秘书办会技能测试及答案.doc

1、某公司准备召开一次重要的临时会议，该公司的总经理让秘书陈红向公司的各主管部门发送此次会议的通知。陈红没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司墙报上帖一张通知就可以了。请指出陈红张贴会议通知的做法存在着什么样的错误，以及可能造成什么后果？
参考答案：
〔1〕陈红无视了一个问题，即此次会议虽然是公司内部会议，却是临时召开的重要会议，并非公司例会，因此发送会议通知时，不宜像公司例会那样采取墙报通知的会议通知方式。〔5分〕
〔2〕陈红的这种做法可能导致那些正在外面工作的一些主管未能及时看到这个通知，造成主管们不能准时到会，甚至缺席。〔5分〕
2、某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。由于会议文件资料很多，且会议事务繁忙，因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。
请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假设有三个主管在会前回复说将有事不能参加会议，那么你认为秘书小丽需要为这三位主管准备会议文件资料吗？为什么？
参考答案：
〔1〕秘书小丽在准备会议的文件资料时，应事先整理归类所有的资料，而不应该仓促地为各位主管准备一个文件夹，将所有材料放入文件夹。这样会出现有的主管面对一大堆的资料不知如何找到想看的资料的情况，从而影响会议的进度。〔5分〕
〔2〕我认为秘书小丽应该为这三位可能不能参加会议的主管准备会议文件资料，防止出现正式开会时这三位主管又突然赶回来，造成会上有的主管因没有资料可看而无法发表意见的情况。〔5分〕
3、某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书小华负责安排接站报到工作，但因为她缺乏一定的经历，致使局部及会人员没能找到接站处，影响了按时报到，因而损害了公司的良好形象。请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。
参考答案：
〔1〕掌握及会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并掌握及会人员的联络方式。〔2分〕
〔2〕安排足够多的车辆与接站人员，按分工的时间与路线迎接及会人员。〔2分〕
〔3〕到车站、机场设置接待处。〔2分〕
〔4〕在报到处的周围设立引导牌与标识牌，标明报到的具体位置。〔2分〕
〔5〕接待人员将预先准备好的文件袋发给报到的及会人员。〔2分〕
4、某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进展到颁奖程序时，没有同时播放音乐。秘书小张马上示意音响师播放音乐，音响师情急出错，竟播出一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心〞，搞得会场哄堂大笑。会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。小张气愤地去找音响师算账，结果音响师根本不买账，说他根本不知道会议有什么议程。
请你指出小张的错误出在什么地方，并提出改正建议。
参考答案：
〔1〕小张所犯的错误是没有事先及音响师沟通，导致音响师对会议进程不了解，所以当会议进展颁奖程序时，没有安排好播放音乐工作，致使音响师情急出错，闹出笑话。〔4分〕
〔2〕小张应尽量使及会人员把握会议的议题，明确各自的分工，并设计固定的议程模式，让每个及会人员了解自己在会议中的角色。〔3分〕
〔3〕此外，小张还应该将议程提前通知及会人员，使及会人员及早了解议程安排，并在会议进展时遵守议程。
5、某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。秘书王欣负责安排及会人员的返程工作，王欣想先解决容易预定的近地及会人员的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。结果，局部客户因不能及时拿到返程的车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。
〔1〕请找出并纠正王欣在安排及会人员返程工作中的失误。
〔2〕假设你是王欣，你将如何安排及会人员的返程工作？
参考答案：
〔1〕案例中王欣所犯的错误是在为及会人员预定返程票时，先解决容易预定的近地及会人员的车票，而后解决北京等远地难以解决的车票，而且认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。对王欣所犯的错误应进展如下纠正：在为及会人员预定返程票时，应先对北京等地难以解决的车票预定进展安排，而后再安排容易预定的近地及会人员的车票，并且应事先与及会人员进展商量，了解及会人员对时间及交通工具的要求。〔6分〕
〔2〕我将提早做好及会人员车票、船票、飞机票的登记预售工作与帮助及会人员提前做好返程准备工作。〔4分〕
6、公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容是上半年工作总结；部署下半年销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年销售工作经历；宣读公司销售人员的招聘方案。请你为本次会议设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的设计方法。
参考答案：
〔1〕xx公司销售工作会议议程表〔6分〕
会议时间：7月5日上午9点
会议地点：公司二楼会议室
会议议程：
1〕宣布议程。
2〕说明有关人员缺席情况。
3〕上半年工作总结报告。
4〕销售部经历介绍。
5〕销售部人员的调整。
6〕销售人员招聘方案。
7〕下半年销售任务。
〔2〕会议议程表正确的设计方法：〔4分〕
1〕首先应注意议题所涉及各种事务习惯顺序与本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2〕议程表中，第一项为哪一项宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。
3〕保密性较强的议题，一般放在后面。
7、2007年3月20日某公司将召开科技成果研讨会，会议内容包括：上午9：00——10：30在二楼会议室听报告， 10：30——12：00观看科技成果演示，12：00——13：00公司餐厅用餐，下午13：30——15：00专家专题讲座，15：00——17：00现场观摩科技成果的应用，17：30——18：30用晚餐，20：00——21：30联谊活动。请你设计一份会议日程安排表，并说明日程表的要求及及议程表的联系与区别。
参考答案：
〔1〕XX公司科技成果研讨会日程安排〔4分〕
日期
时间
内容安排
地点
参加人
备注

2007年
3月20日
9：00-10：30
主报告
二楼大会议室
全体及会人员

10：30-12：00
科技成果演示
三楼会议室
自由参加

12：00-13：00
用午餐
公司餐厅

13：30-15：00
专家专题讲座
二楼大会议厅
全体及会人员

15：00-17：00
现场观摩
三楼会议室
自由参加

17：30-18：30
用晚餐
公司餐厅

20：00-21：00
联谊活动
公司多功能厅
自由参加

〔2〕会议的日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，并将会议的议题具体化。〔2分〕
〔3〕会议议程表及会议日程表的联系及区别：〔4分〕
①会议议程及会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体表达，并冠以序号编写出来；会议日程是会议议程在时间上的具体安排与分配。
②会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。
③会议议程及会议日程的安排必须吻合。
④会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。
8、天地实业总公司要召开2007年公司年会，会期是2007年12月22日，及会人员是总公司及分公司部门经理以上的管理人员，共计58人。会议要讨论通过2007年的决算报告与2021年的预算报告，并研究2021年公司总体开展战略与公司新的销售策略，请你为此次会议拟写一个筹备方案。
参考答案：
天地公司2007年年会筹备方案
天地实业总公司董事会：
根据总公司董事会2007年X月X日会议决议精神，为了使我公司2021年的工作跨上一个新台阶，适应我国参加WTO之后新的开展形势，公司研究决定，于2007年12月22日至25日，在总公司天地大厦会议厅召开2007年公司年会。〔1分〕
现将筹备方案报告如下：
〔1〕会议任务。〔2分〕
总结2007年公司的全面工作，讨论并通过2007年公司决算报告与2021年公司预算报告；研究在新的历史条件下，公司开展的总体开展战略；研究如何适应新的市场竞争形势，改变营销策略。
〔2〕及会人员。〔1分〕
公司管理层、各分公司部门经理以上管理人员。
〔3〕会议议程。〔2分〕
12月22日，由公司总裁王于作?天地实业总公司2007年财务决算报告?与?天地实业总公司2021年财务预算报告?，并提交大会审议通过；12月24日，讨论2021年公司如何根据新形势，确定公司总体开展战略，分组讨论，再进展大会发言；12月25日研讨公司2021年新的营销策略，由销售总监刘冰作?天地实业总公司2007年销售工作总结与市场预测分析?，并讨论如何制定新的营销策略。
〔4〕会议召开方法。〔1分〕
开幕式、闭幕式为大会形式。讨论分为大会讨论与小会讨论相结合。
〔5〕会议筹备工作。〔1分〕
拟设置会务组、接待组、秘书组三个小组。秘书组重点负责总裁工作报告的起草与所有会议文件的印制、校对、分发，做好会议记录，做好会议的宣传、简报工作；会务组负责会务组织、场地布置、财务工作；接待组负责食宿安排、交通调度、生活效劳。预算、决算报告与销售工作总结分别由财务部与销售部负责起草。大会的务项准备工作需于12月20日以前完成。
〔6〕会议经费。〔1分〕
会议经费总计25万元，由公司行政经费中拨出。〔经费预算见“附件〞〕
〔7〕会议的生活效劳与后勤保障。〔1分〕
会议代表统一安排在公司招待所住宿，伙食标准为每人每天120元，自助餐形式。25日晚安排会餐，然后在天地大厦卡拉OK厅安排圣诞联欢会，公司车队将派出五辆小轿车与两辆大轿车、一辆白色面包车供大会使用。
9、MB公司的新任总经理吴女士明天将在公司及Y公司的合作签约仪式上第一次与公司主要的几个大客户以及当地的新闻媒体见面，她为了使这次亮相能够顺利与精彩，事先特别要求她的助理为她提供一张此次会议的议程表与受邀请的嘉宾以及媒体的名单，但是她的助理陈小姐认为吴总经理是过于慎重，多此一举。她推说议程表与嘉宾、媒体的名单还未能打印出来，没有请吴总经理过目。
第二天，已坐在主席台上准备介绍来宾的吴总经理突然发现，临时给她的嘉宾名单及坐在台上的嘉宾根本对不上号，而且，到场的媒体有一些也是她不愿见到的，她感到十分恼火。情急之下，她只能以自己刚刚到任，情况还不熟悉为由，请公司的行政总监替她介绍到场嘉宾。可是，麻烦并没有到此完毕，在之后的新闻发布会上，有几家媒体向她提出了几个棘手的问题，令吴总经理很是难堪。会后，她又发现，公司提供应媒体的新闻稿中有关她履历背景的一段内容有多处错误。她实在不知道公司给她配的助理陈小姐都在忙些什么，一气之下，她炒了陈小姐的鱿鱼。
分析上述案例，指出陈小姐工作上存在的问题。
参考答案：
在这个案例里，总经理助理陈小姐工作上存在的问题主要有以下方面。其一，她没有在重要的会议前，主动将会议的议程等有关安排资料交给领导过目，这样，不仅会使上司感到自己的权力受到了威胁，还不利于领导掌握整个会议的情况。〔2分〕其二，会议如需邀请嘉宾与媒体客人，事先一定要让领导审核名单，不可自以为是。因为，领导更能掌握全局的情况与各方面关系的平衡，如果事先沟通不够，不仅会落得领导埋怨，甚至会使领导的工作陷入被动。〔2分〕其三，秘书对于会前的有关资料的准备一定要仔细认真，像主席台上领导与嘉宾的名签以及领导在会上宣读的上级领导与受邀嘉宾的名单，一定要反复核对，及时调整，尽量防止有名无人或有人无名的为难状况。〔2分〕其四，但凡由组织提供应媒体的新闻稿，事先一定要交给领导审核，而且交领导审核前应先将有关情况与内容核查清楚。〔2分〕其五，在领导出席新闻会之前，秘书应帮助领导收集媒体感兴趣的问题，事先考虑到重点与难点，做到有备而来，而不能让领导觉得秘书只会给她帮倒忙。〔2分〕
10、唐韵公司拟召开提高公司核心竞争力研讨会，会议的议题有：如何打造好公司品牌？如何将公司创立成学习型组织？如何持续开展组织绩效？公司如何完善组织鼓励政策？如何借助外脑系统提高企业的核心竞争力？会议将于2003年6月20日、21日连续两天，参加人员主要是公司中层以上管理人员与公司参谋，共计50余人。第一天上午由公司总经理就如何将公司创立成学习型组织作一个半小时的专题报告，并请公司参谋就如何持续开展组织绩效开展一个半小时的讲座。另外人力资源部总监与负责公司融资与外联的副总经理分别就相关事务各做1至1个半小时的专题发言，然后将分成三个小组对几项议题分别讨论，时间为5至6个小时，最后三个小组各派一名代表进展大会发言，每人发言30分钟。20日晚7时，及会人员在公司俱乐部卡拉OK厅联欢，21日下午6时及会人员在公司天地宾馆餐厅聚餐。晚8时安排代表离会。请根据以上内容编写此次会议的议程表与日程表。
参考答案：
〔1〕议程：〔4分〕
提高企业核心竞争力研讨会议程
唐韵公司在6月20日至21日召开提高企业核心竞争力研讨会。会议在公司会议厅召开。
〔一〕宣布议程
〔二〕创立学习型组织专题报告
〔三〕如何持续开展组织绩效专题讲座
〔四〕完善组织鼓励政策专题发言
〔五〕借助外脑系统提高企业核心竞争力的专题报告
〔六〕分组讨论
〔七〕如何打造好公司品牌专题发言
〔八〕各组代表发言
〔九〕大会总结报告
〔2〕日程：〔6分〕
唐韵公司提高企业核心竞争力研讨会日程表
日期
时间
内容安排
地点
参加人
负责人
备注

2 0 0 3 年6 月20 日

上

午
8：30
报到
会议大厅
全体代表
钟秘书

9：00-10：00
总经理讲话
小会议厅
全体代表

10：00-10：20
休息
小会议厅
全体代表

10：20-11：50
公司参谋讲座
小会议室
全体代表
初秘书负责
准备投影仪

下
午
12：00-13：00
午餐
天地宾馆餐厅
全体代表
高秘书负责
自助餐
13：30-15：00
刘副总经理专题报告
小会议室
全体代表

15：00-15：20
休息
小会议厅
全体代表

15：20-16：20
王副总经理专题报告
小会议厅
全体代表

16：30-17：30
人力资源部总监发言
小会议厅
全体代表

晚上
18：00-19：00
晚餐
天地宾馆餐厅
全体代表

20：00-22：30
联欢
宾馆卡拉OK大厅
全体代表

2 0 0 3 年6 月21日

上 午
7：30-8：30
早餐
天地宾馆餐厅
全体代表

9：00-10：30
分组讨论
小会议厅
全体代表

10：30-10：40
休息
小会议厅
全体代表

10：40-11：30
分组讨论
小会议厅
全体代表

12：00-13：00
中餐
小会议厅
全体代表

下 午
13：30-14：30
分组讨论
小会议厅
全体代表

14：30-14：40
休息
小会议厅
全体代表

14：40-16：10
各组代表发言
小会议厅
全体代表

晚上
18：00-19：30
聚餐
天地宾馆餐厅
全体代表

8：00
离会

11、某公司董事会将要召开会议，讨论从国外引进生产线的问题，因有多家外国公司竞标，所以会议材料需要准备很多。请你就会议文件资料发放的方法，用备忘录的形式列出提纲，以便尽快做好准备工作。
参考答案：
备 忘 录
一.会议名称：董事会会议；〔2分〕
二.会议时间：XX年X月X日；〔1分〕
三.会议内容：讨论引进生产线问题；〔2分〕
四.会议文件资料的发放方法：〔5分〕
〔1〕按照及会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填写及会者的姓名，并注明“会议文件〞等字样；
〔2〕分发重要文件一般要编号、登记，具有保密内容的文件还要注明密级；
〔3〕一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，应附上一份清退目录；
〔4〕分发会议资料时要适时适量；
〔5〕内容重要又需要事先送达及会者的文件，可派专人递送或用 、特快专递送达。
12、公司定于2003年7月10日举办新产品推广会，邀请外省市约百余家合作单位的业务人员与技术人员参加，由于正值暑期，交通客流量较大，做好接站工作尤为重要。请你将如何做好接站工作的方法步骤用电子邮件的形式发给行政部经理张涛。
参考答案：
电 子 邮 件
寄件人： <mailto:>〔考生自定〕〔1分〕
收件人： <mailto:>〔考生自定〕〔1分〕
日 期：XX年X月X日〔1分〕
主 题：关于接站报到工作〔1分〕
内 容：
接站报到工作的主要方法：〔6分〕
〔1〕要有统一的指挥调度系统，掌握及会代表的名单及飞机、火车的班次与抵达的准确 间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握及会代表的联络方式；
〔2〕要备有足够的车辆与接站人员，接站人员要人手一份代表抵达的时间表，按分配的时间与路线迎接；
〔3〕对于自备交通工具的外地及会人员，要事先通过发 或 的形式告之到达报到地点的详细路线图；
〔4〕在车站、机场设置接待站，制作醒目的牌子或横幅，上面要标明某单位会议接待处的字样；
〔5〕在报到处的周围设立引导牌与标识牌，说明报到的具体位置；
〔6〕接待人员将预先准备好的文件袋发给报到人员。必要时引导及会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况与开会的要求。
13、金泰将在2006年8月15日召开客户意见咨询会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。
参考答案：
〔1〕发送通知应注意以下几点：〔4分〕
1〕检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。
2〕如某些客户不熟悉宾馆确实切地点，应附上一张简明的交通路线图。
3〕检查寄送通知的信封上地址、姓名、 是否齐全，有无错寄、漏寄。
〔2〕会议通知：〔6分〕

会议通知
尊敬的客户：
为了进一步加强及贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品的效劳的意见，我公司拟于2006年8月15日上午9：00-下午5：00在燕丰宾馆召开客户意见咨询会，敬请回复与光临。
附：会议日程、路线图
金泰
二○○六年七月二十日

回 执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区金泰卫红小姐。 ：100110。 ：87654321
□我公司参加此次会议，参加人数：
□我公司不能参加此次会议
姓名：
公司：

14、某大公司的总裁带着包括技术、财务等部门的副总裁及其夫人组成一个高级商务代表团去日本进展一次为期8天的谈判。假设领导安排你协助筹备谈判工作，你将如何收集对方的谈判信息
参考答案：
〔1〕秘书人员收集谈判信息的重点包括对方的谈判目标、对方的谈判风格及专业才能、谈判筹码、谈判时机，探知对方的主要意愿，预测对方的底线以及第三方竞争者的竞争条件等等；〔5分〕
〔2〕就本案例来讲，谈判对方是外商，这些资料最好由我国驻外商业机构或可靠的外国商社、外国朋友提供，也可以由外商自己提供，但要判断其可靠程度。〔5分〕
15、 小兰到办公室做秘书后，工作非常认真，将工作活动中形成的信息材料都收集起来，存放在抽屉里。日积月累，信息材料已经充满了小兰的好几个抽屉。一天，公司经理要一份市场调查报告，小兰面对几抽屉的信息真有些不知所措，翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。请你指出秘书小兰在息管理工作中的缺乏之处，并提供相关建议。
参考答案：
〔１〕小兰注意了信息的收集，但无视了对信息的整理。信息要收集，也要妥善整理，否那么很快就会被“文山〞所淹没；〔4分〕
〔２〕小兰可采取以下的信息整理步骤：〔6分〕
①对所收集的信息进展分类。
②在信息分类的根底上进展信息筛选。
③判断所筛选出来的信息是否具有价值，淘汰已经没有价值的信息。
④对有保存价值的信息进展核校。
⑤对经过核校的信息进展综合分析，使之更加条理化、系统化。
⑥在以上环节的根底上，对信息进展加工，重新编选，编制出新的信息产品。
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