企业合同档案管理办法模板.doc

合
同
签
订
管
理
流
程
有合作意向

业务人员确定协议条款

申报业务经理、 总经理

YES
NO

协商关键条款事宜
签署业务协议

下单、 推行协议
二次谈判报价

协议管理存档

协议档案管理措施
为深入规范协议文档管理工作, 提升协议管理水平, 逐步实现企业协议管理工作规范化、 制度化、 科学化, 特制订本措施。
一、 本制度所指协议档案是企业在业务经营中形成多种协议、 协议文本（不包含劳动协议）。
二、 协议档案管理标准
1、 协议档案实施企业财务部集中统一管理, 以确保档案完整、 完全和有效利用。
2、 财务部应指定专员负责统筹、 协调、 组织、 整理、 保管企业全部协议文档, 并负责监督指导各部门协议管理工作。
3、 需以企业名义签订多种履约性质协议、 文件部门, 为协议承接部门, 承接部门应依据协议项目需要指定承接人, 试用期内职员非经总经办许可不得作承接人。
三、 协议文档管理措施
1、 协议文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、 协议编号规则: 承接部门名称首字母－协议签署年、 月份（六位）－次序号（三位）。示例: XSB－02－001（销售部2月份第1号协议）
3、 协议管理实施承接部门与相关部门审查会签相结合制度, 承接部门对协议签订、 推行全过程负全部责任。承接部门主管为第一责任人, 承接人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应该提出相关意见而未提出, 应该负担对应责任。
4、 各相关部门和总经办依其职能对协议签订、 推行、 变更、 解除全过程进行监察、 审计。
5、 企业内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约, 作出承诺, 签署协议或含有履约性质书面文件。
6、 协议承接部门和财务部应分别建立协议台账, 实施推行跟踪汇报责任制, 协议推行及原始资料必需由财务部保管, 承接部门只留存影印件。
7、 保留协议文档每年清理查对一次, 如有遗失、 损毁, 要查明原因, 立刻处理, 并追究相关人员责任; 对超出两年以上（包含本数）已推行完成协议协议, 由财务部甄别并给予归案。
8、 财务部要加强对协议档案统计工作, 要以原始统计为依据, 编制协议统计清单, 以有效开展协议文档查询、 利用工作。
9、 各部门职员可在财务部查阅协议文档, 确因工作需要须借出查阅, 须进行登记, 方可在财务部办理相关借阅手续, 以影印件借出。协议原件无特殊情况不得外借。
10、 协议文档保留条件有防火、 防潮、 防有害生物等方法, 以确保协议文档安全。
11、 借阅人不得涂改、 伪造、 撕毁协议档案材料, 违者视情节给予处罚。
12、 协议文档密级为机密, 任何人不得私自将协议对外公开, 违者视情节给予处罚。
13、 已签署协议应明确支付方法及付款时间, 并交予财务部立刻催款。
四、 协议文档移交（附件）
1、 各部门在正式签署协议后, 须在一周内将协议正本原件移交财务部存档。
2、 移交协议文档必需注明协议编号并确保齐全、 完整, 必需层次分明, 符合其形成规律。倘若协议发生变更, 则协议编号不予改变。
3、 协议文档移交时, 必需编制协议移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、 档案管理
1、 企业档案分为书面档案、 电子档案及影像档案。
2、 书面档案管理分为人事档案管理、 供给商资料管理、 企业关键文件会议统计管理等
3、 电子档案及影像档案包含: 电子类档案, 企业重大活动档案, 并书写短讯或者报道

六、 协议档案登记
1、 文件归档表
部门:
序号
文件名称
内容
档案编号
受控文件编号
归档日期
交件人
署名
收件人
署名

2、 归档案卷目录表
卷宗号: 目录号: 部门:
案卷次序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注

3、 档案目录表
部门:
编号
文号
名 称 内 容
归档日期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

4、 企业档案存放表
全宗名称:
全 宗 号:
案卷目录号

案卷目录名称

目录中案卷起止号

存放位置
楼

层

房间

档架

栏

格

制表人: 制表日期: 年 月 日

5、 档案索引表
编号
档案号
档案名称
归档日期
储存位置
档案内容
处理

6、 (机密)文件保管备查簿
归档
日期
原文
件编号
内容
摘要
经办
部门
档号
预定
保留期限
份数
备注
副本
影本

7、 档案明细表
保险库号

柜位号

拟存至日期

企业
部门
文件名称内容
类别
入库日期
出库日期
收件人
签收日期

8、 协议档案移交清单
移交日期
移交人
协议编号
协议资料
附件资料
页数
接收人
备注