活动筹备工作进程表清单.doc

活动筹备工作进程表
主要目标
目标分解
完成进度
责任人
媒体推广
1、 活动前期广告制作发布
待领导最终确定
卫文婷
2、确定邀请与会媒体
已确定8家媒体
3、各个媒体单位记者人数到会确认
4月24日前最终确定人数
4、主持人的邀请及确认
湖南国际频道 张莎莎
5、新闻通稿确认及报道
已完成公司审批，待最终落实需登报的商家名单
商家邀请
1、重点商家邀请及邀请函的发放

刘总、彭部长
2、一般商家邀请及邀请函的发放

嘉宾邀请
政府领导

刘总

物料筹备
招商推介书（PPT格式）
刘总已看，基本确定
周勇
招商折页
已发郴州广告公司制作

项目宣传多媒体DV宣传片
22日前出来

邀请函
已完成

资料袋/礼品袋（环保）
手提袋由营销部准备好，已确定

现场展板
原稿已发给佳美，待印刷并安装
卫文婷
指引牌
督促酒店方提前准备
卫文婷
工作证
已与郴州营销部策划对接好

仪式背景板
原稿已发给佳美，待印刷并安装
卫文婷
会议指南
已发郴州广告公司制作
贺欣
投影仪、摄影机、照相机
佳美提供酒店投影仪，启志传媒提供摄影机、照相机
卫文婷、贺欣
舞台整体舞台系统：话筒、音响、灯光
酒店提供
讲话嘉宾胸花
花田喜事花卉坊提供
签到桌
佳美提供高铁站接待桌椅，发布会当天安排酒店提供签到桌椅
椅子
签到本
2套，郴州购买
签到笔
水性笔，8支
鲜花
花田喜事花卉坊提供
卫文婷
礼金
按已审批签呈在郴州财务领款支付
贺欣
礼品
正在备货，按合同23日到郴州
场地布置
1、确定场地布置方案
到郴州最终确认
彭部长
2、与场地方详细沟通现场操作细节
到郴州最终确认
卫文婷

3、进场布置
4月26日上午开始布置
活动公司
1、活动人员聘请
已与启志传媒对接完毕
卫文婷
2、礼仪小姐聘请
已与启志传媒对接完毕
3、活动现场布置
4月26日完成会场布置
4、活动现场组织
各环节督促
活动执行附表：（物料清单）

物料名称
数量
资料类
招商推介书（PPT格式）
1
发言提纲
政府领导和签约商家代表发言提纲各1
招商折页
600
项目宣传多媒体DV宣传片
1
资料袋/礼品袋（环保）
450
现场展板
3
指引牌
2
工作证
20
仪式背景板
1
会议指南
300
物料类
投影仪
1
摄影机
1
照相机
1
舞台整体舞台系统：话筒、音响、灯光
酒店一套（免费提供）+项目营销中心一套（郴州营销协助完成）
嘉宾胸花
50
签到桌
2组
椅子
2组
签到本
2本
签到笔
8支
礼品
高档200.普通250
媒体记者礼金
10份
鲜花
45席

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