公司合同档案管理制度模板.doc

企业协议档案管理制度
1.总则
为加强本企业协议档案管理, 依据企业协议管理措施要求, 制订本措施。
1.2协议档案保留期限为5年, 由企业指定档案处责任人保管。
1.3企业办公室作为企业协议归口管理部门, 也应该保留一份完整协议档案资料。
2.归档
2.1协议签订后, 企业应将协议文本复印件送经理和办公室各一份。同时指定专员负责本协议推行及相关资料整理。
2.2协议推行完成后
10日内, 企业应将全部协议资料整理成册, 根据时间次序前后编排, 装订成册, 正本送交经理办公室, 并制作副本一份交办公室。
2.3办公室接收资料时应该出具收据。
3.档案借阅
3.1依据工作情况, 需要查阅档案, 应该由查阅部门提出申请, 报经主管总经理同意同意后, 到档案处办理借阅手续。
3.2借阅档案标准上应在档案阅读室查阅, 不得带出档案室。确有必需借带出档案室阅读, 应经主管领导同意后, 方可带出。
4.责任
4.1借阅档案人丢失档案, 依据情节能够给予警告、 记过、 500-1000元罚款, 并扣发3至12个月工资处罚。
6.实施
6.1本措施自6月1日起施行。

总则:
为规范企业档案管理工作并确保档案完整性及保密性, 理顺工作程序, 明确工作职责, 杜绝资料流失, 实现企业协议档案管理工作规范化、 制度化、 科学化, 现结合企业实际情况, 特制订本制度。
适用范围:
本制度所指协议档案是企业在业务经营中形成以采购、 销售、 预算及其它项目为中心资料总和, 其组成包含招标文件、 投标文件、 技术方案、 施工图、 项目协议文件、 项目设计方案、 项目验收资料、 预算资料等。
协议档案管理标准:
1.协议档案由企业工程部集中统一管理, 以确保档案完整、 完全和有效利用。
2、 工程部负责统筹、 协调、 组织、 整理、 保管企业全部协议文档资料
3.财务部可除外（可留下项目协议复印件做为做催收货款使用）。
4、 协议档案要实施分类管理, 便于文件管理及查找。
协议文档移交:
1、 各部门在正式签署协议后须将协议正本原件移交工程部。 2、 协议项目终止后各部门须将该项目全部技术资料汇总成册, 经部门经理判定, 含有长久保留价值技术资料向工程部移交。 3、 移交协议文档必需注明协议编号并确保齐全、 完整, 必需层次分明, 符合其形成规律。 4、 协议文档移交时, 必需编制档案移交清册并当面清点, 填写《文件归档记录表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。
协议文档管理措施 :
1、 协议文档以年代结合项目性质进行分类编号（按企业原制订项目文件编号方法编号）。 2、 保留协议文档每六个月清理查对一次, 如有遗失、 损毁, 要查明原因, 立刻处理, 并追究相关人员责任。 3、 工程部要加强对协议档案统计工作, 要以原始统计为依据, 编制协议统计清单。 4、 工程部应依据实际需要编制协议档案检索工具, 以有效地开展协议文档查询、 利用工作。 5、 各部门职员可在工程部查阅协议文档, 确因工作需要须借出查阅, 须填写《协议档案借阅记录表》经工程部经理签字同意后, 方可在工程部办理相关借阅手续, 以复印件借出。协议原件无特殊情况不得外借。 6、 借阅者有义务保持所借文件资料完整、 整齐, 假如为光盘软盘类资料要尽可能保持载体无划损。 7、 借阅人不得涂改、 伪造、 撕毁协议档案材料, 违者视情节轻重给予处罚。 8、 全部借阅者不得将借出保密性文件资料在未经许可情况下私自复印、 拷贝或其它任何方法留有复件。如是工作需要须复印文件资料, 须在《协议档案借阅记录表》备注说明原因。 9、 协议文档密级为机密, 任何人不得私自将协议对外公开, 也不得在企业内部传阅, 违者视情节给予处罚。 10、 为方便信息资料流通, 全部文件资料都有一定借阅期限, 借阅期限依文件资料类别由档案管理员通知归还日期, 如因工作需要文件资料还需继续使用, 需办理续借手续。 11、 档案封存是档案管理员独立完成基础工作, 包含: 编订和存放, 编订时, 固定档案全部属性、 目录、 编码、 加密都按要求实施、 同时做好档案装订工作; 存放时、 依据档案存放不一样地点、 柜组做好标识、 并登记入册、 经简便、 明确和易于查收为标准, 同时可建立相关总目录和查找索引。12、 档案查找, 由管理员依据查找人要求完成, 同时立刻将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印, 将原件归档, 留复印件作查询用。