南通银河财务手册.doc

H:精品资料建筑精品网原稿ok（删除公文）建筑精品网5未上传百度GMS管理体系文件之八南通银河投资开发有限公司财 务 管 理 手 册( 初 稿) 受控状态: 受 控 号: 持 有 人: 文件编号: YHTZ GMS08A发布日期: 年 月 日实施日期: 年 月 日 编制人: 审核人: 批准人: 目 录1 手册说明2 财务管理2.1 财务管理办法2.2 公司会计制度会计政策及会计科目2.3 管理费用控制办法2.4 合同管理制度2.5 固定资产管理办法2.6 关于规范有关财务会计工作的规定2.7 差旅费开支管理规定2.8 项目开发成本核算办法2.9 委派会计管理规定2.10 审计管理办法2.11 票据管理办法2.12 会计档案管理办法手 册 说 明1、 手冊內容本手册是公司为导入GMS管理模式, 实施全面管理体系所编制而成, 包括: 公司财务管理体系的范围; 公司关于财务管理体系要求的所有制度、 规程文件。2、 适用范围本手册适用于公司、 各部门、 各项目工程的财务管理。3、 手册管理本手册为公司受控文件, 由公司总经理批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由公司综合办公室统一负责, 未经总经理批准, 任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时, 应将手册交还综合办公室, 办理核收登记。手册持有者: ( 1) 总经理; ( 2) 财务总监; ( 3) 副总经理、 总经理助理; ( 4) 综合办公室( 存档) ; ( 5) 财务部经理。本手册除持有人外, 相关文件应发放至有关执行人员, 综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册, 不得损坏、 丢失、 随意涂抹, 严禁私自复印或转借给其它公司或人员。在手册使用期间, 如有修改建议, 各部门负责人应汇总意见, 及时反馈到公司综合办公室。综合办公室每季度的最后一个月的28日( 节假日提前) 对手册的适应性、 有效性进行评审, 必要时对手册予以修改, 执行GMS体系文件管理程序的有关规定。财务管理办法为加强公司的财务工作, 充分发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用, 特制定本办法。1 公司财务部门的职能1.1 认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。1.2 建立健全财务管理的各种规章制度, 编制财务计划, 加强经营核算管理, 反映、 分析财务计划的执行情况, 检查监督财务纪律。1.3 积极为经营管理服务, 促进公司取得较好的经济效益。1.4 厉行节约, 合理使用资金。1.5 合理核算公司经营收入、 成本、 费用等会计事项, 及时完成需要上交的税金及管理费用。1.6 对财政、 税务、 银行及其它有关部门依法了解、 检查财务工作, 主动提供有关资料, 如实反映情况。1.7 完成公司交给的其它工作。2 公司财务部由经理、 主管会计、 记账会计和出纳组成。3 公司各部门和职员办理财会事务, 必须遵守本规定。4 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止, 并采用人民币为记账币种。5 会计凭证、 会计账簿、 会计报表和其它会计资料必须真实、 准确、 完整, 并符合会计制度的规定。6 财务人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证, 并根据审核的原始凭证编制记账凭证。出纳制单、 会计审核及经理复核, 都必须在记账凭证上签字。7 财务工作人员应当会同综合办公室专人定期进行财务清查, 保证账簿记录与实物、 款项相符。8 财务人员应根据账簿记录编制会计报表上报总经理及董事长, 并同时报送有关部门。会计报表分月、 季、 年报。会计报表须制表人签名及经理审核并有公司负责人签名。9 财务人员对本公司实行会计监督。财务工作人员对不真实、 不合法的原始凭证, 不予受理; 对记载不准确、 不完整的原始凭证予以退回, 要求更正、 补充。10 财务人员对不真实、 不合法的原始凭证, 不予受理; 对记载不准确、 不完整的原始凭证, 予以退回, 要求更正、 补充。11 财务人员发现账簿记录与实物、 款项不符时, 应及时向董事长提出书面报告, 并请求查明原因, 做出处理。财务人员对上述事项无权自行做出处理。12 财务工作应当建立内部稽核制度, 并做好内部财务检查。出纳人员不得兼管稽核、 会计档案保管和收入、 费用、 债权和债务帐目的登记工作。13 财务检查每季一次。检查人员依据检查结果, 做出检查报告, 报送总经理和董事长。14 财务工作人员调动工作或者离职, 必须与接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续, 由综合办公室主任、 总经理监交。公司会计制度1 总则1) 本公司财务所有会计财务处理除政府另有法令规定者外, 均依本准则办理。2) 本公司所有会计财务的处理以按权责基础为原则。2 资产1) 本公司的现金包括库存现金及国内各银行的存款。2) 应收款项指应收之账款, 包含账款及票据, 押汇时因汇率变动, 其汇差价应转入兑换收益或损失项下。3) 为固定资产以取得成本为入账之基础。4) 一次取得数种资产, 而其成本全部或一部分为一总数, 且无法明确划分各资产之个别成本时, 应依据性质、 用途、 效能或其市价, 求得各资产之分摊基准, 分摊其取得成本。5) 本公司的零用金由出纳人员保管, 以支付小额或临时性之支出或借用支之用。6) 各类资产依税法规定之折旧摊提年限, 摊转入当期费用内。3 负债1) 各项负债之入账, 系依其清偿之数额为准, 若以资产的取得为资产入账的成本, 则为费用的产生, 若费用应支付的数额为借款时, 为借款的金额。2) 负债中, 应付账款为向工厂订货之成本, 若因质量问题或有代垫各项费用之事情时, 应于付款时扣除。4 净值1) 股本以投资人所投入资产之价值表示。2) 年度有盈余或亏损时, 应以本期损益表示, 并于下年度转入积盈亏项下。3) 本额之增减数, 依公司章程及公司法之规定办理。4) 结算有所盈余时, 先依法缴纳营利事业所得税后, 再依公司章程发放红利及盈余分配, 但有累积亏损时, 应先为弥补, 再为盈余分配。5 收入1) 本公司销售收入为开发产品的经营收入, 是按权责发生制以销售实现为依据。2) 本公司的其它业务收入, 除了开发经营外, 如物业管理、 材料销售、 固定资产出租等业务的收入。6 成本及费用1) 成本系房地产开发公司在开发过程中所发生的各项支出。2) 凡与公司经营有关所发生的一切支出, 皆属公司费用, 均应列帐记入。3) 费用有递延性的, 应先以预付科目列帐, 后归属期间转账。4) 项目成本与费用支出, 应依其性质严格划分。7 决算会计人员应于每月10日前将公司经营的结算状况呈总经理核阅。8 付款1) 财务人员就请款传票之内容及凭证加以审核无误后, 盖上会计科目呈总经理批付款。2) 出纳人员依据权限主管核准之请款传票开立禁止背书转让之票据, 连同该请款传票呈总经理盖章后办理付款。3) 各部门因公需要暂借10000元以上金额者。必须于二日前经权限主管并通知财务部方得支付。4) 小额及临时支出或由出纳人员以零用金支付。除零用金支付处外, 其它各类付款应每日记入”收支日报表”内。5) 其它各项费用请款时, 应注意事项如”请款暨传票填写之要点”说明。4.3 财务会计核算工作制度1 为适应公司外向型经济的发展, 充分体现会计信息的可检验性, 特制定本规定。2 会计科目的应用及账户设置, 按本公司规定执行, 不得任意更改或自行设置, 个别因业务需要增科目时, 须报公司财务部审核、 总经理批准。房地产开发公司会计科目目录现金银行存款其它货币资金短期投资应收票据应收账款其它应收款坏账准备预付账款物资采购采购保管费库存材料库存设备低值易耗品固定资产累计折旧固定资产购建支出固定资产清理无形资产递延资产待处理财产损益银行借款应付票据应付账款预收账款应付工资应付福利费应付利润递延税款实收资本资本公积盈余公积本年利润利润分配开发成本开发间接费用经营收入经营成本经营税金及附加其它业务收入其它业务支出销售费用材料成本差异委托加工物资开发产品分期收款开发产品周转房待摊费用长期投资应交税金其它应交款其它应付款预提费用长期借款应付债券长期应付款管理费用财务费用营业费用投资收益营业外收入营业外支出出租收款开发产品原始凭证处理程序: 经办人、 部门负责人、 总经理核准签字出纳审核原始、 记账凭证付款会计审核制作记账凭证、 编号主管审核原始、 记账凭证, 登账原始记录凭证记账凭证明细分类表总分类表现金日记账成本报告书现金流量表损益表资产负债表财务报告说明书核算组织处理程序流程图: 记账凭证汇总表核算的特点是: 先定五天( 或十天) 将所有记账凭证汇总编制成汇总表, 然后再根据凭证汇总表登记总分类账。5 记账规则( 1) 登记账簿使用钢笔写( 除了复写的以外, 不得使用铅笔和圆珠笔) ; ( 2) 记账凭证和账簿上的会计科目及子、 细目用全称, 不得随意简化或使用代号; ( 3) 记账须根据审核过的会计凭证: 除按照会计核算要求进行转账时, 用记账员写的转账说明作记账依据外, 其它记账凭证都必须以合法的原始凭证为依据。没有合法的凭证, 不能登记账簿, 且每张记账凭证必须由制单、 复核、 记账会计主管分别签名, 不得省略; ( 4) 会计分录和科目的对应关系, 原则上, 一种经济事项分别或汇总编一套分录, 不得将不同内容的多种经济事项合并编制一套分录; ( 5) 明细账应及时登记, 总账定期登记; ( 6) 每一笔账须记明日期、 凭证号码和摘要, 经济事项的摘要不能过分简略, 以保证第三者能看清楚, 每笔账记完后, 在记账凭证上画”号; ( 7) 记账的文字和数字应端正、 清楚, 严禁刮擦、 挖补或涂改, 不得跳页, 应将空行或空页画斜线注销; ( 8) 红字冲账除了用于更正错误外, 还可用于下列事项: -经济业务完成后, 发生退回或退出; -经济业务计算错误而发生多付或多收; -账户的借方或贷方发生额需要保持一个方向; -其它必须冲销原记数字的事项。( 9) 记账发生错误, 用以下方法更正: 1) 记账前发现记账凭证有错误, 就先更正或重制记账凭证。记账凭证或账簿上的数字差错, 应在错误的全部数字正中画线, 表示注销, 并由经办人员盖小图章后, 将正确的数字写在应记的栏或行内; 2) 记账后发现记账凭证中会计科目、 借贷方向或金额错误时, 先用红字填制一套与原用科目、 借贷方向和金额相同的记账凭证, 以冲销原来的记录, 然后重新填制正确的记账凭证, 一并登记入账。如果会计科目和借贷方向正确, 只是金额错误, 也可另行填制记账凭证, 增加或冲减相差的金额。更正后应在摘要中注明原记账凭证的日期和号码, 以及更正的理由和依据。3) 报出会计报表后发现记账差错时, 如没有变更原来报表的, 能够填制正确的记账凭证, 一并登记入账。如果会计科目和借贷方向正确, 只是金额错误, 也可另行填制记账凭证, 增加或冲减相差的金额更正后应在摘要中注明原记账凭证的日期和号码, 以及更正的理由和依据。( 10) 各账户在一张账页记满后接记次页时, 需要加计发生额的账户, 应将加计的借贷方发生额和结出的余额记在次页的第一行内, 并在摘要栏中注明”承上页”。( 11) 月、 季、 年度末, 记完账后应办理结账, 为了便于结转成本和编制会计报表, 有发生额的账户, 应分别结出月份、 季度和年度发生额, 在摘要栏注明”本月合计”、 ”本季合计”、 ”本年合计”的字样, 在月结、 季结数字上端和下端均画红线。在年结数字下端画双红线。结总的数字本身均不得用红字书写。发生额数不多的账户, 也可不结总。不需要加计发生额的账户, 应随时结出余额, 并在月份、 季度余额下端画单红线, 在年度余额下端画双红线; ( 12) 编制会计报表前。必须把总账和明细账记载齐全, 试算平衡, 每个科目的明细账各账户的数额相加总和同该科目的总账数额核对相符。不准先出报表, 后补记账簿。( 13) 年度更换新账时, 需要结转新年度的余额, 可直接过到新账各账户的第一行, 并在摘要栏内注明”上年结转”字样。必要时, 详细注明余额组成内容, 在旧账的最后一行数字下面注明”结转下年”字样。结转以后的空白行格, 包括不结转余额的账户, 画一条斜线注销或盖章注销。6 结账、 对账( 1) 结账是指结算各种账簿记录, 它是在一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上时行的, 具体内容如下: 1) 在结账时, 首先应将下期内所发生的经济业务记入有关账簿; 2) 本期内所有的转账业务, 应编成记账凭证记入有关账簿, 以调整账簿记录。如待摊、 预提费用应按规定标准予以摊销提取; 3) 在全部业务登记入账的基础上, 应结算所有的账簿; ( 2) 对账是为了保证账证相符, 账实相等, 具体内容如下: 1) 账证核对: 是指各种账簿( 总账、 明细分类账以及现金管理和银行存款日记账等) 的记录与会计凭证( 记账凭证及其所附的原始凭证) 的核对, 这种核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行。月终如果发现账账不符, 应再对账簿记录与会计凭证进行核对, 以保证账证相符。2) 账账核对每月一次, 主要是总分类账各账户期末金额与各明细分类账账面余额相核对, 现金、 银行存款二级账与出纳的现金、 银行存款日记账相核对, 会计部门的各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资管理部门和使用部门的保管账相核对等。3) 账实核对分两类: 第一类是现金日记账账面余额与现金实际库存数额相核对, 银行存款日记账账面余额与开户银行对账单相核对, 要求每月核对一次; 第二类是各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资实有数额相核对, 各种往业账款明细账账面余额与有关债权债物单位的账目相核对等, 要求每季核对一次。管理费用控制办法一、 办公用品成本控制1、 采购环节办公室副主任必须建立办公用品合格供方名册。采购时, 必须在办公用品合格供方名册中选择。部分新、 特、 进口办公用品, 办公用品合格供方不能提供, 必须在一家购买时, 应将该家补充进办公用品合格供方名册。办公用品合格供方名册至少包括大型商场和个体文具专业批发商。采购前, 必须填写办公用品采购申请单, 经总经理审批后方可采购。采购时, 应在电话上要求送货, 在办公室验收。除特殊情况, 一般不允许用车外出采购。2、 办公用品的使用每月25日( 节假日顺延) 各部门负责人报送 月办公用品需求表。办公室副主任核实后作为发放办公用品的依据。每人办公用品耗用定额为: 圆珠笔 1支/月; 签字笔 1支/季度, 笔芯 1支/月; 稿纸 1本/月3、 打字、 复印耗材的使用公司任何人打字, 复印必须由办公室副主任签字。打字的文字初稿要在机器上校对无误后, 方可打印。打印必须一次成稿。多出的部分, 按照5元/页由打字员记录, 每月30日报办公室副主任。办公室副主任必须在每月2日前报主管会计。主管会计在计算公司时进行扣除。复印的作废纸张, 由打字员留存, 当作反面纸使用。4、 除了对外报送的文件资料, 公司内部的纸张必须正反面使用。5、 无论任何原因, 损坏的办公用品要自己负责添补, 不能因此而借用或领用。6、 保管人月末、 年末要盘点清查库存, 在满足日常工作的前提下, 尽量减少库存量, 使库存量结构合理化。年末办公室组织盘点库存及非生产性用品在各部门的使用情况, 并依据经办公室主任审批后的 年 月 日非生产性用品报损单, 及时调整非生产性用品管理簿册, 做到反映实际库存状况及帐实相符。二、 车辆成本控制在公司未实行”车改”前, 公司采取以下措施控制车辆成本: 1、 汽油费有专车、 专属司机的, 汽油费按实报销。有专车、 没有专属司机的, 汽油费按照月定额控制公司公共车辆, 用车人要在办公室填写用车单, 由办公室副主任负责调度。司机必须按照用车单的地点行车。2、 修车费公司所有车辆必须在公司指定的修理厂维修。3、 洗车费公司的所有车辆必须每隔 日洗一次, 以保持清洁和公司良好的形象。洗车费自理。4、 保养、 打蜡费办公室副主任负责通知, 费用由公司负担。5、 违章罚款的, 由司机自负。因此而耽误正常工作的, 按照请假论处。6、 因私用车的, 公司按照以下标准收费: SANTANA: 元/公里BUICK: 元/KM7、 保险费车辆保险由办公室副主任负责办理, 办公室副主任就险种和费用、 保险公司选择等, 向总经理汇报, 由总经理审批。保险公司赠送的礼品, 属公司所有, 办公室副主任必须如实上缴。办公室副主任严禁私自接受保险公司的礼品、 礼金、 宴请等, 违反者将给予发生金额的25倍罚款。8、 事故处理费发生事故后, 司机要及时通知公司办公室副主任, 办公室副主任负责办理理赔和处理手续。9、 公关费公司核定的交警部门公关费为 元/年, 严禁超标。公司的所有有关事项, 也相应有办公室, 具体由办公室副主任负责协调办理。三、 交通费控制1、 如果公司车辆调度有困难, 又必须外出时, 办事人原则上利用自己的交通工具, 或者乘坐公共汽车。事情紧急时, 方可乘坐出租车。乘坐出租车必须经直接上级批准。2、 外出回来后, 办事人要及时在出租票据上签注起止地点、 事由、 时间等, 由主管签字后, 于每月20日集中由总经理签字, 然后到财务部报销。3、 公司对部分员工和部门实行定额交通费。核定额如下: 副总经理 元/月办公室 元/月工程管理部 元/月核定额连续三个月不够时, 可申请增加; 盈余时, 必须自觉要求下调。4、 公司有关业务人员因办公需要, 由部门经理同意, 报行政总监批准, 报销市内交通月票, 同时不再报销其它类型车费。四、 差旅费报销规定执行公司出差制度五、 通讯费控制1、 执行公司通讯工具管理办法2、 公司的电话严禁拨打私人电话、 信息台电话和长途电话( 加班请假除外) , 违反者按照通话清单费用的510倍罚款。六、 招待费控制1、 业务招待一般安排在本公司的定点饭店, 如另行安排就餐饭店需事先经办公室主任同意方可。未经同意未在定点饭店进行业务招待者, 费用不予报销。2、 公司一般办公人员为业务所需发生的应酬, 均应事先申报分管副总, 并填写”宴请登记表”, 由分管副总在宴请登记表”上签字, 随后转交办公室, 方可宴请, 否则不能予以招待。3、 公司副总为业务所需发生的应酬, 应事先填写”宴请登记表”, 方可宴请; 若时间紧张, 来不及填写, 事后需及时补签, 否则不能予以招待。4、 公司一般办公人员在业务招待时需由两名员工以上出席; 在宴请时菜单人均不得超过50元, 全单不得超过400元。如超出上述金额, 需由公司副总通知办公室, 同意方可。5、 副总在宴请客人时, 如总经理参加的宴请, 全单不得超过 元。如超出上述金额, 需由公司副总告知总经理, 同意方可。6、 公司在定点饭店宴请采取签字挂帐的形式, 按月( 季) 报销; 报销时, 由办公室将同意后的”宴请登记表”、 签字挂帐单以及酒水清单交财务部审核直至总经理处, 签字批准方可。7、 定点饭店宴请报销时, 由办公室将同意后的”宴请登记表”、 酒水清单交财务部审核直至总经理处, 签字批准方可。七、 合同违约金控制1、 除了销售合同、 房屋租赁合同外, 公司任何对外合同必须要董事长或董事长授权人签署, 方可生效。2、 公司任何部门、 任何人员在洽谈合同时, 必须评估公司的履约能力。只有具备履约能力的情况下, 才可审批签署合同, 以防止违约金的发生3、 除了格式合同外, 公司任何合同必须由公司法律顾问审核后, 才可签署。4、 财务部门和合同主控部门必须在每月 日向总经理报送下两个月的合同款支出计划。财务部可随财务分析报告同时报送, 同时要提出明确的资金安排建议。5、 如果无法按合同付款时, 合同主控部门必须在评估后一周内汇报: A、 因为无法按合同付款而造成的各项损失评估情况; B、 与对方单位或个人洽谈情况。6、 合同主控部门必须诚恳地向对方说明原因, 征得对方的谅解。在征得对方的谅解后, 合同主控部门要及时出具同意不追索违约金的意见, 要求对方签署认可。7、 因为工作失误而发生公司必须支付违约金的, 公司视违约金金额大小, 对当事人30%100%罚款、 开除等处罚。8、 因为律师失误而发生公司必须支付违约金的, 公司视违约金金额大小, 对律师30%100%罚款、 解除聘用等处罚。9、 因为公司履约困难等公司的原因而发生公司必须支付违约金的, 合同主控部门应将损失降到最低限度; 应及时制定纠正和预防措施, 防止类似事情的再次发生。八、 医疗费用控制执行公司医疗费管理暂行办法九、 其它费用控制由成本合约部会同有关部门制订, 经审批后执行。合同管理制度1 总则1.1 为加强合同管理, 保护公司的合法权益, 提高公司的经济效益和社会信誉, 根据中华人民人和国合同法及有关法律法规, 结合公司的实际情况, 特制订本办法。1.2 本办法适用于公司签订的土地出让、 转让、 项目拆迁补偿安置、 建设工程勘察、 设计、 施工、 监理、 货物买卖、 承揽、 借款、 商品房买卖、 房屋租赁等各类合同和协议。1.3 合同管理基本制度: 分级分类授权委托制度、 分类业务归口管理制度、 工作责任制度、 合同登记备案制度和合同评审制度。1.4 公司总经理办公会系合同管理的领导机构, 公司成本合约部负责日常合同管理, 公司部门归口承办。1.5 公司各部门必须在公司法定代表人授权范围内, 按照本部门业务职责, 以公司名义签订合同, 对本部门签订的合同负责, 并在成本合约部登记备案。1.6 订立和履行合同必须遵循平等、 自愿、 公平、 诚实信用和守法的原则。订立合同应采用合同书或数据电文合同; 采用信件和数据电文形式应订立确认书; 应使用国家工商局合同示范文本、 湖南省工商局制定的统一文本或经省工商批准、 监制、 企业设计的格式合同文本。2 签订合同的授权及程序2.1 公司合同管理实行分级分类授权委托制度: 各部门对外订立的合同, 必须在授权范围内。超越授权范围签订的合同均为无效合同。2.2 按”类别”划分, 实行分类业务归口管理。由各部门合同管理人员承办, 成本合约部审核, 部门负责人( 受托人) 会签, 总经理、 董事长签批, 成本合约部盖合同专用章后, 登记备案。2.3 各部门承办合同的范围2.3.1 发展规划部土地购置、 土地出让、 拆迁补偿安置、 房产转让合同, 借款、 抵押、 担保、 评估合同, 规划方案、 概念、 景观设计合同。2.3.2 工程管理部建设工程勘察合同, 施工图设计合同, 监理合同, 非楼体工程施工、 建设工程楼体工程施工合同, 附属工程合同, 供水、 供电、 供气合同合同及三通一平的相关合同。2.3.3 营销策划部商品房买卖合同, 按揭合同, 营销策划代理、 营销策划代理、 销售代理合同, 销售资料、 广告与印刷制作合同, 委托物业管理合同、 房屋租赁合同。2.3.4 综合办公室办公用品、 办公设施采购合同。2.3.5 成本合约部招标代理合同, 委托造价咨询合同, 工程预( 决) 算审计合同。2.3.6 其它合同或协议由签订部门的合同管理人员承办, 根据合同或协议的”标的值”大小履行审定手续, 成本合约部盖章并登记备案。2.4 按”标的值”的大小, 分级授权2.4.1 标的值在2万元以下( 含2万元) 的合同, 由合同管理人员承办, 按合同审批程序评审, 部门负责人签字, 成本合约部盖章并登记备案; 2.4.2 标的值在2万元至20万元之间( 含20万元) 的合同, 由合同管理人员承办, 按合同审批程序评审, 总经理签字, 成本合约部盖章并登记备案; 2.4.3 标的值在20万元以上的合同, 由合同管理人员承办, 按合同审批程序评审, 法律顾问审核, 法定代表人( 或委托代理人) 签字, 成本合约部盖章并登记备案; 2.5 营销策划部签订的商品房买卖合同由销售代表承办, 由营销策划部经理签字, 加盖销售合同章后, 由营销策划部自行登记备案。2.6 签订合同之前, 各部门合同管理人员应当了解对方是否具有法人资格、 经营范围、 生产许可证、 履约能力、 资信情况及对方委托代理人的身份和代理权限等。有以下情况之一者不得签订合同: ( 1) 对方信誉及经营状况不好; ( 2) 超出供货厂商履约能力; ( 3) 代理人超出代理权限; ( 4) 没有进行资信调查; ( 5) ”三证( 营业执照、 生产经营许可证、 资质证) 一书( 授权委托书) ” 不全。2.7 内容涉及面大的合同、 非常规性的合同形式、 超出本部门授权范围的合同, 应经公司总经理办公会研究, 法定代表人审定后方可签订。2.8 未按以上工作程序签订的合同, 成本合约部有权拒盖合同专用章, 财务部有权拒付款。造成后果由承办人或签字人负责。2.9 需要鉴证词( 或公证) 的合同由合同管理人员与对方签约, 并持双方的授权委托书到工商局( 或公证处) 办理鉴证( 或公证) 手续。3 合同评审与合同变更3.1 一般合同的评审3.1.1 一般合同是指国家有格式文本, 双方没有补充条款; 或有补充条款, 但签订合同的部门负责人认为完全具备履约能力的合同; 标的值在2万元以下的合同。3.1.2 一般合同由签订合同的部门负责人对合同的条款进行审核, 必要时进行市场或现场调研, 提出合同修改意见。3.1.3 签订合同的部门合同管理人员承办, 各部门负责人审核、 签字, 成本合约部盖章并登记备案。3.1.4 成本合约部认为有必要时报总经理或董事长审批。3.1.5 签订合同的部门负责人代表公司签署合同。3.2 特殊合同的评审3.2.1 特殊合同是指非国家的格式合同; 或供方提供的格式合同; 或有补充条款的公司存在履约风险的合同; 或标的值在2万元以上( 含2万元) 的合同。3.2.2 特殊合同首先由签订合同的部门合同管理人员起草或审阅合同, 签订合同的部门负责人、 主控人组织相关部门负责人进行评审, 提出评审意见, 并报分管副总经理、 总经理助理审核。3.2.3 总经理进一步评审特殊合同。3.2.4 公司法律顾问进行合同履行风险评审, 签署评审意见。3.2.5 成本合约部对合同的有关造价、 付款方式等条款进行审核, 必要时进行市场或现场调研, 提出合同修改意见。3.2.6 部门负责人根据法律顾问的评审意见和成本合约部的审核意见, 进行合同的执行评审, 对合同内容进行进一步修改, 直至符合要求。3.2.7 最终合同报总经理审批, 由总经理或法定代表人( 或委托代理人) 签署合同。3.2.8 在合同未能达到要求时, 以上程序可重复进行。3.3 合同变更3.3.1 合同执行过程中, 签订合同的部门和相关部门要自觉严格履行合同, 认真记录合同的执行过程。3.3.2 公司或供方提出合同变更时, 仍按照特殊合同的评审程序进行变更评审。如果是供方提出的变更请求, 经评审后认为不需做变更的, 应保持并继续执行原合同。如果经评审, 需要变更合同的, 能够变更合同, 但应重新履行审批程序。3.3.3 合同变更后, 签订合同的部门和相关部门要自觉严格履行变更后的合同, 认真记录合同的执行过程。4 合同纠纷的处理4.1 合同发生纠纷后, 合同管理人员应及时向本部门负责人及公司业务分管副总经理、 总经理助理汇报, 按先协商、 和解或调解, 再申请仲裁或提起诉讼的程序解决。4.2 合同发生纠纷的责任若在我方, 有关部门应严格履行合同, 维护企业形象; 责任若在对方, 经协商、 和解或调解不成时, 可采取申请仲裁或提起诉讼方式解决纠纷。4.3 确需申请仲裁或提诉讼解决的合同纠纷, 有关部门必须在法定时效期间内及时报请公司业务分管副总经理、 总经理助理, 具体承办的合同管理人员与公司有关部门共同参加仲裁或诉讼活动, 并负责提供下列材料的原件或影印件: ( 1) 合同文本( 包括变更、 解除合同等补充协议) 和与签订合同有关的信函、 电报、 图表等; ( 2) 货物买卖发票、 货款托收、 承兑等凭证; ( 3) 有关财务账册、 单据等; ( 4) 有关违约的证明材料; ( 5) 有关处理纠纷的材料。4.4 合同纠纷协商、 和解或调解达成一致意见时, 应及时签订书面协议书, 由双方法定代表人或委托代理人签字, 加盖双方公章后, 在成本合约部登记备案。4.5 有关处理合同纠纷的文书在签字、 盖章生效后, 应及时复制若干份, 发各有关部门签收备案。5 授权委托书及合同专用章的管理5.1 公司签订的各类合同( 除商品房买卖合同外) , 均应加盖合同专用章。商品房买卖合同加盖销售合同章。5.2 需加盖法定代表人专用章的各类合同, 经审核、 签字成交后, 应先盖合同专用章, 再盖法定代表人专用章, 并由成本合约部登记备案。5.2 若遇特殊情况须加盖单位公章或部门公章时, 必须经公司法定代表人同意。加盖其它印章的合同, 成本合约部有权要求纠正或报告公司分管副总经理、 总经理助理予以纠正。5.4 合同专用章和销售合同章分别由财务部和成本合约部统一管理、 使用, 并指定专人负责保管。外出签订合同需要携带合同专用章或销售合同章时, 必须经法定代表人批准, 并按规定办理登记手续, 由二人以上共同携带外出, 不允许任何人以任何理由擅自携带外出。6 合同的管理6.1 总经理办公会系公司合同管理领导机构。6.2 成本合约部为合同管理执行机构, 其职责是: ( 1) 贯彻执行合同法及有关法律法规, 组织合同管理等有关人员的学习、 培训和业务考核; ( 2) 制定合同管理章程、 制度, 并贯彻实施; ( 3) 审查合同, 建立合同台账和档案, 管理合同文本、 合同专用章, 进行合同统计, 做出统计分析; ( 4) 决定合同会商、 评审、 审批、 登记、 备案、 咨询事宜; 决定格式合同制作、 合同鉴证、 合同催告、 合同撤销事宜; 决定合同担保及抵押事宜; ( 5) 协调公司内部和外部合同关系, 协调解决合同问题并处理合同纠纷; ( 6) 领导开展”重合同, 守信用”活动; ( 7) 开展合同调研活动。6.3 成本合约部设专职或兼职合同管理人员, 其职责是: ( 1) 参与合同的会商、 评审。根据委托订立合同, 进行合同变更和解除。( 2) 检查合同的订立与履行, 办理合同签证, 办理抵押物登记等。( 3) 除搞好自身的学习外, 应对其它部门合同管理人员进行业务指导和业务检查。( 4) 管理合同文本、 合同专用章和授权委托书按规定使用。登记台账, 填报统计报表; 建立合同档案。登记、 保管与合同有关的文字、 单证材料。( 5) 参与合同的仲裁、 诉讼活动。6.4 各部门配备专职或兼职的合同管理员, 其职责是: ( 1) 参与本部门合同的会商、 评审。根据委托订立合同, 进行合同变更和解除。( 2) 检查本部门合同的订立、 签证与履行, 参与合同的仲裁, 诉讼活动。( 3) 负责本部门合同登记、 归档工作。( 4) 接受公司成本合约部的业务指导和业务检查。( 5) 参加合同法及有关知识的培训与考核。6.5 合同管理人员应由具有一定的文化水平和语言文字能力, 具有相应法律、 法规知识, 懂业务, 懂管理, 工作认真细致, 作风正派、 原则性强, 并经过合同法培训、 考核的人员担任。合同管理人员调岗时应由综合办公室监督办理档案、 资料交接等手续后方可离岗或上岗。6.6 成本合约部应按合同类别建立健全合同汇总台账, 并根据工商部门的要求及时登记, 全面填写。各部门建立分类合同台账, 每季度末向成本合约部报送合同统计报表。6.7 各部门的各类合同档案的立卷, 应按照档案管理的有关规定归档。合同档案管理应做到规范化、 科学化、 统一化, 合同档案应装订成册, 并由专人管理。查阅合同档案需经过批准、 登记后方可进行。7 附则7.2 本办法如与国家的法律、 法规有抵触, 按国家的法律、 法规执行。7.2 本办法自下发之日起施行。附: 合同评审流程图公开招标确定的供方邀请招标确定的供方评审委员会选定的供方洽谈补充条款主控人起草或初审补充条款主控部门经理审核条款洽谈补充条款特殊合同评审一般合同评审成本合约部审核主控部门、 相关部门经理评审合同的执行能力法定代表人或授权委托代理人签署合同法律顾问评审成本合约部盖章、 留存总经理评审主控部门、 相关部门、 财务部留存发展部合同执行提出变更继续执行原合同变更评审变更确认合同执行合同执行完毕