销售与收款循环问卷及所需材料.doc

销售和收款循环内部控制
一、有关职责分工的政策和程序
公司是否已建立了下列职责分工政策和程序：
(1)不相容职务相分离。主要包括：
①客户信用调查评估和销售合同的审批签订；
②销售合同的审批、签订和办理发货；
③销售货款的确认、回收和相关会计记录；
④销售退回货品的验收、处置和相关会计记录；
⑤销售业务经办和发票开具、管理；
⑥坏账准备的计提和审批、坏账的核销和审批
是（ ）否（ ）
(2)各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售和收款业务的全过程。 是（ ）否（ ）
二、销售环节内部控制
(一)预算管理制度:
1、贵公司是否已建立严格的预算管理制度； 是（ ）否（ ）
如果建立预算管理制度,请提供预算管理制度文件。
2、本年度总销售目标 ；请根据年度预算填写
3、本年度主要产品各品种具体销售目标：
（二）销售流程内部控制
1、贵公司是否建立定价控制制度； 是（ ）否（ ）
如果建立定价控制制度,请提供定价控制制度文件。
2、贵公司主要产品是否制定价目表； 是（ ）否（ ）
如果建立价目表,请提供价目表。
3、贵公司销售政策：现销 ( )、赊销( )
如果贵公司采用赊销政策，请回答4-7问题：
4、贵公司是否建立信用管理部门； 是（ ）否（ ）
5、信用管理部门经理： ；
信用管理部门经理职责： ；
请提供信用管理部门经理职责手册。
6、信用管理部门对客户的信用调查制度：
（1）客户信用信息获取方式：内部专门人员调查、外部信用评审机构信用评级报告
（2）信用政策应当明确规定定期对客户资信情况进行评估，并就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况等应采取的应对措施等。 是（ ）否（ ）
请提供信用政策文件
客户信用调查频率：
7、企业应当利用国家政策性出口信用保险机构的政策支持，防范风险。 是（ ）否（ ）
8、贵公司是否建立客户信用信息档案； 是（ ）否（ ）
信用信息档案建立人员：
信用信息档案维护人员：
信用信息档案保管人员：
9、贵公司是否建立客户赊销审批制度： 是（ ）否（ ）
如果贵公司采用赊销审批制度，请回答(1)-(3)的问题：
（1）贵公司赊销审批人员： ；
（2）贵公司是否由销售人员兼任赊销审批人员：
（3）贵公司各级审批人员有权审批的信用额度：
赊销额< ，由 审批
<赊销额< ，由 审批
赊销额> ，由 审批
请提供客户赊销审批制度文件
10、贵公司是否指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项和客户进行谈判： 是（ ）否（ ）
贵公司每笔销售事项谈判人员 个。
销售谈判过程是否形成书面记录 是（ ）否（ ）
11、贵公司是否授权专门人员和客户签订销售合同： 是（ ）否（ ）
贵公司销售谈判人员是否参加合同订立： 是（ ）否（ ）
金额较大，性质特殊合同的订立是否征询法律顾问或专家意见： 是（ ）否（ ）
12、贵公司是否建立健全的销售合同审批制度： 是（ ）否（ ）
销售合同审批人员： ，职务级别：
销售合同审批人员负责审批的事项：
。
重大销售合同是否采用集体决策制度： 是（ ）否（ ）
销售合同订立是否建立责任追究制度： 是（ ）否（ ）
请提供有关销售合同审批制度、权限分配表(不同合同金额审批的具体权限分配)、集体决策制度、责任追究制度等文件
13、贵公司是否建立销售合同档案： 是（ ）否（ ）
销售合同档案建立人员： 维护人员： 保管人员：
14、贵公司销售部门是否按照经批准的销售合同编制销售计划，并编制销售通知单下达发货部门，组织发货。
销售部门是否采用销售发票通知单方式，下达财会部门，组织销售。销售发票通知单联次： ；
各联次功用：第一联： ；第二联： ；第三联：
请提供销售通知单格式范本、销售发票通知单格式范本
15、贵公司是否根据销售发票通知单开具销售发票： 是（ ）否（ ）
16、销售部门是否负责开具销售发票： 是（ ）否（ ）
17、编制销售发票通知单人员和开具发票人员是否分离： 是（ ）否（ ）
18、销售发票是否连续编号： 是（ ）否（ ）
19、企业应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整，防范销售人员将企业客户资源变为个人私属资源从事舞弊活动，损害企业利益的风险。
是（ ）否（ ）
20、企业是否建立销售退回管理制度。 是（ ）否（ ）
企业的销售退回是否必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物是否由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门是否对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门是否在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财会部门是否对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜，并增加对退货原因进行分析的自我评估控制。
是（ ）否（ ）
（三）发货装运流程内部控制：（由发货部门人员填写）
1、发货部门是否收到由销售部门传递的销售通知单： 是（ ）否（ ）
2、发运部门是否根据订单，对收到的销售通知单进行审核，负责核对销售订单和销售通知单内容及订单、销售通知单授权审批情况： 是（ ）否（ ）
3、发运部门是否严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运：
是（ ）否（ ）
4、发运部门是否对组织发运货物开具发运凭证： 是（ ）否（ ）
发运凭证一式 联，各联次功用： 第一联： ；第二联：
第三联： 。

5、发运部门是否兼任货物出库、发运职责： 是（ ）否（ ）
6、装运部门是否独立根据经审批的订单、销售通知单、发运凭证检查发运部门组织发运货物，并填制装运凭证：
是（ ）否（ ）
7、装运凭证是否连续编号： 是（ ）否（ ）
请提供货物出库、发运等环节的岗位责任制度；发运凭证格式范本、装运凭证格式范本
（四）收款流程内部控制：（由销售部门填写）
1、贵公司销售收入是否及时入帐： 是（ ）否（ ）
2、是否擅自坐支现金： 是（ ）否（ ）
3、贵公司货款结算方式：
4、贵公司销售人员是否收取现款： 是（ ）否（ ）
如果存在销售人员收取现款事项，贵公司是否建立相应的现金收款内部控制制度 ：
是（ ）否（ ）
现金收款内部控制制度是否存在下述情况：（不存在）
销售人员是否接触现金或者现金卡： 是（ ）否（ ）
现金卡及其密码是否分别由专门人员保管： 是（ ）否（ ）
现金卡资金是否及时解入公司账户： 是（ ）否（ ）
5、贵公司是否建立应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度：
是（ ）否（ ）
6、贵公司是否由销售部门负责应收账款的催收，由财会部门督促销售部门催收货款：
是（ ）否（ ）
7、贵公司是否对催收无效的逾期应收账款制定相应的解决措施，如采用法律程序：
是（ ）否（ ）
8、贵公司是否按客户设置应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况：
是（ ）否（ ）
9、贵公司是否对可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度：
是（ ）否（ ）
10、贵公司是否对注销的坏账进行备查登记，做到账销案存：
是（ ）否（ ）
11、贵公司应收票据的取得、贴现是否由保管票据以外主管人员书面审批：
是（ ）否（ ）
贵公司是否指定专门人员保管应收票据：
是（ ）否（ ）
贵公司是否制定逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度：
是（ ）否（ ）
12、贵公司是否定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售和收款中存在的问题。 是（ ）否（ ）
13、贵公司是否定期和往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。 是（ ）否（ ）
如有不符，是否查明原因，及时处理。 是（ ）否（ ）
请提供现金收款内部控制制度、应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度、可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度、逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度等文件。
（五）记录销售内部控制：（由财务部门人员填写）
1、财务部门是否只根据附有装运凭证和销售通知单的销售发票记录销售：
是（ ）否（ ）
2、财务部门是否复核销售发票是否连续编号： 是（ ）否（ ）
3、贵公司是否指定专门人员独立检查已处理销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性： 是（ ）否（ ）
4、贵公司是否定期向往来客户寄发对帐单： 是（ ）否（ ）
往来客户回函是否直接由指定人员接收： 是（ ）否（ ）
往来客户是否将任何例外情况直接向指定的为执行或记录销售交易的会计主管报告：
是（ ）否（ ）
二、涉及的主要人员
职 务
姓 名

……
……
三、主要业务活动介绍（请公司根据实际情况进行改写）
(一) 销售
（1）内销
1) 新顾客
新顾客需要先填写“顾客申请表”，销售经理＿＿＿＿＿将进行顾客背景调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客基本情况表”，并附相关资料交至信用管理经理＿＿＿＿＿审批。
信用管理经理＿＿＿＿＿在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下，给予新顾客的信用额度不超过人民币＿＿＿元；若高于该标准，应经总经理＿＿＿＿＿审批。
根据经恰当审批的新顾客基本情况表，信息管理员＿＿＿＿＿将有关信息输入ERP系统，系统将自动建立新顾客档案。
完成上述流程后，新顾客即可和公司进行业务往来，向公司发出采购订单。
对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款，信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。
2) 现有顾客
收到现有顾客的采购订单后，业务员＿＿＿＿＿将订单金额和该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理＿＿＿＿＿审批后，交至信用管理经理＿＿＿＿＿复核。如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理＿＿＿＿＿审批。
3) 签订合同
经审批后，授权业务员＿＿＿＿＿和顾客正式签订销售合同。
信息管理员＿＿＿＿＿负责将顾客采购订单和销售合同信息输入ERP系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，信息管理员＿＿＿＿＿核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。
每周，应收账款记账员＿＿＿＿＿汇总本周内所有签订的销售合同，并和销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账员＿＿＿＿＿将通知信息管理员＿＿＿＿＿，其共同调查该事项。
业务员＿＿＿＿＿根据系统显示的“待处理”销售订单信息，和技术经理＿＿＿＿＿、生产经理＿＿＿＿＿、财务经理＿＿＿＿＿分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式，由生产计划经理＿＿＿＿＿制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款，则在收到信用证后开始投入生产；如果采用预收货款方式，则在收到30％的货款后投入生产。
开始生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。
（2） 外销
1) 新顾客

2) 现有顾客

3) 签订合同

（二）记录应收账款
（1） 记录应收账款
产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。
信息管理员＿＿＿＿＿根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票(出口发票一式六联)，交销售经理＿＿＿＿＿审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、出口押汇、税务核销、外汇核销以及财务记账等。
出运通知单的编号在业务员＿＿＿＿＿输入销售订单编号后自动生成。根据系统的设置，如输入错误的销售订单编号，则无法生成相对应的出运通知单。
运输经理＿＿＿＿＿根据系统显示的出运通知信息，安排组织发运。
仓储经理＿＿＿＿＿安排组织产成品出库。
应收账款记账员＿＿＿＿＿根据系统显示的“已销售”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致，应收账款记账员＿＿＿＿＿编制销售确认会计凭证，后附有关单证，交会计主管＿＿＿＿＿复核。
若核对无误，会计主管＿＿＿＿＿在发票上加盖“相符”印戳，应收账款记账员＿＿＿＿＿据此确认销售收入实现，并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已销售”自动更改为“已处理”。
如果期末商品已经发出但尚未到达，收账款记账员＿＿＿＿＿根据出库单等单证记录发出商品，当系统显示“已销售”销售订单信息时，记录销售收入实现。
（2） 销售退回、折扣和折让、返利
和顾客签订的销售合同中规定允许退货，若发生质量纠纷，应采取索赔方式或退货，据双方确定的金额调整应收账款。业务员＿＿＿＿＿接到顾客的索赔传真件或退货等资料后，编制连续编号的顾客索赔或退货处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理＿＿＿＿＿、技术经理＿＿＿＿＿确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属公司的责任，应收账款记账员＿＿＿＿＿在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币＿＿＿＿＿元的，由销售经理＿＿＿＿＿批准，如超过该标准，应经总经理＿＿＿＿＿审批。
销售折扣和折让的确定和批准流程：
销售返利的确定和批准流程：
促销费用的确定和批准流程：
应收账款记账员＿＿＿＿＿编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管＿＿＿＿＿复核后进行账务处理。
（3） 对账及差异处理
月末，应收账款记账员或主管＿＿＿＿＿编制应收账款账龄报告，内容包括应收账款总额、应收账款明细账合计数以及应收账款明细账和顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款记账员或主管＿＿＿＿＿将立即进行调查。如调查结果表明需调整账务记录，应收账款记账员或主管＿＿＿＿＿将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管＿＿＿＿＿复核，经财务经理＿＿＿＿＿批准后方可进行账务处理。
（4）计提坏账准备和核销坏账
公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。
每年末，销售经理＿＿＿＿＿根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。
会计主管＿＿＿＿＿根据应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化，会计主管＿＿＿＿＿编写会计估计变更建议，经财务经理＿＿＿＿＿复核后报董事会批准。
公司坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由业务员＿＿＿＿＿填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理＿＿＿＿＿审批后，金额在＿＿＿＿元以下的，由财务经理＿＿＿＿＿审批，金额在＿＿＿＿元以上的，由总经理＿＿＿＿＿审批。
应收账款记账员＿＿＿＿＿根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。
(三) 收款
现金收款流程：

银行收款流程：
收到顾客已付款通知，由出纳员＿＿＿＿＿前往银行办理托收。
收到顾客已付款通知，＿＿＿＿＿核对银行已收到款项，应收账款记账员＿＿＿＿＿将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，交会计主管＿＿＿＿＿复核。
在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管＿＿＿＿＿在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。
出纳员＿＿＿＿＿根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。每月末，由会计主管＿＿＿＿＿指定出纳员＿＿＿＿＿以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单。编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理＿＿＿＿＿复核，财务经理＿＿＿＿＿在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。
(四) 维护顾客档案
如需对ERP系统内的顾客信息作出修改，业务员＿＿＿＿＿填写更改申请表，经销售经理＿＿＿＿＿审批后交信息管理员＿＿＿＿＿，由其负责对更改申请表预先连续编号并在系统内进行更改。
信息管理员＿＿＿＿＿每月复核顾客档案。对两年内未和公司发生业务往来的顾客，通知业务员＿＿＿＿＿，由其填写更改申请表，经销售经理＿＿＿＿＿审批后交信息管理部删除该顾客档案。
每月末，信息管理员＿＿＿＿＿编制月度顾客信息更改报告，附同更改申请表的编号记录交由财务经理＿＿＿＿＿复核。
财务经理＿＿＿＿＿核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。
每半年，销售经理＿＿＿＿＿复核顾客档案。

四、请销售部门提供下列文件：

组织结构图、岗位职责分工文件
赊销政策及相关审批制度
折扣、折让、返利、佣金政策和审核制度
坏账准备政策和坏账核销审核制度
退货理赔制度
绩效考核制度和分析报告
销售预算制度
定价控制制度
价目表
客户赊销审批制度
销售合同审批制度、权限分配表、集体决策制度、责任追究制度
销售通知单格式范本、销售发票通知单格式范本
货物出库、发运等环节的岗位责任制度；发运凭证格式范本、装运凭证格式范本
现金收款内部控制制度、应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度、可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度、逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度
其他销售方面的制度

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