会议流程安排PPT课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会议流程安排,主要负责人：,XXX,成员：,XXX,1,会前筹备工作,会议通知和日程安排,会场预约布置及设备安装调试,印刷材料的设计制作,参会者的接送,参会者的餐饮和住宿,参会者的业余时间安排,2,会议通知和日程,会议开始前一个星期将会议通知发放到参会者手中，包括会议的具体时间、地点、会议主题及会务费、应带材料、联系方式等。通知后面必须有确定的回复，这样可以确定参会的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。此外，对于外地的参会者另附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图及接待者的联系方式。,3,会场预约布置及设备安装调试,此次会议是160人一天的会议，会议地点选在了羲之宾馆会议厅。会议前一天必须安排好主席台的位置，根据会议内容，在场内悬挂横幅，在会场内摆放适当的盆景、盆花，在每场会议前在桌面上统一整齐地摆放饮料，安排服务人员将参会者引入会场，并在会议进行时及时服务。另外我们也会做好会场的设备调试工作，进行演练，确保会议的顺利进行。,4,5,印刷材料的设计制作,准备、设计和印刷有关会议议题的必要资料，我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案，这些资料在整理后会发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。,6,参会者的接送,由于会议通知已经附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图，所以就不需要专门的车辆接送，当然为了防止特殊情况我们会有预备车辆的。会议参加者到达会场时会有服务人员接待。,服务人员一般要佩戴系统大红色绶带，以示显眼,7,参会者的餐饮和住宿,我们将参会者的住处和就餐地点安排最好临近会场，（若有少数民族或其他特殊要求的我们也可以给予特殊处理）方便参会者参加会议，避免来回奔波，并且吃饭和休息的地方也比较近。我们会在参会者到达时安排他们迅速、安全地住进宾馆，并发放餐劵。,8,参会者的业余时间安排,我们会在参会者的空余时间安排一些娱乐活动，由于条件有限，所以我们只能进行一些比较简单的娱乐活动，比如参观附近的公司和学校等活动。由于人数众多，因此我们会将参会者分成十个参观小组，分别由学校的老师带领参观。,9,会议第一天具体安排,08:0009:00 早餐,09:1511:15 会议,11:3013:00 午餐,14:3016:00 会议,16:1517:15 参观学校,17:3019:00 晚餐,10,会议第二天具体安排,08:0009:00 早餐,09:1511:15 会议,11:3013:00 午饭,15:0017:00 会议,17:1518:45 晚餐,11,会议第三天具体安排,07:4508:45 早餐,09:0011:30 会议,12:3014:30 会餐庆祝,15:0016:30 送别参会者,12,会后工作,会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作，如会场清理、设施设备检查等工作。,会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。由于条件的限制，我们选择了会餐庆祝。,13,送别根据具体情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。,清理会议文件,根据保密原则，回收有关文件资料,整理会议纪要,主卷归档,电话回访重要领导，询问他们对此次会议的满意度。,14,送别根据具体情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。,清理会议文件,根据保密原则，回收有关文件资料,整理会议纪要,主卷归档,15,注意事项,1、会议进行中拍照应注意自己的位置，不要影响参加会议者的视线，最好不要使用闪光灯，拍摄时注意抓拍最精彩镜头。,2、服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其提供饮料，若操作不慎出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。,16,3、如果有人要相告参会者特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。,4、会议服务人员应能够及时应对现场的突发情况，处理状况时应尽量做到不影响其他人。,5、确认会议期间会场防盗消防以及参会者的人财务安全等工作。,17,6、中间休息时可以播放音乐，播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲声音不能太吵，开会大脑容易类，下一节会议会产生疲劳感在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知。会场服务人员可在此段时间内尽快整理会场，补充和更换各种用品。会议结束后仔细检查看是否有遗忘的物品和文件，设施设备是否损坏，做好记录。,18,会议总结,制作会议清单（各项费用）,交流成功或失败的原因，将需要注意的细节、过程列举出来，以供大家借鉴参考。,讨论会议流程是否合理，现场气氛是否达到预期效果，有哪些需要改进。,19,谢谢,20,