法务合约中心管理制度.doc

法务合约中心管理制度

**地产公司法务合约中心

《法务合约中心管理制度》

目 录
第一章 总则 03
第二章 法务管理制度实行细则 06
第三章 协议管理制度 11
第四章 诉讼案件管理制度 23
第五章 法律文书管理制度 30
第六章 外聘律师管理制度 34

第一章 总 则
1 制度制订的目的
为规范法务合约中心工作的相关程序，规避公司在经营管理过程中也许碰到的风险，根据公司现有组织架构状况，并结合现代公司规范化管理的一般规定，制订本制度。
2 法务合约中心的职能
2.1 按照公司发展战略和目的，为公司重大决策提供法律意见；
2.2 在公司整体层面，把握公司项目运营以及公司经营中的法律状况，提供法律建议和法律风险提醒；控制公司整体法律风险，建立法律风险防范和预警机制；加强常规性环节法律风险的控制，同时为公司的内控体系提供法律支持；
2.3 完善与健全公司管理制度、相关政策，审核公司内部文献及对外往来公函的合规性；
2.4 修订和完善协议管理制度，制订公司协议的格式文本；对协议进行评审并出具审查意见；监督、检查各中心、各地区公司协议签订、履行、管理情况；参与协议纠纷的调查解决，协助制定解决方案；
2.5 解决公司涉及的诉讼案件和民商事仲裁案件；
2.6 参与公司项目拓展及融资谈判，审核或准备谈判所需的法律文献，并提供法律意见；
2.7 协调、管理及考核外聘律师和律师事务所；
2.8 负责解决与公司工商登记以及商标、专利、商业秘密保护、知识产权保护等有关的法律事务；
2.9 定期组织法律培训，提高员工法律意识；
2.10 公司指定的其他法律事务。
3 法务合约中心的权限
3.1 管理制度、协议协议、内部公文、外部函件合规审核权；
3.2 协议、协议、公函用印审核权；
3.3 协议履行过程中的法律风险检查权、督导权；
3.4 公司经营管理中法律问题知情权、风险提醒权、建议权；
3.5 诉讼、民商事仲裁等法律纠纷代理权；
3.6 对外法律事务联络权；
3.7 对外协律师和律师事务所管控权、考核权；
3.8 公司批准赋予的其他权限。
4 法务合约中心各岗位职责
4.1 中心总监：全面负责公司的法律事务；拟定公司的法务管理制度和流程；动态监控法务工作执行情况；组织审核公司内部法律关系复杂的重要协议及法律文书，指导公司内的平常协议管理工作；组织指导公司重大诉讼和仲裁案件的解决；负责中心平常业务管理工作；负责中心人才培养及团队建设；根据本中心的制度和上级具体规定指导各地区公司做好法务管理工作；协调部门关系；向主管副总裁和总裁报告工作；
4.2 法务经理：根据中心的职责分工，协助中心总监解决公司法律事务；指导本中心的法务主管/专员做好法务管理工作；审核重要协议及法律文书；指导、复核一般性协议及法律文书；组织解决重大涉诉案件；指导法务主管/专员解决一般涉诉案件；协调、管理及考核外聘律师和法律顾问工作；协助中心总监进行中心平常管理工作；配合中心总监指导各地区公司做好法务管理工作；向中心总监报告工作；
4.3 法务主管：协助中心总监和法务经理解决公司法律事务；负责一般性协议及法律文书的审核；解决一般涉诉案件；对各地区公司履约情况进行平常检查，及时提醒法律风险；联络外聘律师和法律顾问工作；向法务经理报告工作；
4.4 法务专员：协助法务经理/主管工作；负责标的额较小的协议及法律文书的审核；协助收集案件资料；负责协议台账的登记、协议文本及诉讼仲裁案卷的编号、归档管理；协议文本的审核流转；中心的办公资产管理；中心的考勤管理；向法务经理报告工作。
5 法律事务管理方式
垂直化管理。公司总部及地区公司法律事务均由法务合约中心统一协调解决，涉及但不限于协议管理、诉讼案件解决、重大或突发事项的应对、选聘律师及法律顾问等。

6 中心架构及编制

总 监

经 理

专 员
主 管

注：法务专员的岗位编制，根据公司的业务发展需要另行报请领导拟定。
7 制度合用范围及解释
7.1 本制度由法务合约中心制定并负责解释。
7.2 法务合约中心依据本制度制定相应的具体管理细则。
7.3 本制度合用于公司总部及各地区公司的各项法律事务。
7.4 本制度自核准下发之日起生效执行，修订时亦同。
7.5 本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的告知内容以本制度为准。

第二章 法务管理制度实行细则
1 总则
1.1 为规范总部及各地区公司法务工作的流程和标准，实现法务工作的制度化、规范化、标准化，制定本实行细则。
1.2 总部法务合约中心负责总部及各地区公司法律事务的解决，涉及对诉讼/仲裁案件的承办、跟进；非诉讼法律事务的解决，以及法律事务管理制度的健全完善和贯彻执行，并对各地区公司法务工作实行监督检查。
1.3 总部法务合约中心根据地区公司反映的不同情况，有针对性地指派具有专业优势的法务人员及时对地区公司提供法律支持和帮助。
1.4 本细则所指的法律事务涉及诉讼法律事务和非诉讼法律事务。
2 法律事务登记
2.1 法务合约中心应根据诉讼和非诉讼法律事务的业务类型，分别制作《诉讼案件汇总表》和《协议评审登记表》，据实编号登记备案，地区公司分别根据《协议管理制度》和《诉讼案件管理制度》的规定，分别填写《协议汇总表》和《诉讼案件登记表》。其中，协议登记事项按《协议管理制度》的规定进行登记；诉讼案件登记按以下规定执行：
2.1.1收案日期：我司为原告的，收案日期是指法院备案的受理日期；我司为被告的，收案日期为我司领取法院传票的日期。
2.1.2经办人：填写办理该诉讼案件的经办人姓名。
2.1.3案由：填写案件的案由，同时注明案件处在一审、二审、再审或执行阶段。
2.1.4原告：填写原告的姓名或名称。如有反诉，注明在反诉案中的身份。原告为多人的应所有列举。
2.1.5被告：填写被告的姓名或名称。如有反诉，注明在反诉案中的身份。被告为多人的应所有列举。
2.1.6第三人：填写第三人的姓名或名称，并注明和我方的利害关系。
2.1.7法院情况：填写法院的名称、地址、邮编，案件的案号、合用的程序、经办法官的姓名、电话等。
2.1.8诉讼请求：列举我方或对方的诉讼请求，注明我方或对方诉讼请求的相关协议条款、法律依据。
2.1.9基本案情：填写案件的基本领实和通过，注明双方争议的焦点问题，注明对我方不利的事实及可以采用的措施。
2.1.10证据工作：注明法院的举证截止期限、我方是否申请法院调查取证或延期举证等。填写我方证据的收集情况，原件是否齐备，是否存在漏洞或瑕疵及防范措施，列举我方重要证据名称，注明我方向法院提交证据的时间。
2.1.11庭前工作：填写开庭前开展的重要工作，重点列举我方诉讼方案及民事诉状或答辩意见的重要观点，并注明所依据的协议条款、法律依据。
2.1.12庭审情况：填写开庭时间和地点，摘录双方的重要观点及庭审中出现的新情况、法官规定补充的证据材料等。如出现对我司不利的情况，应及时上报制定对策。
2.1.13庭后工作：填写开庭后的后续工作，如二次开庭、补交证据、双方调解等。
2.1.14一审判决结果：填写领取一审判决书时间，摘录判决结果和合用的法律依据。
2.1.15一审判决分析：对一审判决结果进行分析，提出是否上诉的意见和理由。
2.1.16二审情况：填写我方是上诉人或被上诉人；二审法院名称、法官姓名、电话；二审开庭时间；二审判决结果；建议是否申请再审等。
2.1.17执行工作：填写我方是执行人或被执行人；案件申请执行的标的、财产线索、是否有查封财产；备案时间、经办法官、联系电话；执行工作的重要内容及最后的执行结果等。
2.1.18整理归档：案件所有完结后，将案件材料整理分类，归档保管。
2.1.19法律征询：指对公司其他部门所提法律问题的书面解答。
2.1.20协商谈判：指参与的对内、对外的各种纠纷的调解谈判工作（按正常程序签订协议而发生的谈判除外）。
2.1.21重要内容：写明事项的基本领实和通过，注明双方争议的焦点问题，注明对我方不利的事实及可以采用的措施。
2.1.22法律分析：经办法务人员对案件进行分析，提出解决解决问题的意见和理由，并注明所依据的协议条款、法律依据。
2.1.23公司审批：指公司领导的审批情况。
2.1.24反馈信息：指相对人的反馈意见，及我方相应开展的后续工作。
2.1.25解决结果：指该案件的最后结果。
2.2 经办人为具体法律事务的第一负责人，除有特殊情况经中心负责人批准外，经办人应负责完毕该项法律事务。
2.3 经办人应及时按规定登记填写相关的工作内容，连同案件材料一同归档。
3 法律事务研讨
3.1 经办人在调取证据分析案情后，根据情况向中心负责人请示召开中心或跨部门案情研讨评估会议。
对于案情简朴的案件，经中心负责人批准，可以不召开案情研讨评估会议。
对于案件情况复杂、经办人故意见分歧，或对公司有重大影响的案件，经中心负责人批准后，应召集中心或跨部门案情研讨评估会议，对案件进行讨论和评估。
3.2 案情研讨评估会议的重要议题是：
3.2.1重点探讨对案件证据的质证意见：重要内容应涉及案件事实情况，对方或我方的证据是否全面充足，收集证据的合作与配合，证据的真实性、合法性、关联性，举证期限、证据瑕疵对我方的负面影响及补救措施等。
3.2.2案件合用法律法规条文的应用技巧：法律法规时有变化，案件的定性会影响相关法律合用，有关法律的冲突也会对案件结果有重大影响，因此在合用相关法律时应认真分析、反复斟酌，以便案件走向对我方有利。
3.2.3对法官自由裁量权的预测及相应措施：以往相似案件的判例及主审法官的自由裁量权对案件的结果有重大影响，案情研讨评估会议应对此进行充足的预测，并根据实际情况请示领导及时展开相关工作。
3.3 案情研讨评估会议须做好会议纪录，与会人员署名后由法务合约中心统一保管。如经办人和与会大多数人意见不一致，按少数服从多数或由中心负责人决定，中心负责人根据实际情况向领导及时报告。
4 法律事务报告
4.1 各地区公司人事行政部在接到法院/仲裁委任何诉讼文书或口头告知后均须在第一时间与法务合约中心沟通，简要报告案件相关情况，并及时填写《诉讼案件登记表》，如实记载接受时间、接受人、文书重要内容、提交法务合约中心的时间、案件所涉业务的知情人等相关信息，同时将相关诉讼文书一并提交（在地区公司滞留不得超过一个工作日），由法务合约中心连同地区公司跟进解决。
法务合约中心在接到法院/仲裁委任何诉讼文书/口头告知或地区公司移交的案件后，应立即向主管领导报告，并按规定及时登记存档。
4.2 法务合约中心实行重大法律事务报告制度。代表公司起诉或应诉的案件（自办或地区公司移交）中，案件标的不超过100万且案情简朴的诉讼案件，须向主管领导报告，下述案件须向地产总裁报告：
4.2.1案件标的超过100万元或标的虽未达成100万元但案情复杂、影响较大的诉讼或非诉讼案件；
4.2.2遇特殊情况确需外聘律师事务所代理的案件；
4.2.3存在败诉风险、需我司承担/支付费用并采用调解方式结案的案件，在取得地产总裁批准后方可调解结案。
4.3 对于新增案件、每起诉讼/仲裁案件的结果均须向主管领导报告。
5 法律事务移交
5.1 法务人员应将经办的案件/事项所有过程文献随时归档存入专属档案袋，在所经办的诉讼/仲裁案件结案、专项任务完结后7天内，应按照卷宗目录、卷内材料、结案情况表的形式建立卷宗，一案一卷，并建立电子版归档目录并相应登记，存入法务合约中心专属档案柜。对于诉讼文书原件，应由移交人签字确认，经中心负责人批准后，将相关材料按公司档案管理规定移交给公司专职档案管理人员保管，法务合约中心保存复印件用于中心内部归档保存。
5.2 公司法务人员如调离法务岗位或离开公司，应做好交接工作。对于已完毕的法律事务应按照卷宗、卷内目录、结案情况表填写相关内容并把相关资料移交专业接手人；对于未完毕的法律事务应列清交接明细及具体事务的其他业务部门的对接人，向接手人逐项移交，并由移交人和接受人共同签字确认。
6 法律事务问责
6.1 公司法务人员如有下列情形，应进行问责：
6.1.1受公司委托参与诉讼/仲裁庭审缺席或迟到而导致公司承担不利后果的；
6.1.2未按照法定期间提交证据、提起上诉或申请再审、申请强制执行等，导致公司权利受到损害的；
6.1.3因疏忽大意导致涉及公司权益认定的证据原件丢失的；
6.1.4确需财产保全且应知对方财产线索而未及时申请财产保全的；
6.1.5未经公司领导批准，擅自认可对方的诉讼请求或变更、放弃公司的诉讼请求，或擅自与对方调解、和解的；
6.1.6对案件事实的重要观点或证据的质证意见出现明显的错误给公司导致损失，事先又没有向相关领导报告或通过集体讨论的；
6.1.7无合法理由不及时备案、不领取传票、判决书等诉讼材料等，故意延误工作的；
6.1.8协议评审中审核不力、确因法务人员失职致使公司遭受损失的；
6.1.9其它失职行为。
6.2 发生上述行为后，中心负责人应积极解决并采用补救措施避免公司利益受损，同时对上述行为及时进行批评、教育和指导，总结教训，避免再次发生。同时，针对上述失职行为（给公司导致损失的）按照公司奖惩制度进行解决。
7 附则
7.1 本细则由法务合约中心制定并负责解释。
7.2 本细则自核准发布之日起生效执行，并根据实际运营情况及时完善，以便于不断提高法律服务质量，更好、更全面、更有效地维护公司利益。
7.3本细则与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。

第三章 协议管理制度
1 目的
为规范总部及所属地区公司协议管理，保障公司的合法权益，控制协议风险，根据国家有关法律、法规条例，结合房地产系统的实际情况，特制订本办法。
2 范围
2.1 合用范围：总部及地区公司
2.2 发布范围：总部及地区公司
3 名词解释
本办法所指的“协议”指的是在公司开展业务活动的过程中，总部及地区公司明确公司权益，与法人、自然人或其它组织之间为设立、变更、终止民事权利义务关系，签订并履行受法律保护的、具有法律效力的协议，以及具有协议效力或构成协议一部分的承诺函、备忘录、告知、变更洽商、现场签证、联络函等法律文献。
4 职责
4.1 总部法务合约中心负责本办法的制定、修改及解释。
4.2 各公司人事行政部负责本办法的具体贯彻和执行。总部及地区公司的相关部门具有对本办法修改的建议权。
5 管理制度
5.1 合作单位的选定
5.1.1 非招标项目协议
5.1.1.1协议经办部门在起草协议前，原则上应选择三家单位或以上作为拟合作方进行初步意向性接触，做好记录工作，并就拟合作方的主体资格和资信状况、履约能力进行审查。涉及：
5.1.1.1.1是否具有经国家工商行政管理机关年检的营业执照，其经营范围是否包含拟合作内容、项目，是否具有承揽协议项目所必须具有的专业资质（工程、设计类为专业资质等级证书，采购类为生产资质、代理资质，物业类需行业资质、人员上岗证）；
5.1.1.1.2 注册资本、经营规模、近三年公司业绩是否符合公司对合作方的规定；
5.1.1.1.3 合作方代表人是否具有合法、有效的授权书或委托书；
5.1.1.1.4 合作方是否具有相应的履约能力和履约信用。
通过对该几家单位的资信、报价、质量等各方面反复比较后，最终拟定各方面均合适的合作单位。
5.1.2 招标项目协议：
总部规定需要招标的协议，合作单位的选定按照总部制定的相关招标管理规定执行；
5.2 协议文本的管理
5.2.1对于公司已制订并颁发协议范本的协议，协议承办人必须严格使用该范本与客户单位签署协议，并且不能擅自修改或删除协议范本的实质条款。如客户单位对该协议范本相关条款持有不批准见，且根据实际情况确需加以改变的，可在原协议的基础上签订补充协议，但必须按审批权限经授权领导批准。
5.2.2对于公司尚未制订范本的协议，协议承办部门可参照国家统一的协议文本格式执行，或自行草拟协议文本（文本应规范、完整），或由合作方提供，但协议承办部门应从公司利益及业务需要角度出发对合作方提供的协议文本进行初步审核后，再按公司的协议审批流程进行审慎审查和修改。
5.2.3正式协议内容应涉及以下项目（协议书、意向书等应参照完善其内容）：
5.2.3.1基本资料：即协议名称、双方法定名称、经营地址、邮政编码、法定代表人、授权签约人、联系方式；
5.2.3.2合作目的；
5.2.3.3合作方式；
5.2.3.4合作内容：含合作项目名称及数量、规格或型号、金额、合作期限、结算办法、 付款方式；
5.2.3.5 双方权利义务；
5.2.3.6 违约责任；
5.2.3.7 争议解决方式；
5.2.3.8 不可抗力；
5.2.3.9 协议变更和解除条件；
5.2.3.10 协议生效时间和条件；
5.2.3.11 双方约定的其他事项；
5.2.3.12 协议附件。
5.3 协议评审
5.3.1协议初稿：
5.3.1.1协议承办人员根据业务的具体情况及与合作方最终谈判的结果，或者是投标小组的招投标结果，草拟或填写协议条款；涉及公司非平常经营业务且金额较大的协议，财务人员、律师根据授权领导规定参与前期谈判。
5.3.1.2出于提高协议评审流转效率的考虑，经办人应须提前三个工作日将协议初稿以电子版形式送交法务合约中心及相关业务中心/部门前置审核，经办人根据各中心/部门审核意见对协议进行修订，再将修订后的协议进行公司内部流转评审。具体评审流程由业务部门根据公司相关制度和权限另行规定。
5.3.1.3各级审核人员需按照各自岗位的职责签发审核意见，除报审协议与实际不符或能给公司带来重大风险外，不得因有不批准见而中止协议审批，应交由最终审批人决定。
5.3.1.4经办部门与对方协商后，应立即将针对审批意见所作的修改内容反馈给审核人员（可互相以电邮或传真形式传递相关书面材料），由审核人员对修改后的条款签字确认后进入下一审批程序。
5.3.2 协议定稿及协议签订
5.3.2.1授权领导审批完毕后最终形成的协议定稿，由法务合约中心在审批完毕的协议文本逐份加盖“协议评审专用章”（骑缝章、蓝色印泥），返还给经办部门。
5.3.2.2经办部门按形成协议最终定稿的样本制作协议文本（协议份数遵照相关规定），交给协议对方加盖其公章后，我方再予正式用印。相关盖章人员须审核其是否加盖“协议评审专用章”，并与报批文献核对无误后，再予加盖公司协议专用章。情况特殊须我方先盖章的，如与政府相关部门签署协议等，须报请相关领导批准后方可盖章。
5.3.2.3签订的正式协议应保证形式齐全：内容填写完整不得留空格，协议附件、补充协议应所有附于协议正文文本后。协议文本须加盖双方协议专用章（公章）和骑缝章，同时附上签约对方提供的签约资格、公司法人资信等证明；（涉及营业执照复印件、专业资质、中标告知书等）；签订的协议必须按规定进行编号。
5.3.2.4经公司审批批准签约的协议，总部财务中心或者所属各公司财务部协议专用章管理人员根据协议编号规则（见档案管理制度），在协议盖章之前进行编号，并将协议编号填写在协议文本封面或第一页的右上角上，同时做好协议编号登记备查，未经编号的协议不得加盖协议专用章。
5.3.2.5协议自双方盖章之日起生效。各单位签订的协议至少保证我方留存一份正本，三份副本。其中各单位财务部留存一份副本、各单位相关对口协议管理部门留存一份副本，协议项目的使用部门留存一份副本，总部法务合约中心留存一份正本。
5. 3.3相关部门在协议评审时的职责
5.3.3.1协议审批表中参与审核、审批的部门和人员，依照各自部门职责对协议内容负责，重要如下：
5.3.3.2经办部门：负责协议中相应技术规定、技术条款、核算协议对价；提交协议审批时，同时说明签订该协议的必要性、立项及谈判过程。在选择非招标协议对方主体时，应审查合作方的相关情况，经办部门对合作单位的经营资格、资信及履约能力等情况的考察负完全责任。商定非招标协议中涉及采购、制作等付款类协议时，应同时上报至少三家单位的对比价格，价格对比表应由经办人及相关负责人签字确认。
5.3.3.3所属各公司相关业务部门：按部门职责及相关规定对协议相关业务条款进行审核。
5.3.3.4所属各公司分管领导根据本岗位职责范围，负责对协议的技术指标、质量指标、价格指标及对方客户单位的履约能力等所有方面进行审核。
5.3.3.5法务人员或外协律师负责对协议内容的合法性、有效性进行审查。
5.3.3.6各公司总经理是协议的第一负责人，负责对公司协议进行全面把控。地区公司签订协议的授权代表为总经理，**地产签订协议的授权代表为总裁。
5.3.3.7总部相关中心根据本中心的职责范围及相应的授权审批程序对协议的相关条款进行审核，并提出各中心的意见。
5.3.3.8各节点的审核控制人需要审核本节点在协议评审时提出的建议是否在本次提交的协议中已经修改。假如没有修改，则须在本节点审批时提出自己的意见。
5.3.4 相关部门在协议评审时的时限
5.3.4.1总部自收到呈报审批的经济协议初稿之日算起，各相关中心按管理权限对协议价款、协议条款审核、会签的时限原则上不得超过1个工作日。
5.3.4.2假如其中任何一个会签人认为协议条款存在问题或者协议材料形式要件不齐全，会签时限自协议报送部门按照签署意见修改后重新呈报之日算起。
5.4 协议的履行、变更或解除
5.4.1协议签订后，协议经办部门应严格按协议履行环节的先后顺序填写本办法附件8.2《协议管控表》，责任到人，跟进贯彻，拒不执行或执行不力的，按公司相关管理规定处罚。各环节执行负责人在本环节执行完毕后，须及时在执行管控表上进行登记并由所属中心/部门负责人签字确认，协议经办人负责监督贯彻。总部法务合约中心有权随时抽查履约情况，并规定经办部门及时提交该管控表（相关负责人签字版），协议履行完毕后将协议管控表原件递交总部法务合约中心与协议统一归档。
5.4.2 协议签订后，协议经办人须将协议复印件分发至使用部门负责人、工程师/使用部门经办人、成本部门负责人，相关人员签收协议复印件后应仔细研读，熟知协议条款，明晰我方与协议相对方的权利义务划分，保证协议有利履行。
5.4.3 《协议管控表》中已设立“履约评价（后评估）”专项，协议履行完毕后，招采中心、经办部门、使用部门、成本部门应共同商定对该协议相对方的履约评价，并作出批准/不批准后期继续合作的评估意见，并会签登记，该会签的评估意见须在后期招标中得到实行。
5.4.4协议主执行部门根据协议条款需要向协议方付（收）款时，由执行部门填写《协议/协议付款审批表》，办理付款手续，财务部门负责协议的财务管理及协议款项收支的审查、监督；同时协议管理员记录实际付（收）款情况。
5.4.5经济协议履行期间，协议经办部门督促协议的履行。经办部门发现协议不能履行或者不能完全履行时，除积极采用措施外，同时应将具体情况报告主管领导，重大事项报总部法务合约中心备案。
5.4.6 经公司决定需要变更或解除经济协议时，由公司指定人员与对方负责人充足协商后达成变更或解除协议的书面协议，并遵循协议审批、审核程序。
5.4.7 各单位在申报补充、修改协议审批时，应附原所签协议的复印件，并按原审批流程申报。
5.4.8 协议签订后，协议经办人须及时填写、更新本办法附件8.3《协议汇总表》，注明协议履约情况，每月3日前将上月汇总表提交所属公司人事行政经理，由人事行政经理统一汇总并签字确认后提交总部法务合约中心备案。经办人发生工作变动时，须将该汇总表及相相应的协议文献资料所有移交给接手人员，并作为工作交接是否完毕的认定标准之一。
5.4.9 各地区公司要加强工程类、材料采购类协议的质保期风险管理意识，工程管理部、成本控制部和财务资金部要按照附件8.4《质保期管理台账》定期填写、更新协议在质保期的履约情况，并于每月3日前将上月台账提交总部法务合约中心、工程管理中心、成本控制中心、财务中心备案并监督贯彻。
5.5 协议专用章管理
5.5.1总部及所属各公司的协议专用章由总部财务中心或者地区公司财务部设立专人保管。印章保管地点必须设立安全装置，必须保存在专用铁柜或保险柜。协议专用章保管人员调离岗位，必须交接清楚协议专用章和使用登记簿，否则不予办理相关手续。印章交接要在财务经理或其指定人监督下进行，并填写印章交接单，由双方当事人及监交人签字。
5.5.2 所有超过一页的协议或协议文本应加盖骑缝章，对协议内容有修改的地方加盖协议专用章确认；
5.5.3 非经授权领导审批协议专用章不得借出或带离公司使用，违者将给予协议专用章保管人员严厉处罚。给公司导致损失予以补偿，性质严重的移交司法机关解决；
5.5.4 总部财务中心或者地区公司财务部的协议管理人员必须设立协议专用章使用登记簿，对所有印章使用情况进行序时登记，登记内容涉及印章使用时间、协议编号、协议类别、协议名称、对方单位名称、协议内容、承办部门、承办人、最终审批人，加盖份数等；
5.5.5 自本办法颁布之日起，本办法规定范围内的所有协议（协议）必须加盖“协议专用章”方才生效，非经授权领导审批所有协议（协议）不得加盖公司公章。
5.6 协议台帐的管理
5.6.1 所属各公司财务部门必须建立协议台帐，准确地记录协议的编号、协议的类别、协议签定期间、总价款、协议摘要、款项的支付（收取）进度及支付（收取）比例、应付未付（应收未收）款项余额、质保金等要素；
5.6.2 在每月结账之前，所属各公司财务部必须将协议台账与总账、明细账进行核对，核对无误后方可结账；
5.6.3 所属各公司财务部门必须在每月3日前，将已与总账、明细账核对无误的“协议台帐汇总表”上报总部财务中心和公司相关领导。
5.7 协议文档的保管
5.7.1 协议签订工作结束后，协议经办人按照公司《档案管理办法》的规定向相关部门移交协议原件，并做好存档协议登记工作，具体按本办法第5.4.8条的规定执行。
5.7.2 协议履行完毕后，协议经办人应将完整的协议资料（含协议管控表）交档案管理员保管。各公司档案管理员保管的协议应是最完整的协议档案，档案管理员在接受时应审查相关资料，对其完整性、保密性负责，与协议经办人做好文献交接手续工作。
5.7.3 因工作需要查阅协议文本原则上在档案管理员处当面查阅，如需将协议文本带出公司，需按规定审批并予登记。
5.8 协议纠纷及诉讼的解决
5.8.1解决协议纠纷的原则：
5.8.1.1坚持以事实为依据，以法律为准绳，以公司利益最大化为原则，法律没有规定的，以国家政策或协议条款为准。
5.8.1.2双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人和谐协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上互谅互让，达成协议，解决纠纷。
5.8.1.3因对方责任引起的纠纷，应坚持原则保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，尽量采用补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
5.8.2协议纠纷出现诉讼、仲裁情况时，经办部门立即将相关情况上报领导及总部法务合约中心，由总部法务合约中心协调国美控股公司法务管理部门根据案件情况和案件办理权限指派律师解决，有关部门配合提供相关材料。
5.8.3在解决诉讼过程中，相关部门应指派专人配合律师对外开展工作。
5.8.4通过仲裁或诉讼途径解决协议纠纷的，其所有法律文书应与协议一并归档，复印件交承办人和有关人员使用。
5.9 奖惩条例
5.9.1协议执行部门、跟进人及相关人员无合法理由而不履行本办法规定的职责，使公司利益蒙受损失的，公司将追究有关部门和人员的责任。
5.9.2 协议未经许可不得泄露给第三方，如违反公司将追究相关人员责任。
5.9.3对运用经济协议损害公司利益的违纪行为，公司将根据有关制度规定进行严厉解决。构成违法及犯罪的，提交司法机关依法追究民事、刑事责任。
5.9.4任何部门或个人包庇、纵容运用经济协议进行的违纪行为，或对检举揭发违纪行为的员工进行打击报复，或阻碍管理部门按公司领导指示执行任务的，公司将严厉解决。构成犯罪的，移交司法部门解决。
6 工作流程
见附件8.1《协议管理流程》
7 注意事项
7.1 本制度由法务合约中心制定并负责解释。
7.2本制度自核准发布之日起生效执行。
7.3本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的告知内容以本制度为准。
8 附件
8.1 《协议管理流程》
8.2 《协议管控表》
8.3 《协议汇总表》
8.4 《质保期管理台账》
附件8.1
协议管理流程
附件8.2
协议管控表
制表时间： 年 月 日

所属公司

经办部门

协议编号

协议名称

签订时间

合作对方

工期

协议单价

总价款

协议下发签收
档案室（原件）： 使用部门： 工程师/现场经办人： 成本部门：
协议结算方式

工期约定

协议履行情况
请经办部门按履约节点分条列明进度完毕情况、完毕时间，并由工程师/现场经办人及部门负责人逐项签字确认；（工程类须注明形象进度、当月产值、竣工时间、竣工资料所有移交与否、整改情况、验收合格时间、工程移交时间）
违约情形

违约处罚

竣工结算
提报结算文献时间/结算资料是否提交齐全/结算完毕时间/结算总价，请成本部门负责人签字确认
价款支付情况
付款事由/比例/金额/应扣款项是否相应扣除，请财务负责人签字确认
质保期 履约情况
有无质量问题/是否按协议约定期间及时保修/保修事项完毕情况及时间/质量问题的责任方，工程/物业/其它使用部门负责人签字确认
质保金
质保金金额/有无所有或部分扣除质保金情由/质保期内部分或所有扣除质保金的，质保金是否补足/质保金局限性填补我司损失的，是否已就局限性部分补偿我司/质保金退还情况
履约评价 （后评估）
履约质量/合作态度/配合情况/履约能力/资金实力/是否建议后续合作/是否列入黑名单/其它评价，请招采中心、使用部门、成本部门负责人共同出具意见
备注

经办部门： 经办人： 负责人：
附件8.3
协议汇总表
序号
协议编号
协议名称
协议
相对方
签约
日期
工期
协议
总价款
付款
方式
截止制表日期
履约状态简述

制表：

经办人：

制表时间：

附件8.4
工程类协议质保期管理台账
日期： 年 月 日

序号
工程
项目
协议
名称
协议相对方
质保
期间
质保
金额
有无质量问题及描述
整改及验收情况
损失及
补偿

制表： 部门审核： 分公司领导：

第四章 诉讼案件管理制度
1 目的
为规范公司总部及各地区公司及时报送并解决案件的程序，使案件能得到依法、及时、对的、高效解决，以维护公司的权益，挽回或减少公司损失，特制订本制度。
2 范围
2.1 合用范围：总部及各地区公司
2.2 发布范围：总部及各地区公司
3 名词解释
3.1 诉讼案件：是指总部各地区公司发生的各类民事、刑事、行政等诉讼案件。民商事仲裁、行政听证、行政复议、行政处罚、商标异议、商标复审等案件比照诉讼案件解决。
3.2 重大案件：是指总部各地区公司发生的标的额在100万元以上的劳动仲裁、民事诉讼、行政诉讼、刑事案件、行政复议案件、执行案件，或标的额虽然在100万元以下，但同一时期内也许群发（5例以上）的案件。对于商标异议、商标复审及涉及5万元以上的罚款，责令停产停业、吊销营业执照的行政处罚比照重大案件解决。
3.3 普通案件：除上述重大案件以外的其他案件。
4 职责划分
4.1 法务合约中心负责总部及各地区公司诉讼/民商事仲裁案件的解决。经授权领导批准聘请律师事务所的，可由外聘律师事务所按公司规定及委托权限办理指定案件，法务合约中心进行全程管控和考核