财务档案管理流程说明.doc

财务档案管理流程说明

9
2020年4月19日
文档仅供参考
流程名称
财务档案管理流程
流程编号

主负责部门
财务部
总负责人

编制者

最后更新日期

财务档案管理流程图说明
流程目的
规范集团总部财务档案管理工作，保证财务资料及时归档，财务档案的完整，提高档案查询效率。
适用范围
本流程适用于集团总部财务档案管理工作，下属单位财务档案管理可参考本流程。
职责划分
集团财务部是集团总部财务档案管理工作归口管理部门。
流程说明
1. 财务部有专人承担档案管理职责，定期进行财务档案检查，及时上交集团档案管理部门，保证财务资料的完整；
2. 审核审批人因故不能履行签字职责时（如出差），可根据需要进行必要授权。
任务名称
节点
工作内容
工作标准
时限
相关资料/支持表单
设置档案分类目录
1
财务部按照档案管理的要求建立档案管理目录。
会计档案的管理包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，需要进行合理的分类管理。分类具体包括：
1. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、其它会计凭证；
2. 会计帐簿类：总帐、明细帐(依据科目建立)、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿；
3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告；
4. 其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，其它应保存的会计核算专业资料。
/
财务档案分类目录
收集档案资料
2
财务部设置专人负责收集有关财务档案资料。
每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保存，凭证按月整理保存，年终将本年帐簿存档。
/

整理档案
3
定期对财务档案进行分类整理，并编制分类档案目录。
1. 包括会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、备查资料等；
2. 核对其是否完整，是否有毁损、缺失。
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装订档案
4
财务部对档案进行规范装订。
1. 对经整理分类的财务档案增加档案封皮，进行规范装订（包括装订样式、档案封皮的选择和填列、编号等）；
2. 及时装订，装订方式方法符合规范要求。
2个工作日

档案临时归档
5
对3年以内的财务档案资料临时保存在财务部，由专人保管。
1. 保管规范、标准；
2. 根据档案的成分和状况，采取存放和安全保护措施，维护档案的完整与安全。
3个工作日
财务档案文件明细
申请临时查阅、借阅
6
集团总部各部门和下属单位根据需要办理财务资料查阅、借阅申请。
1. 严格执行查阅、借阅申请程序；
2. 填写查/借阅申请单，填写信息真实、准确、完整。
/
财务档案借阅单
财务档案查阅登记簿
确认申请，确认档案存在
7
财务部确认查、借阅申请表，并对所要借阅的资料是否存在财务部进行确认。
1. 确认申请表填写符合要求；
2. 及时确认所需资料是否存在。
1个工作日

部门负责人审核
8
财务部负责人进行审核。
认真审阅，确定借阅是否需要，资料是否能够提供，以及财务部是否能够提供，提出审核意见。
1个工作日

审批
9
集团财务副总进行审批。
财务副总参考财务部负责人意见，认真审阅：
1. 是否属于保密档案，不许查阅；
2. 查阅人是否有权利查阅；
3. 查阅的必要性。
1个工作日

资料查阅或借阅，办理登记
10
业务人员根据查、借阅申请单内容借出有关单据原件或复印件。
1. 查阅档案一般限在财务部内。原则上财务档案原件不得带出公司，只能办理复印手续，必要时要有财务人员陪同可带出公司；
2. 财务部负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。
1个工作日
财务档案借阅单
财务档案查阅登记簿
使用资料档案资料收回，办理注销手续
11
12
业务人员根据其借出的财务资料原件办理业务，根据借阅时的约定及时归还所借资料，同时到财务部办理注销借阅手续。
1. 借阅档案时保证档案安全、完好，不得随意拆分使用，利用完毕及时到财务部办理注销登记；
2. 借阅档案副本不得超过二个月，档案正本不得超过7天；
3. 借阅期限已到，需要继续借阅者，可持所借档案，到财务室核对后，办理续借手续。
/
财务档案借阅单
档案管理流程
13
在财务部临时归档超过3年的财务档案进入集团档案管理流程进行归档。
详见档案管理流程相关标准。
/

附件：
1. 财务档案分类目录
2. 财务档案文件明细
3. 财务档案借阅单
4. 财务档案查阅登记簿

附件1：
会计档案分类表

顺序号
档案名称
保管期限
备注

一、会计凭证

1
原始凭证、记帐凭证、汇总表

其中：涉外、对私改造凭证
永久

2
银行存款余额调节表
3年

二、帐簿

3
日记帐

其中：现金、银行存款日记帐
25年

4
明细帐

5
总帐

包括日记总帐
6
固定资产卡片
5年
报废清理后
7
辅助帐簿

其中：涉外、对私改造凭证
永久

三、会计报表类

8
主要财务指标快报
3年
包括文字说明
9
月、季度会计报表
5年
包括文字说明
10
年度会计报表
永久
包括文字说明

四、其它类

11
会计移交清册

12
会计档案保管清册
25年

13
会计档案销毁清册
25年

附件2：
财务档案文件明细
柜号：
序号
年度
保管期限
机构（问题）
盒号
件号
内容
备注

附件3：
财务档案借阅单

使用部门
经办人

领用
时间

文件编号

文件名称

借阅用途

一般档案签批

重要档案签批

归还时间

归还人签字

归还情况

备注

附件4：
公司财务档案查阅登记簿
序号
时间
文件编号/名称
查阅人
领导审批
备注
1

2

3

4

5

6

7

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9