电子文件管理系统开发及通用功能要求-文档资料.ppt

,*,*,电子文件管理系统,（,ERMS,）,开发及通用功能要求,王艳明,dawy,m,国家档案局继续教育,电子档案管理专题研讨班,1,对于档案工作部门来说，当前的日常性 业务活动就是接受各自工作范畴内的电子文 件归档移交及其后的长期或者永久管理，而 这项业务活动的主要支撑平台必然是电子文 件管理系统。,而对于企业数字档案馆（室）建设、或 者企业电子文件（档案）管理来说，电子文 件管理系统的研发尤其重要，它是体现对电 子文件实施超前控制（如文控）、全程管理 的技术平台，也是电子文件（档案）实现科 学管理的必由之路。,2,在档案信息化建设中，“存量档案数字化”主,要依靠档案数字化系统将数字副本挂接导入至,（数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中，而“增量档案电子化”则主要依赖电子文件管理 系统（,ERMS,）实现在线受控归档，从而传输至,（数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中。,电子文件管理系统的开发，不单是一个,软件开发的问题，也是对档案工作者关于电 子文件（档案）知识全面检验的一个过程，电子文件管理系统研发水平的高低，很大程 度上取决于档案工作者的电子文件管理、数 字档案管理的能力和水平及与其他职能部门 协调沟通能力。,3,一、电子文件管理系,统及其开发综述,4,1,、电子文件管理系统,（,ERMS,）的概念与特点,电子文件管理系统（,Electronic Records Management System,）是包括所有与电子文件 管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等 相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性 和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高 效利用为目的信息管理系统。,电子文件管理系统的主体是电子文件管理 软件，由一组软件程序组成的，共同对机构产 生的电子文件和基层档案室保存的电子档案进 行管理，是机构内电子文件的“聚集地”，是 数字档案馆（室）的核心应用系统。,5,电子文件管理系统通用功能要求,（GB/T291942012）、,电子文件管理系统建 设指南,（GB/T 31914-2015）,这样定义电子文 件管理系统：,机关、团体、企事业单位和其他组织用来 对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用 和处置等进行管理和控制的信息系统。,电子文件管理系统通用功能要求还定义 了事务系统（BS）、电子文件管理系统,（ERMS）、电子文件长期保存系统（档案管理,系统DAMS）的关系。如下图。,6,BS,、,ERMS,、,DAMS,关系图,ERMS,系统的核心纽带作用及其重,要性,7,2,、电子文件管理系统开发的原则,（1）业务需求驱动原则,机构开发ERMS系统来自于自身文档管理业务 的需要，开发团队应该具体分析业务及管理目标，形成业务功能需求。,（2）标准化原则,电子文件归档与电子档案管理规范,（,GB/T188942016,）,电子文件管理系统通用功能要求,（,GB/T291942012,）,;,电子文件管理系统建设指南（,GB/T,31914-2015,）,;,8,文书类电子文件元数据方案（,DA/T46-,2009,）；,电子文件管理暂行办法（中办国办厅字,2009,39,号）。,（,3,）合作协作原则,各职能部门、业务部门密切合作、协作。,（,4,）开放性原则,接口、数据、协议采用开放标准；技术中立；对,软硬件依赖性较弱；利于信息资源共建共享。,（,5,）可扩展性原则,采用松耦合、模块化设计原则。,9,（,6,）全程性、前控性原则,从业务系统的研发、功能设计到电子 文件的利用与技术维护实行前端控制、全过程管理。,（,7,）,利于实施、操作和维护原则,（,8,）安全性原则,严密的安全管理：系统与数据安全、身份认证、权限分配、跟踪审计等安全 技术手段，保证系统无故障、数据安全。,10,3、电子文件管理系统开发过程,11,4,、,ERMS,开发的方式及特点,12,二、电子文件管理系统,功能需求分析,电子文件管理系统开发通常划分为系统分 析、系统设计、系统实施和系统运行维护四 个阶段，其核心就是系统功能需求分析。,系统需求分析就是要明确电子文件管理系,统究竟要“干什么”和“怎样干”。,1、确认系统功能需求分析的承担者,档案,管理部门,13,2,、制定系统总体目标与功能,明确电子文件管理系统的总体目标及其与其 他技术系统的关系,系统需求分析首先需要明确电子文件管理系统要达到 的总体目标和具备的基本功能，从而让系统研发人员了解 系统研发的,深度和难度,，以利于系统研发人员有针对性地 制定系统总体规划，为实现总体目标和基本功能寻找最为 科学的技术路线。,电子文件管理系统的总体目标体现了了系统对电子文 件的总体管理水平。档案管理人员必须明确所要开发的电 子文件管理系统期望达到的总体技术水准。是全程管理还 是部分代替手工管理；是对电子文件予以超前控制还是仅 仅要求实现归档管理；是采用文档一体化管理模式还是依 然套用传统的文件、档案两段式管理模式。,14,档案管理人员在进行系统需求分析,时须在系统目标中说明电子文件管理系 统与本单位办公、管理、设计及其生产 管理系统的依存关系，即确定电子文件 管理系统的实现方式。,此外，系统需求分析时还要明确电子 文件管理系统与本单位其他的信息管理系 统的关系，从而确保实现单位内部信息资 源实现优化配置与高度共享，为信息一体 化管理创造条件。,研究电子文件管理系统要,实现的基本功能,15,档案管理部门作为用户要研究将要研发的电子文 件系统具备哪些功能，把它作为系统需求分析的重要 内容明确传达给研发人员。,一般而言，尽管每个单位的电子文件管理系统所 要实现的功能会有所差异，但作为电子文件管理的基 本功能却有着共同性，比如电子文件的采集功能、电 子文件的积累与预立卷功能、电子文件的逻辑与物理 归档功能、电子文件的鉴定功能、电子文件的备份功 能、电子文件自动编目、电子文件自动统计、电子文 件检索利用与上网发布功能、电子文件元数据捕获与 更新功能、电子文件安全技术维护方案等。,档案管理人员必须认真研究本单位电子文件的形 成规律与特点、研究本单位对电子文件管理所要达到 的目标，从而在系统需求分析中落实下来。,16,电子文件管理系统通用功能要求将系统功能划,分为基本功能和可选功能，具体内容如下图,17,3,、构建工作流程,依据总体目标和基本功能的要求，接下来需求 分析的重心应该体现为电子文件管理流程的设计，也就是将总体目标和基本功能以工作流程模块的方 式抽象出来。,电子文件的管理流程的设计最终要以系统的操,作界面或操作菜单模块的形式表现出来，并通过它 实现操作和人机交互。由于每个单位的工作性质、,管理模式和文件流转的程序不同，所以电子文件管 理流程也不尽相同。流程的设计既要考虑本单位电 子文件的流转规律、工作需要、利用特点，也要符,合电子文件管理的基本理论和基本原则。,18,流程设计不是简单的传统的文件管理过程 加上档案管理过程，要在全程管理原则、超 前控制理论的指导下，把归档前后的电子文 件作为一个文件连续体来设计流程模块，要 突出体现逻辑归档、提前鉴定、提前著录、同步分类、元数据验证的新理念，让全部流 程构成一个自然而无缝的管理系统。,电子文件的流转不是像传统文件那样表 现为简单线性的。在电子文件管理系统上，因为工作的特殊需要、文件格式与类型的差 异、来源环节的不同可以随时在不同的流程 之间跳转。因此，电子文件管理流程是网状 的、非线性链接的，任何一个环节均可以实 现文件的交互，且均具有反馈与回溯能力。,19,4,、研制电子文件管理标准与规范,如果说系统需求分析中明确系统总体目标和功能、设计工作流程是解决“干什么”的话，那么制定电 子文件管理标准与规范就是要告诉系统研发人员“如何做才正确”或者“怎样做才科学”。,标准与规范的制定可以依据设计好的工作流程，遵照电子文件管理的理论与原则，参照电子文件 归档与管理规范等国家标准及其行业规范、参考 本单位或者同行业兄弟单位编制的电子文件管理实 施细则逐个工作模块予以完成，主要包括名词术语、工作要求、业务标准、管理制度等，具体包括以下 内容：,20,（各类）电子文件模板标准与存档格式；,电子文件登记的著录原则与方法；,电子文件流转流程及其数据采集规范；,电子文件预立卷或预归档规范；,电子文件归档制度（归档单元、形式、方,法、时间、范围、手续）的制定；,归档电子文件（电子档案）的分类分类方 案；,21,文件级、案卷级、数据库级元数据集的研制、元数据采集与保存标准；元数据的语法与 语义规范；,档案信息数据库的选型、更新及备份手段；,电子文件双套制归档及其管理规范；,电子文档备份的原则及其方式与方法；,脱机载体选择与保存等；,电子文档价值鉴定的原则、方法；,电子档案真实性、有效性、完整性、安全性 维护方案；,电子档案编研与利用规范。,22,5,、制定每个工作环节的工作内容、方式及技,术路线,明确了总体目标及功能、设计了工作模块、制定 了标准规范，需求分析依然没有结束，还要告诉系 统研发人员电子文件管理系统每一个工作模块内部 以及模块之间运行的方式、实现模块功能的技术路 线，即更进一步说明“怎样做”。,比如电子文件的采集与积累，需求分析要说明 哪些电子文件可以由系统自动实现，哪些文件则需 要人工积累，积累的模式是采用文件夹还是数据库，在电子文件采集时需要同步捕获元数据。,23,再如在电子文件归档模块中，需求分析要说明电子文件归档是使 用的物理归档还是采用逻辑归档的 方法。又如在电子文件备份模块中，要说明备份的手段、备份设备、备 份保存方法等。总之，每一个工作 模块均要指出工作方法，模块之间 要设计好衔接方式。,24,三、需求分析的结构,与内容,25,四、,ERMS,通用功能,解读,26,GB/T291942012:ERMS,功能架构图,27,标准规定,ERMS,的基本功能和可选功能。基 本功能是指必须具备的核心功能。,基本功能：,文件管理配置功能、,文件管理业,务功能,、,安全管理功能、系统管理功能。,1、文件管理配置功能,文件管理配置功能是,ERMS,中建立和维护 文件管理,业务标准及规范,的功能。包括归档范 围、归档文件类型及数据格式、分类方案、保 管期限与处置表、元数据捕获及管理方案等内 容。,28,这些业务标准及规范体现在,ERMS,软,件系统中，由系统来控制实现电子文件的 科学管理。,（,1,）归档范围（归档文件清单）,业务系统中需要归档的文件列表，可,配置在业务系统中，由系统自动依据文件,题名及文件性质对文件进行筛查。,（,2,）归档文件类型及数据格式,29,（,3,）分类方案,30,31,为了保证分类方案的质量和稳定性，对分类方案中的类目 进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为一般要 求由文件（档案）管理员执行，部分情形中可由授权用户执 行。,32,（,4,）,保管期限与处置表,标准根据电子文件管理特点，将文件保存到期 后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处 置表。,注意这里有个概念关系必须弄清楚，就是文件 在,ERMS,系统中保存的时间和作为档案的保管期限 的差异及其关系。,处置行为是指文件在,ERMS,系统中保存的时间,到期所采取的处置行为，包括移交（档案管理系统、数字档案馆、公共档案馆、第三方保存机构）、续 存、销毁、冻结、法律保留等业务，依据相关规范 执行。,归档范围、分类方案、保管期限与处置表可以 整合为一个“三合一”表格。,33,（,5,）元数据捕获、配置及管理方案,元数据既是,ERMS,重要的管理对象，又是,ERMS,管理文件的基本工具。元数据形成、捕 获和管理的整个过程贯穿于电子文件整个生命周 期。,ERMS,应支持使用元数据来描述文件，以 支持自动管理程序，并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。,为,ERMS,设置通用元数据集，明确各种类型 电子文件的个性化元数据；,参照,GB/T 26163.1-2010,（信息与文献 文件 管理过程 文件元数据）定义与标识元数据实体,（文件、责任、业务、法规、关系）；,34,明确各实体元数据元素；,建立元数据赋值规则：明确每一 个元数据元素的赋值范围、赋值格式、赋值方式（系统自动赋值、下拉菜单 选中、人工录入）。,建立元数据管理规则：存取规则、导入导出规则、修改规则。,35,2、文件管理业务功能,电子文件管理业务流程，包括（文件 及元数据）捕获登记、归档验收、分类 组织、鉴定处置、统计管理、存储（备 份）保管、检索利用、技术维护等内容。,安全管理功能、系统管理功能由文件、档案管理人员提出专业安全需求，由系 统开发及安全技术人员统一设计部署。,36,五、电子文件 管理系统的设计,37,1,、编程与建库,2,、拟定系统测试计划,3,、制定系统使用维护指南,38,六、电子文件,管理系统的实,施,39,系统实施阶段是将新的电子文件管理 系统，或者是经过完善的电子文件管理系 统和机构内部的其他各种信息系统重新安 装，并在机构业务活动开始使用的过程。这是一件非常复杂而且风险很大的工作。,1,、系统实施的内容,40,（,1,）将系统实施的计划和日程安排通知机 构员工，提示系统实施过程和实施之后可能 给员工造成的影响，和整个实施过程需要的 配合；,（,2,）下发各项规范、标准和工作指南；,（,3,）执行文件的分类方案、鉴定方案、元 数据管理方案；,（,4,）根据不同的安全级别，规定用户的权 限，分配用户名和密码；,（,5,）实施新旧系统的替换；,（,6,）在档案部门内部，分配工作职责，任,命职位；,41,（,7,）培训文件、档案管理人员；,（,8,）考察其他员工的技能水平、制订培训方案；,（,9,）培训机构各类工作人员；,（,10,）落实文件存储载体；,（,11,）落实文件灾难防护和恢复计划；,（,12,）实施工作告一段落之后，准备报告，提交,领导，指出问题，给出建议。,42,2,、系统实施的步骤,（,1,）系统更换与文件（数据）迁移,直接替换与迁移、,并行替换、,实验替换、,阶段,性替换,（,2,）贯彻实施与适应变革,（,3,）培训,（四）通报实施情况,43,七、,电子文件管理系统的评价,44,在系统实施的过程中和最 后，必须对系统进行系统、全面的评价工作。这既有利 于进一步研究和解决系统实 施中存在的问题，同时也对 系统研发的总体水平和质量 进行评价，以利于总结经验 教训，提高系统的研发水平。,对系统的评价（问卷）进 行全面地总结，提出系统改 进与完善的方案与意见，对 优秀的经验与成果进行推广。,45,感谢聆听！,TKINKYOU!,46,