工程部内业管理.doc

工程部内业文档管理
（讨论稿）
一．管理方针
合理分配，简化程序，开源节流，勇于创新，盘活资产，加强管理。
二．目的
规范工程部内业文档管理，使之科学化、规范化、程序化。
三．文档管理的依据
1． 公司管理规定。2.建设工程文件归档整理规范（GB/T50328）。3.国家、省、市相关标准规范。
四．内业文档管理的作用和意义
1． 内业文档管理能够更好的适应房地产业和建筑业发展，完善建筑工程档案的需要。
2． 是提高房地产工程管理面向规范化、标准化的需要，是与国家或国际房地产工程管理工作接轨的需要。
3． 进一步提高工程管理工作质量，促进工程管理工作的有效手段。
4． 建立内业文档管理工作，能够起到分清工作职责，进一步加强归档文件的有序性和可追朔性。
五．内业文档管理职责
1． 对参与工程建设的各单位提供与建设工程有关的原始资料，且资料应真实、准确、齐全。
2． 工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定协议或合同时，应明确工程文件的编制责任、套数、质量和移交时间。
3． 对工程准备阶段、过程阶段、竣工阶段和维修阶段形成的文件应按时间流水分类立卷归档。
4． 不定时的组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位文件的形成、积累和立卷归档工作。
5． 及时收集和整理勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件，按甲、乙类立卷，并具备向档案馆移交竣工档案的条件。
6． 工程竣工前，申报的甲类竣工档案应取得档案管理机构验收认可文件。
7． 工程竣工后，应向当地档案馆移交一套符合规定要求的工程竣工档案。
六．工程归档文件的质量要求
1． 归档的工程文件应为原件，乙类档案可以有复印件。
2． 工程文件的内容和深度应符合国家有关标准、规范和规程。
3． 工程文件的内容应真实、准确，并与工程实际相符合。
4． 工程文件应采用耐久性强的书写材料，不能使用易褪色的书写材料。
5． 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6． 工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面，图纸应采用国家标准图幅。
7． 工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
七．工程归档文件的立卷原则和方法
1． 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，应保持卷内文件的有序联系和追朔性。
2． 工程文件可按建设程序划分为；工程准备阶段文件，工程过程阶段文件，监理文件，施工文件，竣工文件，保修阶段文件，内部请示报告或批件，企业外部往来文件或函件。
3． 工程准备阶段文件分为；方案论证文件，勘察设计文件，招投标文件（施工招投标和材料招投标），申报审批手续文件。
4． 工程过程阶段文件分为；过程申报审批文件，内部或外部往来函件，过程控制文件（按专业分类），过程管理文件（现场管理文件、技术管理文件、合同管理文件、设计管理文件），备忘录或会议记要及工程图片，批复报告，下达的各项指令等。
5． 监理文件（需报送城建档案馆归档）；监理管理文件，监理控制文件（按专业分类为进度、质量、投资、安全、现场文明施工等），审批文件，函件，报告及会议纪要等。
6． 施工文件（需报送城建档案馆归档）；按专业分类为技术管理文件（施工组织设计及设计方案、设计变更及技术联系函、质量保证体系文件和安全保证体系文件等），进度管理文件，质量控制文件，材料、设备及半成品管理文件，隐蔽及功能调试文件，申报文件，函件，报告及会议纪要等。
7． 竣工文件；报竣申报文件，监理归档文档，施工归档文档，竣工审批文件等。
8． 保修阶段文件；保修承诺书及协议，维修联系函，维修及信息反馈记录，质量问题记录等。
9． 内部请示报告或批件；总部相关文件，领导批示，呈报文件，下达指令等。
10． 企业外部往来文件或函件；与工程部相关的外部往来文件或函件。
11． 立卷归档资料不应有重复文件。
八．工程归档文件的排列
根据建设工程文件归档整理规范的要求，结合本企业的特点，分为个部分依次排序
1． 工程准备阶段文件（立项文件，建设用地文件，勘察设计文件，招投标文件，开工审批文件）（甲类文档）
2． 工程过程阶段文件（乙类文档）
3． 监理文件（管理文件，进度控制文件，质量控制文件，合同管理文件）（甲类文档）
4． 施工文件（技术管理文件，土建工程文件，给排水、消防、采暖、燃气工程，通风与空调工程，电气工程，电梯工程，智能建筑工程，室外工程）（甲类文档）
5． 竣工文件（甲类文档）
6． 保修阶段文件（乙类文档）
7． 内部请示报告或批件（乙类文档）
8． 企业外部往来文件或函件（乙类文档）
九．工程归档文件的基本组成
1． 建设工程归档文件分为甲、乙类。
甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范（GB/T50328）》内规定的部分，即；立项文件，建设用地文件，勘察设计文件，招投标文件，开工审批文件，竣工文件。
乙类归档文件是指上述内容以外的各种文件资料，由建设单位自存的部分。
2． 监理管理档案文件分为甲、乙类。
甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范（GB/T50328）》内规定的部分，工程报竣时报送建设单位，城建档案馆，共计三份。
乙类归档文件是指上述内容以外的各种文件资料，由监理单位自存的部分。
3． 施工管理档案文件分为甲、乙类。
甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范（GB/T50328）》内规定的部分，工程报竣时报送建设单位，城建档案馆，共计三份。
乙类归档文件是指上述内容以外的各种文件资料，由施工单位自存的部分。
十．城建档案馆归档的文件内容（见付页 ）
十一.工程照片的管理
工程照片是工程归档文件的重要组成部分，主要内容；
1．工程管理方面比较典型的事列
2．工程过程控制方面比较典型的事列
3．具有代表性的竣工图片
4．能够反映工程质量、安全事故、重点工序及新工艺、新材料的详细图片。
5．每张图片应按上述内容分项建册，每项建册内按序排列，同时付简单文字说明。
十二.工程相关规范、标准、规定及工艺标准等工具资料的管理
1． 按执行时间分专业排序，建立信息库。
2． 每卷藏书应在适当位置加盖企业管理图章。
3． 建立每卷藏书使用时间及收发台帐。
4． 建立年度每卷藏书有效性审查制度，失效藏书加盖作废图章后不在发出。
5． 建立年度信息库工具资料更新、增补制度，使之工程管理能与国家要求相同步。

工程部内业文档管理
（讨论稿）

天安房地产工程部
06．2．16