2022年三级秘书工作实务.doc

一、会议管理
1、会议筹办方案拟订
内容波及：拟定会议主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、会议文献范畴以及文印或复制工作、与会代表构成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议筹办机构与人员分工。
作用有：保证会议周密组织、服务质量和沟通协调到位、保证领导意图得以贯彻执行。
（1）组建会议筹办委员会 （2）提成筹办小组 （3）形成筹办方案
（4）领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容波及：会议准备与否充足、会议期间能否排除多种干扰、环境条件与用品准备、文献材料准备状况、会场布置状况检查、会议保卫工作检查以及其她。
(1）开会检查程序
1）会议筹办机构对会议准备状况进行自我检查
2）会议领导小组拟定报告会时间和地点并发出协调会告知
3）召开协调会并在会上现场解决问题
4）报告会后对检查中发现问题予以催办和贯彻
（2）现场检查程序
1）指定现场检查路线和拟定现场检查重点
2）制作检查单，以便记录和汇总
3）按照既定检查重点逐个现场核对并明确记录
4）对未达到规定整顿出整治和修订意见并予以纠正
3、会议文献审核工作程序
内容波及：审核会议文献精确性和完整性，审核会议文献与会议主题关系，审核会议文献与否存在与国家和组织方针、政策、法规相冲突内容，审核会议内容与否通过调查研究、与否与实际相符，提交会议讨论文献与否进行了会商，审核会议文献与否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实精确。
（1）起草该文献秘书就内容进行自审
（2）主观秘书进行初审
（3）如内容波及部门较多，要进行会审
（4）审核修改后，重要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议应急方案
内容波及：会议举办过程中也许浮现问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），浮现问题时负责解决会议工作人员。
（1）预测不可预知状况
（2）提前准备应对备选方案
（3）讨论会议紧急状况
（4）拟定会议应急方案
5、提示会议按筹划进行
是根据会议目旳需要，在会议进行过程中发明与会议目旳相适应环境氛围，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议干扰，从而引导决定、决策、结论形成。
（1）理解议题和议程 （2）准时宣布开会 （3）有效引导议题
6、解决会议突发事件程序
（1）向领导报告 （2）启动会议应急方案 （3）实行应急方案 （4）必要时向公共应急机构祈求增援 （5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）
7、会议总结工作程序
内容波及：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、重要议题，参与会议上级领导人，会议主持者，领导报告或发言要点，对会议基本评价和贯彻规定，会议决策状况及此后工作任务布置等。
（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿 （2）向领导报告会议结论 （3）总结定稿 （4）印发 （5）归档 （6）组织全体工作人员进行总结
二、事务管理
1、礼宾顺序拟定环节
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参与典礼来自不同国家、不同地区、不同团队、不同单位、不同部门、不同身份组织或个人尊卑、先后顺序和位次，所进行合乎礼仪惯例具体排列。
（1）拟定礼宾顺序方案 （2）提前告知有关各方 （3）按礼宾顺序排列座次、名次、出场顺序
2、安排涉外迎送工作程序
（1）拟定迎候人员 （2）准备迎宾物品 （3）会面讲究礼节 （4）送行前拜访 （5）安排送行典礼
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会面，一般是半小时左右，属于礼貌性应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流状况、互换意见、达到合同等，专项性较强。
（1）商定 （2）告知对方有关事项 （3）准备工作：背景资料、会见场合布置、人员安排
（4）迎接客人 （5）会见、会谈 （6）送别客人
4、西餐礼仪
（1）赴宴前准备
1）接到邀请后,要看清请柬各项内容
2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要容易变化
3）到别人家赴宴需要带礼物
4）要根据请柬上规定选用赴宴服装
5）要准时赴宴
（2）西餐座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐
（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人带领下顺序入席
2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖
3）临时离开应当把餐巾放在自己椅子上
4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其她人应当也把餐巾放在桌子上，随女主人退席
（4）餐具用法与席间礼节
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼措施
3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中
4）吃意大利面条措施
5）吃水果措施
6）喝咖啡或茶措施
7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内
8）进餐速度应当与人们一致
9）谈话声音一定要轻
（5）西餐饮酒礼仪
1）上菜顺序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2）上酒顺序：宴会开始前鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上
5、招待会礼仪
（1）招待会请柬：表白时段、不需要客人回答
（2）冷餐会礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及她人利益
（3）酒会礼节：要以恰放方式把自己简介给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗
6、不同办公模式特点
（1）在家办公。长处：节省办公室空间和资金，节省耗费时间，更灵活管理自己时间，减少交通拥挤、污染和费用。缺陷：需计算机和电话以保持联系，有缺少合适办公环境，增长了组织监督、管理和控制工作人员工作难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会联系。
（2）弹性时间。长处：时间灵活，更好安排工作时间，提高效率。缺陷：难以监督员工
（3）远程工作。长处：减少总部办公空间开销，工作时间更灵活。缺陷：加大了对员工监督和控制难度。
（4）虚拟办公。长处：减少工作空间和办公用品耗费，信息可以存储、归档和通过计算机网络发送。缺陷：难以控制任务和信息质量，难于管制网络以及信息安全保密。
（5）兼职工作。长处：兼职人员可控制自己工作时间和多份工作，充足发挥自己特长。缺陷：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。
（6）定期合同制。长处：能灵活聘到先进人员，这些人工作有动力，效率高。缺陷：难以控制员工对公司忠诚，缺少工作保障。
（7）交替工作。长处：能鼓励工作人员。缺陷：交接不当，会浮现工作混乱。
（8）临时办公桌。长处：节省资金也节省了员工时间。缺陷：员工缺少归属感，不能得到充足信息，减少工作效率，也难于被管理。
7、选用办公模式工作程序
（1）进一步调查既有办公模式所面临问题
（2）根据调查成果拟定相应新型办公模式
（3）根据新模式规定制定管理监督原则和责权利相结合分派制度
（4）先在某些部门实行获得经验，逐渐推广新模式
（5）不断根据我司特点完善新模式，评估启用新模式得失
8、设计办公室工作程序
（1）分析不同部门业务特点对于办公条件规定 （2）设计平面图
（3）选用办公家具、设施和装饰 （4）采光、温度和通风
9、改善办公事务工作程序
（1）定义一种需要加以分析和改善流程
（2）拟定衡量流程核心指标并对该流程进行评价 （3）寻找所存在问题和差距因素
（4）根据以上分析提出可行改善方案 （5）实行改善方案
10、改善办公事务流程
（1）拟定问题 （2）分析有关资料
（3）拟定导致问题也许因素 （4）提出也许解决方案
11、突发事件避免措施
发生事情是不可预见或忽然发生，并带来危险，需要及时采用应对措施，竭力控制。重要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。
（1）以书面形式拟定紧急状况解决程序
（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训
（3）让所有人员理解有状况发生该如何疏散和急救员姓名
（4）实行紧急状况模仿演习
（5）明确各级管理人员在紧急状况下所负任务和职责
（6）保证配备有关设备和资源以随时解决紧急状况
（7）保证定期检查和更新设备
12、突发事件应对措施
（1）准备清晰书面紧急状况解决程序
（2）用这些程序培训所有人员
（3）在可运用地方清晰地显示有关紧急程序
（4）实行紧急状况模仿演习来测试编写程序
（5）明确员工在紧急状况下职责
（6）保证工作场合有受过紧急状况解决培训人员
（7）保证配备有关设备和资源以随时解决紧急状况
（8）保证定期检查和更新设备
13、解决突发事件流程
（1）及早发现，立即报告，并保护好现场 （2）查找问题因素
（3）成立临时指挥中心 （4）控制源头，釜底抽薪 （5）召开新闻发布会
14、上司交办事项督查程序
直接为上司服务、为实行上司决策和实现上司决策目旳而进行一项工作
（1）上司向有关督查人员授权转承催办 （2）很大一某些转交各有关人员具体承办
（3）有些又上司指引督查人员亲自承办 （4）转交办事项要及时催办
（5）督办人员要对转交办事项进一步检查 （6）上司交办事项办理完毕
（7）办结回告 （8）对办结回告进行审查评估 （9）立卷和归档
15、制定工作筹划措施
（1）根据规定列出本团队要完毕所有任务
（2）区别重要任务和紧急任务
（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完毕先后顺序
（4）列出完毕每项任务所需资源和有关信息
（5）明确完毕各项任务每个阶段指标和估算时间规定
（6）指明每项任务负责部门或承当人以及负责人
（7）推算各阶段工作完毕时间并填入筹划表
（8）保证筹划顺利实行
（9）明确工作进展状况和质量如何监督和管理
16、制定工作筹划程序
（1）估计机会 （2）拟定筹划工作目旳 （3）拟定筹划工作前提条件
（4）拟订可供选用行动方案 （5）评价多种备选方案 （6）选用方案
（7）拟订分筹划 （8）编制预算
17、制定承办期限规定程序
公司接到客户或询问者问题后解决并回答时间规定
（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限规定
（2）时间期限合适原则 （3）拟定同一任务不同承办周期
（4）拟定同一任务紧急状况不同承办周期
18、办公室工作评估程序
实质上就是对办公室工作进行目旳管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构建制，增进了员工承当责任，有助于进行控制和监督工作。
（1）建立一套完整目旳体系 （2）制定目旳 （3）组织实行 （4）检查和评估
19、办公用品与设备采购程序
（1）提出购买申请 （2）审批，贯彻经费 （3）招标，选用供应商 （4）签订供货合同
（5）货品入库 （6）支付货款
20、制定采购预算方案程序
（1）拟定预算核算基数 （2）进行市场调研 （3）拟定采购产品种类及型号价格
（4）编写预算方案 （5）征求意见，完善方案
21、办公资源管理程序
波及各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、平常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源挥霍，合理调配与运用办公资源，提高办公资源使用效率。
（1）理解本单位所有办公资源基本状况 （2）对本单位所有办公资源进行分类管理
（3）对办公资源建档，记录应用状况 （4）定期进行数据分析
22、信息开发重要形式
对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息过程。
（1）剪报（2）索引（3）目录编制（4）文摘 （5）信息资料册 （6）简讯 （7）调查报告
23、信息开发程序
（1）拟定主题 （2）分析信息材料 （3）选用信息开发措施
（4）选用开发信息形式 （5）形成信息产品
24、信息运用工作程序
通过有效方式将信息提供应运用者，实现信息价值，具有周期性、常常性、广泛性和实效性特点。
（1）熟悉信息内容 （2）拟定运用需求 （3）拟定信息运用服务途径
（4）获取信息 （5）提供信息
25、信息反馈工作程序
将信息使用过程中产生效应及活动中不断产生信息进行再收集、再解决、再传递过程。目是检查输出信息真实性；对信息传递进行检查与调节；为决策提供根据。
（1）明确目旳 （2）选用信息反馈措施 （3）获取反馈信息 （4）加工分析反馈信息
（5）传递反馈信息 （6）运用反馈信息
三、文书解决与拟写
1、文书审核工作程序
对文献草稿从内容到形式所做全面检查和修正工作。
（1）明确审核范畴 （2）拟定与否需要行文 （3）审核文书内容 （4）检查文字体现
（5）检查文献体式 （6）检查文书在解决程序上与否妥善完备
2、档案运用工作程序
是开发和直接提供档案，满足运用者档案需求工作。
（1）熟悉库藏（2）分析运用需求（3）选用档案运用方式（4）获取档案 （5）提供档案
3、电子档案管理工作程序
在计算机系统中形成具有查考运用价值社会活动原始记录。
（1）电子档案收集积累 （2）电子档案归档 （3）电子档案保管
（4）电子档案运用
告示
是发布社会各有关方面应当遵守或者周知事项公文，是各级机关、企事业单位与社会团队一般使用告晓性公文　
制约性告示 告知性告示
标题＋正文＋落款＋成文日期
告示与公示区别：范畴不同，公示不不不小于通　告；宣布事项不同，公示重于告示；制发者不同，公示由国家行政机关或权力机关发布　
通报
是表扬先进，批评错误，传达重要精神或者状况公文
表扬通报 批评通报 传达通报
标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期
通报与告示区别：通报属奖励与告诫性公文，告示无此意；同属告晓性公文，通报重在传精神，告示重在发事宜；通报一般不具指令性，告知具有。
决定
是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不恰当决定事项公文
特点：决策性，制约性
标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期
1、不可只用“文种（决定）”做标题 2、慎用“决定”
类型：1、指挥性决定——对重要事项或重大行动作出安排决定。
着眼于工作布置，对下级具有较强行政约束力。
2、知照性决定——将决定事项知照给有关单位和人员
决定事项指是：表扬先进、惩处错误；设立机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等。
请批、批答函
是不相附属机关之间祈求批准和答复审批事项（平行）公文
请批函 批答函
标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期
1、精确选用文种。请示和批复用于相附属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。
2、把握用语分寸
事务文书
筹划
是各级机关，企事业单位、社会团队和个人对将来一定期间内活动拟定出实现目旳、内容、环节、措施和完毕期限一种事务性文书
分文章式表格式两种。文章式筹划构造：标题＋正文＋尾部
1、以政策先行，为指引思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了
总结
是各、企、社、个通过对过去一阶段工作回忆、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性结识，用以指引此后工作事务性文书
综合性总结 专项性总结
（其她分类略）
标题＋正文＋尾部
前言：概括简介基本状况，交代背景，点明主旨或阐明成绩
主体：成绩和经验、存在问题和教训以及此后努力方向等。
1、对旳指引思想　2、坚持实事求是　3、总结出规律性东西　4、分清主次　突出重点　5、语言简要、精确
述职报告
标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期
1、标题　有四种写法：
一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间工作报告”公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上报告（或报告）”写法；四是新闻标题式写法。
2、称谓
指数值报告对象或呈送部门，如“各位领导”、“董事会”、“组织人事部
3、正文 开头+主体+结尾
开头——所任职务和期限，任职期间基本状况，以及对自己任职期间成绩总体评价
主体——波及三方面内容：履行职务基本状况；所获得成绩和实践经验 存在问题和努力方向
结尾——是正文结束语。一般可以用“以上报告，请领导和同志们指正”、“以上就是我述职，谢谢各位”等
（三）规定
1、实事求是：既不要脱离自己职责范畴和工作目旳；不能写成流水帐；对旳、恰当，不能故意夸张或缩小；缺陷和局限性地方也要说够、说充足。2、突出特点3、语言简洁
特点：个人性，真实性，通俗性
实事求是，突出特点，语言简洁
发言稿
是发言者在公共场合就某一问题刊登自己见解或阐明某种事理而事先写成文稿
特点：内容针对性强；语言平易通俗 交流具有互动性
开头＋主体＋结尾
1、口齿清晰，吐字精确，注意抑扬顿挫 2、内容有针对性 3、观点鲜明，主题明确 4、语言要通俗，生动
市场调查报告
是对市场调查所获得信息资料，进行整顿得出结论，提出采用行动合理建议之后撰写书面报告
按调查范畴、方式分，有综合性调查报告和专项性调查报告；
按目、作用、内容分，有状况、事件、经验和问　题调查报告
标题＋前言＋正文＋尾部
进一步调查，充足占有材料 实事求是
招标书
又称招标阐明书，是招标人运用投标者之间竞争从而达到优选投标人一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合伙者而对招标有关事项和规定所作解释和阐明
特点：明确性、竞争性、具体性和规范性
标题＋正文＋尾部
1、标题“招标项目名称+文种”或“招标单位名称+文种”构成
2、正文
构造是：前言+主体+结尾
前言——招标单位基本状况和招标目
主体——波及文献编号、招标项目名称、招标范畴、招投标措施、时限、地点
结尾——招标单位名称、地址、电话号码和传真
3、尾部
附件名称、落款、成文日期和附件原文
做好调查研究，掌握市场信息，制定测算，评估款项要科学合理；语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均规定精确无　误　
投标书
也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人规定，具体地向招标人提出签订合同建议，是提供应招标人备选方案文本
特点：针对性，求实性，合约性
标题＋正文＋尾部
1、标题由“投标项目名称+文种”或“投标单位名称+文种”构成
2、正文 送达单位+引言+主体+结尾
（1）送达单位——顶格写
（2）引言——阐明投标根据、目和指引思想
（3）主体——提出目旳、规定，简介投标公司现状，明确投标期限及投标形式，拟订标，填写标单等
（4）结尾写明投标单位名称、地址、电话号码和传真等。并且不可以简写。时间应当写明*年*月*日,不可写 “今年 “来年”之类
3、尾部：附件名称、落款、成文日期和附件原文
明确招标规定，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语调谦和
第二节　收发文解决
一、文书审核
概念：对文献草稿从内容到形式所做全面检查和修正工作。
审核规定：发现问题逐个纠正；一般性问题直接修改；较大改动，具体协商
审核工作程序：
1、明确审核范畴 2、拟定与否需要行文 3、审核文书内容 4、检查文字体现 5、检查文献体式 6、检查文书在解决程序上与否妥善完备
二、文书拟办
概念：对文献办理提出初步意见，以供领导批阅时参照。
文书拟办规定：1、熟悉政策和规定 2、熟悉职责范畴和业务状况 3、熟悉办文程序和规定 4、拟办意见要符合规定和实际 5、拟办意见力求精确、及时、简洁
拟办工作程序： 1、明确拟办范畴 2、阅读文书内容 3、提出拟办意见
三、文书承办
概念：是按照文献规定或领导批示，结合工作实际情，具体解决文献工作。
意义：是文献解决核心环节，是具体解决问题阶段，也是检查工作质量和工作效率重要标志之一。
承办规定： 1、认真领略拟办、批办意见 2、文书承办要区别轻重缓急 3、来文内容波及此前收文，要查找或调阅有关文献作为承办复文参照。 4、已承办和解决完毕文书，及明清理和阐明 5、办理完毕和待办理文书分别保存
承办工作程序： 1、理解文书内容 2、研究批办意见 3、进行具体办理
四、文书催办
概念：是对文书办理状况督促和检查，以便使承办按照文书时限规定及时办理。
催办规定： 1、催办过程中发现问题及时报告 2、要填写催办记录单
催办工作程序： 1、拟定催办范畴 2、拟定催办措施（电话、发函，登门，约请承办部门来人报告） 3、进行催办
一、意向书
意向书构造一般波及：标题、导语、正文、结尾四个某些。
标题：意向书之前加上项目名称，如"兴建麦秆草席加工厂意向书"。
导语：写明合伙各方单位全称，双方接触简要状况，磋商后达到意向性意见。然后用"本着××原则，兴建××项目"作为导语结语。
正文；分条款写明达到意向性意见。
结尾：要写明"未尽事宜，在正式签定合同或合同书时予以补充"一语，以便留有余地。
二、邀请信
邀请信一般由名称、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人签名、日期等项构成。
名称：在邀请信首页上端居中写上"邀请信"。
收信人称谓：在邀请信开头顶格书写被邀请者姓名或单位名称。个人姓名后应加上"先生"、"女士"、"经理"等相应称呼。
信首问候语及正文：在邀请信正文开头一方面是问候语"您好"等，然后进入正文主体，重要阐明邀请因素和活动内容，简介活动安排细节，并提出邀请。
信末问候语：正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语。
写信人签名、日期；在邀请信末尾右下方恰当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同步签上年月日。
)拟写邀请信注意事项
1.诚恳、热情，使对方感受到邀请者诚意而快乐地接受邀请。
2.为了体现郑重和诚意，邀请信一般用手写。
三、请柬
请柬一般由名称、称呼、正文、习惯结尾语、落款等五某些构成。
名称；在封面上写明"请柬"或"请帖"字样，若请柬没有封面，"请柬"二字就写在第一行中间。
称呼：在请柬背面第一行顶格写上被邀请单位名称或个人姓名。个人姓名背面加上"先生"、"总裁"等相应称呼。
正文：一方面交待邀请参与活动内容；另一方面要交待举办活动时间和地点。
习惯结尾语：在正文后另起一行空两格写"敬请"二字，然后再另起一行顶格写"光顾"二字。
落款：写明邀请人和发出请柬时间。
拟写请柬注意事项：1.简要、扼要。2.语言诚恳、热情、有礼貌。3.款式和装帧要美观大方。
四、感谢信
感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签订五某些构成。
标题：感谢信标题有两种写法，一是用文种名称"感谢信"直接作为标题；另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成，如："致×××感谢信"。
受文对象：在标题之下，正文之前顶格写明被感谢对象单位名称或个人姓名。个人姓名背面加上"先生"、"同志"等相应称呼。然后加上冒号，引出正文。
正文：一方面写明在什么时候得到对方关怀、支持和协助，对此体现感谢；然后简述对方关怀、支持和协助有什么效果，或陈述这种协助在此后将起什么作用，最后再次向对方体现感谢。
结尾：写上体现感谢、敬意话。
签订：感谢信最后签上写感谢信单位名称或个人姓名，同步签上年月日。　
拟写感谢信注意事项：1.简朴而有诚意，语调亲切而自然。2.既能体现出感谢之情，又不合适太长。
1.收文解决
收文解决是指各单位环绕所收文书进行一系列工作。重要工作程序是：
签收：是收件人在对方传递文书单或送文簿上签字，以体现文书收到。
登记：对收进文书进行注册，目是便于对收文数量进行记录以及此后查考运用。登记项目重要有：顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。
分送：由文秘人员将收来登记后文书按其性质和办理规定分门别类，以拟定应分送给谁或哪一部门参阅或解决。
拟办：是文秘人员对收文应如何办理所提出初步意见，以供领导批办时参照。
批办：是领导人相应办来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出批示性意见。
承办：从文书解决角度讲，承办即指草拟复文工作。收文从承办开始又进入发文解决程序。
催办：文秘人员对文书办理状况督促、检查工作，以提示有关人员加快办文速度。在发文解决过程中也同样存在催办工作。
2.发文解决
发文解决是指各单位在发文过程中环绕着所发文书进行一系列工作。重要工作程序是：
拟稿：是秘书人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初始稿过程。它是发文解决首要环节。拟稿环节必要严格按照撰写文书基本规定来进行，以保证文书质量。
核稿：是指秘书部门负责人或有关领导人对草拟文稿进行审查、修改工作。目是为领导签发作好准备。
签发：是单位领导人对发出文稿经最后审视后觉得确应发出，即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿，可以据此生效。签发人对其所签发文稿从政治到文字上精确性负完全责任。
编号：即文稿送印前要编好发文字号，并注明缓急或密级标记，拟定印制份数，以便一并缮印。
缮印：由文秘人员对已签发文稿进行誊抄或打印。
校对：将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正多种错漏。校对工作一般由文秘人员承当。
用印：对已缮印好文书要加盖单位印章，以体现文书生效。
登记：为待发文稿注册，以便于此后查考运用。登记项目波及：顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注等。
分发：由文秘部门将印有公章文书通过恰当方式发送给受文单位。
3.文书管理
在文书解决过程中，无论是收文还是发文，都存在一种科学管理问题。如何有条不紊地管理好多种文书，既不遗失、泄密，又便于查找调阅、以便工作，是很值得研究问题。