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公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、 明确岗位职责、 有效降低采购成本, 满足工公司对优质资源的需求, 进一步规范物资采购流程, 加强与各部门间的配合, 特制订本制度。
一、 请购及其规定

1．请购单的要素
完整的请购单应包括一下要素:
　　( 1) 请购的部门;
　　( 2) 请购物品所属项目;
　　( 3) 请购的用途;
　　( 4) 请购的物品名;
　　( 5) 请购的物品数量;
( 6) 请购的物品规格;
( 7) 请购物品的样品、 图片或详细参数资料等;
( 8) 请购的物品的需求时间;
( 9) 请购如有特殊需要请备注;
　　( 10) 请购单填写人;
　　( 11) 请购部门主管;
( 12) 请购单审核人;
　　( 13) 财务审核人;
( 14) 公司董事长。
3．请购单及其提报规定
( 1) 请购单应按照要素填写完整、 清晰 , 由公司董事长审核批准后报行政部门;
( 2) 固定资产申购按照附表一( 固定资产购置申请表) 的格式进行填写提报;
( 3) 其它材料及工程项目申购按照附表二( 物资采购申请表.) 的格式填写提报;
( 4) 日常零星采购按照公司印制的按照附表三( 物资采购审批单) 的格式填写提报;
( 5) 请购部门在提报请购单时应要求采购部签字接收, 请购部门需备份请购单;
( 6) 涉及的请购数量过多时能够附件清单的形式进行提交, 为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
( 7) 遇公司日常运营急需的物资, 公司领导不在的情况, 能够电话或其它形式请示, 征得同意后提报行政部门, 签字确认手续后补。
( 8) 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品, 请购部门必须作出书面说明。
( 9) 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门
( 1) 公司生活及办公的物资、 固定资产、 服务或其它生活及办公项目由行政部提报;
( 1) 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、 请购单的接收及分发规定
1、 请购的接收要点
( 1) 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、 清晰, 检查请购单是否经过公司领导审批;
( 2) 接收请购单时应遵循无计划不采购, 名称规格等不完整清晰不采购, 图片或详细参数资料不全不采购, 库存已超储积压的物资不采购的原则;
( 3) 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
( 4) 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、 请购单的分发规定
( 1) 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
( 2) 对于紧急请购项目应优先处理;
( 3) 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
( 4) 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、 采购周期的规定
( 1) 常规商品采购周期在7天～15天。
( 2) 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略, 紧急采购商品周期在3天时间;
三、 询价及其规定
1．询价请应认真审阅请购单的品名、 规格、 数量、 名称, 了解请购物品及其技术要求, 遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、 归类集中打包采购;
3．对于紧急请购项目应优先处理;
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价, 原则能不经过其代理或各种中介机构询价;
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品能够推荐采购替代品;
6．遇到重要的物资、 项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况, 询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况, 按照附表四( 拟报价/招标单位名单) 的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购; 单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购, 比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与; 单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标, 公司相关领导参与监督; 单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司董事长决定是否委托第三方机构代理招标;
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力, 具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10．比价采购或招标采购应按照附表五( 材料或设备询价表) 的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司董事长批示。
三、 比价、 议价
1．对厂商的供应能力, 交货时间及产品或服务质量进行确认;
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析, 是否其它厂商的价格最低, 所报价格的综合条件更加突出;
3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况, 设定议价目标或理想中标价格;
4．重要项目应经过一定的方法对于目标单位的实力, 资质进行验证和审查, 如经过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
四、 比价、 议价结果汇总
1．比价、 议价结果汇总应按照附表六( 比价/招标汇总表) 的格式完整列出报价、 工期、 付款方式及其它价格条件、 列出拟选用单位及选用理由, 按照一定顺序逐一审核;
2．如比价、 议价结果未经过公司领导审核应进行修改或重新处理。
五、 合同的签订及其规定。
1．合同
合同是当事人或当事双方之间设立、 变更、 终止民事关系的协议。依法成立的合同, 受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、 义务关系的协议。当前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。
( 1) 合同正文应包含的要素
1） 合同名称、 编号、 签订时间、 签订地点;
2） 采购物品/项目的名称/、 规格、 数量/工程量、 单价、 总价及合同总额, 清单、 技术文件与确认图纸等合同不可分割的部分;
3） 包装要求;
4） 合同总额应含税, 含运达公司的总价, 特殊情况应注明;
5） 付款方式;
6） 工期;
7） 质量保证期;
8） 质量要求及规范;
9） 违约责任和解决纠纷的办法;
10） 双方的公司信息;
11） 其它约定。
( 2) 合同签订及其规定
1) 如涉及到技术问题及公司机密的, 注意保密责任;
2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
3) 为防止合同工程量追加或追加无依据, 打包采购时要求供货方提供分项报价清单;
4) 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;
5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;
6) 详细约定发票的提供时间及要求;
7) 针对不同的合同约定不同的付款方式, 如设备类的合同一般应分按照预付款、 验收款, 调试服务款、 质量保证金的顺序明确付款额度、 付款时间和付款条件等
8) 与初次合作的单位合作时, 应少付预付款或不付预付款;
9) 违约责任一定要详细、 具体;
10) 比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
11) 合同签定签应按照附表七( 合同审查批准单) 的格式对合同初稿进行巡签审查;
12) 合同巡签审查经过后应由公司领导签字, 加盖公司合同章方可生效;
13) 签订的所有合同应及时报送财务部门。
六、 付款及合同执行
1．付款规定
( 1) 所有已签订合同付款时应参照公司财务部的相关规定执行;
( 2) 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;
( 3) 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写财务规定的请款单;
( 4) 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款, 以免影响合同的执行和供货周期, 遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
(1) 已签订合同由采购项目负责人负责跟进, 由采购申请人进行监督, 如出现问题, 双方应及时协商提出建议或补救措施, 并及时通知请购部门及公司领导;
( 2) 已签订的合同在执行期间, 应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况, 跟踪并督促其保质保量, 按时履约;
( 3) 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同, 遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;

七、 报验与入库
1．报验
( 1已经履行完毕的合同, 采购人应及时通知使用部门进行验收;
( 2) 对于不同类型合同标的物的验收标准参照公司相关规定执行;
( 3) 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2．入库
( 1) 合同标的物在运达公司指定地点后采购人应及时通知请购人, 双方协商安排卸货与搬运;
( 4) 请购部门已经验收的合同标的物, 需要入库的应及时入库, 同时出具入库清单;

附表一
固定资产购置申请表
申请部门

申请时间

购置资产名称

购置数量

预算单价

预算金额

购置原因:

部门负责人

分管领导

分管财务副总

总经理

附表二
采 购 申 请 表
申请部门: 填报日期: 年 月 日
采购类别: □设备 □材料 □工程 □服务 □低值易耗 □其它
购置原因:
序号
名称
规格型号
数量
总价
交货期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

备注:

编制人: 部门经理:

采购人: 财务副总: 董事长:

附表三
物资采购审批单
部门名称 年月日
序号
项目名称
规格

单位
数量
单价
金额
备注

合计金额大写:
￥:

经办人: 部门负责人: 财务审核
董事长:

序号
投标单位名称
资质情况
业绩情况
联系人
电话/传真
手机
电子邮箱
备注
1

2

3

4

5

附表四
拟报价/招标单位名单
单位名称: 填报日期: 年 月 日

经办人: 行政人事部: 财务总监: 董事长:

附表五
材料( 设备) 询价表
日期: 年 月 日 需求单位:
序号
材料名称
规格型号
单 位
数量
单价
小 计
备 注
1

2

3

4

5

6

7

合计:
供方
信息
报价单位( 盖章) :
供货
周期

付款方式

联系人

电话

传真

邮箱

公司网址

办公地址:
需方
信息
公司名称:
联系人
商务:
电话

传真

技术:

邮 箱

公司网址

办公地址: 邮 编:
备注: 1.本报价含17%的增值税, 含运费;
2.本单只做询价用, 非正式订单。

附表六
比价/招标汇总表
企业名称: 制表时间: 年 月 日
物料
名称
规 格
单位
包装
标准
公司名称
一次报价
二次报价
工期
付款
方式
联系人
选定
厂家

采购单位意见:

经办人: 采购人: 财务总监: 董事长:

备注:

附表七
合同审查批准单
合同编号:
合同名称:
合同标的物:
产品( 承揽) 单价/合同总额:
￥: 元( 人民币: 元整) 。
招( 评) 标情况:
详见报价及合同。
合同洽谈人:
公司律师意见:
行政人事总监意见:
财务总监意见:
董事长意见: