公共基础知识之公文笔记剖析.doc

公文
一、公文
1公文概念
〔1〕公文：广义包括法定公文、专用公文与事务文书；狭义指法定公文与专用公文。
〔2〕法定公文：又称通用公文，在机关、团体、企事业单位中普遍通行，具有法定效力与标准格式的公文。
〔3〕专用公文：局限在一定部门与特定业务范围内根据特殊需要使用的公文。
〔4〕事务文书：又称业务文书或日用文书，是机关、团体企事业单位中处理日常事务所使用的非正式文件统称，如方案、总结、简报、记录等。
2公文特点
〔1〕法定 ①机关、社会团体与企事业单位；②机关、团体与企事业单位的作者；③秘书等是草拟公文，不是法定作者；④伪造、变造公文的按扰乱公共秩序罪处分。
〔2〕法定效力：①发文机关的地位与职权大小；②公文内容重要程度；③公文的时效。没有一份公文永远有效。
〔3〕特定格式：统一的种类、名称、格式及处理方式。
3公文语言
庄重、准确、朴实、精炼、严谨、标准。
4公文类别
〔1〕适用范围：决议、决定、命令〔令〕、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15类。
〔2〕公文来源：收文与发文。两者不绝对，可转化。如收到上级的文件再向下级转发。
〔3〕行文方向：①下行文是向下级发送的，包括命令〔令〕、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等；②上行文是向上级呈送的，包括报告与请示；③平行文是同级或不相隶属机关之间的行文，包括函与议案。议案是政府向同级人大提审的；④意见可作上、平、下行文使用。通知偶尔作平行文。函偶尔作上、下行文。纪要可作上、平、下行文。
〔4〕性质作用：①法规性公文包括条例、规定、方法、细那么等，通常以命令、公告与通知等发布；②指挥性公文最常用命令、决定、通知、意见、批复等；③报请性公文最常用报告、请示与议案；④公布性公文最常用公告、通告、通报等；⑤通联性公文最常用函；⑥记录性公文最常用纪要。
〔5〕保密程度：包括绝密、机密与秘密。保密程度会随着时间而变化，有的可能变成普通文件。
〔6〕办文时限：包括特急件、加急件与平件。紧急电报分为特提、特急、加急与平急。
二、公文格式
1版头
公文首页红色分隔线以上局部称版头。
〔1〕份号：6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
〔2〕密级与保密期限：3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
〔3〕紧急程度：3号黑体字顶格编排在版心左上角第三行。
〔4〕发文机关：发文机关全称或标准化简称、发文机关全称或标准化简称加“文件〞二字；居中排布，上边缘至版心上边缘35，小标宋体字，红色；联合行文的，主办机关名称在前，“文件〞位于整个发文机关右侧。
〔5〕发文字号：发文机关下空两行位置，居中排布；年份、发文号用阿拉伯数字；年份标全称，用六角括号“〔〕〞括入；发文号不加“第〞，编虚位〔即1不编01〕，在数字后加“号〞字；上行为发文号居左空一字编排，及最后一个签发人姓名处于同一行。
〔6〕签发人：“签发人〞加全角冒号与签发人姓名，居右空一字，编排在发文机关下空两行位置；“签发人〞用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体；多个签发人时，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下编排，每行两个，左右对齐。
〔7〕分隔线：发文字号之下4处居中印一条及版心等宽的红色分隔线；
2主体
〔1〕标题：2号小标宋体，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时要注意排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形。
〔2〕主送机关：标题下空一行位置，居左顶格，回行仍顶格，最后用全角冒号；如主送机关过多而首页不能显示公文时，应将主送机关移到版记。
〔3〕正文：首页必须显示正文；用3号仿宋体，编排于主送机关名称下一行；文中构造层用“一、〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞标注，一层用黑体，二层用楷体，三层与四层用仿宋。
〔4〕附件说明：正文下空一行左空二字编排“附件〞二字，后标全角冒号与附件名称；附件名称后不加标点；多个附件用阿拉伯数字标注；名称回行应及上一行附件名称首字对齐。
〔5〕印章：端正、居中下压署名与成文日期，印章顶端应当距正文〔或附件说明〕一行之内；联合行文时按顺序排列，下压各自机关署名，印章之间不得相交，印章两端不得超出版心，顶端距正文〔或附件说明〕一行之内。
〔6〕发文机关署名：成文日期之上、以成为日期居中编排发文机关署名；联合行文时上顶各自印章排列，最后一个机关署名以成文日期居中编排；不加盖印章的公文，在正文〔或附件说明〕下空一行右空两字编排署名，署名下编排日期，首字比署名右移两字，日期长于署名的，日期右空两字编排；不加盖印章的联合行文，先编排主办机关署名，其余依次向下编排。
〔7〕签名章：正文〔或附件说明〕下空两行右空四字加盖签名章，签名章左空二字标签发人职务；签名章下空一行右空四字编排成文日期；联合行文时先编排主办机关，其余依次向下居中排列，每行只编排一个机关；签发人职务应标全称；签名章一般用红色。
〔7〕成文日期：署名或签名章下，右空四字编排。阿拉伯数字标全年、月、日，年份全称，月、日不编虚位。
〔8〕附注：居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
〔9〕附件：另面排版，在版记之前，及正文一起装订；“附件〞二字及附件顺序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第一行；附件标题居中编排在版心第三行；附件顺序号与附件标题应及附件说明表述一致；附件要求格式同正文；如不能及正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，在其后标注“附件〞及其顺序号。
注意：公文排版后所剩空白缺乏以容下印章、签名章或署名、成文日期时，可调整行距、字距。
3版记
〔1〕分隔线：及版心等宽；首条与末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线；首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线及版心下边缘重合。
〔2〕抄送机关：4号仿宋，印发机关与日期上一行、左右各空一字编排；“抄送〞二字后加全角冒号与机关名称，回行时及冒号后首字对齐，最后一个抄送机关后加句号；“主送〞移到版记的，及“抄送〞同；既有主送，又有抄送的，主送位于抄送之上，中间不加分隔线。
〔3〕印发机关与日期：4号仿宋体，末条分隔线之上；印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月日不编虚位，后加“印发〞二字；版记中其他要素用细分割线及机关、日期隔开。
〔4〕页码：4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心边缘之下，左右各放一条一字线；一字线下距版心下边缘7；单页码居右空一字，双页码居左空一字；版记页前有空白的，空白页与版记页都不排页码；附件及正文一起装订时，页码连续编排。
4横排表格
A4纸型的表格编排时，页码位置及公文其他页码一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
5特定格式
〔1〕信函：
〔2〕命令：
〔3〕纪要：
6版面
〔1〕幅面：A4,210×297。
〔2〕页边及版心：天头为37±1，订口为28±1，版心为156×225。
〔3〕字体与字号：格式各要素3号仿宋。
〔4〕行数与字数：每面22行，每行28字，撑满版心。
〔5〕颜色：一般为黑色。
三、公文行文
1行文关系
〔1〕隶属：同一系统内的上下级，分为直接及间接两种。
〔2〕业务指导：上级业务主管部门及下级业务指导部门之间有指导及被指导关系，如市委宣传部及县委宣传部。
〔3〕平行：同一系统的平级机关以及同一机关的各部门之间。
〔4〕不相隶属：非同一组织的机关及部门之间。人民团体及企事业之间，无论级别上下都不相隶属。
2行文方向及方式
〔1〕上行：①逐级行文。上行最根本行文；②多级行文；③越级行文。特殊情况才越级，如重大紧急事故、跟上级有关的争议或检举等。
〔2〕下行：①逐级行文。下行一般以逐级为宜；②多级行文；③直达行文。直接发到根底或人民群众。一般是重要法规与政策，通过新闻媒体传播。
〔3〕平行：同级机关或不相隶属机关，一般直接行文。平行文一般使用公函，不能互行报请性公文与指挥性公文。特别注意，向同级主管部门请求批准或主管部门答复审批，应当使用平行文。
3行文规那么
〔1〕注重实效。
〔2〕按职权行文：①上级下级各司其职；②各部门可以向下级部门行文，但非经党委〔政府〕授权，不得向下级党委〔政府〕行文。授权的行文应标注“经党委〔政府〕同意〞字样；③符合文种要求，如不属于规定范围的机关、企事业无权使用“命令〞文种。
〔3〕按隶属行文：上行文或下行文，平行的一般用函。
〔4〕一般逐级行文：一般不得逐级行文。
〔5〕认定主送及抄送：①上行文。原那么上主送一个机关，根据需要抄送相关上级与同级，不得抄送下级。非批准不得向上级机关报送公文。双重领导的机关上行文，必要时抄送另一个上级；②下行文。主送受理机关，抄送相关机关或发文机关的上级机关。双重领导的下级，必要时抄送另一上级；③请示不得同时抄送下级，因为请示尚未获得批准，一旦抄送工作被动。
〔6〕联合行文必须同级：属于党委、政府各自职权范围的工作不得联合行文；党委、政府的部门依据职权可以互相行文；部门内设机构处办公厅〔室〕外不得对外正式行文。
四、法定公文
1决定
〔1〕类别：政策性、部署性与惩罚性。
〔2〕写作：①标题采用标准式标题；②主送机关可置于正文前，也可置于版记的抄送机关之上；③主送置于版记时，成文日期或会议通过日期应加括号标注在标题下方，成为题注；④正文包括决定依据、决定事项与执行要求；⑤以“为此，特作如下决定〞或“现就××作出如下决定〞为过渡。
〔3〕决定及决议：①决议必须经会议表决通过，决定可直接作出；②决议内容广泛，不作具体工作部署。决定多用于布置工作；③决议必须在标题下标注会议通过日期。
2通知
〔1〕特点：使用面宽；用途广泛；使用频率高。外号“公文轻骑兵〞。
〔2〕发布性通知：①标准性文件一般用“发布〞、“公布〞，一般文件常用“印发〞；②常用语“现发布××，自年月日起施行〞“或现将××印发给你们，请认真贯彻执行〞；③发布性内容要加内书名号。
〔3〕指示性通知：包括通知缘由、通知事项与执行要求三局部。
〔4〕知照性通知：一般“特此通知〞作结。
〔5〕转发性通知：①附件是实际上的正件，正文后不必标注附件说明；②被转发、批转的公文不要添加书名号；③原件的版头及版记删除，通知的版记置于被转发文件之后；④允许将转发、批转前面的介词“关于〞省略。
〔3〕决定、通知及意见：①意见可上、平、下行，通知可下、平行，决定只能下行；②决定用于重大事项，通知其次，意见较具体、较说理；③决定指令性最强，通知其次，意见兼具指令与指导效用。
3公告
〔1〕特点：①郑重性。只限于国家权利机关或高层国家机关，一般机关、团体不能制发；②周知性；③新闻性。
〔2〕类别：①向国内外宣布重要事项。如新华社授权发布卫星发射，人大发布法规等；②宣布法定事项。专利公告、破产公告等。公务员招考应发布公告。
〔3〕写作：标题一种是发文机关加文种，一种只写“公告〞。公告不列主送、抄送机关，但要有落款与日期。
〔4〕公告及公报：两者都用于发布重大事项，制发级别高，行文严肃庄重；公告行文简单，有的甚至只有一两句话。而公报内容详尽，篇幅长。
4通告
〔1〕特点：①广泛性。各级机关与企事业都可使用，宣布各种内容都可使用；②规定性；③专业性。
〔2〕类别：法规性公告与事务性通告。
〔3〕写作：通常使用发文机关、事由、文种三项齐全的标题，也可省略一或两项。
〔4〕公告及通告：①知照范围。前者面向国内外，后者面向一定区域群众；②性质。前者重在知照性，后者兼有知照与约束；③发布方式。前者一般通过新闻媒体，后者通常张贴或播送。
5报告
下级向上级汇报工作。
〔1〕特点：沟通性；陈述性；单向性。
〔2〕类别：①按写作时间分为定期报告与不定期报告；②按内容性质分为工作报告、情况报告、答复报告与随文报告。
〔3〕写作：报告缘由、情况及问题、今后工作打算与尾语。
6请示
〔1〕特点：①单一性。只有一个主题与一个主送机关；②期复性。期望得到答复，对应文种为“批复〞；③紧迫性。
〔2〕写作：请示缘由、请示事项与尾语。
〔3〕请示及报告：①前者期望上级意见，后者下情上达；②前者事前行文，后者均可；③前者篇幅短，后者篇幅较长；④前者有答复，后者一般没有。
7批复
〔1〕特点：①针对性。针对“请示〞而设的；②结论性；③及时性。
〔2〕写作：①标题由发文机关、事由与文种组成；②主送只写一个；③正文包括批复引语、批复意见与尾语。
8通报
〔1〕特点：典型性；说理性。
〔2〕类别：按内容分为表彰性、批评性与情况通报；按形式分为直述性与转述性通报。
〔3〕写作：主要事实、分析评论与决定及要求。
9函
〔1〕特点：①多向性：主要平行文，也可上行或下行；②灵活性：任何一级机关、团体都可使用；③有效性：都具有法律效力。
〔2〕类别：从行文，分为发函与复函；从内容，分为商洽函、询复函与求批审批函。
〔3〕写作：①使用只标发文机关而不标文件的信函格式；②发文字号中嵌入“函〞字，单独编发函号；③文号置于武文线下，标题右上方，密级、紧急置于标题左上方；④标题写明发文机关、事由与文种；⑤正文包括函请缘由、函请事项与尾语。
〔4〕函及请示：前者向同级或不相隶属机关请求批准，后者向有隶属关系的上级请求批准。
五、公文拟制
1草拟及会签
〔1〕草拟：又称拟稿。
〔2〕会签：又称会稿。
2审核及签发
〔1〕 又称核稿，由发文机关办公厅〔室〕负责。
〔2〕签发：①主要是本机关负责人审批签发；②重要行文与上行文由机关主要负责人签发；③党委、政府办公厅根据授权制发的公文，由授权机关负责人签发；④联合发文由所有联署机关负责人会签；⑤签发公文，应签署意见、姓名与日期。圈阅或签名的视为同意。
六、公文办理
1收文
〔1〕签收：签字或盖章，注明时间。
〔2〕登记。
〔3〕初审：①符合规定的拟办意见送负责人批示；②不符合规定的退回录文单位并说明理由；③不属于本单位职权的，退回交办的文秘部门。
〔4〕承办：①阅知公文确定范围后分送；②批办公文草拟意见报送领导批示或转有关部门办理；③紧急公文应明确办理时限。
〔5〕传阅。
〔6〕催办：紧急公文由专人负责。
〔7〕答复。
2发文
〔1〕复核：审批、内容、文种、格式等。
〔2〕登记：确定发文字号、分送范围与印制份数等。
〔3〕印制：涉密注意场所。
〔4〕核发。
3涉密
涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员传递，通过密码电报或符合保密规定的信息系统进展传输。
4归档
联合行文的，由主办机关归档。机关负责人兼职过程中形成的公文，由简直机关归档。
七、公文管理
1清退
〔1〕范围：发文机关收回需退文件与收文机关收回传阅、送阅文件。一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导与有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件与未经本人审阅的领导讲话材料等。
〔2〕通知清退。
〔3〕清点核对。
〔4〕清退交接。
2保管
〔1〕专人负责；
〔2〕专门地点；
〔3〕保密文件注意存放保密设施；
〔4〕文件放置化学用品损害；
〔5〕文件按照立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的步骤进展。
3立卷归档
把一年内办毕的有保存价值的公文，系统整理成案卷，转为档案保存。
〔1〕意义：便于查找利用；有利于保护公文；为档案工作奠定根底。
〔2〕原那么：①保持公文之间的历史联系；②区分公文保存价值。保管期限是永久、长期〔16至50年〕与短期〔15年以下〕。反映本机关主要职能活动与根本历史面貌的是永久；③便于保管与查找利用。
〔3〕范围：文书部门负责，档案部门指导、监视。立卷归档的范围是本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件。

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