医药公司计算机管理系统操作人员权限分配审核表.doc

新版GSP计算机管理系统操作人员权限分派审核表
序号
岗位
姓名
操作权限分派
查询权限分派
1
公司负责人

不合格药品报损审批
所有查询
2
质量负责人

1首营公司、首营品种、客户审核
2监督停售、解除停售
3不合格药品裁定
所有查询（近效期预警、采购记录、验收记录、销售记录、复核记录、养护计划、养护记录、销售退回、采购购进退出、运送记录的查询、药品质量档案查询、商品库存查询等）
3
质管部经理

1质量管理基础数据审核、确认生效及锁定（供应商资质审核、药品合法性审核、业务员合法性审核、购货方资质审核）；
2质量管理基础数据更新审核修改、权限管理与监督。
3药品停售、解除停售。
4不合格药品销毁确认解决审批；报损审批
5业务数据修改审核。

查询供货商、药品、业务员、购货方基本资料；
查询购进收货记录
查询购进验收记录
查询购进退出复核记录
查询销售记录
查询出库复核记录
查询药品销后退回记录
查询药品停售记录
查询近效期预警
查询运送记录
查询药品质量综合信息
4
质量管理员

1供应商资质信息、药品信息、业务员信息、购货方资质信息审核
2药品储存与养护；药品停售解决、不合格药品销毁确认
3质量信息的收集、药品质量档案的建立
客商资料、近效期预警、供货商、药品、业务员、购货方基本资料查询；
药品质量综合信息查询、商品库存、入库记录、采购记录、验收记录、销售记录、复核记录、养护计划、养护记录、销售退回、采购购进退出、运送记录的查询
5
采购员

1供应商资质信息、药品信息、业务员信息录入及修改申请
2采购记录生成、确认、修改（未收货确认前）
3商品下发申请
查询供应商资料
查询基础档案修改记录
查询商品库存
查询采购记录、进货入库记录、退出出库记录、购进发票查询
6
收货员

收货（购进、退货）确认
药品购进收货记录、药品销售记录、采购综合查询、商品库存查询、销售综合查询
7
验收员

1.药品质量验收（购进、销退）药品验收确认并打印验收入库单
2.验收质量问题提交
查询购进验收记录
查询退货验收记录
查询验收质量问题药品
8
保管员

1.入库（购进、退回）确认
2.仓储商品架位号管理
3.库存盘点
4.储存与养护重点品种的确认、药品停售告知、不合格药品解决及销毁确认申请
5.近效期药品催销
养护记录查询
采购综合查询销售记录
商品库存查询
商品滞销查询
10
业务内勤

1.销售记录生成、确认、修改（未出库复核前），
2.退货药品确认
3.购货方资质信息录入及客户、商品基础档案修改申请
4.业务审核

查询商品库存
查询出库记录
查询销售记录
查询退货记录
11
商务部经理

1.购货单位资料初审
2.供应商结款单审核
查询商品资料
查询商品库存
查询（供应商）进销流向
查询采购、销售明细
12
出库复核/养护员

1.养护记录生成、确认
2.出库复核及养护质量问题提交、问题药品锁定
3.有效期管理
4.销售出库、进货商品退货质量复核确认，

查询商品资料查询
查询养护记录
查询出库复核及养护质量问题药品
查询效期药品
查询药品购进退出、销售出库复核记录
查询首营品种
13
运送员

运送管理功能、运送记录填写或导入
查询历史运送记录
14
财务部

1.收款单据新增和审核、
2.应付帐款解决
3.做采购预算
4.盘点后库存调整
5.发票管理
查询收款明细
查询应付款明细
查询商品库存
15
系统管理员

经质管部授权进行系统数据库管理、数据备份

备注
岗位权限分派原则

生成本环节记录
查询上一环节记录
查询本环节记录
查询本环节有关基础资料
质管部经理署名： 年 月 日
系统管理员设立后署名： 年 月 日

由于公司不合格药品召回及追回不走系统，只纸质版记录故需要的人要补上

计算机系统数据修改申请台账
申请人/日期
部门
单据号
修改内容
修改因素
质管部审核意见/审核人/日期
修改人/日期
备注

基础数据库建立内容：
.供货单位 .购货单位 .品种资料 .客户购销人员 .委托运送

（四）基础数据库
—供货单位
（一）《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》；
（二）营业执照及其年检证明；
（三）《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书；
（四）相关印章、随货同行单（票）样式；
（五）开户户名、开户银行及账号；
（六）《税务登记证》和《组织机构代码证》
生产及批发公司：根据经营范围自动辨认经营品种类别，拒绝超范围供应品种；
关联供应商业务员信息，自动锁定；
实行定期提醒、超期锁定。
（四）基础数据库
—购销人员
.业务员的基本信息（授权书内容）
.业务员历史代理信息查询；
.核算客户单位；
.自动控制授权有效期限；
.自动控制代理售权区域、品种及其它权限；
.与所代理供应商合法资质有效期关联，超期锁定。
（四）基础数据库
—品种资料
.品种范围涉及：成药、中药材及中药饮片；相关合法证明材料及有效期限；.与经营范围相相应的类别；生产范围、诊疗范围；.与供应商、业务员有关信息关联，自动锁定；.储存类别：特殊、冷藏、阴凉、常温等。
.管理级别：特药、普药、冷链等
（四）基础数据库
—购货单位
.客户类别：生产、经营（批发、零售）、使用（医院、诊所、社区医疗机构）.系统根据客户资质情况授权，超范围销售品种自动拒绝
.系统自动控制客户合法资质的有效期，提醒更新，超期锁定
.对方采购人员及提货人员的管理
（四）基础数据库
—承运单位
.承运商的信息：资质；
.承运审计内容：能力情况及相关条件；
.承运协议内容：协议时限、运送时限等；
.承运药品类别：管理级别、储存温度、路途时限。
（四）基础数据库
—关联规定
质量管理基础数据应当与相应的公司或产品的合法性、有效性相关联。系统进行自动跟踪、辨认与控制。
.采购：经营品种与供货单位、供货单位销售人员关联。
.储存：经营品种与库房的条件关联。
.销售：经营品种与购货单位的生产范围、经营范围或者诊疗范围关联。
.运送：经营品种与运送方式、条件和时间关联。
（四）基础数据库
—安全规定
1、质量管理部门和人员负责基础数据审核、更新、确认生效及锁定。
2、各操作岗位只能按照规定权限查询、应用质量管理基础数据，不能修改数据的任何内容
3、质量管理基础数据是合法经营的基本保障，当任一质量管理基础数据失效，系统对与该数据相关业务功能应自动锁定

（五）功能规定
—采购
.第九条药品的采购订单应当依据系统建立的质量管理基础数据制定，系统应当拒绝无质量管理基础数据支持的任何采购订单的生成。系统对各供货单位的法定资质可以自动审核，拒绝超过经营方式、经营范围的采购行为发生。
.采购员密码登陆
.采购订单的实现受控于质量管理基础数据库，并匹配自身经营范围.采购订单确认后，自动生成采购记录，并支持收货人员查询采购订单
.没有有效质量保证协议的不能生成采购计划；系统拒绝生成计划时应显示因素
.特殊管理药品采购，实行渠道控制；

（五）功能规定
—收货
.第十条药品到货时，系统应当支持人员查询采购订单，对照实物确认相关信息无误后，方可进行质量验收。
.系统支持收货人员查询到货品种和供应商的基础信息。
.系统支持收货人员记录相关到货信息。（冷链品种）.核对确认到货信息后，提交验收组验收

（五）功能规定
—验收
第十一条验收人员按规定进行药品质量验收，对照药品实物在系统采购记录的基础上录入药品的批号、生产日期、有效期、验收合格数量、验收结果等内容后，系统生成验收记录。
.验收员对照系统信息提醒进行实物验收
.系统应当支持收货人员查询供货单位和到货品种的基础信息.
验收员在采购及收获记录的基础上，录入批号、效期、生产日期、数量、验收结论等，系统自动显示验收记录及验收员姓名（实现签章）
.根据不同的验收结论，支持对采购记录的拆分
.打印或传输入库指令，告知仓库入库指令
.系统根据基础数据库，自动分派入库类别

（五）功能规定
—养护
.第十三条系统应当依据质量管理基础数据和养护制度，对库存药品按期自动生成养护工作计划，提醒养护人员对库存药品进行有序、合理的养护。
.库存药品依据质量管理基础数据库、验收记录，生成养护计划；
系统可自动提醒养护工作进度。
（五）功能规定
—效期管理
第十四条系统应当对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制，具有近效期预警、超有效期自动锁定及停售等功能。
（1）将“近效期催销”改为“近效期预警及超效期停销”
（2）公司应建立“近效期停销制”
采用计算机系统对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制，采用近效期预警及超过有效期自动锁定。
（3）做好一个前提：判断近效期销售的合理性和可预期的危害
近效期预警的期限应根据公司在供应链所处的位置、销售对象、药品正常使用完毕的合理期限来综合评估
（五）功能规定
—销售
第十五条批发公司销售药品时，系统应当依据质量管理基础数据及库存记录生成销售订单，系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成。系统对各购货单位的法定资质可以自动辨认并审核，防止超过经营方式或经营范围的销售行为的发生。
销售订单确认后，系统自动生成销售记录。
.系统可根据基础数据库自动辨认客户类别，自动辨认经营范围，拒绝超范围品种的销售；
.销售开票确认后，自动生成销售记录，生成出库指令，显示开票员的身份
.自动匹配己方的销售员。

（五）功能规定
—出库
第十六条系统应当将确认后的销售数据传输至仓储部门提醒出库及复核。复核人员完毕出库复核操作后，系统自动生成出库复核记录。
.依据销售开票指令，系统自动生成出库指令，打印出库单或生成拣货任务；
.系统可自动分派拣货任务，跟踪拣货出库进程；
.复核人员在专用界面上进行复核操作，支持生成相应的质量复核结果，标明复核人员姓名，自动生成出库复核记录。
（五）功能规定
—退回
第十七条批发公司的系统对销后退回药品应当具有以下功能：
（一）解决销后退回药品时，应当可以调出原相应的销售、出库复核记录；
（二）相应的销售、出库复核记录与销后退回药品实物信息一致的方可验收，并依据原销售、出库复核记录数据以及验收情况生成销后退回验收记录；
（三）退回药品实物与原记录信息不符，或退回药品数量超过原销售数量时，系统应当拒绝药品退回操作；
（四）系统不支持对原始销售数据的任何更改。
销售退回
.依据原销售出库记录数据，生成销后退回申请单；.收货人员核对实物后，交由验收人员进行质量验收；.在销后退回界面中，系统拒绝非本公司销售药品的退回；.系统自动生成销后退回记录。

购进退出
.根据原验收入库记录数据生成购进退出记录；

（五）功能规定—有疑问药品控制
.第十八条系统应当对经营过程中发现的质量有疑问的药品进行控制。
.（一）各岗位发现质量有疑问药品，应当按照本岗位操作权限实行锁定，告知质量管理人员；
.（二）被锁定药品应当由质量管理人员确认，不属于质量问题的解除锁定，属于不合格药品的由系统生成不合格记录；
.（三）系统对质量不合格药品的解决过程、解决结果进行记录，跟踪解决结果。.对各环节发现的质量有疑问的药品，系统自动锁定，由质量管理人员进行解决；.对确认无质量问题的，只能由质量管理人员解除锁定；
.对确认不合格的药品，由质量员转入不合格台帐，其他任何人均无此操作权限；销毁时系统生成出销毁记录，由有关负责人批准

（五）功能规定—运送
第十九条批发公司的系统应当对药品运送的在途时间进行跟踪管理，对有运送时限规定的应当提醒、警示相关部门及岗位。系统应当按照《规范》规定，生成药品运送记录。
.记录发运信息，建立运送记录，内容涉及运送工具和启运时间等；
.冷链经营品种应有温度相关记录；
.委托运送的支持生成药品委托运送记录。