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规范加工业协议管理,加强企业内部控制
【摘 要】中国于4月26日公布《企业内部控制配套指导》中, 包含18项《应用指导》, 《应用指导》是根据《内控规范》中要求健全企业内部控制所提供实务指导。包含企业层面控制五项: 组织架构控制、 发展战略控制、 人力资源控制、 社会责任控制和企业文化控制; 业务层面控制十三项: 资金活动控制、 采购业务控制、 资产管理控制、 销售业务控制、 研究与开发控制、 工程项目控制、 担保业务控制、 业务外包控制、 财务汇报控制、 全方面预算控制、 协议管理控制、 内部信息传输控制和信息系统控制。《配套指导》还抱括《评价指导》和《审计指导》。《企业内部控制配套指导》公布对防范企业风险、 规范企业管理、 促进企业可连续发展产生深远影响和主动推进作用。而正在逐步建立起全额保障、 监企分开、 收支分开、 规范运行新型监狱体制, 其中规范运行监狱企业加工协议管理, 能够借鉴《企业内部控制配套指导》中协议管理控制, 提升企业整体管理水平。
【关键词】规范协议管理; 加强企业内控
协议, 是指企业与自然人、 法人及其她组织等平等主体之间设置、 变更、 终止民事权利义务关系协议。企业应该加强协议管理, 确定协议归口管理部门, 明确协议确定、 审批、 实施等步骤程序和要求, 定时检验和评价协议管理中微弱步骤, 采取对应控制方法, 促进协议有效推行, 切实维护企业正当权益。
下面, 笔者结合企业加工实际, 从协议签订和协议推行步骤关键控制点以及采取控制方法作一浅析:
一、 协议签订步骤关键控制点及控制方法
（一）企业对外发生经济业务, 应该签订书面协议
企业应该依据协议、 谈判结果, 拟订协议文本, 根据自愿、 公平标准, 明确双方权利义务和违约责任, 做到条款内容完整, 表述严谨正确, 相关手续齐备, 避免出现重大疏漏, 协议文本通常由业务承接部门起草, 法律部门审核。笔者单位从事服装承揽加工业务, 因为服装加工款多量小, 基于相互信任, 在加工时初步协商了一个价格, 而协议有时未立刻签署, 以至于到月底结算时价格还没有确定, 这么给结账催款带来不便, 而且这么也有潜在风险, 因为服装已加工完成, 而加工费还不能确定, 轻易发生纠纷。
（二）协议签订过程中需关注多个问题
加工企业采购、 销售、 工程建设、 业务外包、 担保等业务均应签订书面协议。在协议签订过程中应关注: 1、 格式条款。格式条款是指一方当事人为了与不特定多数人签订协议反复使用而单方面预先确定, 并在签订协议时不许可对方协商变更条款。格式条款适用能够简化签约程序, 加紧交易速度, 降低交易成本, 避免道德风险, 所以, 往往有利于交易双方当事人。《协议法》对格式条款效力及解释作有尤其要求, 以确保协议相对人正当权益: （1）采取格式条款签订协议, 提供格式条款一方应该遵照公平标正确定当事人之间权利和义务, 并采取合理方法提请对方注意免去或者限制其责任条款, 根据对方要求, 对该条款给予说明。提供格式条款一方已尽合理提醒及说明义务负担举证责任。（2）格式条款含有《协议法》要求协议无效和免责条款无效情形, 或者提供格式条款一方免去其责任, 加重对方责任, 排除对方关键权利, 该条款无效。（3）对格式条款了解发生争议, 应该根据通常了解给予解释。对格式条款有两种以上解释, 应该作出不利于提供格式条款一方解释。格式条款和非格式条款不一致, 应该采取非格式条款。服装承揽加工协议因使用频繁, 多数情况下使用格式条款, 不管是定作方还是承揽方提供, 都应注意了解格式条款内容。2、 定金和违约金。定金, 系以确保协议推行为目, 由当事人一方在协议签订前后, 协议推行前预先交付于另一方金钱或者其她替换物法律制度。给付定金一方不推行约定债务, 无权要求返还定金; 收受定金一方不推行约定债务, 应该双倍返还定金。当事人约定定金数不得超出主协议标额20%, 假如超出20%, 超出部分无效。因不可抗力、 意外事件致使主协议不能推行, 不适用定金罚则。违约金, 是根据当事人约定或者法律要求, 一方当事人违约时应该依据违约情况向对方支付一定数额货币。约定违约金低于造成损失, 当事人能够请求人民法院或者仲裁机构给予增加, 约定违约金过分高于造成损失, 当事人能够请求人民法院或者仲裁机构给予合适降低。在同一协议中, 假如当事人既约定违约金, 又约定定金, 在一方违约时, 当事人只能选择适用违约金条款或者定金条款, 不能同时要求适用两个条款。3、 承揽协议。现在监狱企业加工业, 频繁签署就是承揽协议。承揽协议是承揽人根据定作人要求完成工作, 交付工作结果, 定作人给付酬劳协议。承揽协议是双务、 有偿、 诺成协议。承揽人应该以自己设备、 技术和劳力, 完成关键工作, 但当事人另有约定除外。协议约定由承揽人提供材料, 承揽人应该根据约定选择材料, 并接收定作人检验。协议约定由定作人提供材料, 定作人应该根据约定提供材料。承揽人对定作人提供材料, 应该立刻检验, 发觉不符合约定时, 应该立刻通知定作人更换、 补齐或者采取其她补救方法。承揽人不得私自更换定作人提供材料, 不得更换不需要修理零部件。定作人未向承揽人支付酬劳或者材料费等价款, 承揽人对完成工作结果享受留置权, 但当事人另有约定除外。定作人能够随时解除承揽协议, 这是承揽协议一个特点。因承揽协议是为满足定作人特殊需要签订, 签订协议后其如需要改变, 应许可定作人解除协议, 以免给其造成更大经济损失。定作人所以造成承揽人损失, 应该赔偿损失。监狱企业加工业现在多数情况下是定作人提供材料, 但伴随加工产业延伸, 自己提供材料情况也有所增加, 所以要把握好承揽协议各方权利义务, 维护企业本身利益。
（三）企业应该对协议文本进行严格审核
关键关注协议主体、 内容和形式是否正当, 协议内容是否符合企业经济利益, 对方当事人是否含有履约能力, 协议权利义务、 违约责任和争议处理条款是否明确, 并根据要求权限和程序与对方当事人签署协议。
1.企业应该建立协议会审制度。协议承接部门应该将起草协议文本交由协议关键条款包含其她专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。协议审核关键订要包含: 经济性、 可行性、 严密性、 正当性。正式对外签订协议, 应该由企业法定代表人或由其授权代理人署名或加盖相关印章。2.相关“三重一大”事项。企业重大决议、 重大事项、 关键人事任免及大额资金支付业务, 应该根据要求权限和程序实施集体决议审批或者联签制度, 任何个人不得单独进行决议或者私自改变集体决议意见。“三重一大”具体标准由企业自行确定。笔者认为, 监狱企业重大承揽、 工程建设、 采购及对外担保等应该根据“三重一大”事项标准处理, 实施集体决议。比如重大工程项目协议, 应该报经董事会或类似决议机构集体审议和同意。总会计师或分管会计工作责任人应该参与项目协议决议, 严禁任何个人单独决议工程项目或者私自改变集体决议意见。
（四）企业应建立协议专用章保管制度并加强协议信息安全保密工作
协议经编号、 审批及企业法定代表人或由其授权代理人签署后, 方可加盖协议专用章, 对于关键协议, 标准上应与协议对方当事人当面签署。单位对加盖公章空白协议应该进行严格管理, 防范业务人员利用加盖公章空白协议带来风险。未经同意, 不得以任何形式泄露协议签订与推行过程中包含商业秘密或国家秘密。
二、 协议推行步骤关键控制及控制方法
（一）在协议推行过程中发觉有显失公平, 条款有误或对方有欺诈行为等情形, 或因政策调整、 市场改变等客观原因, 已经或可能造成企业利益受损, 应该按要求程序立刻汇报, 并经双方协商一致, 根据要求权限和程序办理协议变更或解除事宜。
变更或解除协议应该由协议双方达成书面协议。变更或解除协议程序与协议签订前审核程序相同。企业应该健全协议管理考评与责任追究制度。对协议签订、 推行过程中出现违法违规行为, 应该追究相关机构或人员责任。企业应该建立协议违约处理制度。对方违约情形, 应该按协议条款约定收取违约金, 违约金不足以填补企业损失时, 应该要求对方赔偿损失, 必需时应采取对应保全方法。企业本身违约情形, 应该由协议承接部门以书面形式汇报企业相关责任人, 经同意后推行对应赔偿责任。
（二）企业财会部门应该依据协议条款审核后办理结算业务。
未按协议条款履约, 或应签署书面协议而未签署, 财会部门有权拒绝付款, 并立刻向企业相关责任人汇报。加工企业除采购、 工程等协议应送一份于财务部门外, 每份承揽协议都要留存一份于财务部门, 据以办理开票结算。
参考文件:
[1]《高级会计实务》教材.
[2]注册会计师《经济法》教材.
[3] 《企业战略与风险管理》教材.