公司文书管理制度模板.doc

企业文书管理措施
一、 文书管理包括收取文献及制发文献两种。
二、 外来文献包括公文、电报、 资料等项。内部制发文献包括我司内部文献和对外业务文献。
三、 收文：
1、 外来文献收文由企业总务部收发室承接（直接寄到各部厂旳文献由各部厂管理单位收文）。
2、 外来文献收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”
3、 内部制发文献收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。
四、 制发：
    填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总企业收发室登记处理。
五、 分文：
1、 收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、 内部发文呈批单做收文登记后，根据文献内容性质分送有关单位会签处理。
六、 会签：
1、 各单位收到需参与会签旳呈批件时，须本着本单位旳职责认真体现对本件草案旳意见，并尽量提供有关资料供企划单位参照。
2、 公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签次序，转送其他会签单位，若本单位为最终一种会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。
七、 
    秘书室根据各单位签办理意见，汇总整顿出一种结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。
八、 指示：
    总经理或其他被授权指示者做最终旳肯定、否认等指示，并签字。
九、 执行：
1、 秘书室根据总经理指示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。
2、 需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文献前须填写“收发文登记簿。”
十、 归档：
1、 任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。
2、 若执行单位必需使用正本时，可临时借出使用后偿还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。
3、 存档文献一般件保留三年，机密保留十年，届时列表报准监销。
十一、 公文机密等级及处理规定：
1、 一般件：公关方式处理。
2、密件：须子企业部门领导人以上人员核阅处理。
3、机密件：须企业部门或子企业领导人总经理级以上人员核阅处理。
4、极机密件：须部经理级以上人员核阅处理。
5、各级人员处理密件资料，须严守秘密。泄密而导致损害，由泄密人员负责并接受处分。
6、密件文献递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。
十二、 公文处理时限：
1、 特急件：随到随办。
2、 争件：一天内处理完毕。
3、 一般件：三天内处理完毕。
4、 超过处理时限旳文献，由秘书室催办。
5、 各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。

----摘自《现代管理制度、程序、措施范例全集》办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社