财务报销问题汇总.docx

设计院财务报销问题汇总

一、 费用报销单
（一） 报销内容：除差旅费、借款外其他引起费用的事项，包括餐费、打车费、快递费、办公费、外协效果图费、各类资产购置等等。
（二） 各类报销中常见问题及注意点
1、 餐费
（1） 招待餐费和加班餐费及外勤餐费区别开来，分别计算金额，填列费用类型
（2） 餐票后面必须注明用餐人员，包括加班餐费、招待餐费、外勤餐费；多次用餐合计开具一张发票的情况，必须注明用餐日期及用餐人员
（3） 项目加班餐费由项目负责人统一报销
2、 交通费
（1） 加班打车费的时间把控问题夏季和冬季的区分
（2） 加班打车和市内外勤打车应区别核算
（3） 打车票后面必须标注出发地和到达地（包括差旅费市内打车）
（4） 鉴于现在发达的线上打车软件，可以用，但必须取得合法真实的发票
3、 办公用品、劳保用品费
报销需要附发票及采购清单明细
4、 快递费
摘要注明邮寄的内容、报销留底联
5、 造价软件等无形资产
需要采购合同
6、 固定资产购置
参照总部下发的固定资产管理办法执行
报销环节需要：发票、固定资产申购单、验收单、领用单、合同等
7、 外协费、效果图费
（1） 单笔外协、效果图费需要合同，注明项目
（2） 多笔打图费合计开发票，需要附明细清单，统计每个项目用的金额，并由负责项目设计师签字
8、 房租（合同必须在财务有备份复印件即可）、物业、电费、花卉租金、桶装水费、打印机费、这类定期结算账款的，必须注明起始日期，
9、 汽车费：
（1） 汽油票使用近一个月的发票，并计算均价
10 、活动经费：发生替票时使用餐费、食品类发票，限额内报销，按季度借支和核销。
二、 差旅费报销单
1、 填制出差申请表，借款或者报销必须附出差申请表
2、 一次差旅费发生的费用，应该在出差归来一周内，由一个人归集所有的发票贴票提交财务，不得分多人报销。
3、 差旅费补贴要严格按照城市级别按人头计算报销，补贴标准没有职级区别，都是按城市标准内实报实销，超出标准不予报销。
4、 出差期间市内出租打车要注明出发地和到达地，包车费用需要注明包车的用途地点。
5、 交通工具选择飞机的，考虑到机票送达公司的延迟性，可先提交差旅费并附机票乘坐清单审核报销，待机票送来填写和原来提交清单内容一致的费用报销单报销。
6、 出差发生的招待餐费要求开具真实有效的发票，（招待地点尽量规范，避免无票现象）填列到差旅费“其他”栏内，和餐费补贴区别。发生业务招待餐费的当天，补贴减半。
7、 出差发生的除补贴、交通、住宿、外的其他费用，填列“其他”，例如：打印费、用品等
8、 出差往返大于两个城市的，需要在报销单注明中途到达的城市及发生的费用。
三、 借据
1、 一个月内核销，否则影响下个月工资发放
2、 填写借款单，注明项目、事由
3、 不明确开具发票情况的用铅笔注明事由
4、 金额：金额确定的按金额借款，金额不定的，主要是出差借款，需要申请表写预算，预算严格按照差旅费管理办法计算
5、 大额借款
（1） 借款：没有发票的例如：挂靠资质、专家费、市场费、及其他没有发票的情况，借据上用途用铅笔填写
（2） 核销：由于没有发票冲销，所以需写特殊情况说明文件，经相关人员审批，包括总部审批人，通过后，由总部统一核销。不走OA 。签字版原件留在财务。

整体的报销问题：
一、 发票
（1）公司购买任何物品、支付各种费用都必须按规定向对方索要发票。公司员工在取得发票时必须仔细审核发票的合法性。发票抬头要正确无误，发票开具单位必须和收款单位一致，并盖有发票专用章或财务章，金额大小写一致，有关项目填写正确。
（2）对不符合规定的发票，不得作为报销凭证，财务部有权拒绝报销或付款。
（3）公司员工对取得的发票要妥善保管，票据丢失不予报销。
(4)结合所做项目的最终签订单位，确保发票抬头无误
北京正和恒基滨水生态环境治理股份有限公司
北京正和恒基城市规划设计研究院有限公司
二、 抵票
（1）概念解释：发生某些费用确实无法开具发票的情况，才能凭借相关证明单据（收据，购货清单、小票等）找和发生的费用相同类型的发票抵票。如果真实发票，不允许替票，开错字，漏字，提请返回销售单位重新开具，否则不予报销。
（2）没有证明单据的又确实发生费用的，需要写详细的替票说明文件：说明发生费用的事由，无票原因，金额，拿什么票顶替，并且需要证明人签字，提请院长审批，通过后方可报销。
三、项目名称和项目编号必须填列，无项目编号的新项目，需由负责人报经营办编号，否则财务不受理没有编号的报销单。
四、摘要明晰；事件清楚。
五、贴票-参照总部发布的贴票要求

附件一
《票据粘贴规范》
在日常报销工作中，经常会有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，或者是票上粘票，这些都给财务人员的工作（如合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报销者的时间。鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求规范如下，希望大家配合执行。 
方法/步骤
1. 以报销单为大小标准，大于报销单的发票或其他附件折成和报销单大小一致；大于报销单发票和A4纸（如协议、说明明细等）不能折在一起，需要逐张折叠粘贴，见下图（图中为三张A4纸，分别折叠，并且大小不一，以减少上下厚薄差距，最大的不超过报销单据）：

图1.A4纸张的粘贴

小于报销单的发票依次交错开粘贴。如：火车票等。

图2. 火车票的粘贴
2. 将票据分门别类，同类票据（如餐费类、出租车票类等）应集中在一起，并保持票据平整。 

图3.汽车票的粘贴

3. 若所粘发票较少，可简单分类后直接粘贴在报销单后面。

图4.多种票据的粘贴
若发票较多，需要另外使用粘单。粘单的纸张大小应使用和报销单同样大小的结实的白纸，不要用报纸或比较薄的信纸粘贴，粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围。 　

图5.出租车票的粘贴

4. 粘贴在一张纸上的所有票据作为一张附件计算，并将合计金额和张数写在右下角。

图6.粘单右下角张数、金额
注意事项
· 不要将票据颠倒放置、粘贴；不要用订书机订票据。
· 打车票要在背面注明起始、终点地，替代发票等要在发票背面简单注明具体情况。
· 开发票时注意公司抬头是否正确以及是否盖章，不要在发票上随意涂改。
· 报销单填写时，摘要中所写内容要和发票内容一致；差旅费报销单填写时要注明起始、到达地，以及具体日期（如去多地出差时：11.01-11.02：北京—杭州；11.02-11.04：杭州—长沙；11.04-11.05长沙-北京）；重点注意差旅补助标准，超过标准的不予报销；差旅报销单最后务必附上员工出差申请单。
· 报销费用中涉及租车的，务必附上租车申请单；个人开私家车暂无报销相关规定，一般不予报销，特殊情况下，务必找行政部门相关人员签字同意后前来报销。
· 票据粘贴过后，可以在重物下压几分钟，防止因粘贴不牢固导致票据掉下、丢失。
· 对于票据粘贴要求仍然有不明白者，请本人来财务室咨询财务人员，并查看范例。