损。如下图所示

单击此按钮, 不保存管理信息
单击此按钮, 保存管理信息

新增人员信息
点击右侧导航栏——人员列表, 转到人员信息模块( 如图2-3-6) , 点击新增人员按钮, 弹出人员基本信息编辑框。

点击此按钮, 进入人员详情编辑状态
在此输入人员姓名, 查找该人员信息
单击此按钮, 新增人员信息
单击此按钮, 回到上一级
单击此按钮, 保存人员基本信息
单击此按钮, 关闭输入框

( 图2-3-6 新增企业人员信息)
填写人员基本信息并保存后, 会生成一条人员记录, 点击记录旁边的”详情”按钮, 可查看并编辑企业已有人员信息, 如下图所示。
单击此按钮, 编辑人员信息
单击此按钮, 回到上一级
拖动滚动条, 填写下面的其它信息

( 图2-3-7 查看、 编辑企业人员信息)

在编辑状态下, 可对该人员的所有信息进行编辑, 在编辑完后, 单击”保存”按钮, 保存当前数据, 要注意的是, 在职务旁边有个单选框, 如果是中级以上职称人员, 又兼任工程负责人或财务负责人的, 此项需填, 打”√”为兼任, 不填为否。

新增良好记录
点击左侧的良好记录, 转到良好记录列表页, 在此可对企业良好记录情况进行录入与维护( 如图2-3-8)
单击此按钮, 进入编辑状态

( 图2-3-8企业信息管理模块—良好记录)
单击右边操作区的”新增”按钮, 能够增加一条良好情况的记录, 在新增记录的旁边有一个”编辑”按钮, 点击后可对记录内容进行修改, 如下图所示。
单击此按钮, 关闭良好记录信息
单击此按钮, 保存良好记录信息

企业基本信息:
· 企业名称: 填写物业企业( 单位) 在工商行政部门登记的名称, 要填全称。不得使用简称, 即与企业( 单位) 公章所使用的名称一致。
· 企业资质证书号码: 由当地建设管理部门统一编制。
· 资质等级: 依照建设部《物业管理企业资质管理办法》的规定, 按建设主管部门颁发的物业资质等级证书填写。包括一级、 二级、 三级、 临时三级。
· 企业详细地址: 填写由邮政部门认可的单位所在地地址, 不要填写通讯信箱号。
· 登记注册类型: 按照国家统计局、 国家工商行政管理局联合印发的《关于划分企业登记注册类型的规定》的通知[国统字(1998)200号], 依据工商行政管理部门对企业登记注册的类型填报。
· 企业成立时间: 是指工商行政管理部门登记核准设立的日期。
· 法定代表人(单位负责人): 指依照法律或者法人组织章程规定, 代表法人行使职权的负责人。
·其中中级以上职称人员: 指具有国家规定的中级专业职称资格或持有相应执业资格并受聘于企业的管理人员, 不含中级技工。
· 分支机构: 指法人单位中符合产业活动单位条件的除本部以外的其它产业活动单位。
· 企业法人代码: 采用国家统一规定的企业( 单位) 法人代码。代码由8位无属性的数字和一位校验码组成, 标识在各级技术监督部门颁发的《单位代码证书》上, 并按《单位代码证书》的代码填写。暂无法人代码的, 从临时码段中提起代码。
· 企业利润总额: 指企业在一定时期内实现的盈亏总额, 反映企业最终的财务成果。
· 企业总人数: 指报告期末在物业管理企业中工作, 取得工资或者其它形式劳动报酬的全部人员。包括: 在岗职工、 再就业的离退休人员、 在企业中工作的外方人员和港澳台方人员、 兼职人员、 借用的外单位人员和第二职业者, 不包括离开本单位仍保留劳动关系的职工。
· 管理人员: 是指物业管理企业中从事市场分析、 招投标策划、 服务项目扩展、 企业形象设计和人力资源管理、 质量管理、 技术管理、 财务管理等活动的人员。
· 质量认证信息: 填写由国家批准的认证机构所颁发的质量管理体系认证证书相关内容。
· 企业自述: 企业自述要求在1000字以内, 简介应包括以下内容:
⑴　企业的经营宗旨、 质量方针、 质量目标及企业自成立以来的管理业绩;
⑵　企业物业管理情况, 包括管理总面积, 管理项目类型及获奖情况等;
⑶　企业社会贡献情况, 含税收、 社会捐助等;
⑷　企业文化、 品牌、 代表项目等。
· 经营范围: 依照《营业执照》上的经营范围内容填写。
· 首次取得物业管理资质时间: 指第一次取得物业管理相应资质( 如临时三级或三级) 的时间。
· 物业管理总面积: 指该企业实际管理的所有物业管理项目的总面积, 不含顾问项目和专项服务项目( 如保结专项服务) 的面积。
· 5万平方米以上的住宅小区: 是指总建筑面积超过5万平方米的, 被居住区级道路或自然分界线所围合, 配建有公共服务设施的居民生活聚居地。
· 整治、 改造旧住宅小区项目个数: 是指经整治、 改造并实施物业管理的旧住宅小区的项目数量。

企业经营信息:
· 资产总计: 指企业报告期拥有或控制的全部资产。包括流动资产、 长期投资、 固定资产、 无形及递延资产、 其它长期资产。
· 负债合计: 指企业报告期所承担的能以货币计量, 将以资产或劳务偿付的债务。其偿还形式能够用货币, 也能够用资产或提供劳务的方式偿还。负债一般按其偿还期长短分为流动负债和长期负债。
· 所有者权益合计: 指报告期内企业投资人对企业净资产的所有权。企业净资产等于企业全部资产减去全部负债后的余额, 其中包括企业投资人对企业的最初投入以及资本公积金、 盈余公积金和未分配利润。对股份制企业, 所有者权益即为股东权益。
· 本年折旧: 指企业在本年度内累计提取的固定资产折旧。
· 经营成本: 指企业在报告期内从事主要业务活动而发生的成本。
· 经营税金及附加: 指报告期企业因从事生产经营活动按税法规定交纳的应从经营收入中抵扣的税金和附加。
· 经营性收入: 参照企业报告期内《审计报告》中损益表内”经营性收入”的内容填写。
· 企业代管维修金: 指报告期内企业代管的房屋公共维修金和公共设施专用基金的总额。
· 本年应付工资总额: 指报告期的这一年度企业应付的所有人员工资总和, 包括工资、 补贴、 津贴、 奖金等, 不含福利费和社保等费用。
· 本年应付福利费总额: 指报告期的这一年度企业应付的所有人员福利费总和, 按本年应付工资总额的14%计提。

人员信息:
· 劳动合同鉴证时间: 劳动保障行政部门的劳动合同鉴证机构对各类企业、 事业单位、 机关、 社会团体与职工签订的劳动合同进行审查鉴证的时间。
· 专业方向: 指评定该职称时的专业类别, 如: 土木工程、 水电工程、 园林工程、 房地产经济、 建筑经济等。
· 继续教育时间: 指各职称证书、 执业资格证书和岗位证书等进行继续教育、 注册或年审学习的时间。

2.4项目信息
新增项目信息管理

新增保存
1.新增项目

( 图2-4-1 项目基本信息)
从左侧树状导航栏的项目信息列表中选择一个项目, 则可查看该项目的基本信息。点击右上角的”新增”按钮可新增项目, ”编辑”按钮可编辑当前项目信息。
单击此按钮, 保存项目信息
单击此按钮, 不保存项目信息

( 图2-4-2 项目基本信息编辑状态)
上图为项目信息新增界面, 填写所有信息以后, 单击右上的”保存”按钮, 保存所填写的信息, 编辑项目信息的界面与此类似。

房屋公共维修金

在新增一个新的项目并填写完基本信息后, 点击右上角的”房屋公共维修金”, 即可对维修金情况进行填写( 如图2-4-3)
点击此按钮, 进入详细情况
点击此按钮, 新增一条新记录

( 图2-4-3 维修基金-房屋公共维修金)
在房屋公共维修金下项目中, 可查看该项目的维修基金信息。点击记录旁边的”详细情况”按钮可进入编辑状态如下图所示。
点击此按钮, 编辑该条记录
项目名称确认之后, 即为锁定, 不能更改
点击此按钮, 新增一条新记录
单击此按钮, 保存项目信息
单击此按钮, 不保存项目信息

( 图2-4-4 维修基金-新增或编辑指定项目的基金信息)
在编辑状态下, ”项目名称”字段是锁定的不能修改, 其它都能够进行编辑, 在编辑完信息后, 点击”保存”按钮, 保存当前数据。

公共设施专用基金
在项目信息中, 点击”公共设施专用基金”可查看并编辑专用基金情况, 如下图所示。
点击此按钮, 进入详细情况
点击此按钮, 新增一条新记录

( 图2-4-5 维修基金-公共设施专用基金)
点击图2-4-5”新增”或”详细情况”按钮, 可进入编辑状态, 信息如下图。
点击此按钮, 新增一条新记录
项目名称确认之后, 即为锁定, 不能更改
单击此按钮, 保存项目信息
单击此按钮, 不保存项目信息

( 图2-4-6 维修基金-公共设施专用基金)
在编辑状态下, 项目名称字段是锁定的不能修改, 其它都能够进行编辑, 在编辑完信息后, 点击”保存”按钮, 保存当前数据。

消防统计表
单击此按钮, 保存项目信息
单击此按钮, 不保存项目信息

( 图2-4-7 消防统计表 )
在项目信息中, 每个项目都要填写与消防相关的基本信息, 以便主管部门进行统计和审查。

房屋使用率动态检测月报信息

( 图2-4-8 房屋使用率动态检测月报信息)
点击项目信息中的房屋使用率动态检测月报信息, 进入月报信息录入, 方便主管部门对房屋信息进行及时的跟踪及了解。

上报数据
在填写完所有信息后, 点击左侧导航栏中的上报信息按钮, 即可对填写的信息进行数据上报( 如图2-4-9) 。
在此输入框中, 填写企业的一些情况介绍
单击此按钮, 上报数据
选择所数据上报的日期

( 图2-4-9 数据上报 )
点击上报数据后, 弹出一个窗口, 在窗口中输入录入人员和责任人, 还有上报的年份( 选择上半年或下半年) 后, 点击”确定上报”按钮完成上报( 如图2-4-10) 。
选择所上报的年份( 分为上半年和下半年)
在此输入框中, 输入录入人员和责任人

( 图2-4-10 数据上报 )

到此为止数据数据上报已经完全结束, 需要注意的是用户在上报信息的时候, 务必确认所上报的数据准确无误, 才可上传。如果出现弄虚作假, 虚假填写的, 经审核查实, 后果自负。

项目信息:
· 项目编号: 由项目立项批文日期及一位识别码组成。
· 项目总单元数: 根据设计文件填写。能够办理独立产权, 可用于独立销售的房屋为一个独立的单元。
【省】: 指由省政府及业务主管部门直接领导和管理的物业管理企业( 单位) 。
【地区( 市) 】: 指地区、 省辖市直接领导和管理的物业管理企业( 单位) 。
【县( 县级市) 】: 指县、 区、 县级市直接领导和管理的物业管理企业( 单位) 。
· 区域地址: 指该项目所包含的所有门牌地址和号码。
· 总建设用地面积: 是规划部门批准的项目所有套房、 公建及其它配套建筑面积叠加之和, 含房屋建筑、 市政道路、 绿地、 预留公建用地等。
· 地下建筑面积: 主要是指地下车库等一些地下设备用房、 场所的建筑面积。
· 项目总建筑面积: 指该项目所包含的层高超过2.2米以上的所有房屋的面积, 包括住宅, 商场, 别墅等建筑, 还有一些周边的配套设施, 如学校, 医院, 会所、 市场等, 含地下建筑面积。
· 项目产权面积: 是项目总建筑面积经规划部门批准、 国土资源与房产管理局确认能够办理产权的面积之和, 不含地下建筑面积。
· 入住率: 指已办理完相关交房入住手续的业主的房屋建筑面积总和与项目总建筑面积的百分比。
· 绿地率: 居住区用地范围内各类绿地的总和占居住区用地的比率(%)。绿地应包括: 公共绿地、 宅旁绿地、 公共服务设施所属绿地和道路绿地(即道路红线内的绿地), 不应包括屋顶、 晒台的人工绿地。
· 物业服务费用约定形式: 指依照《物业服务收费管理办法》的内容在《物业服务合同》中约定的形式, 分包干制和酬金制。
包干制是指由业主向物业管理企业支付固定物业服务费用, 盈余或者亏损均由物业管理企业享有或者承担的物业服务计费方式。

　　酬金制是指在预收的物业服务资金中按约定比例或者约定数额提取酬金支付给物业管理企业, 其余全部用于物业服务合同约定的支出, 结余或者不足均由业主享有或者承担的物业服务计费方式。
· 管理费缴交率: 指报告期企业已收缴的管理费总额与应收缴的管理费总额的比值, 以百分比计。
· 物业管理用房面积: 指产权属于全体业主共同所有, 用于公共服务的的房屋产权面积。包括物业管理处的办公用房面积、 业主委员会的办公用房面积和其它用房( 如: 门岗、 值班室、 无偿提供使用的安保人员的宿舍等) , 不含公共设施设备用房。
· 备注: 房屋公共维修金的收支列表一项, 大、 中修可按每笔一栏记录; 小修金额的可按月合计记录。

2.5上报信息历史查询
注: 年检信息中部分内容从企业信息和项目信息中提取, 不必再填写, 再察看年检信息之前, 要先选择年份, 再选择上半年或下半年, 才能进入察看状态。
主管部门对企业年检情况的意见, 及其对应问题的相关模块
点击下拉菜单, 选择年份和上, 下半年

( 图2-5-1 企业年检信息)
点击左侧树状导航栏的上传信息-企业信息, 可查看企业本年度上报数据或本年度年检信息, 如年检经过, 则在审查意见中, 注明经过, 如未经过, 在审查意见中会有相应的批示内容, 内容所对应的信息模块也会在上面相应的标注, ( 如图2-5-1) 。

( 图2-5-2 年检-企业人才信息列表)
点击左侧树状导航栏的上传信息-人员信息, 可查看企业人员的历史查询, ( 如图2-5-2) 。

( 图2-5-3 年检-管理信息列表)
点击左侧树状导航栏的上传信息-管理信息, 可查看企业管理信息的历史查询,( 如图2-5-3) 。

( 图2-5-4 年检-企业经营信息)
点击左侧树状导航栏的上传信息-经营信息, 可查看企业经营信息的历史查询, ( 如图2-5-4) 。

( 图2-5-5 年检-企业项目信息)
点击左侧树状导航栏的上传信息-项目信息, 可查看企业项目信息的历史查询, ( 如图2-5-5) 。
2.6报表打印

点击基层统计表, 列出该份表格的内容, 里面的内容是由系统在系统内部提取的, 可打印成册, 以便企业内部数据的备份和上报( 如图2-6-1) 。

( 图2-6-1 报表打印—预览)

企业留言板

( 图2-6-2 留言板)

点击左侧导航栏——留言板, 可将企业意见或建议上报给主管部门, 主管部门可对企业的意见或建议进行反馈。
企业通知

( 图2-6-3 企业通知)
经过企业通知, 企业能够及时收到主管部门的各种通知, 方便企业了解主管部门的最新动态。

2.7资质年检申报表
1. 系统数据校验

鼠标点击”报表打印——》资质年检申报表”, 然后点击”生成年检申报表”。
2. 点击年检申报表
1. 点击资质年检申报表

2. 数据校验未经过的情况

如果数据校验不成功, 那么系统会提示用户进行数据的更改, 直到数据完全经过。数据校验未成功如图所示:

3. 数据校验经过的情况
数据校验经过后, 系统出现一个按键”打印资质年检申报表”, 点击就能够正式生成报表了, 如图所示:
点击打印资质年检申报表

点击”打印资质年检申报表”, 并对报表上的内容进行核实, 其中可能包括十几页, 那么每页的数据需要一一核实, 如图所示:

基数请参考《附件三物业管理企业资质对照表.xls》

4. 打印年检资质申报表

第一步: 打印背景图片的浏览器设置
在IE浏览器中设置:   工具/internet   选项/高级/将”打印背景和图像”选中  
第二步: 点击”打印资质表”。

2.8修改密码

( 图2-8-1 修改密码)
点击左侧竖条上的倒数第4个按钮, 弹出密码修改界面, 用户可对密码进行修改和维护。
2.9留言板
留言板

( 图2-9-1 修改密码)
点击”留言板”, 然后”新增留言”后就可给物业管理局等管理方写留言。
2.10使用帮助

( 图2-10-1 使用帮助)
点击左侧竖条上的倒数第3个按钮, 弹出帮助界面, 如果在使用过程中有任何疑问可经过帮助来解决问题。