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协议管理措施

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会签部门
总经办
行政管理部
成本控制部
设计部
采购部
会签人员

会签部门
营销策划部
财务部
物业部
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会签人员

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审核人
同意人

1目
为规范企业集团协议管理, 防范市场风险与法律风险, 提升企业集团经济效益, 维护企业集团正当权益, 依据《中国协议法》与《东莞市**房地产开发有限企业章程》制订本制度。
2适用范围
2.1本制度适适用于集团企业及各子企业对外签署、 推行建立民事权利义务关系各类协议、 协议等。
2.2企业对外与法人、 其她经济组织和自然人签署协议, 除应该遵守国家相关法律法规外, 还应遵照本制度;
2.3企业集团内部组员之间签署协议遵照本制度。
3定义
3．1本制度所称“协议”是指以明确协议签署方之间民事权利义务关系为内容法律文件, 包含但不限于设计协议、 项目工程施工协议、 工程材料采购协议、 营销采购类协议（户外广告协议、 活动策划协议、 物料制作合相同）、 代理协议、 合作（合资）协议、 借贷协议、 担保协议、 委托代理合相同协议性文件、 各类协议、 合约、 契约、 订单、 确定书等, 但不包含劳动协议。
3.2 “协议性文件”指与协议签署、 推行、 变更和解除、 纠纷处理相关法律性文件, 包含签约方主体资格证实、 付款凭证、 收货凭证, 确保金收据、 裁判文书、 授权委托书、 通知函等。
3.3本制度 “格式协议”是指需求部门组织包含业务部门、 财务部门、 法务人员评审, 企业总经理核准颁布, 企业集团能够长久、 数次使用、 协议格式及内容固定化、 标准化, 只需签约双方同意并签字盖章即可成立协议。与格式协议相对是非格式协议。
3.4本制度 “机密协议”, 是指企业集团发展方向变动, 或者关键投资方变更, 或者包含金额尤其巨大（比如500万人民币以上）, 依据企业集团投资方要求或者企业高级管理人员要求需要限制知悉者范围协议。
4 文件实施者
4.1业务部门对本部门业务协议签署、 推行及协议终止负责跟进及实施;
4.2财务部对集团业务协议原件进行保管, 并对协议推行进行监督;
4.3总经措施务人员对集团业务协议签署、 推行及协议终止提供咨询并提供法律意见。
5正文
5.1协议谈判、 审查、 签定同意
5.1.1协议谈判
5.1.1.1企业集团组员需要交易, 必需依据企业事项审批程序依次报批, 企业总经理核准事项审批后。交易需求部门凭事项审批表通知采购部门与交易对象谈判。不过, 企业有要求或者根据企业集团已经形成通例无需根据事项审批程序报批, 由采购部门直接与交易对象谈判。
5.1.1.2专业性比较强交易及法律关系复杂交易, 采购部门应该邀请专业技术人员或者企业法务人员组成谈判小组谈判。
5.1.2协议内容审查
5.1.2.1协议具体承接部门关键职责:
（1）负责协议相对方资信情况、 履约能力等情况调查, 并提供对应资料;
（2）具体负责所承接协议招标、 谈判和文本起草（可咨询律师）;
（3）严格根据要求协议审批程序完成协议审批手续;
（4）负责协议推行, 立刻处理推行中出现问题。遇有协议变更、 解除等重大
事项, 须按协议审批步骤报相关部门审核同意。
5.1.2.2协议承接部门在签署协议前, 应预先审查对方以下情况:
(1)对方当事人主体资格审查, 包含: 企业名称、 性质、 地址、 营业执照、 经营范围、
注册资金以及依法应该办理行政许可证;
(2)对方当事人资信情况及履约能力审查, 包含: 资产负债、 技术设备、 产品质量、
商业信誉等;
(3)对方协议承接人员资格审查, 包含签约代理人身份证实、 授权委托证实。
5.1.2.3签订协议, 除即时交付简单小额经济事务外, 应该采取书面形式, 因情况紧
急或条件限制当初不能采取书面形式, 事后应立刻补充书面协议; “书面形式”是指协议书、 补充协议、 公文信件等原件;
5.1.2.4当事人名称、 住所、 协议抬头、 落款、 公章以及对方当事人提供资信情况载明当事人名称、 住所应保持一致;
5.1.2.5协议标应含有正确性, 买卖协议应具体约定规格、 型号、 商标、 产地、 等级
等内容; 服务协议应约定具体服务内容及要求; 对协议标无法以文字描述应将图纸作为协议附件;
5.1.2.6对于质量有国家标准, 部门行业标准或企业标准, 应约定所采取标准代号; 凭样品支付应约定样品产生方法及样品存放地点;
5.1.2.7价款或者酬劳应在协议中明确, 采取折扣形式应约定协议实际价款; 价款支付方法如转帐支票、 汇票（电汇、 票汇）、 信用证、 现金等应给予明确; 价款或酬劳支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;
5.1.2.8推行期限应具体明确, 无法约定具体时间, 应在协议中约定推行期间方法;
协议推行地点应努力争取作对本方有利约定, 如买卖协议通常约定交货地点为本企业仓库或本企业住所地; 买卖协议在协议中通常应约定交付手续, 即协议推行标志, 如运单、 仓库保管员签单等。
5.1.2.9协议中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保, 应结合具体情况依据《担保法》要求办理相关手续;
5.1.3协议签批步骤
5.1.3.1协议承接、 审查会签部门审查事项及责任:
（1）协议承接部门应对协议业务、 技术条款进行审查, 并对之负责;
（2）财务部对协议项目是否与国家、 上级主管部门、 本单位计划抵触以及协议价款是否合理、 协议支付条款是否合适进行审查, 并对之负责;
（3）总经措施务人员对协议正当性, 关键条款是否完备, 文字用语是否正确、 规范进行审查, 并对之负责。
5.1.3.2协议审核必需由交易需求部门填写协议审批表,经办人应先到协议保管人处领取协议编号, 以后交需求部门责任人签署意见后, 由交易需求部门依次提交法务人员、 成本控制部、 财务部门、 企业副总经理审查出具意见后由总经理核准。
5.1.3.3成本控制部、 财务部门、 法务人员在审核协议草案时, 若要求交易需求部门提供与协议相关补充证实材料, 交易需求部门应予配合。
5.1.3.4审查意见应明确、 具体, 审查人应该签署同意、 退回补充材料或修正、 不一样意三种意见, 使用“标准同意”、 “基础可行”、 “同意某某意见”、 “根据某某意见办理”等模糊性语言, 视为未出具协议审查意见。
5.1.3.5无签约主体资格证实材料协议或者未填写完整协议, 任何人不得出具审查意见。不过, 企业总经理书面豁免去外。
5.1.3.6协议审查人员必需接到协议草案之时起算二十四小时之内出具审查意见, 在受理后因公出差或者受理后参与超出4小时以上企业集团会议者除外。
5.1.4协议签署
5.1.4.1协议经总经理核准后凭协议审批文件在协议上签字用印。
5.1.4.2**集团企业对外签署协议, 由企业法定代表人在协议上签字, 企业法定代表人认为必需时能够书面授权人员代为签字。
5.1.4.3有权签字人员签署协议时, 应该查对协议审批文件, 严禁无协议审批文件签字用印。
5.2协议推行
5.2.1协议签署后, 交易需求部门应该根据协议约定严格推行。协议推行包含企业集团多个组员, 有帮助业务部门应该主动帮助推行。
5.2.2签署协议后, 企业集团确实不能推行协议或不能完全推行, 交易需求部门应该根据事项审批程序依次汇报, 企业集团法务人员应该依据事项审批表出具专业法律意见, 提醒不推行或者不完全推行法律后果。
5.2.3交易需求部门应该每个月将签约协议推行情况通报企业集团总经办, 企业总经办能够随时查询签约协议推行情况。
5.2.4协议交易需求部门发觉协议对方不推行或不完全推行协议时, 应申请企业集团向对方提出推行异议。
5.2.5企业集团收到协议对方提出推行异议, 收到人必需在收到之日起二十四小时之内提交企业集团法务人员处理。
5.2.6向协议对方提出异议文件和回复对方异议文件由企业集团法务人员确定, 经总经理同意后发出, 并书面通报协议管理部门。
5.2.7在推行协议过程中, 协议具体承接部门若发觉并有确切证据证实对方当事人有
下列情况之一, 应立刻中止推行, 并立刻书面上报各部门责任人及总经理处理:
（1）经营情况严重恶化;
（2）转移财产, 抽逃资金, 以逃避债务;
（3）丧失商业信誉;
（4）有丧失或者可能丧失推行债务能力其她情形。
5.2.8在对方当事人发生兼（合）并、 分立、 改制或其她重大事项以及本企业或对方
当事人协议经办人员发生变动时, 协议具体承接部门应立刻对帐, 确定协议效力及双方债权债务。
5.3协议变更、 解除
5.3.1变更或解除协议, 应该采取书面形式;
5.3.2变更或解除协议协议应根据协议签署审批程序报原审批人员同意。
5.4协议纠纷调解、 仲裁和诉讼
5.4.1协议双方在推行过程中发生纠纷时, 应首先根据实事求是标准, 平等协商处理;
5.4.2协议双方在一定时限（通常为一个月）内无法就纠纷处理达成一致意思或对
方当事人无意协商处理, 经办人员应立刻书面汇报中心责任人或各子企业责任人, 并确定处理意见, 必需时由法律事务部出具法律意见书, 并报集团董事长决定;
5.4.3企业决定采取诉讼或仲裁处理协议纠纷, 以及对方当事人起诉, 相关部门
应立刻将协议签署、 推行、 纠纷产生及协商情况整理成书面材料连同相关证据报法律事务部并配正当律事务部各项工作。
5.5协议管理
5.5.1企业协议由财务部指定人员统一保管。
5.5.2企业总经理认定为机密协议, 能够由企业总经理指定相关人员管理机密协议, 不过, 相关人员必需将签约时间、 协议名称、 签约对方等信息通知协议保管人员登记造册, 而且在协议保管人员处署名确定接收到机密协议。
5.5.3行政管理部应依据协议性质进行编号, 编号标准
企业协议档号由一级（企业编号）、 二级类目（项目名称编号）、 三级协议性质类别、 四级协议流水号组成。例: 编号格式和示例
**中央花园需要签署一份**中央花园施工设计协议租赁协议, 该协议是**地产签署设计类第18份协议;
DGMJ - MJZYHY - SJ –NO.018
1、 一级编码依据企业编号进行编制, 编码为企业简称第一个字母大写;
企业名称编码
企业名称
东莞**
东莞日嘉
惠州**
**物业

编号
DJMJ
DJRJ
HZMJ
MJWY

2、 二级协议编码, 编码为项目名称以项目名称第一字母大写。

项目名称编码
协议类别
**中央花园
**大厦
研发中心
**豪门

编号
MJZYHY
MJDS
YFZX
MJHM

3、 三级协议编码为协议性质, 编码为性质第一个字母大写。
协议性质类别编码
协议类别
施工
设计
营销
行政

编号
SG
SJ
YX
XZ

5.5.4协议签署后, 交易需求部门留存协议复印件后, 协议原件连同“协议签署审批表”一块交由交由财务部指定人员负责存档。
5.5.5各项目部需要协议文本, 能够提供协议复印件给子企业作为工作用途。
5.5.6协议外借、 复印
协议原件外借需签署“协议原件使用申请表”, 并经相关人员审批, 保管人方可外借协议原件; 全部外借协议外借及归还, 均需在“协议原件外借记录表及跟踪表”上登记。无法立刻书面核准, 可由核准权人口头同意借阅后二十四小时之内补办核准手续。
协议复印亦须填写“协议复印申请表”, 并经相关人员审批, 保管人方可复印。
保管人应把“协议原件使用申请表”、 “协议原件外借记录表及跟踪表”、 “协议复印申请表”, 按日期前后次序装订成册, 以备查验。

5.6考评与责任
5.6.1企业全体职员应该严格遵守本制度, 有效签订、 推行协议, 切实维护企业整
体利益。总经措施务人员负责本制度实施情况监督考评;
5.6.2协议经办人员出现下列情况之一, 给企业造成损失, 企业将依法向责任人员 追偿损失:
(1)未经授权同意或超越职权签署协议;
(2)为她人提供协议专用章或盖章空白协议, 授权委托书;
(3)应该签署书面协议而未签署书面协议。
5.6.3协议经办人员出现下列情况之一, 给企业造成损失, 企业酌情向相关人员追
偿损失:
（1）因工作过失致使企业被诈骗;
（2）企业推行协议未经对方当事人确定;
（3）遗失关键证据;
（4）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或汇报避重就轻, 从而贻误时机;
（5）其她违反企业相关制度:
企业职员在签署、 推行协议过程中触犯刑法, 组成犯罪, 将依法移交司法机关处理。
5.7特殊要求
5.7.1能现场完成交易, 权益与责任能当初结清, 交易金额较小（通常不超出1000元人民币）协议不适用本制度, 根据企业财务管理制度处理。
5.7.2机密协议签署不适用本制度, 由企业总经理决定签署程序。根据企业集团投资方之间约定, 签署协议需要投资方尤其同意, 或者需要推行投资方要求尤其程序, 经企业总经理同意后根据投资方要求和参考本制度办理。
5.7.3本制度其她章节要求与本章要求不一致, 优先适用本章要求。
6附则
6.1本制度由企业总经办负责解释。
6.2本制度自企业总经理核准之日起实施。
7统计与表格