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天津市电子文件管理一体化解决方案

天津市电子文件管理一体化解决方案

（项目编号：）

北京金政通软件有限公司

目 录
1 项目概述 5
1.1 项目建设背景 5
1.2 信息化现状分析 5
1.2.1 网络基础建设情况 6
1.2.2 应用支撑平台现状 6
1.2.3 业务应用系统现状 7
1.2.4 待解决的主要问题 8
2 项目理解分析 9
2.1 文档一体化业务模型 9
2.2 电子文件管理关键环节控制模型 10
3 系统总体设计方案 12
3.1 总体架构 12
3.1.1 建设原则 12
3.1.2 系统定位 12
3.1.3 技术路线选择 13
3.1.4 架构概览 18
3.2 业务架构 20
3.2.1 业务模型 20
3.2.2 用户组织 20
3.2.3 业务流程 21
3.2.4 业务管控 23
3.3 应用架构 23
3.3.1 应用功能视图 23
3.4 数据架构 34
3.4.1 数据对象 34
3.4.2 数据分类 35
3.4.3 数据分布 36
3.4.4 数据流转 37
3.4.5 数据存储 38
3.4.6 数据接入策略 39
3.5 技术架构 39
3.5.1 系统技术架构 39
3.5.2 系统逻辑视图 40
3.5.3 系统集成设计 44
3.5.4 系统部署设计 47
3.5.5 系统安全策略 53
4 软件模块建设 54
4.1 支撑工具软件 54
4.1.1 标准电子公文生成工具 54
4.1.2 版式固化和格式转换工具 57
4.1.3 版式电子表单工具 58
4.1.4 数字签名服务 59
4.1.5 可信时间控制 60
4.1.6 防伪鉴别 62
4.1.7 数据封装工具 63
4.2 改造办公自动化应用系统 66
4.2.1 应用模板分类维护 66
4.2.2 应用分类管理员设置 67
4.2.3 应用模板的定义 67
4.2.4 关联应用的审批流程 67
4.2.5 表单栏目属性维护 67
4.2.6 应用的列表设计功能 68
4.2.7 应用的查询条件字段设计功能 68
4.2.8 应用的列表功能按钮（工具）设计功能 68
4.2.9 应用的表单处理功能按钮（工具）设计功能 68
4.2.10 可视化表单定制工具 69
4.2.11 应用的打印模板设计功能 70
4.2.12 应用的处理权限控制设置 70
4.2.13 应用的业务管理权限控制设置 70
4.2.14 二次开发接口支持 71
4.2.15 应用列表还原功能 71
4.2.16 应用查询还原功能 71
4.2.17 应用功能按钮还原 72
4.2.18 应用处理表单还原 72
4.2.19 应用审批处理功能 73
4.2.20 应用权限控制还原处理 73
4.3 新建办公自动化应用系统 73
4.3.1 业务分析 73
4.3.2 支撑功能设计 73
4.3.3 应用功能设置 79
4.3.4 系统应用界面 86
4.4 电子公文传输与交换系统 104
4.4.1 建设目标 104
4.4.2 主要建设内容 105
4.4.3 系统部署模型 106
4.4.4 公文交换数据标准 106
4.4.5 电子公文交换的一般规定 109
4.4.6 电子公文交换语言(egXML) 111
4.4.7 公文交换流程跟踪 112
4.5 建设电子公章系统 113
4.5.1 总体结构 113
4.5.2 系统流程 114
4.5.3 主要模块 114
4.5.4 印章管理平台 115
4.5.5 批量签章平台 117
4.5.6 签章客户端 121
4.6 电子文件管理系统 123
4.6.1 系统功能 123
4.6.2 系统管理功能 134
4.7 建设电子文件登记备份和移交接收平台系统 137
4.7.1 移交模块 137
4.7.2 传输模块 142
4.7.3 接收模块 144
4.7.4 利用模块 147
5 系统集成方案 153
5.1 项目设计原则 153
5.2 项目建设遵循的标准和规范 153
5.2.1 总体标准 153
5.2.2 数据标准 154
5.2.3 文档格式标准 154
5.2.4 数据交换标准 154
5.2.5 网络标准 154
5.2.6 安全标准 155
5.2.7 管理标准 155
5.3 项目方案 156
5.3.1 系统拓扑图 156
5.3.2 服务器系统 157
5.3.3 存储系统 160
5.3.4 网络系统需求 162
5.3.5 系统软件设计 162
5.3.6 服务器虚拟化优势 178

1 项目概述

1.1 项目建设背景
根据《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》和《天津市电子文件管理工作规划（2011-2015年）》总体部署，对全国和天津市电子文件管理工作提出了具体的指导性意见和实施步骤。规划指出，电子文件管理成为我国实施信息化战略的重要任务，是新时期国家管理的基础性工作，对于确保国家信息安全、提升国家软实力具有重要意义。实现电子文件科学化规范化安全化管理是提高党和政府科学决策水平和治国理政能力、确保国家信息安全的重要举措。
中央办公厅、国务院办公厅颁布《电子文件管理暂行办法》、中共天津市委发布《天津市电子文件管理暂行办法》对电子文件管理机构及职责、电子文什形成与办理、电子文件的归档与移交、电子文件的保管与利用等做H{了明确的规定，对实施电子文件管理工作，提出了遵循规范。
天津市是国家电子文件管理部际联席会议办公室确定的国家电子文件管理试点省份之一。根据国家电子文件管理部际联席会议办公室《关于开展电子文件管理试点工作通知》及《国家电子文件管理试点示范工作方案》的精神和要求，形成了《天津市电子文件管理系统试点工程建设万案》，分别通过了国家电子文
件管理部际联席会议办公室和天津市发展和改革委员会的专家评审和审核，并下发了批复文件。本项目将依据《天津市电子文件管理系统试点工程建设方案》和批复文件，遵从天津市电子政务内网业务应用系统建设要求，结合天津实际，以电子文件全程管理、规范管理、安全保密、便于利用为工作原则，以运用关键技术，创新管理机制，探索电子文件的管理体制和模式，有效地解决电子文件凭证价值作用和长期保存问题为工作目的，开展天津市电子文件全过程管理试点工作。
1.2 信息化现状分析
目前，天津市己完成电子政务内网（一期）工程建设任务，并在电子政务内网已经完成部分应用支撑平台和应用系统的建设。
1.2.1 网络基础建设情况
近年来，围绕电子政务的中心工作，组织建设了天津市电子政务内网（一期）工程，完善了电子政务内网的基础设施建设，为全市电子政务内网互联互通、信息共享、业务协同提供网络信任环境和信息交换环境的基础支撑，是跨部门、跨地区业务协同和信息共享型关键应用的建设、部署和运营的安全服务基础。 天津市电子政务内网网络基础建设的主要内容是将党委、人大、政府、政协、法院、检察院的业务网络进行互联互通，满足各级政务部门内部办公、管理、协调、监督和决策的需要。天津市电子政务内网建设主要对应电子政务内网整体应用架构的基础设施层建设部分，主要解决本项目中软件系统与其他系统间网络通讯。本项目软件系统搭建在天津市电子政务内网网络系统之上。 天津市电子政务内网整体应用依托在电子政务内网网络环境，目前政务内网网络环境己建设完成，并且完成了233个参建单位的接入，具备了在电子政务内网建设应用系统的网络基础。市级核心层和区县汇聚层已完成并通过保密测评，160余接入单位已完成保密测评工作，目前正履行报批审核程序。
天津市电子政务内网与天津电子政务专网（外网）、互联网和其他网终物理隔离，纵向连接天津市和区县，横向连接党委、人大、政府、政协、法院、检察院等六大系统，承载机密级（含）以下信息系统。建设两级网络平台，形成市委和滨海新区互为备份的两级网络中心，连接下级网络节点和所属部门业务网络。同时，对上接入政务内网中央平台，形成互联互通的电子政务内网平台体系。
1.2.2 应用支撑平台现状
天津市电子政务内网已完成密钥管理与电子认证基础设施和认证系统建设，实现了用户和认证的统一管理以及粗粒度的授权管理，并提供细粒度的权限接口：认证系统网关控制设备串接在应用服务区入口，验证用户权限并控制用户对
各应用系统的访问请求。
目前，应用支撑平台为应用系统提供的服务和功能有：
用户管理
以管理全网用户、组织机构信息和提供全网用户、组织机构支撑信息为重点，并与数字证书认证相结合，围绕“安全，统一的用户信息管理、用户组织信息服务平台、认证用户信息入口”功能定位。统一用户管理系统是内网用户信息的唯一管理入口、为单点登录提供机构用户基本信息维护。整合了用户管理与密钥管理系统的机构用户接口，保证用户信息权威：提供了用户实施同步功能，保障了用户信息的一致性。设立用户分级属性，为信息的合法性访问提供了基础信息：
完善的日志信息，记录了所有的用户管理操作信息。
认证管理
认证管理系统是电子政务内网用户访问控制的总入口，对政务内网内所有设各认证、终端认证、应用访问认证都通过统一认证服务系统进行身份认证，表明用户合法身份后通过单点登陆进入各业务应用系统，保障系统认证环节的安全性。
数据交换
应用系统与应用支撑的用户、机构、权限、认证进行关联。应用系统可以调用应用支撑的用户、机构、权限等查询服务，来代替系统中的用户、权限管理功能，保障基础信息的一致性，降低开发成本和维护成本；也可以调用统一的身份认证，来代替应用系统的身份认证，保障系统安全性：对于采购的应用系统也可以通过用户同步、机构同步、统一认证服务，保障新系统的正常接入。
在线认证
认证杀统制发并启用数字证书后，用户在终端上插入USB Key后访问门户，安装在终端的控件将自动读取证书主体内容信息，然后提交到统一认证服务。
用户身份认证
应用支撑平台将统一认证封装成一个HTTP的服务总入口，业务应用系统定制页面后，将所需要的参数发往此入口，平台将根据配置的认证方式从HTTP中读取获得相应认证方式所需要的参数，自动执行相应的认证逻辑，得到认证结果，并根据配置的组合策略最终确定该请求是否通过认证。如果通过就转向认证成功页面，否则就转向认证失败页面：转向到成功页面后检查提交的参数中是否带有配置的应用标识，如果有，则读取该用户的合法信息后，发送代理登录的请求，后台根据一系列配置信息进行应用系统的代理登录。
访问控制
平台提供了粗粒度和细粒度的访问控制机制，目前只使用到粗粒度，即应用访问控制：通过身份认证的用户，可以点击政务内网门户网站上的应用列表，自动转向对应的业务应用系统，并自动呈现未处理的事务。
1.2.3 业务应用系统现状
天津市电子政务内网内己建成使用的业务应用系统有内网网站体系，建设了天津市电子政务内网市级门户网站和党委门户、各区县党委门户（测试版），在市级门户网站上集成了其余业务应用系统入口。内网门户网站以服务领导、服务机关工作人员为重点，围绕“安全的信息服务与共享平台、信息资源整合与服务平台、业务应用入口及信息展现平台、学习与交流服务平台”功能定位，提供用户查阅信息、业务办公、资源共享的功能聚合，提高用户体验；通过和内容管理系统结合，实现了部门站点页面浏览和新闻浏览权限的控制。
安全邮件系统
建设了政务内网安全邮件系统，目的以用户账号和密码方式提供安全邮件服务。
电了公文交换系统（试用版）和电子公文运转平台（试用版）
建设了电子公文交换系统和电子公文运转平台两套试运行系统，日前以用户账号和密码方式提供非密文件收发试运行服务。
1.2.4 待解决的主要问题
目前，天津市电子政务内网已经开通运行的业务应用系统，解决了某一具体的业务在电子政务内网上的应用，但多种业务系统所产生的电子文件数据，面临着管理分散，格式各异，元数据和电子文件实体数据不齐全、不完整，数据库不兼容，电子文件产生的过程稿及过程数据缺失，政务信息不能充分共享和利用等直接影响党政机关日常业务的问题。
随着全市政务内网的深入应用，能够通过对电子文件数据的深度挖掘和分析，形成各级党政机关辅助决策支撑的有效丁具的应用需求日趋迫切，这就对电子文件全程管理和应用提出了明确的要求。依据《国家电子文件管理试点示范工作方案》的精神和要求，明确电子文件管理贯穿其整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想，全面提升天津市在电子政务内网中的业务管理水平。通过解决“从电子文件形成、办理，到电子文件归档、利用、电子档案的长期保存，以及电子文件凭证化管理全程贯通的管理方式”，实现全市电子文件标准化、规范化、一体化、凭证化的全生命周期管理，电子文件业务过程的全程管理。通过统一标准规范、统一应用模式、统一技术架构，实现一种比文档一体化管理要求更高的电子文件全程管理一体化，解决电子文件的原始性、真实性、完整性、可靠性和可用性的管理问题。
2 项目理解分析
天津市电子文件管理系统试点项目依据《电子文件管理暂行办法》和《电子文件管理系统通用功能要求》，其立足点在于电子文件全生命周期管理，即文件的形成、办理、传输、归档、保存、利用、销毁等在各个关键环节的业务控制和技术控制，从而保证电子文件在全生命周期中的真实、完整、安全、可用。本方案从业务角度和技术角度两个维度，以文档一体化的业务模型和关键环节控制模型为理论基础进行综合设计。
2.1 文档一体化业务模型
随着信息化发展，电子文件全生命周期管理在档案管理界已经不仅仅存在与理论阶段，越来越多的信息化建设围绕电子文件全生命周期管理开展，并且已经上升到国家层面的高度。《电子文件管理暂行办法》厅字[2009]39号，文件重点提出“电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”等五项基本原则。其中全程管理（对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态）在信息化建设中的落点就是文档一体化管理。
文档一体化管理理念体现在文档实体生成一体化、文档信息利用一体化、文档管理一体化、文档管理规范一体化（见下图文档一体化模型）。具体是从电子文件前端形成和后端档案管理的全局出发，实现从电子文件的生成、办理到归档管理、利用的全过程全生命周期管理。文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率；能够通过技术手段有效保证电子文件的真实性、完整性、安全性和可用性。
文档一体化管理前端电子文件管理与档案管理相结合，充分利用电子文件处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使电子文件工作中文件的生成、办理、流转以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、检索利用标准化，知识共享简单化，同时档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

2.2 电子文件管理关键环节控制模型
电子文件全程管理包含三个关键控制环节，即电子文件生成与流转过程中元数据的采集、著录；电子文件实时归档；电子文件初次鉴定和人工二次鉴定。下图根据电子文件流转关键环节，从电子文件本身的主题控制和流转过程控制，达到保证电子文件的真实、完整、安全和长期有效，保证电子文件有效价值。在每个环节中，都需要以业务手段为基础，配合技术手段，完成综合管理。与电子文件的全程管理、统一管理、规范标准、保证安全和便于利用的原则要求保存一致。本方案的所有涉及系统集成、接口控制、安全控制以及文件流转都以此模型为基础进行总体规划涉及。

3 系统总体设计方案
3.1 总体架构
3.1.1 建设原则
开展电子文件管理试点项目建设，需要深入贯彻国家关于《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划(2011一2015年)》等有关文件精神，全面推进机构电子文件管理，通过建设基于非结构化数据管理平台上的电子文件管理系统，以及对已有业务系统、档案管理信息系统的完善，实现对协同办公、系统中电子文件的全程管理。
系统的体系结构必须构建在电子文件相关业务需求和数据架构上，以业务需求为驱动，以数据管理为核心，在此基础上进行系统规划，注重可行性、可操作性，逐步实施。根据《电子文件管理暂行办法》的要求，电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：
（1）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（2）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（3）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（4）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（5）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
3.1.2 系统定位
依据国家标准《电子文件管理系统功能要求》（待发布），贯穿于电子文件整个生命周期中的系统包括三类：即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。
1. 业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件，如ERP、生产、营销、协同办公、基建管控系统等；
2. 电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件，维护文件之间、文件和业务之间的各种关联，支持查询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置；
3. 电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用，主要指的是协同办公档案管理模块和机构档案馆管理系统。
业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如下图所示:

图4-1 系统之间的关系示意图
3.1.3 技术路线选择
3.1.3.1 技术路线选择关键点
从电子文件管理系统的建设内容上来看，电子文件管理系统涉及企业内部所有部门和很多业务应用系统的集成，是一个大型的应用系统。电子文件的建设技术架构的选择需要对以下几个方面进行评估：
表4-1 技术路线选择评估
评估角度
评估内容描述
跨平台性能
大型应用系统要考虑今后根据未来系统吸纳新技术的开放能力，特别是今后系统因为数据量的高速增长导致计算性能的瓶颈，需要采用高端的计算平台，因此现在注重技术框架的跨平台性能，无疑将会对今后应用升级的平滑过渡产生深远的影响。
系统稳定性
系统稳定性包含系统本身设计的先进性，还要包含外部因素对系统稳定性的影响，如：黑客攻击、病毒侵扰、系统的Bug等。
技术架构成长性
优秀的技术架构将会随着技术发展的趋势，不断吸收新的技术特征和改造现有的架构的缺陷，从开源社团的发展历程也能看到只有获得最大支持的技术架构才真正有生命力和成长性，也是在信息系统有效生命周期内取得最大支持的保证。
第三方厂商的支持
优秀的技术架构必须拥有广泛的技术标准组织的支持，才能保证系统的扩展性，技术标准组织的支持将引导更大范围内的第三方厂商对系统开发的投入，也能把系统应用的范围扩大。
现代大型的信息系统应用不可能局限在很小的范围，而会在网络整体环境的支持下，通过采用中间件技术等先进的技术手段来完成，因而很难想象一个独立的厂家能真正完成所有的任务。
TCO(总体拥有成本)
TCO包含了后期对系统的应用投入，从IT建设的历史经验来看，被捆绑在厂商的专有技术上必将导致系统升级的封闭性，无法造成厂商间的有效竞争，导致后期投入的大幅加大，因此，采用开放的技术架构能有效降低信息系统建设的总体拥有成本。
ROI（投资回报率）
在同等的性能的基础上，取得更少的建设和维护、升级投入规模，就能取得更高的投资回报率。
综上所述，技术架构的开放性是电子文件管理系统建设的最关键选择。
3.1.3.2 开发框架的选择
现在比较流行的技术架构有两种，微软独立开发和专利封闭的.NET架构和获得广泛支持的开放J2EE架构。
结合电子文件管理系统的实际情况，建议如下：
Microsoft机构的.NET技术架构尽管在国内的电子政务、企业信息化和OA软件市场上拥有一定的市场份额，但因其技术的封闭性、较差的可移植性、安全性，以及繁杂多种的开发工具和缺乏关键应用的支持等原因，从系统的整体应用的效益出发，不推荐Windows.NET解决方案。
而基于J2EE多层体系结构的软件解决方案正越来越得到广大ISV（软件开发商）的青睐，由于其所具有的极佳的跨平台性、安全性、运行效率、可靠性和可重用性使之成为目前最先进的软件解决方案，已被认为将是未来应用模式的主要形态。两个方案相比，若采用J2EE解决方案，将会带来很高的系统的扩展能力和系统架构的灵活性，保证系统不会一家机构的专有方案的限制而加大后期的投资，因此，认为针对电子文件管理系统选择J2EE作为本项目的技术框架体系是最适宜的，也最能保护用户投资，在可见的3～5年的产品生命周期内能有效降低TCO（总体拥有成本），提高ROI（投资回报率）。
3.1.3.3 技术路线选择
利用一致的可共享的数据模型，按照展示层、应用服务层、业务逻辑层、数据访问层实现多层技术体系技术，实现电子文件管理系统各接口组件，能够在企业内协同工作、在各层次无缝集成，实现数据共享和重用，以满足机构各单位范围内不同层次的电子文件管理需求。
表4-2 架构决策
架构决策要点
架构决策选择
技术路线选型
系统基于SOA体系架构，采用J2EE多层软件体系，总体符合J2EE技术规范。
部署模式
电子文件管理系统按照一级部署模式实现，电子文件内容存储跟随非结构化数据集中管理平台部署模式。
中间件
WebLogic9.2及以上
数据库
系统数据库采用oracle10g RAC
电子文件存储
非结构化数据管理平台
面向服务的体系结构（SOA）
按照机构信息化规划及技术要求，以及考虑到未来信息综合平台的构建趋向于SOA的体系结构这一规划，电子文件管理系统与其他系统的集成交互应采用web service的体系结构。电子文件管理系统基于SOA架构可以实现与其它系统的“和谐”集成。例如，电子文件管理系统为其他系统提供“电子文件迁移接口”、“电子文件利用接口”等web service服务。

图4-4 基于SOA的技术架构
面向服务的体系结构(SOA)是一种以服务作为代理的分布式系统，服务是指向外界提供一些定义明确的操作，服务拥有支持网络寻址的接口，通过一些标准的协议和数据格式进行通讯。
对于传统的三层体系架构，应用系统可以被清晰地定义为展现层、业务逻辑层及数据层，在这种层次结构中，系统展现层需要完成的各种业务操作均需要通过对业务逻辑层组件的调用来实现，业务逻辑层组件的信息（包括状态以及各个对象的关系）都不可避免地需要暴露给表现层。这样的调用方式带来的问题是：首先，层之间以紧耦合的方式绑定在一起；其次，难以实现跨越平台、语言的封装和调用。
针对这些问题，SOA通过加入服务层(Service Facade)来改进原有的体系。加入这一层之后，展现层可以不再直接同业务逻辑层打交道，而是通过调用服务层的接口来实现业务逻辑。
这样做的结果，一是表现层不再依赖于业务逻辑层对象的状态和联系，对于它来说只需要了解服务层提供的各个方法（也就是Service）；二是可以使用平台、语言无关的协议来描述服务层的接口。这种协议的典型的例子是Web服务，但是在理想的状态下，描述和实现这样的接口可以不局限于Web服务。
服务具有以下主要的特点：
第一，服务是可以被调用并进行动态绑定的。
第二，服务是可以独立运作的单元，服务之间不存在强依赖的关系。
第三，服务暴露的是Schema(模式)和Contract(契约)，而不是类、方法。客户对服务的调用，通常意味着一次消息的投递，这样的体系结构相对于传统的组件模型要松散得多。
第四，服务强调互操作性，使得不同平台和不同语言的系统都可以互相通信。
第五，服务暴露出来的是更粗颗粒度的接口。
采用J2EE多层软件体系
电子文件管理系统采用J2EE多层软件体系，对应的J2ee多层软件体系如图所示：

图4-5 J2EE多层软件体系结构
按照SG-ERP整体架构要求，电子文件管理系统中的Web应用部分基于Sotower平台开发，采用多层软件结构，通过Web表示层实现应用系统的用户接口，采用业务逻辑层和数据处理层实现基础服务和应用系统的业务逻辑，通过数据存储层实现数据的集中存储和数据结构的统一。Web应用系统通过以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。
公共服务部分主要使用Web Service的方式提供，Web Service 通过标准的 Web 协议向 Web 用户提供功能，多数情况下采用 SOAP 协议。
J2EE是使用Java技术开发企业级应用的一种事实上的工业标准，它是Java技术不断适应和促进企业级应用过程中的产物。Sun推出J2EE的目的是为了克服传统Client/Server模式的弊病，迎合Browser/Server架构的潮流，为应用Java技术开发服务器端应用提供一个平台独立的、可移植的、多用户的、安全的和基于标准的企业级平台，从而简化企业应用的开发、管理和部署。J2EE是一个标准，而不是一个现成的产品，它由多种基于JAVA的技术组成：Enterprise JavaBeans(EJB)， JavaServer Pages(JSP)， servlets， Java Naming and Directory Interface (JNDI)， the Java Transaction API (JTA)， CORBA， and the JDBC data access API等。各个平台开发商按照J2EE规范分别开发了不同的J2EE应用服务器，J2EE应用服务器是J2EE企业级应用的部署平台。由于它们都遵循了J2EE规范，因此，使用J2EE技术开发的企业级应用可以部署在各种J2EE应用服务器上。
以J2EE为平台开发多级分布式应用，具有一系列明显的优点：
一是平台无关性。用户不必将自己捆绑在某一种硬件或操作系统上，可以根据自身的情况选择合适的硬件、操作系统、数据库；
二是J2EE是一种组件技术，已完成的组件能被方便地移植到任何其他地方，从而能够充分利用和容纳企业已有的IT资源，确保企业级应用能够在多个平台上运行；
三是J2EE作为中间件，提供了强大的功能，使开发人员只需要关注商业逻辑，因而能加快开发速度，提高系统的运行效率和稳定性；
四是保护用户投资。当用户更换平台时，由于基于J2EE的系统能方便地移植到其它平台上，而无须重新开发，因此能有效地保护用户的投资。
不仅如此，J2EE与其它相关技术之间还有很强的互补、协同和增强的关系，例如：
J2EE与Enterprise JavaBeans(EJB)，EJB技术是J2EE的基础。前者为在分布式计算环境下执行业务逻辑提供一种可伸缩的体系结构，而J2EE则使EJB的组件体系结构与Java平台上的其它有关技术结合起来，实现以服务器为中心的无缝开发与配置。
J2EE与XML，XML是J2EE平台的组成部分之一。J2EE已计划利用XML提供B to B数据交换框架。在此目标实现之前，可以利用JavaServer Pages(JSP)在服务器间或者服务器与客户机间产生和运用XML。另外，Enterprise JavaBeans(EJB)利用XML描述组件的配置性质，因而使EJB不仅产生可移植的代码而且还产生可移植的数据。
3.1.4 架构概览
电子文件管理系统涉及业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统（档案管理系统和数字档案馆系统）。非结构化数据管理平台是业务系统的支撑平台，是实现机构电子文件全生命周期管理的重要技术措施，当ERP、营销、生产等业务系统形成和产生数据时，便存储于该平台中，为电子文件的实时捕获创造了条件；电子文件管理系统基于非结构化数据管理平台来实现与业务系统及档案管理系统的集成，从而实现电子文件从产生到销毁全过程的管理。
系统的总体架构概览图如下：

图4-7 电子文件管理系统架构概览
3.2 业务架构
3.2.1 业务模型

图5-2 业务模型图
电子文件管理业务处理过程贯穿电子文件形成、集中管理、长期保存三个阶段。
1.电子文件形成阶段：覆盖了机构“三集五大”各业务系统，通过将文件管控点嵌入各业务系统中，对电子文件进行自动捕获进入电子文件管理系统，从而可以实现电子文件全过程管控。
2.电子文件集中管理阶段：通过电子文件管理系统对电子文件进行捕获登记、分类组织、鉴定处置、存储保管、统计管理、检索利用等业务管理，同时提供各业务系统对电子文件的利用手段。
3.电子文件长期保存阶段：对于需要进行长期永久保存的电子文件，进行长期保存格式转换，并移交进入机构档案管理系统实现长期保存。
3.2.2 用户组织
按照系统中所承担职责和使用功能的不同，用户角色主要分为系统管理员、高级管理员、电子文件管理员、部门电子文件管理员、利用者、审计员、赋权人等七种角色，具体角色分工如下：
表5-1 角色明细表
序号
角色名称
角色职责
备注
1001
系统管理员
主要完成系统的设置和维护，但对电子文件管理系统中的具体数据应无权进行访问。
一般是信息维护人员。
1002
高级管理员
管理规范的制定者，根据各单位对电子文件规范制度如元数据规范、电子文件鉴定处置方案等，完成对所有单位电子文件管理系统的设置工作。

1003
电子文件管理员
通过系统完成本单位电子文件管理工作。如果其所在单位有下级机构，可查看到下级单位的电子文件管理工作情况等。
一般是各单位设定电子文件管理员。
1004
部门电子文件管理员
负责本部门所管控的电子文件的收集、分类组织和鉴定处置等工作。
一般是负责本部门管控范围内的文件整理的责任人。
1005
利用者
普通的电子文件利用者，进行电子文件信息的查询利用。
单位所有人员
1006
审计员
可对文件跟踪、行为跟踪等操作
一般是各单位的电子文件管理员
1007
赋权人
除了具有普通利用者的权限外，还具有对各电子文件进行审批的权限。
一般是各部门（单位）的领导或专责。
3.2.3 业务流程
根据电子文件管理的要求，将电子文件管理业务划分为电子文件收集、电子文件整理、鉴定处置、查询利用等日常业务。

图5-3 电子文件整理业务流程
3.2.3.1 文件收集
文件收集是电子文件管理的基础工作。收集各业务部门日常办理业务中产生的电子文件信息，并根据各业务部门的特点，制定对应的业务元数据规范。提供各业务系统电子文件的自动捕获，并对捕获过来的数据进行展示和自动分类，实现电子文件的自动收集，提高电子文件的收集效率。
3.2.3.2 文件整理
对自动捕获过来的电子文件，首先根据元数据规范要求进行数据检查，对不符合规范的数据进行人工著录，并由系统进行自动分类和自动鉴定，并由业务人员进行检查整理，根据电子文件的相关管理要求，进行组卷、复合文件设置等管理，并打印相关的目录。实现电子文件信息的智能化整理工作提升电子文件整理效率。
3.2.3.3 鉴定处置
电子文件管理的核心业务，针对分类整理好的数据进行自动鉴定，并针对不同的电子文件，鉴定后进行归档、移交、销毁、续存等日常处理业务。实现电子文件的自动鉴定、归档，提高电子文件自动管理的效率。
3.2.3.4 查询利用
提供对整理好的电子文件的检索利用、开发、统计分析，利用过程要对电子档案在查询和借阅时的控制，控制有浏览权限的人是否能复制、打印、摘录、传播，从而保证敏感信息不被泄漏。实现对电子文件信息的深度挖掘，发挥电子文件资源的辅助决策作用，并实现多维度的统计分析可以有效的提升电子文件的利用水平。
3.2.4 业务管控
1.管理规范
制定机构相关的电子文件管理制度与工作规范。
2.内容管控
主要是对电子文件的管控范围、元数据规范、管理规范等进行管控。
3.管控范围
确定各业务部门、业务系统的电子文件管控范围，并能随时根据业务的变化制定对应的捕获规则。
3.元数据规范
确定各类型电子文件、业务类电子文件的元数据规范，并能灵活根据国家和机构相关标准进行调整。
3.3 应用架构
3.3.1 应用功能视图
电子文件管理系统需要针对电子文件的形成办理捕获、日常管理、长期保存进行管理，同时为全体业务部门提供电子文件的利用，电子文件管理系统包括电子文件管理、电子文件利用、核心服务、安全管理、系统集成、系统管理六个部分功能，共计33个应用功能，涵盖了电子文件管理业务活动的全过程。

图6-1 应用架构图
3.3.1.1 电子文件管理
电子文件业务管理及应用包括捕获登记、分类整理、鉴定处置、统计管理等功能。
捕获登记
捕获是将业务活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。登记是为证明文件在电子文件管理系统中存在而进行简要著录，并分配给文件唯一标识符的过程。
1.电子文件捕获
用户对要捕获的电子文件范围进行定义，系统在捕获文件时发出提示信息，支持以原始格式捕获电子文件，对于捕获到的多种格式，可在不同格式之间保持有效的关联。
支持对复合文件和组合文件进行有效的捕获，并保证其内在关联的正确。系统能够进行无数量限制的主动的批量捕获功能和被动的批量接收，并保持电子文件及其元数据之间的关联关系和逻辑层次关系。系统可对重复捕获的同一文件、不完全的或尚未流转完的文件进行告警。对成功捕获的文件可进行标识，并可阻止对已捕获到的电子文件的内容的修改行为。
2.元数据的捕获
捕获
元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行，提供多种自动化手段捕获元数据。在批量导入时，自动捕获与文件相关的元数据，同时允许手工著录或修改遗漏错误的元数据。
登记
登记标志着文件正式进入到文件系统中，在登记完毕后，才允许对文件进行进一步的操作。登记的对象包括文件及其组成部分，如组合文件、复合文件、单份文件、文档、组件等。系统根据预定义的业务规则进行电子文件审核，只有符合要求的文件才能启动登记进程。
文件管理员根据相关规定和特定的规则定义、修改各类文件及其组件标识符的表示方法。可按照既定的唯一标识符构成规则，自动赋予登记对象唯一的标识符，并将其作为元数据与该文件一起保存。
对登记进入系统的文件可根据既定的分类方案进行分类，一份文件可以不必重复保存，就可以归入多个案卷或类之中，在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发出警告。用户在登记文件时也可创建新案卷，将文件归入新案卷中。
分类整理
分类整理实质是对电子文件管理系统管理范围内的对象，包括类目、案卷、文件等在层级上的有序化管理。
1.分类管理
系统中能够维护所有文件与其所属案卷、类、分类方案的关联，支持把案卷、文件重新定位到分类方案中的不同位置，并保证复合文件和组合文件中的关联保持不变。支持对文件重新分类，并输入重新分类的原因，且作为元数据记入审计跟踪日志。允许标记某类目为关闭状态，防止新类、新案卷或者新文件增加到该类。
2.案卷管理
电子文件管理系统中的案卷指的是逻辑案卷。案卷可以再细分为子卷，一个案卷有可能由多个子卷构成。系统中能将案卷设置与分类方案对应，在分类方案的最低层级下设置案卷。
可依照规则支持自动或由授权用户为新创建的案卷设置