物资采购管理制度范本.doc

物资采购管理制度范本592020年4月19日文档仅供参考 某某集团物资管理办法(征求意见稿)第一章: 总则 第二章: 机构与职责第三章: 物资分类与管理 第四章: 采购计划管理第五章: 合同的签订和管理 第六章: 物资入库验收管理第七章: 物资保管和养护 第八章: 物资领发料管理第九章: 物资盘点管理 第十章: 物资报废管理第十一章:物资结算管理 第十二章:附则附则1: 物资供应计划编制细则- 16页附则2: 询价采购管理细则-20页附则3: 应急采购管理细则-24页附则4: 合同管理细则-26页附则5: 供应商管理细则-38页附则6: 物资入库管理细则-41页附则7: 物资领发料管理细则-46页附则8: 库存盘点及呆滞物资管理细则-49页附则9: 物资仓储管理细则-52页附则10:废旧物资管理细则-56页第一章 总则第一条 为符合集团公司战略发展,整合资源,优化管理,贯彻落实”集中、集约”的要求,充分发挥集中采购的优势,有效降低公司采购成本,建立公开、阳光、透明的采购机制,特制定本办法。第二条 集团物资供应管理工作的工作方针是统一管理、集采集结、全面推进、分块实施。第二章 机构与职责第三条 集团物资部主要管理下属集采物资(商贸)公司及各企业供应处。集团物资部的职责为:负责全集团所需物资的集中采购;负责集团及下属企业供应人员的管理,负责下属各企业采购计划的审核及分配;负责物资管理制度的编制、修订、落实及考核等工作,负责搭建集采平台。商贸公司的职责为:商贸公司是集中采购的载体,负责对外采购工作和对内供应工作。各企业供应处的职责为:贯彻落实集团物资管理制度,所在单位采购计划的审核、上报,负责本单位的物资出入库管理,保证生产经营所需物资供应,负责集团物资部下达的物资采购任务,负责与指定的商贸公司采购合同的签订。第四条 集团下属企业供应处骨干(处长、副处长、处长助理、备件主管、原料主管、计划主管,仓储主管)需要聘任时,下属企业拥有选聘组织权、人选考察权、人选提名权,提名情况须书面报送物资部审核,审核经过后由集团物资部下文执行,集团物资部可根据实际工作情况对上述人员进行调动,提名升职、撤换、免职等。各下属企业主管供应的副总经理由集团物资部提名,报集团分管领导批准,由集团公司下文任命。第三章 物资分类与管理第五条 本制度所指物资是指集团下属各企业所有采购物资的总称。为便于科学化管理,推广信息化技术在物资管理中应用,物资按品种多少和资金占用额大小实行 ABC 分类管理。A类:品种数量少(物资品种累计占全部品种的 5%10%)、占有资金多(占全部物资资金总额的 70%)的物资;C 类:品种数量多(累计占全部物资品种的 70%)、占用资金量少(资金累计占全部资金总额的 10%)的物资;其它物资品种累计占全部物资品种、资金累计占全部资金占用总额均为 20%的物资为 B 类物资(见附表)。 集团涉及到的行业较多,物资部根据工作需要对物资进行分类。同行业物资分类逐步实现统一。第六条 集团物资部管理方式是:商贸公司以A 类物资采购为主、下属各企业供应处以 B 、C 类物资采购为主,可根据具体情况调整物资分类,但所有对外的采购合同必须有商贸公司签订。第四章 采购计划管理第七条 各单位根据集团年度生产经营计划、物资消耗定额及适当余量的物资储备编制年度、季度、月度、临时物资采购计划,报集团物资部批准后执行。 第八条 按计划采购,按定额储备,计划、采购和验收必须由不同的人员担任,专人负责。采购申请人员和各级审核、批准责任人,严格按规定流程实施采购。第九条 采购流程必须公开、公平、公正。采购物资属于招标项目范围的,具体执行。不进行招、议标的必须由下属企业供应处提出书面报告,作出市场价格分析,说明该物资或设备的真实成本及市场正常价格,经物资部主管领导确认同意。 第十条 加强采购合同管理。严格按合同签订的付款进度支付款项。财务部门必须杜绝无合同付款行为;根据生产经营需要和合同约定及时、合理组织和调配货源,满足生产用料,节约费用。 按照集团合同管理办法的规定,与集团或各单位合同主管做好沟通配合,做好合同评审,预防合同风险。在满足物资均衡供应的前提下,最大程度地降低物资采购合同风险。 第十一条 生产中零星急用物资经主管供应领导批准后优先安排采购;生产经营急需的 A 类物资临时采购必须请示集团主管领导(或下属管理型公司主管领导),经同意后办理,采购完成办理入库手续后,以书面形式将本次采购过程逐级上报至集团物资部,接受监督和管理。详见附则1。第五章 合同的签订和管理第十二条 某某集团所属企业所有采购合同必须依据签订执行,确保所签合同的真实有效,合同其它事项和编号编制规则遵照执行。 第十三条 各分、子公司供应部门负责合同的签订与实施,合同必须要有相关部门会签和具有最终审批权限的领导审批意见。 第十四条 除零星物资外,各单位采购时均应签订合同。应签订而未签订合同购进的物资,一律不予结算。 第三十一条 特殊情况下,无法签订合同时,经分、子公司分管领导批准,可草签供货协议书,但分、子公司总经理必须在供货协议书上签字,否则,财务不予结算。 第十五条 对所需的特殊物资因技术含量高,签约合同时会同生产技术部门签约技术附件。第十六条 各分、子公司于每月 3 日前将上月属统管的物资采购合同(电子版)报备物资部。第十七条 合同签约后交财务加章备案,做结算支付的依据。 第十八条 合同资料整理完善后要有专人负责,进行有程序地整编、归类、建档工作,所有合同都要登记并建立合同台帐,对合同执行情况进行记录。第六章 物资入库验收管理 第十九条 物资到库前,计划员、采购员和仓储保管员要做好物资验收前的准备工作,包括资料、运输工具、检测工具在内的各项准备工作。 第二十条 核对货物证件。凡要入库的物资,应检查下列资料:主管计划人员的计划单,核查供货单位发票,发货明细表,装箱单和产品合格证等质量证明书(妥善处理保管,如入账、归档等),承运单位的运单等。第二十一条 当场做好详细验收记录。记录内容主要包括货物的品名、规格、供货单位、运单号、到达日期、应收数量、实收数量(长度、重量、面积)、验收完毕日期及验收负责人。 第二十二条 进入料场的原材料、燃料,验收人员要到现场验收。验收中必须要核实随车票证、磅码单、成份单,并对照实物名称、产地、规格指定位置卸车。记录车号,督促来车卸空,并注意检查原材料、燃煤、废钢铁中是否有易燃易爆物品。 第二十三条 办理入库手续。货物验收完毕,应立即办理入库手续,登帐,建卡。登帐:每一种规格、不同级别的物资明细账。建卡:实物标签,标明物资名称、规格、型号、级别、储备定额和实物数量,挂在货位上。第二十四条 验收时凡需要经过取样理化试验才能决定质量合格与否的物资可先入库,但要做好明显待检标记,并及时通知检验。对检验不合格的物资报主管领导组织处理。主管领导要及时采取补救措施补充货源。第二十五条 对验收不合格物资的处理。报告部门领导,与对方确认。通知供货商将物品退回或暂存侍处理。对暂存物资应写明暂存原因,择地堆放并注意避免二次损坏。 第二十六条 物品实物数量与进货物资名细表不符、物品丢失、物资损坏或包装箱损坏等,应在货运单、交接单上详细注明。并用照相等方法作取证材料,与对方确认。上述记录资料归档妥当保管,作为处理合同纠纷和结算款项原始凭证。 第二十七条 工程用物资可按照工程建设项目管理规定进行管理。集团物资部负责为工程提供材料,项目经理、工程技术人员、工程监理对物资质量共同把关验收;隐蔽工程用物资质量要更为严格控制;发货时要做到按定额发料和按进度发料。 第七章 物资的保管、防护和保养 第二十八条 各单位充分利用现有保管场所,根据安全、方便、多储的原则,采取分区分类仓储,实行货位编号。 第二十九条 仓库保管员要对入库的物资采用科学保管方法和合理码垛,建帐建卡,坚持日清月结,做到帐、卡、物相符合。 第三十条 不能混放的物资(如氧气和乙炔)要分开存放并保持规定距离。易燃易爆物品、化工物品如油漆等应设专库存放,保持通风,并设有明显的警示安全标识。 第三十一条 有特殊要求的物资(如仪器仪表等)的存放,要做好防腐、防霉、通风工作。瓶装氧气、二氧化碳外部温度不得超过规定温度。对有防潮要求的物资(如水泥等)要离地 200mm 以上存放并有防雨措施。室外放钢材下方要用枕木或砼柱垫平。精密设备存放要上盖下垫。交换器等设备管道装置要封口,防止物品堵塞;设备专用油和普通用油、成品油和废油应明显标识。 第三十二条 设备随机装置、专用工具、试验器材、文件资料要做好标记,拆检后要恢复装箱随主机同存,安装单位使用应办理借用手续,保管人员应负责借用人员及时归还。 第三十三条 通用工具记入个人工具领用台帐,其它工卡量具办理借用,丢失损坏由责任人按规定赔偿;使用人离职要办理完退库手续后方可办理离职手续。 第三十四条 各单位料场堆放的不易移动的物资,要制作料牌,写明名称、规格,产地,牌随货移。不同规格物料不准混堆,其间留有运输通道。 第三十五条 搞好库存物资的维护保养工作,对不同性质的物资采用不同的养护方法。对发生霉变、腐蚀的物资应报告主管领导,经技术人员鉴定确认不能用的物品,坚决做到不流入生产环节。 第三十六条 认真做好库存物资的检查工作,发现问题要及时解决,减少库存物资损耗,降低物资储存成本。 第三十七条 做好仓库的安全保卫工作。非经许可任何人不得进入仓库。按物资种类配备适合的消防器材,并定期检验其有效性。 第八章 物资领发料管理 第三十八条 材料领用单由集团统一格式,印发领用。领料单一式四份,分单位留存、财务记账、仓库保存、出门备查。第三十九条 各单位必须明确申请领料审核批准人。审核人应对领用物品的用途、规格、数量和领用人签字认真审定,审核完毕由审核人签字。财务部门加盖财务专用章,并实行监督。 第四十条 仓储保管员凭领料单发放物资时,要认真审核领料单,查看领料单手续是否完全,把好物资出库复核关,防止发货出错。对料单不真实,填写不符合规定的,仓库保管员可拒绝发料。料单不允许私自涂改,不准用白条子领料。 第四十一条 发放物资要坚持先进先出原则,物资发放要先进先发,易损先发,保证物资在有效期内使用,减少浪费。 第四十二条 物资发放要选择适用的计量方法、计量单位和计量标准,做到发放物资与领料单载明的品质、规格、数量相符。 第四十三条 领用仓库没有储备的物资按第十一条办法处理。 第四十四条 虽然经过办理入库手续,但还需经过理化分析才能最后确定是否合格的物资需要紧急进入生产环节时,需经过技术人员和检验单位同意并报分管领导批准后才可发货。 第四十五条 发料后,保管员要随时进行清点,保证帐、卡、物相同。第四十六条 退料处理 (一)使用单位对于领用的材料,在使用时遇有材料质量异常,用料变更或用余时,由使用单位提出申请,材料计划员开退料单,使用单位应把退料单连同材料交回库房。同时技术人员应会同生产工人对巳经流入生产的同批物料进行跟踪处理。 (二)材料质量异常欲退料时,应先将退料品送质量管理部门检验,并将检验结果记录在退料单内,连同退料交回库房。 (三)对于使用单位退回的材料,保管人员应根据检验退回的原因,配合计划和采购人员研究判断处理对策,如原因系由于供应商所造成者,采购人员应立即通知供应商处理。 第四十条 外单位提货或本单位有货物外运必须持有出门证并接受门卫检查。 第九章 库存盘点管理 第四十七条 集团集中盘点。每年进行一次全系统物资大清查,统计标准时间定于每年的九月三十日二十四时,与集团资产清查同步进行。库存物资盘点是保证库存物资达到账、物、卡完全相符,摸清家底的重要措施,各单位要高度重视。 第四十八条 日常盘点。由保管员自己盘点,要求每日对有动态的物资盘点一次;另外每月抽查盘点自己所管库存物资的 30,须与料卡的结存数相符,盘点应有盘点记录。每月仓库管理人员要协助财务人员签帐。第四十九条 临时盘点。一般根据特殊需要而进行。如保管员因调离库房要与接替人员进行交接或日常收发料中,因数量交接不清,堆垛排列混乱而引起的数量疑问时进行。 第五十条 每年集团组织的集中盘点,物资类盘点报表经主管领导签字后以书面和电子版形式报集团物资部。 第五十一条 盘库中发生的物资盈亏,应有保管员及时查清原因,属于物资合理损耗的,填报”材料损耗报销单”;属于盘盈、盘亏的,填报”材料盘库盈亏报告”;属于较大的报损报废物资,应由技术检验人员做出鉴定后逐级上报审批。 第十章 物资报废管理 第五十二条 库存物资的报废工作,应作为物资管理的重要工作内容。每年进行清理,按申报及审批权限进行处理,申报时间为每年十月中下旬。第五十三条 符合下列条件之一的库存物资可列为待报废物资,能够申请报废: (一)因技术落后、耗能高、效率低,国家已公布淘汰的产品,今后不宜再使用的。 (二)因经营计划大纲变动或项目取消不能使用的专用设备、非标准设备、构件等其它物资,无法对外调剂处理,又不能改制利用的。 (三)储存时间已超过规定储存期限,经技术鉴定已无使用价值的。(四)长期积压变形、变质、严重锈蚀和无法降级使用的。 (五)加工改制、利用其费用超过原产品价值的 50%以上的。 (六)由于自然灾害和不可抗力等因素造成损坏,无法修复利用的。(七)长期积压无法处理的物资。 第五十四条 申请报废物资的程序: (一)申请固定资产报废的,按集团固定资产管理办法规定的程序和审批部门上报审批。 (二)属于非资产的库存物资申请报废的,按以下程序申请上报: 首先由各单位物管部门填写物资报废申请表,并组织技术人员、业务人员和库房保管人员一起进行鉴定,审查鉴定签署意见后,报各分管领导审批。经批准报废的物资,仓库凭审批单按规定办理出库手续。报废物资审批后必须报一份申请表到集团物资部备案。 第五十五条 对已批准报废的物资应实行存放定位,专人管理,明确标识,并建立报废物资台账,做到帐、卡、物三对口。台账应标明报废物资原值,已批准预收回残值。 第五十六条 报废物资的处理: (一)属固定资产报废物资对外处理,由申请报废单位提出,报集团物资部审批同意后方可处理。 (二)报废物资对外处理,各单位必须组织技术、财务人员进行估价,根据货物原值及可利用程度及市场情况来确定销售价格。 (三)报废物资对外处理完毕后,处理清单经分管领导签字后报一份到集团物资部备案。 (四)各单位应明确废旧物资对外有权处理部门和处理程序,其它部门和个人不得以任何方式对外处理。处理费用和收入按规定入账。 (五)对于确实无回收残值的化工产品等物资,可由本单位物资部门和规定对外处理部门按有关规定共同监督销毁,并作好销毁记录便查。第五十七条 凡属于报废物资采购部门不得重新采购,库房不得验收入库。发现重新采购报废物资的,对当事人要按集团规定或有关法律条款进行处理。 第五十八条 凡属于报废物资必须查明原因,对由主观原因造成的应追究当事人的责任。 第十一章 物资结算管理 第五十九条 采购资金实行”集中管理、归口使用、统一结算、内部核销”制,集团物资部负责采购资金集中归口管理。采购资金支付具体执行集团。第十二章 附则 第六十条 各单位应依照本办法制定适合本单位实际的,报集团物资部。 第六十一条 本办法由集团物资部负责解释。附则1:物资供应计划编制细则一、目的作用物资供应计划是企业经营中的重要组成部分,是确定计划期内为保证生产正常进行所需各种物资采购的依据。正确地编制物资供应计划,对于加强物资管理、保证生产经营有序进行、促进物资节约、降低产品成本、加速资金周转有着重要作用。 二、管理职责 物资采购计划应由各生产环节物流控制部门根据本单位的整体生产经营计划目标来设计编制。财务部门(仓库)、生产部门、技术(机动)部门、办公室应积极配合,并及时提供相关资料和需求,以确保计划的准确度。 三、物资供应计划的内容 物资供应计划分为物资需求计划和物资采购计划两种,各自应用于不同的供应渠道,分别按年度、季度和月度编制。 编制物资供应计划的主要工作内容有:编制物资供应目录;确定各种物资的需用量;确定计划期初和期末的储备量;编制物资申请计划表;确定物资采购量等。 四、编制物资供应目录 下属企业在生产经营活动中需要的物资品种、规格是十分繁多的。可是在实际生产制造产品的过程中,所需的材料在品种、规格上经常是能够选择或代用的。材料选择合理,不但能够节约材料的使用,使资源得到充分利用,同时对于保证产品质量、提高生产效率、促进技术进步等方面均有着重要意义。 为了便于正确选择和确定需要的物资品种、规格,物资供应部门必须认真地编制一份物资供应目录(物资供应目录可用物资仓储 ERP 信息化管理合成并完善)。在物资目录中,把单位需用的千百种不同规格的物资,按物资分类的顺序,有系统地整理汇总,并详细列明各种物资的类别、名称、规格、型号、技术标准、计量单位、购买价格以及物资的供应来源等,不但是编制物资供应计划和组织采购的重要依据,也是生产、技术(机动)等部门正确选用物资的必要参考。它对于加强物资统一管理、提高物资管理水平也具有重要作用。五、物资需用量的确定 正确地计算物资需用量,是编制物资供应计划的主要环节,也是保证完成生产计划任务的前提条件。物资需要量的确定,是按照每一类物资、每一种具体品种规格分别来计算的。不同用途,不同种类的物资,需用量的计算方法均有不同,但概括起来可分为直接计算法和间接计算法两种。 直接计算法,是根据生产计划任务和物资消耗定额(标准成本)来确定物资需用量的方法。这种方法比较准确,凡是有条件的单位应尽量采用这种方法。 间接计算方法或称比例计算法,它是按一定比例、系数来估算物资需要量的方法。例如。某种物资消耗占主要材料消耗量的百分比,平均每吨位产量(效用小时)的材料消耗等。这种方法主要是用于某些不便于制订消耗定额的物资,或是耗用量不大的辅助材料。有时,因生产计划尚未具体确定,而物资供应需要提前准备,为了便于组织订货采购,也可先用这种方法初步概算物资需要量,等生产任务明确后,再作调整。 六、编制物资供应计划的注意事项 (一)加强领导,注意部门之间的协同配合 物资供应计划是一个综合性很强的工作,必须从本单位经营的整体视觉考虑问题,同时还需要各个部门的工作配合,因此要加强该项工作的领导力度,特别是要做好部门之间的协调配合工作,防止计划与实际脱节,造成供与需的衔接不上。 (二)物资采购计划的审批流程 各分厂、车间提报的物资需求计划经生产、技术(机动)部门审核后,报本单位主管领导审批;之后汇总到供应处计划员,由计划员与仓库保管员核对库存量,平衡库存后录入信息化系统,形成物资采购计划单,经仓库负责人、供应负责人、财务负责人、总经理签字后交物资部安排采购。(三)把握好时间,工作要有适当的提前期 一般情况,年度物资供应计划,在新的一年到来之前的两个月便要进行工作,在上年的12 月中期便应完成,而每月的计划应在上一个月的 20 日左右便要进行,在月底 30 日应完成。因此,相关工作均应按此制定时间表。生产部门应在每月 25 日前提供下个月的生产计划;仓储部门应在每月 1 日前进行盘点,提供库存物资表;下属企业生产、机动(设备)部门及其它物资需求部门同样应将下月的物资申购表及时提供,以便统筹安排。 (四)做好物资供应计划的动态调整 各单位的物资供应经常会随着生产任务、技术条件、供应条件的变化而变化,动态调整应充分把握好。供应部门负责人必须参加单位内部的生产调度会。对于生产计划的追补变更,物资供应也需同步跟进,供应部门应设置紧急采购通知单,对原有采购计划予以追补。为避免库存积压,在生产计划出现削减时也要及时调整采购和入库计划。 (五)注意信息沟通,做好控制管理 经相关部门会签和总经理批准的物资采购计划表应一式四份,仓库主管一份,用于核查实际进货情况;供应部门一份,用于具体布置采购活动,检查工作;生产、机动(设备)部门各一份,用于跟踪进度并加以督导。每月月初要对上月计划执行情况进行统计,并及时反馈物资需求计划部门。经过计算机系统,对物资供应情况进行动态报导,实现信息共享。 附则2:询价采购管理细则一、询价采购模式 有三家以上的供应商能够提供相似质量和服务的物资,只需比价即可选择符合采购要求或采用招标方式不能满足时间要求的情况下,以询价采购方式要求被询价采购的供应商限时报价,从报价单中经过评审选出方案合理、价格最优的供应商进行洽谈,这样的采购方式就是询价采购。采购金额超过 50 万元的项目不考虑询价采购方式。 (一)询价采购工作准备 对询价采购必须做好采购计划、采购物资技术规范确定、采购立项申请,必须指定专人作为询价采购联络员。 (二)询价采购预算编制 询价采购必须经过调查市场行情、以往采购价格、价格咨询等手段,并考虑到现实情况确定采购预算或者最高限价。 (三)询价采购项目规模划分 询价采购项目规模划分按采购金额或者采购的重要程度划分,采购金额 50-100 万元人民币为大型采购项目,20 万元至 50 万元为中型项目,20 万元以下为小型采购项目。 (四)采购立项 所有询价采购项目必须办理立项申请。立项申请内容包括立项申请表、技术规范要求、供应商名单及基本情况介绍、评审组名单、询价文件。对于其它采购方式转换项目,需将原立项申请加注说明后上报批准。 (五)供应商选择 询价采购供应商的选择应以物资部门牵头,技术、用户参与共同审定。供应商选择应按办理。 (六)领导小组与评审组 询价采购项目必须要设立评审组,必须要指定采购联络员。大型项目要成立领导小组,组长由集团领导或物资部部长指定人担任,中型项目负责人由分管物资领导或指定人担任,小型项目负责人由物资部负责人或者指定人担任。评审组应按采购规模大小设立,小型项目 3 人以上,中大型项目 5 人以上奇数人数组成。评审组人员构成为项目、技术、物资、财务部门人员,必要时邀请监察或法务部门人员参加。人员组成必须平均分配名额,不得出现评审组成员超过 1/3 来自一个部门的情况,项目负责人不参与评审工作。 (七)询价采购文件准备 询价采购文件应规定好下列事项:物资技术规范、采购资金结算方式、验收标准、履约期限、价格等。 二、评审工作 所有报价必须在送到或者传真到后由询价采购工作联络员立即密封,并加注收到时间和签名。 (一)报价文件的初审 在评审组面前公开拆除询价文件的密封,并当场宣读报价人名称、价格、优惠条件以及其它内容。询价采购人将审查报价文件是否有算术错误,若有将按以下方法更正:若计算的结果与总价不一致,以单价为准修改总价;若用文字表示的数值与数字表示的数值不一致,以文字表示数值为准。如果报价人不接受对其错误的更正,其报价将被拒绝。 (二)拒绝报价情况 1.实质上没有响应询价采购文件要求的报价文件将被拒绝。报价人不得经过修正或撤消不符合要求的偏离或保留从而使其报价文件成为实质上响应的报价文件。 2.报价文件无法定代表人签字,或签字人无法定代表人有效授权书的。 3.报价文件载明的部分或全部项目完成时限超过询价采购文件规定时间。 4.报价有效期不足的。 (三)评审 1.询价采购人在”询价采购邀请书”中规定的日期、时间和地点组织评审。 2.评审时可采用集体讨论方式,或者打分、投票、举手表决等方式。 3.询价采购人要做好评审记录,记录包括报价未见的全部内容、参加评审会议的各位评委意见并应在评审记录汇总上签字。 4.评审结果至少推荐两家供应商、大型项目至少三家供应商进入中标侯选名单。 5.评委对集体决策有不同意见的,应采取书面表示的方式。三、确定中标供应商 大型项目由集团询价采购领导小组、中小型项目由物资部采购负责人依据评审小组推荐结果确定中标商,原则上符合询价文件要求而且价格最低的供应商为中标供应商。 (一)第二次询价 当所有报价超出预算价或者最高限价后,可选择重新邀请新的供应商加入第二次询价,或者将所有报价公开后,邀请已报价单位进行二次报价。 (二)签定合同 1.中标供应商确定后要发出中标通知,未中标人也要发落选(或电话)通知,但不向未中标人做任何解释。 2.中标供应商在接到中标通知书后应及时按照通知书中规定的地点、时间与采购方签订供货合同。 3.采购方对报价人提交的文件将于保密,但不退还。 (三)询价采购文件管理 所有询价采购文件,在询价结束后归档保管。 附则3:应急采购管理细则因生产抢修或事故等需要紧急采购物资,而且正常的采购程序已无法满足时间需要时,采购工作选择应急采购模式,采购人员必须严格按本细则进行操作。 1.采购预算的确定 根据同类物资以往采购价格,或者价格咨询结果确定本次采购预算。 2.采购规模划分 预算采购金额 100 万元人民币及以上项目为大型应急采购,10万元及以上 100 万元以下项目为中型应急采购,10 万元以下为小型应急采购项目。 3.采购批准程序 应急采购需填写应急采购申请,大型项目由物资部部长或者指定负责人批准采购,中型项目由集团物资部分管领导或者指定负责人批准采购,小型项目由分、子公司总经理批准,但采购后要报物资部备案。应急采购如果时间紧急,可先口头或者电话申请,事后补办申请表。 4.采购方式的确定 时间允许,则采取简化的询价采购模式。时间紧迫,也可采取定点谈判采购方式。价格和重要事项谈判可直接与本次采购负责领导联系确定。 5.供应商选择 应急采购供应商必须从供应商数据库中获得。特殊情况另行寻找其它供应商,必须要补办推荐和批准手续。 6.操作程序 询价和谈判过程不得单人完成,必须两人以上,分别负责供应商推荐、供应商联络,价格谈判必须两人以上参与。 7.合同执行和反馈 应急采购是对供应商生产能力、服务和应急水平的考验,有关合同执行情况必须要反馈到供应商数据库中。 8.采购文件编制 应急采购开始后,必须编制相应采购文件,采购结束后,必须补办应急采购相关的所有文件。 9.文件归档管理 所有应急采购中以及采购结束后补办的文件都应保留存档。附则4: 合同管理细则第一章 总 则第一条 为加强集团公司集中采购物资合同管理工作,规范集中采购物资合同管理行为,保证依法签订、履行、变更和解除合同,防范法律风险,避免经济纠纷,维护集团公司的合法权益,根据等相关规定,制定本细则。第二条 本细则适用于以集中采购物资合同的管理。第三条 本细则所称合同是指物资采购合同,包括日常采购合同、战略采购协议和代储代销(寄售)合同等。(一)日常采购合同是指明确合同标的物的单价、总价、供货数量和供应商,并根据合同规定进行交货、验收、结算后即履行完毕的采购合同。包括材料采购合同、设备采购合同和配件采购合同;(二)战略采购协议是指与战略供应商签订的仅规定供货品种、供货时间段、价格或价格计算方式,而未对供货数量进行固定限制的框架性供货协议;(三)代储代销(寄售)合同是指与供应商确定某一时间段内供货物资的价格后,供应商将其产品存放在需方仓库进行代储代销,发生使用后根据实际使用数量和合同单价进行结算的长期供货协议。第四条 本细则所称合同管理包括合同起草、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同存档、合同考核奖惩等全过程管理。第二章 合同管理机构及其职责第五条 集团物资部物资采购业务部门为集团公司集中采购物资合同主办部门,负责合同的准备、内部业务风险的识别控制及合同履行。 第六条 物资部是集团集中采购物资合同的管理部门,负责办理合同统一编号、审核审批手续、组织签署、合同档案管理、合同统计、合同监督履行等。 第七条 集团公司法务部是总部集中采购物资合同审查部门,负责对需经集团公司审批合同的合法性、严密性和可行性进行审查,负责合同合规风险、法律风险的识别控制。第八条 集团公司财务管理部门是总部集中采购物资合同会审部门,负责对需经集团公司审批合同财务风险的识别控制。第三章 合同的准备第九条 合同主办部门应使用集团公司总部集中采购物资标准合同文本。第十条 集中采购物资标准合同文本应包括商务与技术文件,内容一般应包括且明确约定:(一)当事人的名称和住所;(二)标的物;(三)数量;(四)质量;(五)价款与付款;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法;(九)适用法律等。第四章 合同的审批第十一条 合同审批流程:(一)合同主办部门按照本细则规定制订合同文本后,填写。(二)合同主办部门进行业务风险评价,并由主办部门负责人在上签字确认后提交综合管理部;(三)综合管理部提交采购中心分管副总经理、总经理分别审核签字确认;(四)物资部提交法律事务部门进行合同审查。对需出具法律风险评价意见的,应出具,并由法律事务部副总经理或总经理审签;(五)综合管理部提交财务管理部门进行会审。对需出具财务风险评价意见的,应出具,并由财务部管理部副总经理或总经理审签;(六)集团公司总法律顾问进行审核;(七)国产物资采购金额小于500万元人民币的合同,由采购中心总经理审批;(八)代储代销(寄售)合同和国产物资采购金额大于等于500万元且小于2500万元人民币的合同,由集团公司总会计师审核后,报集团公司分管副总经理审批;(九)战略采购协议、进口物资合同和国产物资采购金额大于等于2500万元人民币的合同,由集团公司总会计师和分管副总经理审核后,报集团公司总经理审批;(十)综合管理部组织合同签署事宜。第十二条 合同审批关键点:(一)业务风险审核:主要包括对采购物资技术参数、数量、质量、价格,供应商资质、信用、供货能力等进行初步预判,对合同条款进行风险控制修正;(二)财务风险审核:主要对合同付款条件审核,并对资金来源等进行核实及评价;(三)法律风险审核:主要对合同合法性和严密性进行审核。第五章 合同的签署第十三条 未按照本细则规定审查批准的合同,合同主办部门不得对外签署。第十四条 各类合同都必须以书面形式签订;合同的签署时间应为签署合同的真实时间。因特殊原因导致合同补签的,应按照本细则规定履行相关审批程序。第十五条 合同签署程序:在合同完成审批后,由综合管理部准备待签合同文本份数,履行集团公司合同签署程序;主办部门组织协调供应商等外部单位完成合同的签署。集团公司内部合同签署按本细则规定的合同签署权限执行。第十六条 合同签署权限:(一)战略采购协议、代储代销(寄售)合同、进口物资合同和国产物资采购金额大于500万元人民币的合同,由集团公司法定代表人授权副总经理签署。(二)国产物资采购金额小于500万元人民币的合同,由集团公司法定代表人授权采购中心总经理签署。第十七条 签署合同时,应检查签约人员的资格。 直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。法定代表人直接签署合同时,应出示加盖公章的复印件和。授权代理人/被授权人签订合同时,必须出示加盖公章的复印件和授权明确的。无本条第二款证明资料者,不得代表法人签署合同。第六章 合同的履行、变更和解除第十八条 合同生效后,合同主办部门应及时跟踪检查履行情况。如发现问题,合同主办部门要及时处理;必要时可根据需要实地调查对方履约情况。如签约对方违约,应注意及时收集、保存有关的书面文件,并应立即会商法律机构研究相应对策,及时采取措施。在合同执行过程中,如签约对方发生破产、清算、兼并、重组等重大事项,相关单位应立即会商法律机构及时采取措施,维护本单位的合法权益。第十九条 合同的变更、转让或解除,必须按以下程序办理。(一)合同在履行过程中,法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件出现时,能够变更或解除合同;(二)变更、解除合同的审批权限和程序,与原合同的审批权限和程序相同;以备忘录形式变更或解除合同,应填写,按照本细则规定的合同审批流程进行;合同变更后,合同编号不予改变。(三)需要变更、解除合同,应在法律规定或合同约定的条件下,在合理期限内与对方当事人进行协商、书面函告、限期答复;(四)合同主办部门在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后,必须及时会商法律机构并请示有关负责人,立即处理。第二十条 合同的变更、解除应注意以下事项:(一)主体变更,应征得合同各方书面同意;(二)有担保条款的合同变更,应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章;(三)经上级主管机关或相关机关批准或登记的合同,变更、解除协议应报原批准机关批准或重新登记;(四)经公证的合同,所达成的变更、解除协议,应报原公证机关重新公证;(五)变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前,原合同继续有效,仍应履行。第二十一条 采购中心综合管理部应当将按本细则规定审核批准的当年合同的签订、履行等情况汇总,并将汇总情况于当年十二月底前报至集团公司法务部、财务部。第七章 合同的统计和档案管理第二十二条 综合管理部负责完成总部集中采购物资合同的年结转合同量的统计,经采购中心各业务部门负责人签字确认后,报采购中心分管副总经理和总经理。第二十三条 综合管理部负责总部集中采购物资合同的管理和统计工作。经过登记审批状态汇总表监控各项合同的签批状态;经过登记借阅情况表掌握合同的出借、存放情况;经过登记签署统计表反映合同的详细分类、项目情况。并根据登记详情分类汇总、管理、分析。第二十四条 合同签署后,由合同主办部门将订立的合同文本正本一份、副本四份交综合管理部办理合同登记和存档。其中:合同文本正本一份由综合管理部存档,加盖副本章的副本合同四份分送合同主办部门、法律事务部、财务管理部和供应商各一份。综合管理部根据合同编号设立合同台帐,对合同的编号、标的类别、当事人、标的规格和数量、履行情况、变更解除等情况进行登记,以便随时掌握合同的订立及履行情况。第二十五条 合同主办部门应建立和完善合同文件、档案交接制度。在合同订立和执行过程中,如负责合同谈判、执行或合同档案保管的人员发生工作变动,应认真做好交接工作,及时、全面移交合同文件、档案,办理交接手续。未办妥合同文件、档案交接手续的,不得办理离职手续。第二十六条