管理学：第三章-计划-时间管理(1)讲课稿.ppt

,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,管理学：第三章-计划-时间管理(1),通过对时间管理的学习，,你想得到什么？,什么是“时间”？,什么是时间？,时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。,韦氏大辞典：,过去、现在、未来的连续线,“时间”的公平性,每个人拥有以同样速度度过的时间；,但每个人怎样利用时间却并不相同；,任何人都绝对无法获得更多的时间。,关键词：,选择以及控制事件决定生活的质量！,“事件”与“资源”的关系,成功要素：,任何事件的成功均需要相应的资源，而最希缺的资源就成为那块“短板”！,资源的种类：,大气、水源、矿产、动植物,资金、技术、设备、人才,关键词：,“时间”也是非常重要的资源！,“水桶效应”的启迪,水桶效应：,一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！,问题：,哪一块是我们走向成功的“短板”？,关键词：,必须设法找到那块短板！,必须充分利用那块短板！,“时间”的特性,特性一：,时间不可再生；,特性二：,时间不可逆转；,特性三：,时间不可停滞；,特性五：,时间不可伸缩；,特性六：,时间不可替代。,关键词：,“时间”是世界上最希缺的资源！,“时间”是最珍贵的资源,短板！,“时间”是否能管理,事实：,你绝对不能够让时间停止下来。,因此：,时间本身是不能够被“管理”的。,所以：,能够被管理的是你和你的选择。,时间管理的关键,时间管理的具体内容：,选择、支配、调整、驾驭；,分析、计划、理解、实施。,关键词：,将不可控因素影响减到最小。,我们的时间到哪里去了？,二十二岁大学毕业后到七十岁（工作,48,年）,工作,16,年,睡觉,15,年,看电视,7,年,其他休闲,4,年,吃东西,4,年,坐车,2,年,摘自杰夫,个人时间管理,你的时间到哪里去了？,二十二岁到七十岁（工作,48,年）,每天花的时间（小时）,48,年总花费时间（年）,工作,睡觉,看电视,其他休闲,吃东西,其他,X =,2,TEST,麦克尔,.,李宝夫测试法,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为,0,分，选择“有时”记,1,分，选择“经常”记,2,分，选择“总是”记,3,分。,1,、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。,2,、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。,3,、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。,4,、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5,、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。,6,、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。,7,、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。,8,、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。,9,、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,结论,012,分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,1317,分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,1822,分：你的时间管理状况良好。,2327,分：你是值得学习的时间管理典范。,知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。,浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。,1,、做事目标不明确。,2,、作风拖拉。,3,、缺乏优先顺序，抓不住重点。,4,、过于注重细节。,5,、做事有头无尾。,6,、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。,7,、事必躬亲，不懂得授权。,8,、不会拒绝别人的请求。,9,、消极思考。,浪费时间因素：,_,原因,解决办法,优先次序,浪费时间因素分析表,请你先做一下自我评核,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案（,A,（,4,）非常同意,B,（,3,）略表同意,C,（,2,）略表不同意,D,（,1,）极不同意）：,（,1,）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。,（,2,）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。,（,3,）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。,（,4,）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。,（,5,）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。,（,6,）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。,（,7,）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。,（,8,）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。,（,9,）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。,（,10,）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。,评分标准：,每一个“非常同意”评,4,分，“略表同意”评,3,分，“略表不同意”评,2,分，“极不同意”评,1,分。,总分小于,20,分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。,总分在,21,至,30,分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。,总分多于,30,分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达,10,倍以上。,看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。,什么是“时间管理”？,时间管理,不是指以时间为对象而进行的管理；,它是指面对时间而进行的,“个人的自我管理”。,如：工作任务，工作习惯和生活习惯、生活方式等,“不能管理时间，便什么都不能管理”,“管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始”。,（美）德鲁克,小实验,道具：,铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐,方法：,把以上物品装进铁桶。,提问：,如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上,物品装进铁桶？,启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？,学习时间管理的目的,误区：,在单位时间内比以前做更多的事。,目的：,学习,判断那些是对你最重要的事；,充分的利用时间产生最大的价值。,关键词：,获得更大的“效益”和更加“舒适”！,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.,1 你通常工作很长时间吗？,2 你通常把工作带回家吗？,3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7 你经常在做重要工作时被打断吗？,8 你经常占用用餐时间工作吗？,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？,11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216,“yes”,救命,！,你在时间管理上需改进,812,“yes”,48,“yes”,04,“yes”,当心！,你需要重新审视你的时间行动指南,可以,！,方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！,坚持并保留你的方法,“时间管理”的原则,目标牵引原则,时间管理首要原则,时钟与罗盘,做事要有效率，但前提是：,方向要正确,目标与成就,如何去完成目标,1,）妥善计划,2,）调整步伐,3,）减少干扰,4,）有效委派,5,）,A-time,工作法,1,）妥善安排计划,制作工作待办清单,守时,切记帕金森定律,找出关键路径,常用计划工具,每日计划,滚动计划,GANTT,图,PERT,图,2,）调整步伐,创造纪律,善用你的生理周期（一年之计在于春，一日之计在于晨，一周之计在于周一周二）,适应周围的节奏性,不要拖延,如何克服拖延？,为什么会拖延？,如何克服拖延？,直接面对，不要逃避,迈出第一步,想象一下，提前完成后心理多爽,Salami Technique,大工作化为小工作,自我激励,不必追求完美,包出去,3,）减少干扰，学会说“不”,干扰是不可避免的,尽量减少干扰,计划时间要留有余地,学会说“不”,文档归类、信息归一,美国的统计数据：人们一般每,8,分钟就会受到,1,次打扰，每小时大约,7,次，每天,50,次,60,次。平均每次打扰用时大约是,5,分钟，总共大约,4,小时。大约,50%80%,的打扰是没有意义或者极少有价值的。,4,）有效委派，节省时间,1,、合理委派任务，节省时间,2,、要跟进与反馈,3,、指示要明确，最好让他复述一遍,4,、注重结果，而不是过程,5,、责任要分清，全面责任由你来承担,6,、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度,5）A-time工作法,将无法更改的时间日历上标明（强调时间）,注意你每天的生理效率周期,20/80,原则（帕累托法则）,时间管理的第二个原则,普通人的时间分配,80%,最佳效,果的工作,20%,较为,次要的工作,80%,的时间,20%,的时间,来自,花去,高效率经理的时间分配,80%,最佳效,果的工作,20%,较为,次要的工作,80%,的时间,20%,的时间,20/80,原则给我们的启示,去寻找用,20%,的努力就可得到,80%,的效果的领域,集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题,在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,重视你生活中重要的人和事,扔掉不必要的东西,治理文山会海,现场思考：,请运用“,80,、,20”,法则，找出自己日常工作任务中重要的,20%,。,个人模式：,自发回忆法,团队模式：,头脑风暴法,要事第一原则,时间管理第三个原则,重要：,你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动（价值）,紧急：,你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）,时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。,史蒂芬,科维,我们首先澄清两个概念,时间管理的四象限,重,要,不重要,紧急,不紧急,I,危机,时间紧的项目,救火,计划,准备,提升自己,干扰,一些会议,一些报告,逃避性的活动,必要的,领导的,虚假的,浪费的,紧急,重要,不重要,防患未然,改进产能,建立人际关系,发掘新机会,规划、休闲,繁琐的工作,某些信件,某些电话,浪费时间之事,有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,压力人,不速之客,某些电话,某些信件与报告,某些会议,必要而不重要的事,受欢迎的活动,无聊人,不紧急,4D,工作法,重,要,不重要,紧急,不紧急,I,DO IT NOW,立即做,DO IT LATER,稍后做,DELEGATE,授权,DONT DO IT,不做,必要的,领导的,虚假的,浪费的,普通人的时间分配,重,要,不重要,紧急,不紧急,I,25-30%,15%,50-60%,2-3%,必要的,领导的,虚假的,浪费的,高绩效经理的时间分配,重,要,不重要,紧急,不紧急,I,20-25%,65-80%,15%,1%,必要的,领导的,虚假的,浪费的,每天分析工作任务,A,型：重要并且紧急的任务；,B,型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；,C,型：既不重要又不紧急的日常任务,如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入,C,型任务，或取消。,这项任务是否既,重要又紧迫,否 是,是否今天就需,要完成？,否 是,立即行动,A,型,这项任务是否有,最后期限？,否 是,这项任务是否重要,但不紧迫，或紧迫,但不重要,否 是,这项任务是否日,常性的？,否 是,这项任务能否助,你更有效地工作？,否 是,留出时间来完成,B,型,制定可行的期限,B,型,分出时间来完成,C,型,留待有空时再做,C,型,这项任务是否必要？,否 是,不必做，,取消它,考虑一项任务的优先程度,紧急,不紧急,重,要,A,（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B,（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C,（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D,（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,请运用四象限方法排列你的工作：,时间管理的方法,6,点优先工作制,帕累托原则,麦肯锡,30,秒电梯理论,办公室美学,莫法特休息法,案例欣赏,你工作中是否会碰到这样的事情？,视频中在时间管理上有哪些问题？,END,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,