询价采购规定汇总.doc

询价采购是《政府采购法》要求政府采购方法之一, 其关键适适用于采购货物规格、 标准统一、 货源充足且价格改变幅度小政府采购项目, 它既能满足采购单位部分数量不多、 金额较小、 时间要求紧采购需求, 同时也能有效地节省采购过程成本, 对于部分采购规模不大、 采购任务相对较少、 招标方法难以实施贫困地域和中小城市集中采购机构来说, 是一个较为常见政府采购方法。 

　　为了使询价采购能充足表现公开、 公平、 公正及竞争和效益标准, 作为集中采购机构, 完整询价采购过程通常应分为六个阶段进行。 

　　一、 询价准备阶段 

　　在这个阶段, 应按以下步骤进行:  

　　（一）进行采购项目分析 

　　集中采购机构在受理采购单位委托采购项目后, 要对采购单位提出采购项目计划和采购方案, 从资金、 技术、 生产、 市场等多个方面进行全方位综合分析, 为确定科学采购方案和完整采购项目清单做好准备。 

　　　 （二）制订采购方案, 确定采购项目清单 

　　对经分析、 论证后采购方案, 集中采购机构要会同采购单位及相关方面教授对采购项目进行论证和可行性分析, 有必需时, 要组织相关方面对采购单位进行现场考察, 制订最终采购方案, 确定最终采购项目清单, 明确相关技术要求和商务要求。 

　　　（三）编写询价书 

　　集中采购机构要结合项目特点, 依据对项目分析、 论证情况和采购项目清单及相关技术要求编制询价书。完整询价书关键应包含以下内容:  

　　1、 询价公告或报价邀请函: 包含采购项目介绍和内容、 报价单位资格要求、 报价单位获取询价书措施立刻间、 询价书售价（假如有话）、 报价时间要求、 报价地点、 报价方法、 联络人及联络方法等。 

　　2、 采购项目要求: 包含采购单位基础情况、 采购项目具体内容和要求、 采购项目清单和相关技术要求、 报价单位资质条件、 协议特殊条款等。 

　　3、 报价单位须知: 包含询价书关键内容、 项目实施过程和具体要求、 对报价单位要求、 报价书格式及内容、 报价方法和时间要求、 对报价书评价方法和标准、 确定成交措施及标准、 授予协议措施等。 

　　4、 协议格式: 包含协议关键条款、 工程进度、 工期要求、 协议价款包含内容及付款方法、 协议双方权利和义务、 验收标准和方法、 违约责任、 纠纷处理方法、 生效方法和使用期限及其它商务要求等。 

　　5、 报价文件格式: 关键包含报价书（或报价函）、 报价表、 关键设备及服务说明、 报价单位资格证实文件和服务承诺以及相关内容等。 

　　（四）询价书确定 

　　询价书编制完成后, 须送采购单位审核确定, 经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后, 方可正式印制。 

　　　 （五）邀请供给商 

　　根据询价书确定供给商资格条件和邀请方法, 邀请相关供给商前来参与报价。邀请供给商可采取公开方法和有限邀请方法。 

　　一是公开邀请方法, 是指在政府采购管理机关（财政部或省、 市财政部门）指定政府采购信息公布媒体上公开披露采购信息, 发表询价公告（或报价邀请函）, 广泛邀请有爱好参与供给商前来报价一个方法。 

　　二是有限邀请方法, 是指在政府采购供给商信息库中采取方法公开选择三家以上相关供给商, 以送发书面邀请函措施邀请其前来报价一个方法。 

　　 （六）进行资格预审 

　　对有爱好参与报价供给商进行资格预审, 关键是对其提交相关资格证实文件进行审查, 包含基础资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方法, 可不需进行资格预审。 

　　（七）发出询价书 

　　对经过资格审查、 符合项目要求供给商发出询价书。 

　　（八）成立询价小组 

　　询价小组关键负责对各供给商提供报价根据询价书要求进行独立评价。询价小组通常由采购单位代表、 集中采购机构代表、 相关教授等三方面人员组成, 组员人数为三人以上单数, 其中教授人数应占三分之二以上。 

　　（九）制作评价措施和文件 

　　 评价措施和文件是供询价小组组员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用相关材料, 包含评价标准、 评价措施、 确定成交标准等。 

　　二、 询价及评价阶段 

　　在这个阶段, 应按以下步骤进行:  

　　（一）公开报价 

　　各供给商应在要求时间内向集中采购机构提交报价文件, 报价文件中应一次报出一个不可更改最终报价, 以确保公平竞争。报价文件要求为密封报送, 通常不应接收传真或电话报价。报价文件提交后, 供给商不得对报价文件进行修改。 

　　集中采购机构应指定专员（二人以上）在报价截止时间前接收报价文件, 并妥善保管, 对在截止时间以后递交报价应拒绝接收。 

　　集中采购机构在报价时间截止后, 要举行公开仪式, 对各供给商提供报价文件中报价表进行公开报价。 

　　公开报价仪式应邀请采购单位代表、 供给商代表、 监督方代表（纪检监察机关或政府采购监督管理机构）、 相关方面技术教授参与, 询价小组组员和工作人员通常也应参与公开报价仪式。 

　　（二）询价小组审阅报价文件 

　　询价小组全体组员审阅各供给商报价文件, 关键审查各报价文件完整性、 对采购方案完全响应性, 报价单位资格及资质符合性等, 以判定报价文件有效性等。 

　　审阅过程中, 应确保公平地对待每一份报价文件。 

　　（三）询价小组进行综合评价 

　　询价小组要对各供给商报价进行综合评价, 评价依据关键是询价书、 评价措施和文件及事先制订评定成交标准等, 并确保公平地对待每一个报价单位提交报价。 

　　在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中, 询价小组不得同某一个供给商就其报价进行谈判。 

　　（四）询价小组推荐预成交供给商 

　　询价小组依据综合评价情况, 推选预成交供给商名单。 

　　在通常情况下, 成交供给商应是符合采购要求、 质量和服务相等、 且报价最低供给商。 

　　（五）询价小组出具询价结果汇报 

　　询价小组应向集中采购机构出具询价结果汇报。询价结果汇报关键包含: 询价公告（报价邀请函）发出日期、 方法, 响应询价及获取询价书供给商名单, 报价及评价日期和地点, 询价小组组员及工作人员名单, 报价统计, 评价方法和标准, 报价资格性、 符合性审阅情况及报价无效供给商名单及原因说明, 评价统计, 综合评价情况, 询价小组确定预成交提议等。 

　　（六）确定成交供给商 

　　集中采购机构依据询价小组询价结果汇报及其推选预成交单位名单, 依据询价书、 评价措施和文件、 事先制订确定成交标准, 确定最终成交供给商。 

　　（七）签发询价结果通知书 

　　集中采购机构向成交供给商签发询价结果通知书（成交通知书）, 并将评价结果通知全部参与报价供给商。 

　　询价结果通知书（成交通知书）还要同时抄送采购单位, 并抄报政府采购监督管理机关立案。 

　　成交结果应在指定媒体上公告。 

　　　　（八）签署采购协议 

　　集中采购机构应在询价书要求时间内组织供需双方（指成交供给商与采购单位, 下同）进行技术和商务交流, 协商签署采购协议。 

　　采购协议协商及签署, 应在公开、 公平、 公正和老实、 信用、 互利标准下进行, 并应严格遵守国家相关法律、 法规及政府采购制度相关要求。 

　　采购协议协商和签署应严格依据询价书、 供方报价书文件等相关内容进行, 不得违反询价结果和成交价格。 

　　采购协议经供需双方签署, 集中采购机构作为协议确定方, 对双方正式签署协议进行审核确定, 经公证机关公证后, 报政府采购监督管理机关立案。 

　　三、 项目实施阶段 

　　项目实施阶段, 即协议推行阶段。在这个阶段, 供需双方根据已生效采购协议, 在集中采购机构监督下, 推行各自责任和义务; 协议推行过程中, 通常不得变更, 如需变更, 供需双方应按协议相关条款协商处理, 并按协议签署程序报经集中采购机构审核确定; 对包含重大变更事项协商, 由供需双方提出申请, 集中采购机构组织进行; 经协商一致变更事项, 应签定书面补充协议。 

　　四、 项目验收阶段 

　　全部项目完工后, 为了检验采购结果和供给商履约情况, 应组织对项目完成情况进行总体验收。验收依据为该项目协议书及国家相关质量标准（验收依据和标准应事先在协议中要求）。 

　　完工验收通常应由采购单位负责组织; 对较大或比较复杂部分项目, 应由集中采购机构组成项目验收小组, 由验收小组进行验收; 对于部分特殊项目, 应申请含有检验资格省及省级以上相关质检部门组织验收。 

　　集中采购机构验收程序应为: 供方（成交供给商）先向需方（采购单位）提交验收申请汇报, 供方对需方提交验收申请汇报进行经审核, 并对完工项目进行初检, 确定合格时, 应在验收申请汇报上签字盖章, 再送集中采购机构审查; 集中采购机构审查后, 认为已含有验收条件时, 应组成验收小组组织验收, 验收小组通常由供需双方代表、 集中采购机构代表、 相关质检机构、 相关方面技术教授组成（其中教授人数不少于总人数三分之二）。 

　　项目经验收合格, 采购单位或验收小组应出具项目完工验收汇报, 验收汇报上应有验收小组组员共同签字, 并加盖供需双方、 集中采购机构、 相关质检机构公章。验收汇报一经形成, 即产生效力, 对供需双方都有共同约束力; 经验收不合格, 应由供方限期更正, 经更正合格且含有验收条件后再由验收小组组织验收。 

　　五、 采购结算和采购文件整理阶段 

　　（一）采购结算 

　　项目验收结束后, 由集中采购机构依据验收汇报, 根据采购协议要求付款条件及付款方法, 办理协议款项支付手续; 政府采购资金管理部门依据集中采购机构款项支付手续, 向供给商支付采购资金, 并进行政府采购资金结算账务处理。 

　　（二）采购文件整理 

　　集中采购机构根据《政府采购法》对采购文件管理相关要求, 整理询价采购整个过程文件、 资料, 归集采购档案, 定时汇总、 上报政府采购信息。 

　　六、 售后服务阶段 

　　本阶段是询价采购活动最终一个阶段, 在这一阶段, 供需双方应继续根据协议要求, 推行各自责任和义务; 集中采购机构应根据政府采购制度要求和协议条款, 立刻协调处理协议推行过程中双方争议和纠纷, 对双方推行协议情况尤其是供方售后服务情况进行监督检验, 直至协议使用期满。 

　　在询价采购整个实施过程中, 集中采购机构和采购单位应自觉接收纪检监察、 政府采购监督管理部门监督, 有必需时, 还应进行公证。