公文写作及处理笔记(05年新版).doc

第一章公文
第一节公文概述
一、什么是公文.
1、公文定义：是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料,是进行公务活动的重要工具。
2、公文含义理解：
公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。
公文形成的条件是行使职权和实施管理。
公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。
公文是办理公务的重要工具之一。

二、公文的产生与发展
1、公文,或称文书、文件,是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的,随着生产与管理活动的发展而不断发展的。
2、公文的发展阶段：
①原始社会：结绳记事；
②商代后期：甲骨文书——是我国迄今发现的最早的文书档案；
③西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；
④《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；
⑤秦汉：“书”、“奏” ——我国最早出现的上行公文是“书、奏”；
⑥汉代：出现了“章”“表”“疏”“议”“启”等上行文,平行文“移书”“关”“刺”“咨”,下行文“令”“谕”“教”“制”；
⑦辛亥革命以后：《公文程式》“令”“咨”“呈”“示”“状”五种。

三、文书、文件和公文
1、文书：可以作为所有文件材料总称,既可指公务文书,也可以指私人文书,是一个整体概念。最早出现于西汉。
2、文件：出现于清末
广义上说：它同文书一样,既可指公务文件,也可指私人文件,有时也可以指文件材料的总称。
狭义上说：文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。
3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。
4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料,即公务文书。

第二节　公文的特点与作用
一、公文的特点：
1、公文有法定的作者
2、公文有法定的权威
3、公文特定的效用
4、公文有规范体式
5、公文有规定的处理程序。
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位,称为行文单位。
公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。
公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。

二、公文的作用
公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务,机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。
公文的作用表现在：
1、领导与指导作用
2、行为规范作用
3、传递信息作用
4、公务联系作用
5、凭据记载作用

第三节 公文的分类与名称
一、公文的分类：
1、从公文的来源划分：对外文件、收来文件、内部文件
①对外文件：简称发文,是指本机关(或部门)拟制的向外单位发出的文件。
②收来文件：简称收文,是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图,发送到本机关(或部门)来的文件。
③内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
2、从公文的行文关系上来划分：上行文、下行文、平行文
行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。
①上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文,是自下而上的行文,故称上行文。(请示、报告)
②下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。(指示、决定、通知、批复)
③平行文：是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(函)
3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：
秘密文件(秘密、机密、绝密)、普通文件、公布文件
①秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密,需要控制知密范围和知密对象的文件。
②普通文件：是指相对秘密文件而言的,从这个角度说,也可称为非密文件。指非无密可保，可供任何人阅看的文件。
③公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。
4、从公文制发机关的性质和作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件
①法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。(包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件)
②行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。
③党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。
5、从公文内容的性质和特点来划分：
指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文
①指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。(命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知)
②规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的,要求其成员在活动,工作等方面严格遵守的行为规范。(条例、规定、办法、细则、章程、规则)
③报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性,请求性公文。(报告、请示)。
④知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守,以及各机关单位之间联系工作,通报情况所使用的公文。(公报、公告、知照性通知、通报、函)。
⑤记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。
(会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志)。

二、公文的名称：
文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
★公文文种的确定：1）发文机关的权限    2）发文机关和收文机关间的关系    3）发文的具体目的和要求
1、1993年11月21日国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》12类13种
命令(令)、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要
2、1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》14种
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：
1)命令（令）  2）决定  3）公告  4）通告  5）通知  6）通报  7）议案  8）报告  9请示  10）批复  11）意见  12）函  13）会议纪要

第二章　公文写作
第一节　公文写作概述
一、公文写作是代机关立言
1、公文写作：指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动。
2、公文写作的过程包括：起草初稿,讨论修改、形成送审
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文,写出公文初稿有的具体过程。
讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
Q公文起草的组织形式：
①由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
②由多人共同讨论、构思和准备材料,最后由一人执笔起草。
③由起草小组共同酝酿,多人分工执笔,一人统稿贯穿成文。
二、发挥公文效用,把好公文质量关
1、公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。
①在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。
(1)政策性强：就是要求政治上正确,思想观点正确,准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
(2)针对性强：就是要求有的放矢,切中要害。
(3)科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律,敢于实事求是,能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题,经得起时间的考验,经得起实践的检验。
②在文字的表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。
结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要求：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。
语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法,修辞和逻辑的要求,又要恰如其分地表达内容。
行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定,书写要清楚,标点要正确,文面要整洁。
2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。
Q公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。
三、机关领导要亲自动手撰写重要公文
领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。

第二节　公文写作的特点和要求
一、公文写作的特点：
1.被动写作,遵守性强
2.对象明确,针对性强
3.集思广益,群体性强
4.决策之作,政策性强
5.紧迫之作,时限性强
6.讲究格式,规范性强
二、公文写作的基本要求：
1.要保证公文内容在政治上的正确性
2.要实事求是,在业务上符合客观规律
3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑
4.公文起草要符合统一规定的体式和程序
5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料
体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。
程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出
尽量使用毛笔和钢笔,不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水,不使用纯蓝、红色墨水。

第三节　公文写作步骤与方法
一、明确发文主旨—公文的主题和发文目的
1.公文的中心内容是什么？
2.根据公文内容,准备采用何种公文名称
3.要明确公文发送范围和阅读对象
4.明确发文的具体要求
二、收集有关材料—为文件的撰写打下一个比较坚实的基础
1.收集、阅读和研究有关的文件材料
2.深入下去,收集有关的实际材料
â收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效
三、拟出写作提纲
先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
四、认真起草正文(导语、主体、结束语)
1.把握公文主题,选好用好材料
2.观点正确、情况属实
3.内容涉及的有关部门要经过会商,取得一致意见
4.文字表述要简练,交代问题要清楚
五、反复检查修改
1.关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2.关于观点的修改：观点是否正确,表达有无问题。
3.关于材料的修改：材料是公文的基础,有了正确的观点,还要通过恰当的材料表现出来。
4.关于结构的修改：公文总体结构修正、起承转合的调整、层次位置的改变,以及详略的更动等。公文结构是为表现公文主旨,表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整,其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。
5.关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动

第四节　公文写作人员的修养
一、公文写作人员加强修养的重要性
公文写作是一项政治性和政策性很强的工作,公文写作的好坏,不仅直接关系到公文效用的发挥,也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。
公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。
二、公文写作人员应具有的修养
1.政治素质好
明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。
严守纪律,严守保密制度。
2.有一定的政策理论水平
公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败。
3.熟悉业务和机关工作情况
4.有较宽的知识面
5.有较好的文字功底
三、公文写作人员加强修养的途径
1.与时俱进,勇于创新
不断学习、不断实践、不断提高、不断创新
2.博览群书,增长知识
勤于、勇于、善于向书本学习
3.深入实践,勤学苦练
勤学苦练、锲而不舍、持之以恒

第三章　公文的体式与稿本
第一节 公文的体式
一、公文体式概述
公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。
公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。
二、公文的文体
公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征。
公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段,它是辨别文章体裁的重要标志。
公文的表达方式有：叙述、议论、说明
1)叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。
叙述包括：人和事两方面
叙述可分为：倒叙、插叙、顺叙
â除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。
2)说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。
说明的主要方法：定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明
说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。
3)议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述,提出看法或措施,表明观点和态度,证明或反驳某一观点的表达方法。
议论的三要素：论点、论据、论证
(1)论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。——是议论的核心。
(2)论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。
(3)论证：是运用论据来证明论点的方法和过程。
2、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。
准确：是公文语言的主要特征和基本要求。
简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。
庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。
得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。
得体的基本要求：
一是要适应行文的语体风格。
二是要分清上下级关系,掌握好分寸。
三是要恰当运用公文的专业用语。
3、公文中几种常见词语的运用
(1)公文的特定用语—它言简意赅、简洁明快、典雅庄重,其特定含义是人所公认的。
1)开端语—用于表示行文目的、依据与原因的。
(为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、兹有、兹因、兹定于等)
2)引叙用语—在引叙来文(电)时使用。
(现接、近悉、据报等)
3)经办用语—表示工作办理的时间及过程。
(已经、通过、业经、兹经等)
4)称谓用语—用以表示不同人称的。
(我局、你局、本局、贵局、该局等)
5)期请用语—用来表示请求与期望。
(务请、恳请、希望、望等)
6)综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用。
(如上所述、综上所述、总之等)
7)表态用语—用来对来文表明态度。
(同意、照办、可行、请核查、不可、不同意等)
8)过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下,起过渡作用。
(为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等)
9)谦敬用语(敬请、惠于、承蒙、不胜等)
10)结尾用语(此令、此布、为要、为盼、请批示、请批复、特此通知、请遵照办理等)
(2)惯用语：指一定民族语言中长期形成的习惯用语。
(3)缩略语：由较长的词语缩短省略而成的。
(4)成语：一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。
(5)引用语：在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题,以增强文章的语言表现力和说服力。
1)引用名人名言；
2)引用古书上现成语句；
3)引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式
一、.公文的构成要素(公文的组成部分)：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的。
二、公文的书面格式
公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
1、眉首部份
文头部份包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关版头、发文字号、签发人
①公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号(不是所有都需要)。规定带有密级公文要编制份数序号。
位置：位于版心左上角顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字(不得少于2位)组成。数字不足规定数时,前面用“0”(零)补齐。
②秘密等级和保密期限：简称密级,是指公文秘密程度的一种标志。
分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。
Ø标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
Ø位置：位于文件首页公文版头左上角,公文份号下方,并在文件封皮上加盖戳记注明。
Ø保密时限：一般分一年以内,一年及一年以上,长期和期限不作标注,凡不作标注的可按二十年认定。
Ø绝密：是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
Ø机密：是重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
Ø秘密：是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
③紧急程度：是对公文送达和办理的时间限度。
紧急程度分为：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时,位于其下,上下对齐。加戳记注明。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
④发文机关版头。简称“文头”,是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
Ø位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上端,约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件,通常称之为“红头文件”。
Ø党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
⑤发文字号：指由发文机关编排的文件代号。
Ø由发文机关代字、发文年份(加六角括号〔〕)和发文序号组成。
Ø作用：(1)是统计发文的数量,便于公文的管理
(2)是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
Ø编排发文字号要力求准确、稳固、系统。
Ø位置：有版头的文件,应标注在文件版头之下,间隔横线之上,居中排列；用信笺头的文件,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,右侧排列；“命令(令)”则在公文标题下面当中,写“第X号”。
⑥签发人姓名：在上报的公文中才出现的,目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使用。
位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。
2、主体部份：
主体部份分为：公文标题、主送机关、正文、附件、公文生效标识、附注、成文时间
①公文标题：是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成。
写法：(1)省略发文机关名称。一种是一些规范性公文,另一种是机关内部使用的公文。
(2)省略事由。适用于内容单一,正文部分文字较少的文件。
(3)机关名称和事由同时省略。多见于公布性公文。
②主送机关：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。
位置：位于正文之上公文标题左下方,无论一行或多行,均靠左顶格书写。
公文的主送机关三种情况：
(1)上级领导机关对下级发出的公文,其所属的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。
(2)下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文,不管请示或报告的内容事项如何重要,都只有一个具体的主送机关。
(3)直接向社会公众发布的公文,如公告等主送机关可以省略。
③正文：是公文的主体部份,用来表达公文的具体内容,体现发文机关的意图,是公文的核心。
正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。
导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。
正文主体的写作要求：
(1)内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定,符合国家的法律、法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接；
(2)所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠,提出的措施和办法,要切合工作实际,切实可行；
(3)内容涉及的有关部门要经过协调会商,取得一致意见；
(4)在文字表达上要领准确、观点鲜明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实事求是,合乎语法规范,正确使用标点符号。
④附件：是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。--应在正文下一行加以标识
形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
位置：位于正文或无正文说明的左下方,公文生效标识之上,注明附件材料名称及件数。
⑤成文日期：指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。(年、月、日要写全-用汉字)
位置：标注在发文机关署名下方的,不论其文字多少,都要注意二者的距离相称。
注意事项：
(1)一般情况下,以领导人签发日期为准。
(2)经会议讨论通过的公文,以会议通过的日期为准,并加括号写在公文标题的正下方。
(3)法规、规章类文件以批准日期为准。
(4)两个以上机关的联合行文,以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。
(5)一般的日常事务性公文,如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
⑥公文生效标识—在正文戒附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名,它是证明公文效力的表现形式。
(1)单一发文机关(落款不署发文机关名称,只标成文时间,在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识)
(2)联合行文印章
(3)关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理
⑦附注：对公文的发入范围,使用时需注意的事项加以说明(应用圆括号括入左空2字标识在成文时间下一行))
3、版记部分—双称“文尾”
置于公文最后一页,版记页面的最后一个要素置于最后一行。
文尾部分分为：主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、页码
①主题词：指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。
Ø作用：
(1)公文标注主题词,可以准确简要地概括文件的主要内容。
(2)公文标注主题词,可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。(表现：快、准、全)。
(3)公文标注主题词,有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。　
Ø位置：位于注释或特殊要求说明左下方,文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
1997年12月,国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成,公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
Ø注意事项：
(1)必须在公文主题词表中选用主题词。
(2)公文主题词表中的类别标题不作主题词。
(3)一份文件有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二主题内容进行标引。
(4)在公文上标注主题词,要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
(5)主题词标引的顺序是先标类别词,再标类属词。
②抄送机关：是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。
位置：位于主题词下一行,左空1字用3号仿宋标识“抄送”,“抄送”后标冒号,抄送机关用顿号隔开,回行时与上1行的抄送机关对齐,最后一个抄送机关后标句号。
注意原则：
(1)抄送要限于同文件内容有关,需要对方知道或者协助办理的机关,既不能滥报滥送,也不能漏报漏送。
(2)向上级机关的请示,不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告,一般也不要抄送下级机关。
(3)向下级机关的重要行文,可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件,不要再上报上级机关。
(4)在一般情况下,下级机关不得越级行文请示、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者,应当抄送被越级的上级机关。
(5)受双重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。
③印发机关和印发说明：又称印制版记,是指文件制发(含翻印)情况的说明记载,包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。
Ø印制单位：一般是各级机关的办公厅(室),使用全称或规范化简称。
Ø印发时间：是秘书部门起印文件的时间,要完整写出年月日。
Ø印制份数：是该份文件所印的数量。
Ø位置：位于抄送区域横线之下,左侧行首空一个字标注制发单位名称,右侧注明印制时间,行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线,底线下面右侧标注印制份数。
Ø注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同,但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权,翻印后要向原发文机关备案,上级机关翻印下属机关文件可不受此限。
三、公文的特定格式：信函式格式、命令格式、会议纪要格式。

第三节 公文的排版形式与装订要求
一、公文的排版形式
公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式。
包括：公文版头设计,版面安排,字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
1、公文用纸的尺寸和规格。
国际A4：长297mm、宽210mm
2、公文的书写形式。
公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外),正文文字的每行长度与图文区宽度相等。
多层次结构的标识方法：
第一级用：一、二、三……
第二级用：(一)、(二)、(三)……
第三级用：1、2、3、……
第四级用：(1)、(2)、(3)……
3、字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
(1)发文机关标识：字号--使用小标宋体字(红色)
(2)公文大标题：推荐使用二号宋体字。
(3)小标题：推荐使用三号宋体字。
(4)秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字；主题词：推荐使用三号宋体字。
(5)公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等,采用三号或四号仿宋体字。
(6)公文的标点符号：符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。
二、公文的装订要求
公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

第四节 公文的稿本
一、公文的稿本
公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿两种。
1.草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。
草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。
按照文稿的作用和形成特点,可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。
2.定稿：是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”,定稿的文面上带有文件签发人的签发标记,经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
二、公文的文本
同一份文件,根据它们的不同用途,可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
1.正本：根据已签发的定稿制发的正式文件,称为“正本”。
突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署,以证实文件的效力。
2.副本；凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本,副本又称抄本。
作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。
3.存本：公文的存本,是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。
存本与副本的区别：存本是不外发的,一般不加盖印章或签署,只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。
4.修订本：是指对于已经发布生效的文件,在实行一个时期以后,文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充,这种重新予以修改补充再行发布的文本,称为修订本。
5.试行本、暂行本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。
6.各种文字文本：各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区,为便于工作,党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文本和少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件,往往有中文文本和外文文本。

第四章 公文的行文规范
公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用,机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文,以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行,从而维护机关工作的正常秩序,提高机关的办事效率。
公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。
第一节　公文的行文关系
公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。
一、确定行文关系的基本原则
1、国家行政机关的隶属关系和职权范围。
2、各级国家行政机关的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。地方各级政府服从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的准则。
3、党的各级组织的隶属关系和职权范围。
党的各级组织的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围来确定(由《中国共产党章程》规定)。下级服从上级,全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。
二、机关之间行文关系的划分
从党政机关的隶属关系和职权范围来分析,党政机关之间的各种行文关系大体上分为四类：
1、同一系统的机关,既有上级领导机关,又有下级被领导机关,上下级机关之间,构成领导与被领导的关系。—使用“上行文”“下行文”
2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”
3、非同一系统的机关之间,无论级别高低、既无领导与被领导关系,又无上下级业务部门的指导关系,它们仅仅是一般性关系,或称不相隶属关系。—使用“平行文”
4、同一系统的同级机关之间的关系,属于平行关系。—使用“平行文”

第二节 公文的行文方向与方式
一、下行文
下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。
下行文的三种行文方式：
1、逐级下行文：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。
2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要,同时下达几级机关的一种行文方式。
3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。
二、上行文
上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。
上行文的三种行文方式：
1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。
2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。
3、越级上行文：是指在非常必要的时候,下级机关可以越过自己的直接上级领导机关,向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。
三、平行文
平行文：是指同级机关、或不相隶属的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节 公文的行文规则
行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。
公文的行文规则的主要内容：
1.注意隶属关系,尊重机关职权
2.大力精减文件,严格控制发文数量和范围
3.在一般情况下,党政机关不得越级行文
4.牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文
5.行文必须正确确定主送机关和抄送机关
6.主送机关与公文文种要相互呼应
7.关于联合行文问题(必须是同级)
8.关于“请示”的行文问题(一文一事)
9.关于各级党政机关办公厅(室)的下行文问题(自己职权范围内和授权范围)
10.在报刊上发布的法规性公文,应视为正式公文依照执行

第五章 机关法定公文的写作(上)
第一节 命令(令)
一、命令(令)概述
1、命令：简称令,是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。
2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。(《办法》)
3、哪些领导机关有权发布命令？
(1)中华人民共和国主席。
(2)国务院。
(3)国务院所属各部、各委员会。
(4)县级以上各级人民政府。
(5)乡、民族乡、镇的人民政府。
二、命(令)的特点
1、权威性。
(1)主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。
(2)内容：具有不可更改性。
2、指挥性。
3、强制性。
三、命令(令)的类型
1、公布令：也可称发布令或颁布令,适用于国家公布法律,国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。
2、行政令：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。
3、嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。
四、命令(令)的写作
1、必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。
2、要注意各类型命令写作的共同点和不同点。
Q命令的内容：单一、一文一事,篇幅较短。
Q命令结构：由标题、编号、正文、签署四部分组成。
Q编号方法：一种是单独编号(中央政府和国家首脑)；另一种不是单独编号(地方政府)
Q各类命令(令)的写法：
①公布令写法：说明公布什么法规,什么机关什么时候通过,什么时间开始施行。
②行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。
③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。
3、语言要准确、凝炼、庄重、有力。

第二节 议案
一、议案概述
1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表,向同级人民代表大会或其常务委员会,提请审议事项的建议性公文。
2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。
二、议案的特点：
1、行文关系及办理程序的法定性。
2、行文内容的单一性和可行性。
①议案内容必须单一,一个议案提请审议一个事项。
②提交会议审议的事项,必须是成熟的,可以实施的。
三、议案的类型
根据提出者身份的不同,议案可分为两大类：
1、由职能机构提出的方案。
2、由人民代表提出的议案。
职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如政府、检察院、法院、各专门委员会等。
四、议案的写作：
1、提出的问题重要且已具备解决的条件。
2、要注意提出的权限和时限。
3、要注意行文格式和办理程序。
Q标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成。
Q正文：要说明提出议案的理由及具体内容。
Q议案的签署：提案人可以是机关,也可以是机关首脑。
Q议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。
!议案的办理运作程序和一般公文有所不同,所以议案没有发文号。

第三节 决定决议
一、决定
1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。
适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。
2、决定的特点：
(1)内容重要
(2)政策性强
(3)有约束力—执行带强制性
3、决定的类型：
(1)指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署,其特点是影响大,指挥和导向作用明显。
(2)个案型：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定,目的是引起注意或警惕,扩大正面影响,缩小消极影响。
(3)知照型：有些事情比较重要,需要让大家知道,用决定的形式公布只是“广而告之”的意思,并不需要大家都去实施
4、决定的写作：
①标题：由决定机构、决定事由、文种三部分构成。标题下用括号标出决定的日期及由什么会议通过
②正文写法：
(1)指挥型：一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。
(2)个案型：一般由个案事实分析(即决定理由)、决定事项、期望要求三部分组成。
(3)知照型：只要把需要“广而告知”的决定事项一一列出即可。
③决定的文字要求准确、鲜明、简洁。
二、决议
1、决议：是经过领导机构主持如开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性文件。
适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、决议的特点：
①表达群体意志。