项目2商务会议礼仪.ppt

,*,任务一 公司会议礼仪,张小礼的思考,张小礼跟着琳达去参加一次行业会议，几百人的会场非常壮观，从签到、领取资料、入位到主持人串场、嘉宾发言、茶歇，还有若干,分会场,会议，都由统一着装的工作人员引导安排，这么多人的流动,井井有条,，他们是怎么做到的？,任务目标,了解会议的基本要素,熟悉公司会议工作流程,掌握公司大小型会议座次安排规范,掌握各类参会人员礼仪规范,一、会议的内涵,1.,会议的概念,会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。根据,现代汉语词典,的解释，会议一词有两种含义,:,一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等,;,二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。商务会议特指第一种含义的会议。,（一）会议的概念及基本要素,一、会议的内涵,美国,韦氏新世界大学词典,中把会议解释为,“,一种会晤的行为或过程,”,，指的是把众 多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。,资料卡,一、会议的内涵,2.,会议的基本要素,构成会议的十大基本要素如下：,(1),会议名称。,(2),会议时间。,(3),会议地点。,(4),会议主持者。,(5),会议参与者。,(6),会议议题。,(7),会议的形式。,(8),会议的文书。,(9),会议的结果。,(10),会议的费用。,（一）会议的概念及基本要素,一、会议的内涵,1.,按照会议的规模划分,2.,按照会议的内容含量划分,3.,按照会议召开的时间划分,4.,按照会议的级别划分,5.,按照会议的性质划分,6.,按照会议与会人员集中或分散情况划分,（二）会议的分类,二、公司会议流程,1,确定会议主题,会议主题是指会议要研究的问题、要达到的目的，如果是综合性会议，会议需要研讨的问题较多，可以通过会议议题对会议主题进行细化分解。,2,确定会议名称,会议名称一般由,“,公司名称,+,会议内容,”,构成。如：,“,瑞安公司新产品推广会,”,，其中,“,瑞安公司,”,即公司名称、,“,新产品推广会,”,即会议内容。,有的会议名称由,“,公司名称,+,年度,+,内容,”,构成。如：,“,鸿丰集团,2012,年度总结表彰大会,”,。,有的会议名称由时间、会议内容和会议类型构成，如,“,博汇纸业股份有限公司第四届董事会议,”,。,会议名称必须用正确、规范的文字表达，要契合主题符。会名既不宜太长，也不能随便简化。,（一）确定会议主题与名称,二、公司会议流程,1,会议规模与规格,确定会议规模与规格的主要依据是会议的内容或主题，同时本着精简高效的原则。会议的规模主要体现在参会人数上；会议的规格主要体现在参会代表特别是主宾的职位高低上。,2,会议时间与会期,定期会议时间的确定通常有以下惯例：,（,1,）一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。,（,2,）每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，有利于承上启下。,（,3,）每日的工作例会，可以定在上班后半小时或下班前半小时。,（二）确定会议规模与规格，会议时间与会期,二、公司会议流程,会议时间安排有学问,据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为,45,至,60,分钟，超过,45,分钟，人就容易精神分散，超过,90,分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。,安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午,9,：,00,11,：,00,，下午,14,：,30,16,：,30,，人们办事的效率较高。,资料卡：,二、公司会议流程,1,会议组织机构,会议组织机构是指把人力、物力和智力等按一定的形式和结构，为实现会议目标和任务有秩序有成效地组合起来开展活动。一般设有秘书组，负责会议的日程和人员安排以及文件、简报、档案等文字性工作；总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作；保卫组，负责大会的安全保卫工作。根据会议的规模大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组，如：宣传组、文件组、接待组等。,2,确定与会人员名单,根据会议的性质、议题、任务来确定出席会议和列席会议的有关人员。,（三）成立会议组织机构，确定参会人员名单,二、公司会议流程,1.,会议经费的内容,1.,文件资料费。,2.,邮电通讯费用。,3.,会议设备和用品费。,4.,会议场所租用费。,5.,会议宣传费。,6.,会议交通及食宿补贴费。,.,其他开支。,2,会议经费的审核,（四）制定会议预算方案,二、公司会议流程,1,会场的选择,会场的选择一是要选择会议召开的地区，二是要选择会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也需考虑多种因素：,（,1,）应根据不同的会议类型来选地点。如小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。,（,2,）应考虑交通便利，同时要考虑有无停车场所和安全设施问题。,（,3,）会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有,2,3,平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间较长的会议，场地不妨适当大些，让久坐的参会者感觉舒适一些。,（,4,）如果是租借场地，要考虑场地租借的费用。,（五）会场的选择与设备准备,二、公司会议流程,2,会场的设备准备,桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、录音笔、投影仪、远程会议系统等。一些常见的会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签、黑白板、万能笔、粉笔、板擦、签到簿、名册、签字笔以及饮料、水杯等需要备足。,（五）会场的选择与设备准备,二、公司会议流程,1,会议议程,每个会议都有要研究的问题、要达到的目的，会议议程就是对会议所要研究和解决的问题做出的概略安排，并冠以序号排列出来，它是为完成多个会议议题而作出的顺序计划。,2,会议日程,会议日程是指会议在时间上的安排。,3,安排会议议程和日程要注意的问题,（,1,）要把握会议目的，了解会议召开的原因。,（,2,）会议如果有多个议题，应按其重要程度排列，最重要的议题排列在最前面研究。,（六）安排会议议程与日程,二、公司会议流程,1,会议议程,每个会议都有要研究的问题、要达到的目的，会议议程就是对会议所要研究和解决的问题做出的概略安排，并冠以序号排列出来，它是为完成多个会议议题而作出的顺序计划。,2,会议日程,会议日程是指会议在时间上的安排。,3,安排会议议程和日程要注意的问题,（,1,）要把握会议目的，了解会议召开的原因。,（,2,）会议如果有多个议题，应按其重要程度排列，最重要的议题排列在最前面研究。,（六）安排会议议程与日程,二、公司会议流程,2013,年网络世界大会暨第十二届以太网世界大会会议日程,地点：北京香格里拉饭店 一层景阁大宴会厅（地址：北京市海淀区紫竹院路,29,号）,乘车路线：地铁四号线,-,国家图书馆站 或 乘坐,588,（,689,）北洼路站下车，向东,180,米即到,。,时间安排：,2013,年,9,月,6,日。,会议日程实例,主会场,时间,安排,08:30-08:50,会议登录,08:50-09:00,开幕致辞：网络世界报社,09:00-09:20,演讲主题：今日以太网,从数据中心到,400G,演讲嘉宾：以太网联盟主席,John DAmbrosia,09:20-09:50,演讲主题：未来，一个以太网随处可用的世界,演讲嘉宾：城域以太网论坛（,MEF,）总裁及联合创始人陈子湳,09:50-10:10,以太网,40,周年生日庆典,以太网杰出贡献颁奖,10:10-10:30,演讲主题：,CIO,视角：趋势，挑战及云时代的关注点,演讲嘉宾：,Mr.Joe Green,瞻博网络 亚太区首席技术官兼系统工程技术部总监,10:30-10:50,演讲主题：从,芯,开始，改变未来,S12700,系列敏捷交换机,演讲嘉宾：郭金铜 华为技术有限公司企业,BG,网络产品线交换机产品营销总监,10:50-11:10,演讲主题：,SDN,演进之路,演讲嘉宾：孙晖,H3C,产品行销部总工兼技术营销部部长,11:10-11:30,演讲主题：创新网络、创新实践,网络创新助力业务变革,演讲嘉宾：李连杰 深信服高级产品经理,11:30-11:50,演讲主题：面向未来的企业网络架构,戴尔灵动网络,演讲嘉宾：李海平 戴尔企业解决方案部 大中华区网络,11:50-12:20,演讲主题：百度网络架构,演讲嘉宾：张玉坤 百度公司高级项目经理、资深系统工程师,二、公司会议流程,2013,年网络世界大会暨第十二届以太网世界大会会议日程,地点：北京香格里拉饭店 一层景阁大宴会厅（地址：北京市海淀区紫竹院路,29,号）,乘车路线：地铁四号线,-,国家图书馆站 或 乘坐,588,（,689,）北洼路站下车，向东,180,米即到,。,时间安排：,2013,年,9,月,6,日。,会议日程实例,分会场一,时间,安排,13:45-14:00,会议登陆,14:00-14:30,演讲主题：,DCN,精细无线，品质无线,演讲嘉宾：张,鹏,14:30-15:00,演讲主题：东华智能安全运维管理平台,演讲嘉宾：曹荣海,15:00-15:30,演讲主题：,业务可信赖的基石,搜狐基础网络平台,简介,演讲,嘉宾：张蜀光,分会场二,时间,安排,13:45-14:00,会议登陆,14:00-14:30,演讲主题：,BYOD,时代,的安全技术演进,演讲嘉宾：,谭杰,14:30-15:00,演讲主题：为企业的未来发展提供动力,演讲嘉宾：詹中荣,分会场三,时间,安排,13:45-14:00,会议登陆,14:00-14:30,演讲主题：业务定义网络,-DCN,新一代数据中心解决方案,演讲嘉宾：郭献峰 神州数码网络公司交换机产品线,14:30-15:00,演讲主题：下一代防火墙,安全可以更简单,演讲嘉宾：严雷 网康科技高级市场经理,15:00-15:30,演讲主题：油气长输管道信息化网络建设及应用,演讲嘉宾：中石油北京天然气管道有限公司信息技术主管 曹兴,二、公司会议流程,会议书面通知或邀请函的内容包括：,1,会议的主题（或名称）,2,召开会议的目的,3,与会人员（会议出席人）,4,会议的日程及主要议程,5,召开会议的地点,6,报到时间、地点以路线,7,与会要求（如服装要求、资料或文件准备等）,8,携带的材料和需要个人支付的费用,9,会议主办单位,10,会议联系人姓名和电话等,（七）制发会议通知,二、公司会议流程,会议通知实例,关于召开,2012,年水资源论证技术研讨会的通知,为全面落实最严格水资源管理制度，充分发挥水资源论证在水资源开发利用的决策关口作用，共同研究和探讨水资源论证技术和管理等环节的关键问题。经研究，定于,2012,年,12,月中旬在贵州召开水资源论证技术研讨会，现就有关事项通知如下：,一、会议内容,1,、交流新形势下水资源论证制度建设与发展；,2,、分析讨论水资源论证报告书编制与审查的重点和难点；,3,、规划水资源论证的重点和关键技术。,二、参会人员,1,、部分流域机构，省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局）从事水资源论证的有关专家或技术人员；,2,、提交全国水资源论证技术研讨会论文的部分作者。,三、时间及地点,会议时间：,2012,年,12,月,18,日,19,日，,17,日报到。,会议地点：贵州武岳酒店（贵州省贵阳市南明区南厂路,1,号，电话：,0851-8651777,）。,四、具体事项,1,、请参会单位组织选派,1-2,名有关专家或技术人员参加会议，并将报名回执表（见附件）于,12,月,11,日前发电子邮件或传真至水利部水资源管理中心。,2,、根据关于全国水资源论证技术研讨会论文征集的通知（水资源资质,2012,238,号），会后将对论文的采用情况在水资源论证网上予以公告，并印发,2012,年水资源论证技术研讨会论文集。,3,、会议期间食宿统一安排。,五、联系人及联系方式,联系人：,XXX,联系电话：,XXXX,电子邮箱：,XXXXX,三、会议座次安排,（一）不设主席台的会场座次安排,面门设座,面门设座,1,面门设座原则,2,依景设座原则,三、会议座次安排,（二）设主席台的会场座次安排,1,主席台排座,主席台每排人员为单数的排座,主席台每排人员为双数的排座,三、会议座次安排,（二）设主席台的会场座次安排,发言席位于主席台,正前方,主席台每排人员为双数的排座,三、会议座次安排,（二）设主席台的会场座次安排,2,群众席排座,横排,竖排,四、参会人员礼仪,（一）会议主持人礼仪,2,群众席排座,1,主持人基本礼仪规范,2,会议主持一般程序,（,1,）会议主持人的着装要与会议主题和会场气氛相符合，会议主题越正式越严肃主持人的着装的正式程度就要越高。,（,2,）会议主持人的身体姿态要保持头正肩平、腰背挺直，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。,（,3,）会议主持人要说普通话，语言表达应该规范准确、简明扼要。,（,4,）会议主持人的风格应根据会议性质进行调节，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。,（,5,）当会议主持人就坐时，对会场上的熟人不要大声打招呼，更不能寒暄闲谈，点头、微笑致意即可。,（,1,）主持人自我介绍,（,2,）主持人致欢迎辞。,（,3,）宣布会议的目的和注意事项。,（,4,）请演讲者开始演讲。,（,5,）在演讲者结束报告时，主持人应对报告人表示感谢，并宣布进行提问和讨论。,（,6,）主持人要对报告内容作恰如其分的评价，并对报告人再次表示感谢。,（,7,）主持人应在规定的时间内宣布会议结束。,四、参会人员礼仪,名人说礼仪,资料卡,例会礼仪,例会是一种制度化的会议，开会时间、地点、人员均固定，以讨论工作、沟通信息为会议内容。例会的一般程序与礼仪为：,（,1,）与会者应准时参加,例会不发通知和告示，与会者如遇意外不能参加，一定要事先请假，以免其他人无端等候，如果因事取消或推迟会议要通知有关人员。,（,2,）会议室布置宜紧凑,通常是圆桌或长桌，与会者可团团围坐，显得集中。,（,3,）会议时间要简短、议题要明确,“,短小精悍,”,是例会的基本风格，每一个与会者发言时应一个接着一个，不要冷场，讨论工作时要议题集中，主持人及时控制不要岔出主题，切忌把例会开成,“,马拉松,”,式的长会。,四、参会人员礼仪,（二）会议发言人礼仪,会议发言人或演讲者是会场的中心人物，在演讲前后和演讲时对听众的礼节要注意以下几个方面：,2,坐下前后的礼仪,4,上下讲台时的,1,进入会场时,3,被介绍时的礼仪,四、参会人员礼仪,小看板,时间的控制,有经验的演讲者发现，每经过一定的时间，听众就会产生一种注意力危机，一般发生在演讲（发言）开始后的,15,20,分钟的时候，第二次发生在,30,35,分钟的时候，为了克服这些,“,危机,”,，演讲者（发言者）即应善于根据规定的发言时间来安排演讲的内容。,大多数国际会议的发言时间是,10,分钟；各种仪式上安排的演讲，时间最好不要超过,5,分钟。,四、参会人员礼仪,（三）参会人员的礼仪,2,遵守会议纪律,1,合适的着装,3,尊重主持人、演讲人及其他与会者,四、参会人员礼仪,（四）会议服务人员礼仪,四、参会人员礼仪,阅读材料,董事会会议礼仪,董事会会议是现代企业管理和公司治理中的一个非常具体、关键的商务会议。有效的董事会会议需要会前做好充分准备，会中遵循必要的程序，会后确保董事会的决议能够得到切实的贯彻执行。,董事会的会议分为四种类型：,首次会议、例行会议、临时会议和特别会议,。,在董事会召开之前，要尽可能早地将有关议事项目和有关公司业务的一些重要信息和数据资料以书面形式发给董事。这些基本文件包括：,（,1,）会议议程表，一般由董事长准备或批准；,（,2,）上次会议的会议纪要，通常由董事会秘书提供；,（,3,）首席执行官的业务运营报告，给出一个自上次董事会会议以来影响公司业务的主要事件的概述；,（,4,）财务报告，提供直到最近的经营损益表、现金流量表和融资情况；,（,5,）一些由高级经理层提供给董事会成员、支持会议议程中所列事项的书面报告。,这样可以给董事会成员以充分的通知和提醒，以保证他们能够参会并且有足够的时间为会议做准备工作，使董事们对讨论的问题有所准备，以提高会议效率。,张小礼的成长,一场会议特别是大型会议的成功举办，需要活动组织者按照科学的方式认真筹备和策划，要注重每一个细节，多次演练和调整，以满足参会各方的需求，所以往往我们看到的有序的活动背后凝结了很多人的辛勤付出。,思考与训练,一、华光公司准备召开年度销售总结会，拟定一份会议通知。,二、以下是一个小型会议的参加人员名单，请为下列人员安排会议的座次，把代表人员的字母填入图中代表座位的圆圈中。,A.,董事长（东道主）,B,公关部经理（东道主）,C,秘书（东道主）,D,翻译（东道主）,E,外联部经理（外方）,F,外联部工作人员（外方）,G.,公关部工作人员（外方）,三、参加公司会议需要注意哪些礼仪细节？,任务二 商务谈判礼仪,张小礼的思考,张小礼的公司要和一家日本公司进行一场商务谈判，为了这场谈判大家已经加了很多天的班，准备各种需要的资料，敲定各种谈判方案。到了谈判的那天，张小礼发现一直负责谈判准备工作的琳达甘当,“,幕后配角,”,，出现在谈判桌上的是公司另一位副总，一位成熟稳健的男性经理王洋。张小礼很为琳达鸣不平，认为是王洋抢了琳达的风头。她悄悄观察琳达，发现琳达一点也不介意，依然在谈判桌下和王洋密切沟通，分析情况，调整谈判策略。这是为什么呢？,任务目标,掌握各种商务会见与会谈的会场布置规范,掌握各种商务会见与会谈的座次安排规范,掌握商务会见与谈判的接待礼仪规范,掌握和日本商人谈判的礼仪规范,掌握和美国商人谈判的礼仪规范,掌握和英国商人谈判的礼仪规范,一、商务会见与会谈礼仪,（一）会见与会谈的形式,1,会见的形式,2,会谈的形式,（二）商务会见与会谈中的尊位及位次排序,1,会见与会谈座位的安排,2,合影时的位次安排,会见与会谈座位安排（面门设座）,会见与会谈座位安排（依景设座）,会见与会谈留影位次排序,二、商务谈判礼仪,（一）主座谈判接待礼仪,1,主座谈判的接待准备,2,主座谈判迎送工作,1,告知信息,2,服从安排,3,表示感谢,（二）客座谈判的礼仪,（三）谈判场所的安排与布置,1.,谈判场所的选择,2.,谈判场所的布置,1.,谈判座位安排的基本原则,2.,不同环境下的谈判座次安排,（四）谈判座位的安排,会谈桌,平行于,正门时会议室的座次安排,会谈桌垂直于正门时会议室的座次安排,圆桌会议,所谓,“,圆桌会议,”,，是指一种平等、对话的协商会议形式。是一个与会者围圆桌而坐的会议。在国际会议的实践中，主席和各国代表的席位不分上下尊卑，可避免其他排座方式出现一些代表席位居前、居中，另一些代表居后、居侧的矛盾，更好体现各国平等原则和协商精神。,据说，这种会议形式来源于英国亚瑟王的传说。,5,世纪，英国国王亚瑟在与他的骑士们共商国事时，大家围坐在一张圆形的桌子周围，骑士和君主之间不排位次。圆桌会议由此得名。至今，在英国的温切斯特堡还保留着一张这样的圆桌。关于亚瑟王和圆桌骑士的传说虽然有着各种各样的版本，但圆桌会议的精神则延续下来。第一次世界大战之后，这种形式被国际会议广泛采用。,直到今天已成为平等交流、意见开放的代名词，也是国家之间以及国家内部，一种重要的协商和讨论形式。,二、商务谈判礼仪,资料卡,三、国际商务谈判的礼仪规范与禁忌,（一）和日本商人谈判的,礼仪,规范,1,选择合适的中间人引荐,2,谈判时要有足够的耐心,3,谈判时准备充分的材料,4,公司主要行政官员和其他高级官员不要参加谈判的最初阶段,5,不要在谈判过程中偷偷增加人数,6,谈判小组中忌用律师、会计师和其他职业顾问,7,代表团中尽可能不包括青年人和妇女,8,忌中途更换谈判人员,9,低调,10,不要当面或公开批评,1,商务语言是美式英语,2,可以与美国商人直接进行接触，而不必通过中间人居间介绍,3,注重生意,4,遵守时间,5,相对缺少地位歧视,6,重视律师和合同的作用,（二）和美国商人谈判的,礼仪,规范,（三）和英国商人谈判的,礼仪,规范,1,决策程序自上而下,2,时间观念强,3,会面时，握手之后，递交名片。,4,举止礼仪规范,5,注意言谈,三、国际商务谈判的礼仪规范与禁忌,英国的办公时间,银行：星期一至星期五：,09:30-15:30,公司：星期一至五：,09:00-17:00,政府机关：星期一至五：,08:00-13:00 14:00-17:30,苏格兰：星期一至三：上午,09:30-12:30,，下午,15:30,17,：,30,。星期四（为工作日）：,09:30-18:00,，星期五：,09:30-15:00,英国所有在职工作人员每年可享受,6,周的夏令假，休假时间是从,6,月,21,日到,9,月,8,日。许多人都在七八月份外出旅游。因此，商务活动,2,月至,6,月，,9,月中至,11,月最宜。如果其他时间前往贸易访问，须事先与有关公司和当事人联系，在圣诞节和复活节前后两星期要避免约见。,资料卡,思考与训练,一、日本的钢铁和煤炭资源短缺,而澳大利亚盛产铁和煤,按理说,日本人的谈判地位低,澳大利亚一方在谈判桌上占据主动。可是,日本人却把澳大利亚的谈判者请到日本谈生意,.,到了日本,日本人非常谨慎,讲究礼仪,让澳大利亚的谈判者很满意,因而日本方面和澳大利亚方面在谈判中的相对地位就发生了显著的变化,澳大利亚人过惯了富裕的舒畅生活,他们的谈判代表到了日本之后不过几天,就急于想回去,所以在谈判桌上常常表现出急躁的情绪，但是日本谈判代表却不慌不忙地讨价还价,掌握了谈判中的主动权,结果日本方面仅仅花费了少量款待做,“,诱饵,”,就钓到了,大鱼,取得了大量一般难以取得的材料。,分析日本方面取得大的谈判成果的原因是什么？,二、模拟谈判训练,任务背景：,天服进出口贸易公司与美国三一贸易公司进行有关童装出口的业务洽谈，双方的谈判准备在公司的会议室进行。主客双方主要参与谈判的人员各,5,人，天服进出口贸易公司要为此次谈判作一个周密的安排。,任务要求：,1.,布置谈判场景,2.,根据谈判场景的变化作出主客双方的座次安排,3.,为了顺利完成此次谈判，天服进出口公司在礼仪方面要注意哪些问题？,The END.,