出库单单据管理办法.doc

出库单单据管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考

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出库单单据管理办法

88888股份有限公司企业标准

前 言
本办法由生产保障部提出。
本办法由生产保障部起草。
本办法主要起草人：***
本办法审核人： ***
本办法批准人： ***
本办法由******部归口管理并负责解释。
本办法于 **月首次发布。

出库单单据管理办法
1 范围
本办法规定了出库单据的使用、归档等管理内容及要求。
本办法适用于生产保障部出库单单据管理。
2 术语和定义
2.1出库单格式为一式三联。第一联（白色）由配货员、记账员留存转归档；第二联（粉色）作为出门证留存；第三联（蓝色）由领料人留存。
3 职责
3.1记账员负责单据打印、编号、下发、回收。
3.2 配货员负责单据接收，按保管员排序编号下发配货、回收转交记账员。
3.3保管员按第三联进行配货。
3.4归档员负责单据按出库单号顺序整理。
4 管理内容与要求
4.1出库单的使用操作
4.1.1保管员凭第三联（蓝色）发货。
4.1.2零星出库：领料人到记账员处签字，记账员留存第一联（白色），同时负责将出库单交至单据整理归档人
4.1.3批量出库：领料人在第一联（白色）上签字；配货员负责该批量单据的编号及签字完整性，同时将出库单交至单据整理归档人。
4.2 单据流转
4.2.1记账员、发货员必须设立《出库单流转记录台帐》，流转环节必须有下单日期、出库单编号、签收人、签收日期、返单日期、归档日期等内容。
4.3 归档要求
4.3.1所有归档单据必须按顺序排列完整，不得缺号，缺号单据必须由记账员或配货员填写《单据缺号说明表》（附表A.1），并附在出库单单据里。
4.3.2 单据归档时间为10天（外协15天，含节假日、公休日）。
4.3.3 单据整理归档人每月负责统计《缺单提报单》（附表A.2）。
4.3.4 零星出库单缺单由记账员负责。
4.3.5 批量出库单缺单由配货员负责。
4.3.6 账务组组长负责每月5日前将2个月前的月度出库单单据进行装订归档。如8月5日前，需装订6月份的出库单。
4.3.7 《出库单流转记录台帐》按时间先后顺序记录，每本台帐页数为30页，台帐封面需注明台帐记录人的姓名。《出库单流转记录台帐》登记满页后，台帐记录人需在15日内交至部门档案管理员处归档。
4.4 缺单补打印
4.4.1 出库单因夹纸或其它原因丢失，需要补打印时，必须经部门分管负责人在补打印的出库单上签字，才能视为有效出库单进行后续配货、发货工作。
5　检查与考核
5.1 记账员、发货员未按规定时间完成单据、台帐归档，超期一天扣1分。
5.2 账务组组长未按时完成月度出库单单据装订归档工作，超期一天扣1分。
5.3 补打印出库单未经部门分管负责人签字并下发的，每次扣3分。造成物资重复出库的，每次扣10分。
5.4 记账员、发货员、归档员未及时提报异常信息，造成出库单丢失，每张扣100元/人。

附 录 A
（规范性附录）
表 格
表A.1 单据缺号说明表
***-****
填报人

缺单单据号

缺单原因

分管负责人

表A.1 单据缺号说明表
****-*****
填报人

缺单单据号

缺单原因

分管负责人

表A.1 单据缺号说明表
***-****
填报人

缺单单据号

缺单原因

分管负责人

表A.2 缺单提报表
QR-11.12-002****-*****
工厂
缺单单据号
责任人

提报人： 提报日期： 年 月 日