商务年会商务大会策划方案模板.doc

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XXXXX 2O1O年大会

策划方案

(中国 XX)

批准:

审定:

审核:

编制:

XXXXXXX公司

年 月 日

内容提要
第一部分 大会主要素
第二部分 公司、 宾馆布展
第三部分 大会主要工作流程
第四部分 整体预算报价
第五部分 工作注意事项及考核
第一部分 大会主要素
一、 名称、 时间、 地点
1、 会议名称: XXXX 大会
2、 会议时间: 月 日— 月 日
3、 会议地点: XXXXX大酒店( 总机 )
二、 参会人员组成
序号
单位
人员
参会
人数
住宿
人数
人员组成
1
国内
经销商
总经理、 销售经理服务经理、

l
2
国际
经销商

3
公司
本部

4

5

6

营销系统

特邀
嘉宾

小计

特邀
嘉宾
协会领导

新闻媒体

小计

总计

收费项目: 超出规定人数, 收费600元/人; 纪念品按照220元/件进行收取费用。
三、 大会主要内容
1、 大会工作报告
2、 XXXX新产品上市活动
3、 营销工作总结
4、 营销工作规划
5、 任务目标协议签订
6、 政策宣贯
四、 会议主题、 口号
1、 主题词:
2、 会场两侧:
1) 主题大会:
2) 业务大会:
五、 会议主要议程
内容
日期/时间
项目
责任人/主讲人
主持人
报到

主题大会

合影拍摄

公司参观

晚宴、 演出

业务大会主会场

业务大会

晚宴

大会结束

六、 会议组织管理部门
主办:
协办:
七、 领导小组:
组 长:
副 组 长:
成 员:
职 责: 总体协调各小组的工作进展, 对会议流程和方案进行审核、 批准、 对随机重大问题的决策
八、 工作小组
1、 小组一: 策划管理组
组 长:
副组长:
成 员:
策划管理组下设布展管理组、 会议管理组
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
大会总体策划方案编制

2
大会总体策划方案报批并下发、 宣贯

3
布展方案制定、 与会议布展方签订协议

4
大会各种资料收集落实: 印刷类资料、 奖牌及证书、 绶带、 奖金袋、 车辆贴花、 ”代表证”、 ”工作证””嘉宾证”设计方案设计完毕

5
会议音响、 麦克、 投影、 桌签、 鲜花、 条幅

6
颁奖主持人确定及提前预演

7
会议议程表编制、 会议过程控制、 摄像、 照相、 会场桌签打印、 会场桌次安排表制定

8
大会发言人员发言材料收集、 整理

9
接待、 住宿全过程协调、 监控、 协助接待组的工作

10
会议奖项设置、 授奖流程编制

11
策划管理组有权对其它小组的工作进行必要的监督、 协调和管理。临时性的费用增加须由策划管理组统一登记、 领导批复

12
大会全程摄影安排( 两台摄像机)

13
1月11日晚文艺节目演出联系、 落实、 演出协议签订

14
对临时增加得费用请示、 登记

2、 小组: 接待组
1) 国内经销商接待组:
组 长:
副组长:
组 员:
接待组下设报到登记组、 车辆调度组、 餐饮安排组、 颁奖引导组、 参观接待组, 各分组成员如下:
接待组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
经销商邀请人数确认、 12月15日发放请柬、 25日回执统计完毕

2
报到登记、 房卡等报到物资分发, 当天房间使用数量统计

3
餐饮菜品、 酒水落实、 桌签打印、 12.30日前编制就餐桌次安排表

4
经销商接站方案制定并安排接站

5
大区域经理、 区域经理酒店大厅协助接待

6
11日上午主题大会颁奖引导、 上台领奖分组安排

7
11日中午合影人员的组织与座次安排

8
11日到公司参观接待方案制定, 包含参观分组、 参观路线安排等

9
11日公司参观组织、 协调

10
11日傍晚挖机上市活动组织、 协调

11
酒店所有活动安全总指挥, 负责紧急、 突发事件处理

资料装袋, 发放:

3、 小组: 文秘后勤组
组 长:
副组长:
成 员: 文秘后勤组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
公司领导讲话材料、 主持稿、 祝酒辞撰写

2
各种奖牌、 证书等发奖物资制作、 购买; 各种政策、 会议流程确定的印刷资料印刷准备

3
11日主题大会公司领导人员就座安排, 颁奖总指挥

4
1月11日下午参观大巴车辆租用

5
1月11日下午公司参观背景音乐准备及播放安排

6
大会全程照片拍摄、 通讯报导

7
媒体、 政府领导来宾接待、 会谈安排

8
公司领导大会期间主要工作安排

4、 小组: 安全保障组
组 长:
副组长:
组 员:
安全保卫组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
1月11号参观车辆开道警车联系、 落实, 往返路线确定

2
车辆进厂停放引导

3
公司参观安全总指挥、 入厂参观安全警戒、 提示

4
XXXX中心安全检查、 应急灯设置、 应急通道保持畅通

第二部分 公司内部布展
一、 公司内部布展:
1、 厂区一:
2、 厂区二:
3、 公司各角落卫生由保洁公司负责打扫、 清理
4、 公司大屏幕
二、 酒店布展
1、 会场外部布展
2、 报到大厅: 设置喷绘
第三部分、 大会主要工作流程
一、 大会准备工作日程安排
日期
项目内容
地 点
责任人/主持人
参加人员

总体会议方案制定报批

总体方案宣贯

各小组汇报工作进度

发出经销商参加大会请柬

所有印刷资料准备完毕

各小组汇报工作进展, 安排有关事宜

会议策划布展组主要成员进驻会场
公司/酒店

会议主要工作人员到位
酒店

凭邀请函、 身份证签到
宾馆签到处

自助午餐
餐厅

自助晚餐
餐厅

二、 1月10日工作安排( 接站、 报到)
时间
活动内容
地点
负责人

三、 1月11日大会议程( 主题大会、 公司参观、 文艺汇演)
时间
内容
参加人员
地点
负责人/主持人
上
午
7:00-8:00

8:10-8:30

8:30-8:40

8:40-9:20

9:20-10:00

10:00-10:30

10:30-11:15

11:15-12:00

中
午
12:00-12:30

12:30-14:00

下
午
14:00

14:30-17:00

17:00-18:00

晚
上
18:00

19:00-20:30

20:00-22:00

四、 1月12日工作安排议程( 业务大会)
时间
内容
参加人员
地点
负责人/主持人
上
午
7:00-8:00

8:10-8:30

8:30-9:20

9:20-9:50

9:50-10:50

10:50-11:30

11:30-12:00

中午12:00-13:00

下
午
14:00-14:40

14:40-15:20

15:20-16:00

16:00-16:30

16:30-18:00

晚上
18:30-20:00

国际业务分会场会议流程由国际营销事业部单独制定。
第四部分、 整体预算报价
一、 住宿用房( 预计: 38.1万元)
日期
房间类型
预计用房/间
房间价格
元/间/天
天数
合计(元)
住宿人数
10、 11、 12日住宿费用
豪华单人间

标准间

合计

l 超出规定人数的代理商缴纳800元/人。
l 代理商提出单人住单间的另外需缴纳1500元/3天。
二、 餐饮杂费( 餐饮预计: 万元)
1、 餐费( 35.86万元)
日期
时间
地点
方式
预计人数
价格(元/人)
合计( 元)
10日
12:00-14:00
一楼餐厅
自助

19:00-21:00
一楼餐厅
自助

11日
12:00-13:00
一楼餐厅
自助

18:30-20:00
多功能A厅
围桌

12日
12:00-13:00
多功能厅C厅
自助

18:30-20:00
多功能厅D厅
围桌

13日

中午自助

合计

2、 自购酒料、 香烟、 水果等
序号
自购酒类
数量
价格
金额/元
1
自购白酒
( 五粮液、 江泉液)

2
红酒

3
啤酒

4
饮料

5
自购香烟

会场茶歇

6
自购其它

以上小计

三、 会议室费用
日期
会议名称
时间
会议室
价格
( 元/半天)
使用次数
( 半天)
会议室费用/元
1月11日
主题大会

1月12日
业务大会

1月12日
海外经销商会议

合计
会议室总体费用约8万元

会议室提供:
n 免费提供会议欢迎牌、 会议指示牌;
n 免费提供优质的音响服务和话筒;
n 免费提供纸、 铅笔、 白板服务。
四、 布展及照相
分类
序号
项目
数量
价格
金额
公司
1
道路两侧灯杆刀旗

2
立柱拱门, 包含条幅

3
道路两侧空飘气球

4
道路两侧充气立柱

5
车辆及附具展示说明牌

6
红色地毯

7
公司内部红黄蓝竹杆刀旗

酒店
( 气球第二天起50元/天)
8
道路两侧灯杆刀旗

9
拱形门包含条幅

10
酒店入口空飘气球

11
喷绘费用

12
条幅

13
集体合影

14
合影站台费

15
花篮

16
演讲台鲜花及桌花

17
主席台鲜花布置

18
主席台两侧XXXX旗帜

合计

五、 演出费用:
文艺汇演, 约计20万
六、 杂费( 4.6万)
1、 主持人费用: 元
2、 大会全程摄影费用: 元
3、 车辆租用: 元
4、 奖牌及证书制作: 元
合计费用
序号
项目
总金额/万元
1
住宿费

2
餐饮

3
会议室

4
布展合影

5
文艺演出

6
杂费

7
礼品费用( 防寒服) :

8
金融系统、 政府领导、 行业领导礼品, 演出期间活动抽奖礼品费用

9
不可预见

合计

备注: 1、 以上费用计入公司运营费用;
2、 以上费用不含接送站差旅费。

第五部分 工作注意事项及考核
1、 各小组根据职能职责组织本小组二次分工, 制定细化工作方案, 按要求开展工作, 及时沟通, 按照时间节点完成相应工作。对于未按时完成相应工作的给予具体责任人100元/次的处罚, 并给予小组负责人50元/次的处罚。
2、 会议期间, 工作人员着公司西装工装, 白色衬衣, 蓝色领带; 产品驾驶人员着公司工作服, 讲解人员着公司西装工装。
3、 所有工作人员务必注意安全, 有保护自身安全和提示她人安全的责。如遇突发事件, 在第一时间报告安全负责人, 安全责任分工:
l 接送站安全负责人:
l 酒店活动安全负责人:
l 公司内部活动安全负责人:
4、 所有参会人员务必保持手机开机, 联系畅通。