2023年办公室管理课程作业评讲一.doc

《办公室管理》课程作业评讲(一)

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。
本课程的平时作业共有4次，采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》；
为帮助同学们做好平时作业，现将平时作业中的重要作业题作一提醒性的解答和评讲，供同学们参考。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
本题重要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。
本题的参考答案如下：
办公室实务工作一览表
序号
国内一般性
国外一般性
国内公司（含外企）
1
文书撰写
按上司的口头或书面指示完毕信函。
记录上司指令及会谈、会议内容。
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。
3
文书解决
在权限内按自己的意思发出信函。
信函和邮件的解决。
4
档案管理
档案管理。

5
会议组织
安排会议事务，并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、会议内容。
6
调查研究
协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7
信息资料
准备好公司要公开的资料；
替上司收集演讲或报告的资料；
整理并组织好粗略的资料。
收集及整理各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。
接待来宾和员工的来访。
9
接待工作
接待来访来宾；
替公司来宾订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。
10
协调工作
以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11
督查工作
督导一般职工或速记员。

12
日程安排
替上司定约会并做好记录；
为上司安排旅行或考察。

13
平常事务
阅读并分类信件；
自动解决例行的事务；
替上司保管私人的、财务的或其他的记录。
通讯事务、电话；
照料上司身边的琐事。
14
办公室管理

办公室环境的布置和整理；
保管办公室设备及用品。
15
其他临时交办的事项
以速记记下上司交待的事项；
执行上司留在录音机中的吩咐。
执行上司交办事项。
16

替上司申报交纳所得税及办理退税。

17

外出办事，如银行、邮局等。
18

19

20

21

同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学由于没有把内容基本相同的放在一起而失分。
在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。尚有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件解决一项，前两项是平常事务的内容，后两项则是文书解决的内容。
本题需要同学们在掌握教材上的基本知识的基础上，认真理解和思考后作答；本题的得分率不高。

二、办公用易耗品重要涉及哪些？
本题重要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。
本题的参考答案如下：
办公用易耗品重要有：
1．信封、纸张；
2．软盘、光盘等；
3．铅笔；
4．圆珠笔；
5．签字笔或钢笔；
6．修正液或修正带；
7．印盒；
8．各种小型机器，如订书机（涉及订书针）、打孔机、装订机（涉及装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
9．小刀；
10．日历等；
11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
同学们在回答本题时，要注意审题，本题的题干是“办公用易耗品有哪些？”在回答时，只回答易耗品就可以了，要分清易耗品和非易耗品的界线。
本题在书上有明确答案，得分率很高。只要认真阅读教材，就能答对。

三、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何？
本题重要考核本课程的第二章第1点的“文员工作的环节”这一知识点。
本题可按以下思绪作答：
一方面说明文员工作的环节是什么？
文员工作分为三个环节：计划、实行和检查。
1．计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。
2．实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期的期限。
3．检查的环节，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
另一方面，说明三个环节之间的关系。
三者的关系为：
先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕“计划——实行——检查”这样一个滚动的过程开展。三者互相联系形成一个循环。
文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅规定你阐述三个环节是什么，并且还要说明三者之间的关系如何。
本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。否则，会使得答案太冗长。
本题得满分的同学并不多。

四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
本题重要考核本课程的第二章第1点的“文员解决工作的原则”这一知识点。
在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个环节进行：
1．将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。
2．对于A类事情再进行分类，分为：
重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请别人代劳）。
3．与上司形成默契，可以直接找上司商议、请示。
本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。
1．请示方法和报告方法；
2．计划方法和总结方法；
3．受意方法；
4．传达方法；
5．进言方法；
6．变通方法和挡驾方法；
7．分工方法与合作方法。
本题重要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思绪作答即可：
1．一方面简要说明此种方法：
受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文献批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和见解等）。
受意方法要注意：
（1）善于领略上司意图，不要曲解上司意图；
（2）备好记录本，记录下指示要点；
（3）注意倾听，专心判断指示的用意；
（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
（5）如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实行。
2．结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要涉及四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介主线就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。