工程监理工作制度.doc

工程监理工作制度
第一节 会议制度
一、工地会议
工地会议是监理工程师对本协议工程进行全面管理重要手段之一，旨在检查、监督协议各方，特别是承包人对本工程承包协议的执行情况 ，协调有关各方的关系，促进各方认真履行协议所规定的职责、权利和义务。
工地会议分第一次工地会议和施工过程中的工地例行会议(简称工地会议)。会议由驻地监理工程师（业主或业主代表）主持，参与人员涉及各级监理人员、承包人(涉及重要分包人) 与业主的负责人或代表及其它有关人员。每次工地会议之前， 驻地监理处应向参与会议的各方发出邀请。工地会议内容应如实、准确记录，形成纪要，发送有关各方并存档。
（一）第一次工地会议
一般在下达项目开工令后的适当时间召开，其会议议程如下:
1. 介绍与会者，监理、 业主与承包人互相递交重要负责人任命书以及各自组织成员及其职责的文献和资料，并做出说明和介绍。上述资料中，应涉及各方面的联系地址(住址)、电话、电传号码、邮政编码、印章或签字样式。
2. 驻地监理工程师说明监理办法，监理规程与制度、 以及为开展工作对承包人的规定等有关事宜。
3. 业主说明按协议规定为承包人提供条件的计划及贯彻情况， 会议应对此进行讨论。
4. 承包人说明开工准备及贯彻情况，内容如下:
a、 承包人的人员、机械、设备到进场计划安排;
b、 承包人材料采购情况及计划安排;
c、 承包人驻地建设情况及计划安排;
d、 承包人实验室组建情况、计划安排，以及实验室设备清单;
e、 承包人按协议规定进行的保险情况;
f、 承包人为监理工程师提供驻地及设施情况和计划安排;
g、 承包人自检系统的建立情况以及自检机构和人员;
h、 承包人施工总体进度计划的贯彻以及开工头三个月的计划安排;
i、 如有分包，应说明分包的情况;
j、 有关环境保护和劳动保护问题;
k、 其他事宜:上述未涉及的其他问题。
会议应就上述问题进行讨论。(如承包人在开工申请中已提交计划，则应与承包人在开工申请中提交的计划相对照，以检查其贯彻情况)。
5. 检查交桩情况和资料提供情况
承包人是否进行了复核、手续是否完备、各方是否均签字确认。
6. 其他事宜
上述内容中未涉及的问题。
（二）例行工地会议
一般每月召开1～2次，其议程如下:
1) 确认上次工地会议纪要并检查纪要决议的贯彻情况
对上次工地会议纪要进行确认，如没有异议，确认上次工地会议纪要。如认为纪要中的记录与事实不符或不确切，可作申明修改后确认。各方应就上次会议形成的决议中应贯彻的问题向会议做出报告，未能贯彻的应申明因素。
2) 气候情况
承包人提交当月的日天气记录，监理工程师确认。
3) 当月进度总结
承包人应向会议介绍当月与累计的实际和计划进度情况( 涉及比例与形象进度)，并提交反映计划进度与实际完毕情况对照的"S" 曲线图和形象进度条形图。
承包人应报告各种人员、机械设备、材料的实际进场情况，并将当月的工、机、料到场清单提交监理确认，报告影响当前工程进度的重要问题。
监理工程师应就上月工程完毕情况做出评述，会议应就上述问题进行讨论。
4) 下月计划安排
就承包人的下月计划安排进行讨论。
(承包人应至少前七天将下月进度计划安排报驻地监理处，此计划应涉及形象工程进度计划、工作量、"S"曲线图、条形图以及相应的人、机、料的工作保证计划等，驻地监理处应在会前将上述计划分发给重要与会者)。
5) 分包工程
承包人提交在场分包人清单并报告当月分包情况，会议就有关分包问题进行讨论。
6) 技术质量事宜
承包人向会议提交当月实验报表(汇总表)， 并通报当月影响工程质量的重要技术问题，与会者就上述问题进行讨论。
7) 工程变更事宜
驻地监理工程师向会议提交已批准的变更汇总表和待批的变更一览表， 并就一些问题做出说明。承包人也可在会议上就某些问题提出变更意见。
8) 索赔及延期
承包人也可在会议上就某些问题提出索赔及延期意向。驻地监理工程师通报目前索赔及延期的申请与解决情况。
9) 计量支付事宜
讨论有关计量和支付的问题。
10) 管理事宜
报告政府有关部门、业主、监理、承包人在项目管理上采用的重要措施、工程检查、参观及培训等重要活动。
11) 其他:
讨论上述事项未涉及的其他问题。
12) 拟定下次工地会议召开的时间和地点。
二、驻地监理处项目工程师会议
一般为每周召开一次，项目工程师及有关人员参与，由驻地工程师主持。会议内容为:检查上阶段工作计划执行情况和存在的问题以及解决的措施，研究下阶段监理工作计划。会议应形成记录，必要时应传达至所有监理人员。
三、驻地监理工程师会议
规定两月召开一次，由总监主持会议，参与人员涉及业主或业主代表、驻地监理工程师及有关人员、总监代表处的重要人员。
会议重要内容为: 检查工程进展情况（涉及质量、进度、计量支付和协议管理）及存在的问题， 并对此进行分析和研究，提出解决意见，安排下一阶段监理工作。
四、会议纪要
由总监或总监代表主持的第一次工地会、驻地工程师会及业主、承包人、监理人员参与的进度协调会、协议事宜专题会等会议，应指定专人整理记录，由主办单位形成纪要，分发有关与会者单位，存总监代表处；由驻地及项目工程师主持的工地会和专业会，由专人整理记录，形成纪要后存驻地监理处并报总监代表处，其内容应涉及:
　　1．地点、时间、会议主持人；
　　2．出席会议人的姓名、职务及所代表单位，（应由与会者）签字确认。
　　3．会议发言人姓名及重要内容。
　　4．形成的决议条款。
　　5．决议由谁执行和何时执行。
　　6．未解决的问题及其因素。
第二节 文档资料管理制度
建立建全档案管理制度与监理记录是监理工程师进行三大目的控制，完全有效地执行协议的重要工作，也是监理人员对工程进行对的评价、解决协议纠纷和索赔的依据，同时也是竣工后运营期间道路养护部门进行工作的一项重要数据资料。
一、基本规定
⒈ 明确职责，协调配合
各级监理组织机构应贯彻资料、文献管理制度，明确档案管理规定，设资料、文献管理岗位，配备专职或兼职人员，承担全工程监理资料档案管理工作，定期督促检查承包人的内业管理，完善监理机构内部文献资料的管理，组织审查承包人提交的竣工文献。各级监理人员应管理职责范围内的资料，独立存档，部门之间建立资料借阅记录台账。
⒉ 加强督促检查，规范档案管理
通过检查、考核、交流等办法，加强监理内业管理和监督。定期按照监理资料、文献管理的统一规定，对文献资料内容、准确性、及时性和外观质量等方面检查评价，发现问题及时提醒和整改，不断规范管理。除总监代表处组织的统一检查外，各驻地监理处还应组织有关人员自查自纠，及时检查和纠正档案资料中存在的问题，避免积重难返。
⒊ 监理工程师应制度规范资料档案管理，符合以下基本规定：
1) 资料所反映的工程项目情况和有关协议内容必须真实、准确、完整，签章有效、齐全。
2) 资料的制作有助于长期保存，表面整洁、笔迹清楚，无随意涂改。若有涂改，涂改处应有签章。
3) 资料必须以规定表格或监理工程师认可的形式填写，纸张大小一致。
4) 资料的签发手续符合协议规定，不得无理迟延或扣压。
5) 各类资料的归档准时间、编号或项目等顺序依次存放，便于查询。
6) 借阅规定明确，手续完善，符合保密规定。
二、监理档案的构成
1．协议文献档案
（1）施工监理服务协议书
（2）施工协议协议书（含问题澄清）、投标书、招标文献（含补遗书等）以及施工招标、施工协议有关资料
2．平常资料
按工程监理控制目的和工作内容，监理资料可分为以下八类：
（l）质量控制资料涉及检查、实验资料以及有关质量的监理指令；
（2）进度控制资料涉及总体进度计划，旬、月度计划及其完毕、进度计划调整资料以及有关计划的监理指令。
（3）费用控制资料涉及工程量记录、计量与支付、工程造价资料以及有关费用控制的监理指令。
（4）协议管理资料涉及有关设计变更、业主的场地移交、材料设备供应、工程开工审批、工程分包、索赔、延期等资料、来往文献、监理月报和相关的监理指令。
（5）监理内部管理资料涉及规章制度、监理费用、工作考核、奖惩等
（6）与业主等各相关部门的往来文函
（7）天气情况纪录
（8）监理日记
三、归档资料的重要种类
（一）会议记录
　　由监理人员所主持的会议应由专人记录，并形成纪要。
（二）现场记录和指令
现场监理人员必须天天运用规定表式或以监理日记的形式记录工地上所发生的事情。所有记录应始终保存在驻地监理处，以备项目工程师及其他监理人员查阅，此类记录每月整理存驻地监理处。
监理人员在现场碰到工程施工中不得不采用紧急措施而对承包人所发出的口头或书面指令，事后要及时形成书面指示并通报上一级领导，以尽快征得其确认或修改指令；该指示作为同监理工程师与承包人之间的往来文函及时存档。
(三) 实验室记录　
　　除正常的实验报告外，实验室指定专人天天以日记的形式记录实验室工作的情况，涉及对承包人实验的监督、数据分析等。实验室负责人每月整理这些报告和记录，并汇总报监理机构负责人，该这些报告和记录应作为工程监理资料的一部分存档。
(四) 计量与支付记录
协议工程师应每月将本月产生的计量支付报表、工程量确认单及其附属资料等资料归档；竣工时除将最终计量支付资料统一整理归档外，还要将最终工程数量、计量支付台账、业主批复的单价调价、国家或地方政府公布的其他与工程费用有关的文献等工程造价资料汇总归档。
（五） 竣工资料
工程竣工时，各级监理机构应根据《竣工资料编制办法》编制属于监理部分的竣工资料，根据业主及档案部门的规定加以补充和完善，达成规定后尽快提交业主存档。
监理人员应随时将工程的变更情况（如补救工程额外工程等）记录在图纸上，以作为校核承包人竣工资料的依据。各驻地监理处应协助业主审核承包人提供的竣工资料，安排专人负责督促承包人按进度提供并校核竣工资料，检查其完整性、对的性。
（六） 工程照片
　　照片是作为档案材料永久性保存的历史资料，拍摄中应体现工程实际。有关照片内容：
　　⒈科学实验
1）为保证各种施工工艺而做的实验路段，桩的承载实验，板，梁的实验等。
2）新工艺、新材料的原形及为新工艺新材料的采用所做的实验等。
　　⒉工程质量
1）能体现出高水平的建筑物如路基、路面及桥涵构造物的总体或分部， 能体现出建筑物宏伟精致、美观的特色。
2）对工程质量较差的项目，指令承包人返工或须补强的工程前后对比。
3）能体现不同施工阶段的建筑物照片。
4）现场质量检查操作和工程质量的拟定或对工程质量分歧点照片。
5）不合格原材料的现场和清除后的现场照片。
　　⒊能证明或反证未来引起索赔或工程延期的特性照片，能向上级反映将引起影响工程进展的照片。　
⒋工程实验，实验室操作及设备情况。
　　⒌隐蔽工程
1）被覆盖前构造物的基础工程。
2）路基地表清理现场（典型地段）或过湿路段解决现场。
3）台背填土及结合部的实行情况；
4）重要项目钢筋绑扎、管道成型的典型照片；
5）混凝土桩的桩头开花及桩顶混凝土的表达特性情况。
　　⒍工程事故：
1）工程事故解决现场及解决事故的状况；
2）工程事故及解决和补强工艺，能证实的保证证了工程质量的照片；
　　⒎监理工作
1）重要工序的旁站监督和验收现场监理工作实况；
2）工地会议及参与承包单位的业务讨论会、班前、工后等；
3）被承包单位采纳的建议，证明确有经济效益及提高了施工质量的实物。
四、资料的归档
各级监理机构资料归档系统应便于管理、易于保存，内容详实、检索快捷，以便顺利查出任何已归档的资料。归档大体分以下几种类型：一般函件、监理月报、计量支付资料、协议管理、技术资料、实验资料、工程照片等。
（一）一般函件
⒈与业主、承包人及其他单位函件（涉及与上级主管部门、驻地办或政府有关部门等）往来的函件应按年度、编号顺序、成文日期分类分别归档；对规定贯彻或反馈结果的文函，其相关单位的信息反馈资料应作为附件与该文函一并归档。
⒉各级监理机构的收文应按制发机关、年度、收到日期分类归档。
⒊业主（业主代表）、总监、驻地工程师主持或出席的所有会议记录（涉及工地会议、协议事宜专题会议、驻地工程师会、进度协调会议等）应按日期归档。
（二）监理报告
总监代表处、驻地监理处的报告应按期号顺序归档
（三）计量与支付资料
每月计量与支付证书，涉及其附属资料应每月编号归档；项目工程师提供的计量与支付有关的资料应按项目归档。
（四）进度控制与协议管理资料
对承包人延期、索赔和分包的申请和批准的延期、索赔和分包文献应按编号归档；进度控制与记录资料应按月份整理归档。
（五）技术资料及质量控制
⒈设计变更资料应按项目批复的顺序归档；有关的变更申请、审查意见等资料作为其附件一并存档。
⒉各种技术资料涉及（开工报告、监理抽检资料和承包人提交的由监理人员的签署自检资料等），应按其所在的分部、分项工程和日期的先后进行分类分别归档；
⒊现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应作为往来文函（或其附件）归档，其相关单位的信息反馈资料应作为附件与该文函一并归档。
（六）实验资料
监理实验室所完毕的实验资料分类按工程项目归档；承包人所报实验资料分类分项目归档。
（七）监理日记
监理日记由驻地监理处按月收集归档。
（八）工程照片
1．反映工程实际进度的照片按日期分项目归档；
2．反映现场监理工作的照片按日期分项目归档
3．反映工程质量事故及解决情况的照片按日期分项目归档；
4．其他照片，如工地会议和重要监理活动的照片按日期归档。
（九）其他资料作为专项资料单独归档
第三节 工程管理图表
总监代表处和各驻地监理处对工程的进展要及时记录、记录、分析，为了便于监理和有关部门快速直观地了解工程的进展情况，总监代表处和各驻地监理处应将反映工程的进展情况重要图表上墙，内容涉及：
一、工程形象进度图（涉及Ｓ曲线图）。
二、分项工程形象进度示意图。
三、路线平面走向示意图。
四、天气情况记录图。
各驻点监理人员也要将自己所管辖项目的工程图表及进度示意图上墙，各单位监理人员应每周至少一次更新图表中数据，及时标明工程进展情况，以利记录汇总，供领导决策，以便更好的控制工程进度。
第四节 监理报告制度
为向总监理工程师、业主及有关部门及时报告工程进展情况和存在的问题，加强济青南线公路工程监理工作的信息交流，使各级监理机构制发报告工作规范化、制度化，成为总监理工程师、业主单位及有关部门及时了解和掌握情况，督促协议各方严格履行协议规定义务的有力工具，制定本监理报告制度。
一、报告内容
每期报告必须报告工程进度，工程质量、计量支付和监理活动等情况，根据实际情况有选择地报告质量事故、工程变更、民事纠纷、协议纠纷，延期和索赔等重大协议事宜。报告应对承包人、监理人员无法克服和解决的困难予以充足说明，以征得各方重视和协助，尽快解决困难，保障工程顺利进行。
　　（一）工程进度
　　工程进度情况的描述，应力求用数字，比例形象地表达，每期报告均应示出路堤填筑，涵洞（通道）、路面基层、灌注桩、结构混凝和预应力梁（板）的形象进度和累计完毕的比例。如迟延了计划，应分析其因素，以及此等因素是否已经消除，就此问题承包人、监理人员所采用的补救措施等。
　　（二）工程质量
　　工程质量的评价，应用品体的检测数据来表达，如实客观地反映工程质量的好坏，并分析其因素，总结经验和教训，切忌报喜不报忧。
　　承包人和监理人员对质量较差项目的改善意见，如有责令承包人返工的项目，应说明其规模、因素，以及返工后的质量情况。
　　（三）计量支付
计量与支付情况，必须示出本期支付，累计支付以及必要的分项工程的支付情况，形象地表达支付比例，实际支付与工程进度对照情况等。承包人是否因流动资金短缺而影响了工程进度，并分析导致资金短缺的因素（如是否未及时办理支付等）。
有无延迟支付问题，说明其因素及由此而产生的增长费用。
　　（四）质量事故
　　质量事故发生的时间、地点、项目、因素、损失估计（经济损失、时间损失、人员伤亡情况）等。事故发生后采用了哪些补救措施，在此后工作中避免类似事故发生的有效措施。由于事故的发生，影响了单项或整体工程进度的表达要形象、具体。
　　（五）工程变更
　　对每次工程变更应说明：引起变更设计的因素，批准机关，变更项目的规模、工程量增减数量、投资增减的估计等。是否因此变更而影响了工程进展，承包人是否就此已提出或准备提出延期和索赔。
　 （六）民事纠纷
　　说明民事纠纷产生的因素及对工程进展的影响，哪些项目因此被迫停工，停工的时间，导致窝工的机械、人力情况等。承包人是否就此已提出或准备提出延期和索赔。
　 （七）协议纠纷
　　协议纠纷情况及产生的因素，监理人员进行调解和仲裁措施，监理人员在解决纠纷中的体会，业主或承包人有无规定进一步仲裁的意向。
（八）监理工作动态
　　描述本月重要监理或活动。如工地会议、各种培训、技术讨论会、重大监理活动、延期和索赔的解决。
二、时间规定
　　驻地监理处原则上每月制发报告一期，若有特殊情况需要通报时，应发专辑并不受此限制。每月报告应于下月的1日前报到总监代表处，总监代表处在五日前汇总发出。
三、发送范围
　　每期监理报告发山东省公路管理局（业主）八份，指挥部（业主代表）、总监理工程师、副总监理工程师、总监代表处和驻地监理处各一份。
四、报告管理
各级监理机构必须明确专人负责制发和管理监理报告，负责该项工作的人员应经常进一步施工现场和有关部门，具体了解工程施工中发生的问题，及时准确收集信息，综合各方面情况并认真核算，监理报告应分别由驻地工程师和总监负责签发。
监理报告是内部信息交流的工具，对其暴露的各种问题不得让无关人员了解，以免导致工作被动，为此各级监理报告应严格管理，注意保密。每期报告应注明“内部资料，注意保存”字样，由专人负责制发、传阅及归档工作，不得外传和遗失。
第五节 监理日记制度
一. 目的
监理日记也称施工监理记录，是监理人员对施工过程中发生涉及协议各方事件的记录，是监理人员对施工过程中所发生事件的第一手记录材料，是作为施工监理情况不可缺少的档案资料，是为日后评判承包人索赔的依据。
二. 监理日记记录的重要内容：
⒈ 工程地点及施工项目；
⒉ 现场监理人员对所辖工程范围内的机械、劳力的配备和使用情况作具体记录。
1）承包人到达现场人员和设备是否同所批复计划同样，要记录具体变化（增减）情况；
2）工程质量和进度是否因某级职工或某种设备局限性而受到影响，受影响的限度如何；
3）是否缺少专业施工人员和设备，承包人的措施如何、有无替代方案；
4）现场的施工机械完好率是否满足施工需求；保证完好率的措施和备用设备的情况。
⒊ 记录气候及水文情况
记录天天的最高、最低温度，降雨或降雪量，风力、风向，河流或海潮水位；记录有预报的雨、雪、台风及洪水到来之前对永久性或临时性工程所采用的保护措施、记录气候、水文的变化影响施工及导致损失的细节，如停工时间、停驶设备数量、救灾措施和财产损失等。
⒋ 记录承包人天天工作范围，实际投入的人员、设备数量及生产效率，施工组织状况；当天工程的计划及实际进度；完毕工程数量以及开始及完毕工作的时间；记录出现的技术问题，采用了如何的措施解决，效果如何，能否达成规范规定等。
⒌ 记录对工程施工质量的检查，特别是重要部位或隐蔽工程的检查记录更应记录详实；对工程施工中每道工序完毕后的情况作简朴的描述。如该工序是否被认可，对缺陷的补救措施或变更情况等作具体记录。
　　必须在现场进行的实验（如混凝土、坍落度，路基、路面压实度等）应由现场监理人员记录并分类保存。
⒍ 现场材料供应和储备情况；每批材料的到达时间、料源、质量、数量、存储方式和材料的抽检等。
⒎ 如实记录发生的影响施工的特殊事件特别是具有索赔、延期潜在也许的事件的具体通过及其因素；应着重记录由于此事件导致了承包人的人员停工、设备停驶数量和时间以及承包人或业主以及其他当事人的其他损失情况；参与或涉及该事件的各方人员的言行。
⒏ 相关工程的进展情况及对本工程影响。
⒐　其他对工程有影响或有关联的事件。
三. 监理日记撰写规定
监理人员应每日撰写监理日记，监理人员特别是现场监理人员应及时、公正、客观地记录工地施工过程中所发生的事实及有关当事人的言行，如发生索赔意向或因工程投入局限性进度严重滞后的，可附上施工单位和相关单位共同签证的资料、工程照片、录像等内容。
四. 监理日记的存档
监理日记应每月由驻地监理处收交一次，驻地监理工程师组织有关人员应对这些进行检查，及时收集封存归档并妥善保管，以备在项目执行期间各级监理机构和有关监理人员查阅或作为证据调用；在工程项目竣工后，驻地监理处应对所收集的监理日记统一编号，作为工程监理资料的一部分交有关部门存档。
第六节 文献收发制度
为使项目执行过程中文献解决工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文解决办法》制定本制度。
一、总则
1. 监理机构的公文（涉及电报、传真，下同），是监理机构在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2. 公文解决指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。
3. 公文解决应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
4. 公文解决必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，保证国家秘密的安全。
5. 各级监理机构的负责人应当高度重视公文解决工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文解决工作的领导和检查。
6. 各级监理机构的办公室是公文解决的管理机构，主管本机关的公文解决工作并指导下级机关的公文解决工作。
7. 各级监理机构的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文解决工作。
二、公文种类
监理机构的公文种类重要有：
1. 命令（令）
合用于依照有关法律、协议文献的规定公布行规章；宣布施行重大强制性措施及决定；嘉奖有关单位及人员。
2. 决定
合用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级监理机构不适当的决定事项。
3. 告知
合用于批转下级监理机构的公文，转发业主等和不相从属机关的公文，传达规定下级监理机构办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
4. 通报
合用于传达重要精神或者情况，表彰先进，批评错误。
5. 报告
合用于向总监代表处或业主等上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关的询问。
6. 请示
合用于向总监代表处或业主等上级机关请求指示、批准
7. 批复
合用于答复下级监理机构的请示事项。
8. 意见
合用于对重要问题提出见解和解决办法。
9. 函
合用于不相从属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
10. 会议纪要
合用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文格式
公文一般由发文机关标记、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1. 发文机关标记应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
2. 发文字号应当涉及机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
3. 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
4. 公文标题应当准确简要地概括公文的重要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5. 主送机关指公文的重要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
6. 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
7. 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
8. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
9. 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
10. 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的规定标注主题词。
11. 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
12. 文字从左至右横写。横排。
13. 公文中各组成部分的标记规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
14. 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm x297mm），左侧装订。
四、行文规则
1. 行文应当确有必要，注重效用。
2. 行文关系根据从属关系和职权范围拟定，一般不得越级请示和报告。
3. 属于监理机构职权范围内的事务，应当由监理机构自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。。
4. 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门解决。
5. 驻地监理处之间对有关问题未经协商一致，不得各自向承包人行文。如擅自行文，总监代表处可责令纠正或撤消。
6. “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。
五、发文办理
1. 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，涉及草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2. 草拟公文应当做到：
1) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2) 情况的确，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点对的，篇幅力求简短。
3) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系拟定。
4) 拟制紧急公文，应当体现紧急的因素，并根据实际需要拟定紧急限度。
5) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6) 结构层顺序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
7) 应当使用国家法定计量单位。
8) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其编写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层顺序数和在词。词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3. 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当积极与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的重要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
4. 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关规定，公文格式是否符合本办法的规定等。
5. 以本机关名义制发的上行文，由重要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由重要负责人或者由重要负责人授权的其他负责人签发。
6. 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
六、收文办理
1. 收文办理指对收到公文的办理过程，涉及签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
2. 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是裔符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已快商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
3. 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
4. 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推倭。紧急公文应当准时限规定办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
5. 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
6. 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当积极与有关部门协商；如有分歧，主办部门重要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
7. 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为批准；没有请示事项的，圈阅表达己阅知。
8. 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
七、 公文归档
1. 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
2. 归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特性和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能对的反映本机关的重要工作情况，便于保管和运用。
3. 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
4. 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
5. 归档范围内的公文应当拟定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
6. 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和笔迹材料必须符合存档规定。
八、 公文管理
1. 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2. 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
3. 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
4. 不具有归档和存查价值的公文，通过鉴别并经监理机构负责人批准，可以销毁。
5. 销毁秘密公文应当到指定场合由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
6. 机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七节 内部管理制度
为使参与本项目的监理人员行为规范、监理工作正常开展、提高工作效率，特制定一系列的内部管理办法，具体内容如下：
一、监理人员守则
1、认真贯彻执行有关施工监理的各项方针、政策、法规及规章制度，按照“严格监理、热情服务、秉公办事、一丝不苟”的原则，履行监理协议规定的义务和职责，全体监理人员以高度的事业心和强烈的责任感对业主和监理单位负责，不滥用职权，规定按协议、按规范、按程序办事，做到全方位、全过程、全天候监理，圆满完毕工程监理任务；
2、遵守国家法律、法规，遵守本地政府颁布的法规、法令以及业主和总监办、驻地办制定的规章制度，严禁违法乱纪行为的发生；
3、努力学习，不断提高业务素质、政策和监理工作水平，熟悉协议文献和有关规程，尽量避免差错和失误；
4、不得在施工、材料、设备的生产单位兼职，不得参与有碍公正执行监理业务的活动，不得为所监理项目指定或介绍分包单位、建筑材料、构配件、设备供应商，不索贿受贿、收受红包，不准损公肥私，不得以个人名义，运用监理工作之便为个人承揽业务；
5、要恪守“守法、诚信、公正、科学”的执行准则。要公正地维护和协调业主与被监理单位的权益和争议。监理人员与业主和承包人要保持良好的工作关系，三者之间以协议为准则，互相约束；
6、不得泄露所监理工程各方认为需要保密的事项；
7、未经批准，不准自行离岗，不得悲观怠工，不得在工作时间私自离开工作岗位；
8、坚持科学的工作态度，尊重客观事实，不得弄虚作假，严把工程质量关，对不合格的工程不得签认，不得隐瞒工程质量事故；
9、监理人员与承包人在对工程质量的判断发生分歧时，应以技术规范和协议文献以及检测、实验资料为依据，切忌感情用事或凭个人意向作出决定；
10、当监理人员发现不能解决的问题时应向上级领导或上级监理机构报告，请求批复。
二、监理人员须知
1、全面理解掌握协议文献、技术规范、图纸、工程计量与支付说明以及其它与协议有关的文献和资料；
2、驻地办每月组织1~2次监理知识和业务方面的学习，不断提高全体监理人员的业务素质和监理水平，搞好本职工作；
3、监理人员对工程的变更项目应按程序办理。工程变更指令未下达之前不得施工，特殊情况下需要边报批边施工的项目，必须经承包人、总监办和业主代表批准并签署会议纪要后才干实行；
4、分项目工程完毕后，应根据《公路工程质量检查评估标准》（JT071-98）及时督促承包人进行工程质量评估；
5、严格执行检测项目抽检10~20%的频率规定，实验监理人员和各级监理工程师应密切配合，做到心中有数；
6、全体监理人员要坚持写监理日记，对天天所管辖项目的进度、质量情况、存在问题和解决意见以及其他重要问题必须具体记载；
7、监理工程师的任何指令和规定均应是书面的，口头告知必须按协议规定及时作出书面补充。
三、廉政工作制度
为了保证工程建设的顺利进行，保证所监理服务的工程项目高效优质，特制定此廉政措施。
1、全体监理人员要严格遵守党和国家的有关法律法规及交通部《关于在交通基础设施建设中加强廉政建设的若干意见》之规定。经常性的对全体监理人员进行党风廉政建设方面的教育学习，加强监理队伍自身的廉政建设。
2、严格执行工程监理服务的协议，自觉按协议办事。在各项监理活动中，自觉做到拒腐、防腐、反腐，防微杜渐远离腐败。
3、不得索要或接受施工单位的礼金、有价证券和贵重物品，不得在施工单位报销任何由监理或个人支付的费用。不得参与施工单位安排的宴请和娱乐活动，不得违反协议规定接受施工单位提供的通讯工具、交通工具和高档办公用品等。
4、不得规定或者接受施工单位为自己或亲属装修住房、参与婚丧嫁娶活动，以及安排配偶、子女的工作，为自己或亲属的境内境外旅游提供方便。
5、严格按照监理规程办事，不得与施工单位串通损害业主利益。
6、不得向被监理方介绍施工队伍、推销材料、出租设备或以获利为目的的介入施工单位的经营活动。
四、 监理工作考核与奖惩办法
以业主制定的监理工作考核与奖惩办法为准。