采购工作规划.doc

一、 在企业里采购是非常关键, 关键因为: 1、 采购物料成本占生产总成本百分比很大, 若物料无法以合理价格取得, 则直接影响到企业经营, 若采购价格过高, 则成品成本也高, 直接影响到本企业接单, 因为本企业接单同美泰强制品厂企业属下加工商相互竞争, 价格低将是取胜关键条件.2、 采购周转率高, 可提升资金使用效率, 合理采购数量与合适采购时机即能避免生产线停工待料, 又能降低物料库存, 降低资金积压.3、 采购部门要常常与市场价格打交道, 尽能够早些将市场改变信息反馈给企业决议层, 以优惠价格购置到实惠物料（如本厂原材料最为需要）。

二、 采购组织结构与职能
采购职员作职责:
1、 部门职能
A.分析企业原材料市场质量, 价格等行情;
B.寻求料源, 对每项物料供货渠道加以调查和掌握;
C.与供货商洽谈, 并参观工厂, 建立供货商数据;
D.报价, 议价, 可进行估价并作比较;
E.采购所需物料;
F.不定时查证进厂物料数量与质量;
G.对供货商价格, 质量, 交期, 交量作出评定;
H.掌握关键物料市场价格起伏情况, 了解市场走势, 加以分析并控制成本;
I.依PO数据或协议控制协调交货期。
2、 采购人员日常工作内容
A.建立供货商数据与价格统计;
B.对采购物料进行分类;
C.市场行情常常性调查（现现在情况只能在生产淡季进行）;
D.询价, 比价, 议价及订购;
E.交货期进度控制;
F.进料质量, 数量异常处理;
G.内外销开价, 退税数据提供（本厂多使用转厂方法, 生产物料不接收采取税票采购）; H.付款整理, 审查（我们香港在用, 但现在大陆厂还没有）。
3、 采购主管工作职责
A.新产品, 新材料供货商寻求, 资料搜集及开发供货商工作;
B.对供货商质量体系情况（产能, 设备, 交期, 技术, 质量等.）评定和认证以确保供货商优良性;
C.与供货商比价, 议价谈判工作;
D.对旧供货商价格, 产能, 质量, 交期审核工作, 以确定原供货商稳定供货能力; E.立刻跟踪原材料市场价格行情改变及质量情况, 以期提升产品质量和降低采购成本;
F.采购计划编排, 物料之订购及交期控制;
G.部门职员管理培训工作;
H.与供货商以及其它部门沟通协调等;
I.采购相关文件编写工作。
4、 采购文职员作职责（以本厂来订）
A.订购单下达
B.物料交期控制;
C.材料市场行情调查;
D.进料质量和数量异常处理;
E.与供货商相关交期, 交量等方面沟通和协调;
F.多种采购单据搜集和入帐;
G.质量统计保管和维护;
H.采购事务传达。
三、 供货商管理
（一）供货商调查
1、 选择供货商是采购工作当中一项非常关键工作;
A.供货商供给物料顺畅:生产不会因为待料而停工;
B.进料质量稳定:保障生产质量稳定;
C.交货数量符合:使企业生产数量正确（货仓数据不单是由货仓人员点出来）;
D.交货正确:保障企业出货期正确;
E.各项工作协调:良好配合双方工作进展顺利
2、 一个好供货商, 应该有以下几大主体:
A.优异企业领导人:企业有了优异领导人, 企业才能健康稳定地发展;
B.高素质管理干部:企业有了高素质, 有能力管理干部, 企业管理才有效率, 充满活力（崔生就是一个很好例子, 率领我们厂傱一个传统管理模式逐步转向现代管理形式发展, 所以泰强比以前更讲究效率, 泰强更有生命力）;
C.稳定职员群体:企业职员稳定性才能确保产品质量稳定.流动性过大职员群体, 其产质量会受到相当影响（今年我们厂不计划再解聘职员了）;
D.良好机器设备:其产品质量更能加以确保;
E.良好技术:有高质量干部和良好管理, 再有良好含有创新技术人员, 产质量量愈加有保障, 材料成本不停下降;
F.良好管理制度:激励机制科学, 管理渠道通畅, 以多种管理制度健全, 能充足发挥人主动性, 从而确保其供货商整体是优异, 其质量是优异, 其服务是一流。
3、 供货商调查关键有以下内容
A.管理人员水平;
B.专业技术能力;
C.机器设备情况;
D.材料供给情况;
E.质量控制能力;
F.管理规范制度。
4、 供货商开发步骤关键有:
①物料分类
A.按材料成份或性能分类, 如:塑料类, 五金类, 电子类, 化工类, 包装类等等.
B.供货商资料:依据材料分类, 搜集生产各类物料厂家, 每类产品在2-3家左右, 填写在《厂商数据表》上.
②供货商调查:依据《供货商资料卡》名单, 采购部门将<供货商调查表>传真至供货商填写.
③成立供货商评定小组: 由副总经理任组长, 采购, 质量技术部门经理, 主管, 工程师组成评定小组
.④调查评定:A.依据反馈调查表, 按规模, 生产能力等基础指标进行分类, 由评定小组选派人员按《供货商调查表》所列标准进行实地调查
B.此调查项目如实填写在调查表上.然后由评定小组进行综合评定, 将合格厂商分类按次序
统计统计.
⑤送样或小批量试验:
A.调查合格厂商可通知送样或小批量采购, 送样检验或试验合格者可正式列为《合格供货商名册》.未合格者可列为候补序列.
B.以后采购只可从合格供货商中采购, 付款时也应审核名单, 非合格供货商者应报上级.
⑥比价议价: 对送样或小批量合格之材料评定质量等级, 并进行比价和议价, 确定一个最优价格性能比.
⑦供货商教导: 列入《合格供货商名册》供货商, 企业应给予管理, 技术, 质量上教导.⑧追踪考评
A.每个月对供货商交期, 交量, 质量, 售后服务等项目进行统计, 并绘制成图表.
B.每个季度或六个月进行综合考评评分一次.
C.按评分等分成优异, 良好, 通常, 较差多个等级
⑨供货商之筛选
A.对于较差供货商, 应给予淘汰, 将其列入候补名单, 重新评定.
B.对于通常供货商, 应给予降低采购量, 并关键加以教导.
C.对于优异之供货商, 应加大采购量.
（二）供货商开发和考评
1、 采购人员通常从价格质量, 交期交量和配合度（服务）多个方面来考评供货商并按百分制形式来计算得分, 至于怎样配分, 以本企业具体情况为:
①价格:依据市场同类材料最低价, 最高价, 平均价, 自行估价, 然后计算出一个较为标准, 合理价格, 以我们厂实际情况, 通常以低于平均价价格.
②品质
A. 批退率: 依据某固定时间内（如一个月.一个季度.六个月.一年）批退率来判定品质好坏, 如上六个月某供货商交货50批次, 判退3批次, 其批退率=3/50x100%=6%, 批退率越高, 表明某品质越差, 得分越低.
B.平均合格率: 依据每次交货合格率, 再计算出某固定时间内合格率平均值来判定质量好坏, 如1月份某供货商交货3次, 其合格率分别为:90%, 85%, 95%, 则其平均合格率=（90%+85%+95%）/3=90%, 合格率越高, 表明质量越好, 得分更高.
C.总合格率:依据某固定时间内总合格率来判定质量好坏, 如某供货商第一季分5批, 共交货10000个, 总合格数为9850个, 则其合格=9850/10000x100%=98.5%, 合格率高, 表明质量越好, 得分越高
.③交货数量:
A.交货率=送货数量/订购数量x100%, 交货率越高, 得分就越多.
B.逾期率=逾期批数/交货批数x100% 逾期率越高, 得分更少, 逾期长, 扣分多; 逾期造成停工待料, 则加重扣分.
C.配合度（服务）:配合度上, 应配置合适分数, 服务越好, 得分越多.
将以上三项分数相加待发总分, 为最终考评分数, 以此来考评供货商绩效.
2、 供货商评定控制关键点关键以下多个方面:
①供货商初选及选择条件.
②供货商质量确保能力及调查.
③供货商评定内容及步骤确定.
④供货商评定结论审核与同意.
⑤合格供货商同意.
⑥合格供货商档案建立.
⑦合格供货商供货情况定时监督与考评.
⑧依据供货约定时考评情况, 进行优胜劣汰或教导.
⑨监督以及发觉问题处理.
3、 选择合格供货商方法
合格供货商应含有提供规范图样和采购文件要求产品能力, 选择评价合格供货商方法通常有:
①供货商生产能力评价.
②供货商质量确保体系现场评价.
③产品样品评价
④对比类似物料力史情况.
⑤对比类似物料检验与试验结果,
⑥对比其它使用者使用经验.
4、 供货商评定考评程序
①目:
A.对供货商进行评定考评和选择, 以期寻求最好之供货商.
B.确保供货商含有提供满足本组织要求要求能力, 促进企业产品之质量得到稳定和发展提升.
②适用范围:
适适用于向本组织提供产品（外购, 外协）及服务供货商评定考评及选择.
③职责:
A.供货商评定小组（副总为组长, 资材, 品保, 工程师担任副组长, 采购, IQC组长, IQE, 开发工程师为小组组员）.
a.对新供货商之调查与考评.
b.关键材料价格估算.
c. 核准合格供货商名单.
B. 资材经理:负责供货商开发, 评定, 定时复核, 比价议价, 大宗订单审核.
④程序关键点:
A.采购主管主动开发且搜集含有合作潜力之厂商相关数据, 并统计《厂商数据表》内.评定其加工式接单能力, 并考虑以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或交易对象, 不合格者给予淘汰.
B.索样及试作订单:经初评合格后, 由采购组长通知供货商送样或开立试作《订购单》, 经核准后, 通知送样或试作, 以利确定其接单能力, 同时知会IQC主管.
C.品质确定:
a.试作加工后产品均由IQC按《进货检验与试验控制程序》及《来料检验规范》要求深入确定产品质量, 并作成统计.
b.质量不合格由IQC部门通知采购部, 再通知供货商送样, 重新确定其质量, 若仍不合格则给予淘汰.
D.质量确保能力及生产能力之调查: 样品确定合格后, 由采购评定小组到供货商生产工厂进行实地调查其质量确保能力实际调查, 并统计于《供货商评定表》上. 同时对其生产能力进行调查, 并统计于《生产能力调查表》中, 以利确定其接单能力.
E.询议价:主管咨询供货商之报价.同时搜集相关同类产品价格数据, 进行比价, 有条件者能够对供货商产品进行估价, 掌握了一定资料后, 由采购评定小组召集供货商进行议价, 使企业接收是一个较合理产品价格.
F.签署采购协议:评定及价格合理者, 由采购主管与供货商确定《采购协议书》再由经理署名.
G.登记列管:经采购评定小组评定合理者, 由副总核准并列入《合格供货商名册》
.H.供货商供货情况考评与定时复核:
a. 合格供货商六个月复核一次, 复核时由采购主管填定《供货商考评表》.会同采购评定小组进行价格,品质,,交期,交量及配合度之考评, 且评定等. 主管副总经理核定.
b. 经复核评定不合格者应由经理决定暂停或降低采购或外包数量, 并通知供货商进行改善.或由企业派人员进行教导.
c. 采购部门人员加以追踪评定供货商之改善成效, 成效不佳视情况要求该供货商于近期内改善, 不然给予淘汰.
d. 复核为合格者, 可继续列于《合格供货商名册》内.
I. 统计维护: 复核或评定供货商之统计均由采购经办部门按《质量统计控制程序》之要求加以保留与维护.
小结: 采购管理是指为了达成生产或销售计划, 从合适供给商那里, 在确保质量前提下, 在合适时间, 以合适价格, 购入合适数量商品所采取一系列管理活动, 而供给管理是为了保质、 保量、 经济、 立刻地供给生产经营所需要多种物品, 对采购、 储存、 供料等一系列供给过程进行计划、 组织、 协调和控制, 以确保企业经营目标实现。鉴于采购与供给管理在企业中巨大作用, 我们说采购与供给活动也是企业经营活动关键组成部分, 对采购与供给活动管理也应该重视。采购与供给管理关键有利润杠杆作用、 资产收益率作用、 信息源作用、 营运效率作用、 对企业竞争优势作用五个方面作用。 采购利润杠杆作用是指当采购成本降低一个百分点时, 企业利润率将会上升更高百分比。这是因为采购成本在企业总成本中占据着比较大比重, 通常在50% 以上, 而这个百分比远远高于税前利润率。比如, 某企业销售收入为5000万元, 假设其税前利润率为4%, 采购成本为销售收入50%, 那么采购成本降低 1%, 就将带来50万元成本节省, 也就是利润上升到了250万元, 利润率提升了20%。可见, 利润杠杆效应十分显著。 资产收益率作用是指采购成本节减对于企业提升资产收益率所带来巨大作用。资产收益率指是企业净利润和企业总资产比率, 用公式表示出来就是资产收益率=净利润/总资产, 该公式能够转换为:
资产收益率=(净利润/销售收入)×(销售收入/总资产)
公式右边第一个括号里内容我们称之为利润率, 第二个括号里面内容叫做资产周转率(投资周转率), 这么, 资产收益率就能够表示为企业利润率和总资产周转率乘积形式。当采购成本下降一定百分比时, 经过利润杠杆效应能够使利润率提升更大百分比。其次, 采购费用降低, 则库存一样数量物资占用资金就少, 即资产降低, 这就提升了投资周转率, 二者乘积就是一个更大百分比, 大收益率有利于企业在资本市场融资。
　　伴随市场竞争不停加剧和经营管理理念和方法发展, 采购在企业中占据着越来越关键作用, 采购部门也必将在未来发挥更深远影响力。