日常办公公文写作知识.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,LOGO,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,日常公文写作技巧培训,常用公文分类,:,一、以上行为主：,请示,(,建议,),、申请书、报告,二、以平行为主：,函、倡议书,三、以下行为主：,通知、通报,常用公文分类,:,一、以上行为主：,请示,(,建议,),、申请书、报告,好的公文写作要求,:,简洁、明白、准确、生动，使人一看就懂。,杜绝：,交代不明、滥用省略、句法不全、篇幅冗长,请示,是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。,请示的类型,1,、请求批准类：,下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请示，请求批准。,（标题也可以写“建议”）,2,、请求帮助类：,下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。,3,、请求批转类：,一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。,关于在市举办,“,洽谈会,”,的请示,市经贸委：,为了扩大我商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市举办,洽谈会,。洽谈会摊位共平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。,妥否，请批示。,（请审批）,公司,年月日,6,7,请示的写作,请示因内容单一，目的较单纯，所以写法上变化不大，总的说来，要注意几点：,一、要遵守行文规则,1,、,请示必须在办事之前请示，先干后请示、边干边请示，是违反办事原则的,2,、,请示应当一文一事。不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。,3,、,请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。,8,4,、,一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。,5,、,受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。,二、理由要充分，要求要合理,1,、,无论请求上级批准还是帮助，都要先写理由。提要求而不说理由，属于“无理要求”，不可能得到上级的认可。,2,、,请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。一是要说明理由，理由越充分，越能说明、打动上级；二是要说明有什么请求，请求越明确具体，越便于上级考虑。,9,三、格式要正确，语言要得体。,标题,多用“事由加文种”,“,关于,请示”,“,关于,建议”。,受文者的名称,放在正文之前的左上角。,署名和日期,一般放在正文之后的右下角。,正文：,1,、多半按,请示理由、请示事项、结束语,的顺序写。,2,、因为是请示上级办事，所以语气要谦虚、委婉，但又要实事求是，不能用夸张的语言肉麻吹捧上级。可以尽量用一些商量口吻的词语，如“拟、打算、准备、建议、是否”等等。不可用要挟性语言。,10,申请书,是指个人向组织表达愿望，向团、机关、单位领导提出请求时使用的一种应用文书。,个人向组织“发文”,个人日常生活方面、学习工作方面、思想政治生活方面的申请,如：,住房申请书、入学申请书、入党（团）申请书、困难补助申请书、辞职申请书,申请书的写作,和请示一样，唯一不同的是署名，请示署名是部门、单位、组织，申请书署名是个人。,11,报告,是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。,报告的分类：,可,分为综合报告和专题报告。,综合报告,多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必级将工作情况全面向上级汇报一次。,专项报告,是,就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需要而撰写。,按照行文的目的不同，报告可分为呈报性和呈转性报告。,呈报性报告,的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。,呈转性报告,的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。,报告的写作,标题,多用“事由加文种”,“,关于,报告”。,受文者的名称,放在正文之前的左上角。,署名和日期,一般放在正文之后的右下角。,正文的写作：,陈述事实要清楚扼要、表达观点要精练清晰、语言要简洁朴实主要有二部分,:,事实和意见的陈述是报告的主要内容；汇报者的观点，汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。（如哪些地方做得好，哪些地方做得不好，有什么经验教训等，应有一个自我评估）。汇报者的看法在报告中不占主要地位，但却是不可缺少的。,常用公文分类,:,二、以平行为主：,函、倡议书,函,函,是机关之间办理日常公务的交往性公文。,函的类型,1,、商洽函：,用于机关之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流，物质供应等等。,2,、问复函：,用于机关之前提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等。,3,、请准函：,用于向没有隶属机关的有关主管部门请求批准，如征用土地要向国土部门申请，装电话总机要向电信部门申请，出境考察要向公安部门申请，等等。,4,、知照函：,用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。,函的写作,1,、,一封函以谈一件事为宜。,2,、,函的正文，一般由,缘由、事项、结语,三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望。,2,、,1,语言要平实、亲切、自然。凡未确定的事情，一定要用商量的口吻，凡要对方做的事情，一定要用”请“字句。,标题,多用“事由加文种”,“,关于,函”。,受文者的名称,放在正文之前的左上角。,署名和日期,一般放在正文之后的右下角。,16,关于前红公路隆兴小学段增设交通安全警示设施的函,市交通灾后重建指挥部：,我镇隆兴小学校门前新建公路已初步完工，由于该路距隆兴小学校门口较近，给上学、放学学生的安全构成一定安全隐患。为确保学生人身安全，须在此路段增设安全警示牌、警示灯、减速带、防护墙等交通安全警示设施。希解决为谢！,此函。,镇,二一一年三月二十四日,17,倡仪书,是指为推动某项工作的开展，向相关人员提出建议和号召时使用的有关材料。,由个人或集体发起倡议,标题,写,“,倡议书,”,也可以事由,+,文种，“,的倡议书”。,称呼,依据倡仪对象不同而选用不同的称呼。有些倡仪书不用称呼，而是在正文中指出。,正文,依次写明倡议对象、背景、内容、目的、意义和要求。,倡议的理由要充分，情感要真挚，措辞要恰切，富于鼓动性，充分调动大家的积极性,结尾,要充分表现倡议者的决心和希望，也可以写出倡议者提出的建议。,落款,署上倡议者的名称、日期,18,通知,通知,是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。,通知的类型：,1,、,发布性通知：,用于发布行政规章制度及党内规章制度。,2,、,批转性通知：,用于上级机关批转下级机关的公文。,3,、,转发性通知：,用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。,4,、,指示性通知：,用于上级机关指示下级机关如何开展工作。,5,、,任免性通知：,用于任免和聘用干部。,6,、,事务性通知：,用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。较常见的有开会通知、放假通知、培训通知等。,问题：,是什么类型的通知,通知的写作,1,、标题,标题多采用“发文单位,+,事由,+,文种”或“事由,+,文种”两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。,2,、正文,之前的左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可以不写受文机关。,3,、正文,任免性通知：,任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。,事务性通知：,事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。,事务性通知工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。,时间、地点、人员、事由一一写清楚，简洁、明白、使人一看就懂。,通报,通报是一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。,通报的写作,通报的格式与通知差不多。,标题,多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”的形式，也可以只用“通报”二字作标题。,受文者的名称,放在正文之前的左上角。如果让全体成员知道的、受文人员较广的通报，可以不写受文者名称。社会影响大的也可以登报。,署名和日期,一般放在正文之后的右下角。,通报的分类及正文写作,1,、表彰先进型：,用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。,正文写作：,一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习这样四个步骤写。,先进事迹的介绍,要简明扼要，突出最主要、最感人的部分，写明时间、地点、人物、简单明了的概括事情经过，点和面都要照顾到。,宣布表影决定,只要说明给予怎样的奖励就行了。,分析先进思想,是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。,如何向先进学习,，要结合形势、切合实际，不可太空泛。,25,（发文单位）关于表彰（奖励）,（集体或个人）的 通报,（主送单位）：,（,表彰奖励对象的先进事迹,）。,（,产生的积极影响和表现出的精神,）。为了,（目的），根据,（依据），经,研究，,决定,对,（集体或个人）等予以通报表彰。希望,（,号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望,）。（印章）,年,月,日,2,、批评错误型：,用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。,正文写作,应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。,批评根据,是说明，为什么要对这种错误作出处分并公开批评，要把有关政策、规定交代清楚，使被批评者和群众都认识到批评是严肃的、有理由的。,错误事实,要写明事实发生的时间、地点、人物，事情经过要准确、扼要。,错误性质,要着重分析错误带来或可能带来的恶劣后果。,善后办法,是指明被批评者和其他部门及群众，应如何吸取教训，改进工作，避免类似错误的发生。,（发文单位）关于,问题的通报,（主送单位）：,（通报,违规违纪的事实和做法）。经查，,（调查结果）。为了,（目的），根据,（依据），经研究，,（对通报对象的结论和处理意见）。,（警示教育和下一步拟采取的措施）。（印章）,年,月,日,3,、传达事项型：,用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。,正文写作：,一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。,会议纪要,会议纪要,是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。,会议记要的类型：,1,、决议性会议纪要：,多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和议决事项。可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作有指导意义。在所有的会议纪要中，这类会议纪要是最常见的。,1,、,1,正文写作：,将会议的主要精神和议定事项，经归纳整理，表述出来，而不涉及会议的一般过程，,议而未决的事项,等。,30,2,、协议性的会议纪要：,由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载,各方取得一致意见,，对各方今后的工作有约束力。,例如：,甲、乙两省领导召开协商会议，决定今后甲省长期向乙省供应粮食、生猎等农副产品，乙省长期向甲省供应汽油、电视机等工业产品。这种会议纪要具有协议书、意向书性质，对两省今后的工作有约束力。至于具体的供货合同，则要由职能部门去办理。,31,3,、研讨性会议纪要：,研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，,不需要统一意见，不需要作决议，,纪要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以了。这类会议纪要多半供交流或发表，让关心会议的同志都能了解情况。,如学术交流会、专家会（房产、股票、投资）,32,会议纪要的写作,1,、,会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。,2,、,会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称,+,文种”，或直接写“会议纪要”，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要，可以用正副标题的形式。,如：,功德日增凝聚力 灵根长发万年枝,增强中华民族凝聚力座谈会纪要,33,正文,会议纪要的正文一般分为,会议概况、会议内容、结束语,三部分。,会议概况,介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。其详略情况视实际需要决定，一般应尽可能简要。有时也可将部分内容移至正文的最后，如出席者名单等。,会议内容,是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。,结束语,是正文部分的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。一般会议内容比较重要、比较复杂的才写结束语，内容相对比较简单明了的可以不写结束语。,34,会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。,也可以写明会议记录人,35,借条,是指借个人或单位的现金或财物时写给对方的条子。,借条的结构分为标题、正文、落款三部分组成,标题：写“借条”二字，也可以写“兹借到”或“今借到”等字样。,正文，借条的内容一定要具体，要依次写清楚被借方姓名，所借物品名称、数量（,大写,），物品的借期、归还的时限。文后加“此据”二字。,落款在正文结束的右下方署名并标注日期，一般在署名之前要标上“借款人”之类的字样。,36,借 条,今借到,（单位或个人）,（财物）,（数量），于年月日前归还。,此据,工会,经办人：,年,月,日,37,收条,是借个人或单位在收到钱款、财物时写给对方的条子。,单位的收条，一般叫收据，有二联单或三联单。第一联是存根，第二联或第三联加盖公章后，交给付款人。,收条的结构分为标题、正文、落款三部分组成,标题：写“收条”或“收据”，也可以写“已收到”或“今收到”等字样。,正文，写明收到的财物数量（,大写,）、物品的种类及规格等,落款写收钱物的个人或单位的名称。,38,收 条,今收到,同志的人民币,元整。,收款人：,年,月,日,39,介绍信,是指机关单位、人民团体、企事业单位派遣工作人员到有关单位接洽事项、处理公务的专用书信。,标题,写“介结信”三个字。,称呼,写在标题的左下方，然后加冒号。,正文,说明持介绍信者的姓名、职务、年龄、政治面貌，然后写明要接洽的事项以及对接洽的单位或个人的希望。,结尾,写上“此致，敬礼”,落款,写上本单位名称以及开出介绍信的日期，并要盖上公章。,40,介绍信,（单位）：,兹介绍,（姓名，身份证号码），前往贵处联系,事宜，敬请接洽并予以协助。,此致,敬礼,（单位）,年,月,41,证明信,是指机关单位、团体、个人真凭确凿的证据，证明某人的身份、经历或者证明机关事件是否属实的一种专用书信。,标题,写“证明书”、“证明书”或“关于,的证明”。,称呼,写在标题的左下方，然后加冒号。也可不写。,正文,写明被证明的事项。主要依据对方所要求的要点来写，要你证明什么就写什么，与问题要点无关的不写。要写清人物、事件的本来面目。如内容复杂，分段书写。,所证明的内容要认真负责、实事求是，应留证明信的存根、底稿以备查。,落款,写上本单位名称、日期，并要盖上公章。,42,证明信,（单位）：,兹介绍,（姓名，身份证号码），在公司工作，于,年,月,日为其参保到今。,特此证明,（单位）,年,月,日,公司经常会写：社保证明、计生证明、收入证明,43,谢 谢！,44,