合同评审和合同管理规定模板.doc

1．目
规范企业各类协议和协议、 责任书管理, 加强和完善协议立项、 评审、 签署、 实
施、 保管程序, 防范协议风险, 确保企业各项经营工作正常有序地进行, 特制订
本制度。

2．适用范围
适适用于企业全部协议、 协议、 多种责任书签署、 评审和管理。

3．定义
3.1协议、 协议: 协议又称为契约、 协议, 是两个或是两个以上平等当事人之间设
立、 变更、 终止民事权利义务关系协议。企业协议大致为以下多个:
A、 采购协议: 己方采购方作为甲方, 销售方作为乙方全部统称为采购协议。具
有法律效力。（包含原材料采购、 辅料采购、 备品备件采购、 办
公用具采购、 劳保用具采购、 设备采购、 外协采购、 技改协议、
基建合相同）
B、 销售协议: 己方销售方作为甲方, 采购方作为乙方全部统称为采购协议。具
备法律效力。
C、 技术协议: 不管己方是协议甲方或是乙方, 技术买卖之间协议统称为技
术协议, 含有法律效力。
D、 框架协议: 框架协议没有协议具体内容, 只是一个签署具体协议或其她合
作意向, 不含有协议效力, 违反框架协议只负缔约过失责任。
E、 协议: 企业和个人签署某方面协议, 通常企业作为甲方。含有法律效力。
比如: 外协培训协议书、 保密协议等
3.2责任书: 是企业或是上级和企业之下属责任人、 团体签署一个含有法律责任
责任状。如: 安全生产责任书、 设备管理责任书、 绩效考评责任书等。

4．职责
4.1协议评审小组:
A、 组长: 董事长或总经理;
B、 组员: 分管副总、 总工（总监）、 财务总监、 法务责任人、 采购部责任人、
质管部责任人、 市场部责任人、 项目工程部责任人及承接部门（当
事部门）责任人
C、 全方面评审协议全部项目和细节, 确保所签署协议对企业不存在法律风险。
4.2采购部: 负责主料、 辅料、 备品备件、 办公用具采购协议立项、 起草、 询
价, 召集相关部门评审、 签署、 实施之具体操作。
4.3市场部: 负责销售协议、 销售协议、 代理商协议、 售后服务协议立项、 起
草, 召集相关部门评审、 签署、 实施之具体操作。
4.4设备管理部:负责设备买卖协议方面立项、 起草, 召集相关部门评审、 签署、
实施之具体操作 。
4.5综合部:
A、 企业作为甲方和下属企业组员签署含有法律效力劳动协议、 责任书和协
议方面立项、 起草, 召集相关部门评审、 签署、 实施之具体操作。
B、 网络管理员:对各部门电脑、 打印机等办公设备立项、 起草, 召集相关部
门评审、 签署、 实施之具体操作。
4.6财务部:
A、 财务合作方面含有法律效力协议和协议方面立项、 起草、 召集相关
部门评审、 签署、 实施之具体操作。
B、 参与企业全部协议评审, 并负责协议正本文件存档和档案管理。
C、 评审付款、 收款与结算方法合理性和可行性, 以及确定成本及利润指标
等。
4.7法务责任人: 负责企业全部协议评审、 签署及推行过程中所签署一切书
面文件正当合规性审查, 并对可能产生法律风险提出防范
意见, 规避协议法律风险。
4.8总工办: 负责技术买卖协议、 技改协议方面立项、 起草, 召集相关部门评
审、 签署、 实施之具体操作。
4.9质管部:
A、 负责检测、 化验、 测量仪器设备方面采购立项申请
B、 负责参与评审协议相关质量方面事宜评审。
4.10其她部门: 作为协议主体责任部门参与协议立项、 起草, 召集相关部门
评审、 签署、 实施之具体操作。

5． 协议编号
5.1协议编号责任部门
A、 采购部: 负责原材料采购、 辅料采购、 备品备件采购、 办公用具采购、 劳保
用具采购、 设备采购、 外协采购、 运输外包合相同方面协议编号
B、 市场部: 负责销售协议、 销售协议、 代理商协议、 售后服务协议方面编号
C、 总工办: 负责技术买卖协议、 技改协议、 基建协议方面编号
D、 综合部: 负责含有法律效力劳动协议、 管理责任书和协议方面编号
E、 财务部: 负责含有法律效力财务融资、 贷款等方面协议和协议书编号
5.2 协议编码规则为:
企业（字母）---部门分类（字母）---年月+次序号（见下图）
YN -- XX -- XXXXXXXX

年月+编号: 如: 01001
采购部: POD; 市场部: MSD; 总工办: GEO;
综合部: HDR; 财务部: FD
永宁企业名称拼音缩写
如: YN-POD-01001, 表示采购部1月001号采购协议

5.3责任书、 企业上级和下级部门签署协议能够无须要编号。比如: 安全生产责任
书、 劳动协议、 企业单独和部分职员签署薪资福利合相同。

6. 协议保留和保管
6.1综合部负责保留和保管: 劳动协议、 安全责任书、 设备管理责任书、 绩效考评责
任书、 企业和个人签署避险协议以及与此性质相关部分协议。
6.2文控中心（档案室）负责保留和保管: 技术合作方面协议和协议。
6.3财务部: 负责保管
A、 采购协议: 包含原材料采购、 辅料采购、 备品备件采购、 办公用具采购、 劳保
用具采购、 设备采购、 外协采购等相关类型采购。
B、 销售协议: 产品销售协议、 销售分成协议、 代理商协议、 特殊销售分成协
议等相关类型协议。
C、 技术协议: 发生费用技术买卖协议、 技改协议、 基建协议相关类型协议。
D、 机密等级协议: 薪资协议、 融资协议、 贷款合相同。
6.4协议存档方法:
A、 协议保管由专门文件夹存放, 一个文件夹存放一个部门协议文件。
B、 协议文件夹必需要有目录表、 文件去向记录表等, 文件存档方法根据《文
件管理程序》、 《文件管理规范》中相关条款实施。
C、 文件夹中协议文件, 整理时间每个季度, 整理一次, 将已经实施完成、 没
有后遗症协议文件, 另外标示封存, 封存格式, 根据未封存之前格式
一样叠放, 文件夹中仅仅存放现在正在实施, 还未结算完成文件。

7. 多种采购性质协议形成方法:
7.1多种生产性主/辅料、 耗材、 备品备件、 低值易耗品; 办公用具方面采购协议
7.1.1各部门依据生产计划和适时需求, 填写《材料计划表》, 经部门部长审核,
分管副总审批, 总经理和董事长同意以后, 将审批完成《材料计划表》
转移到采购部。
7.1.2采购部接到经过审批以后《材料计划表》:
A、 先在企业供给商优选库中寻求合格、 已经供过货供给商, 进行谈判。
B、 假如优选库中无供给商, 则重新寻求供给商, 最少3家, 实施报价、 对比
价格具体《采购控制程序》、 《采购管理固定》实施。
7.1.3采购在边寻求供给商同时, 边起草相关采购协议, 方便确定好价格以后,
能够签署采购协议和协议
7.1.4待采购责任人确定好多种原因和条件, 认为条件成熟以后, 则将采购协议递
交到采购委员会进行协议评审。
7.2项目制协议
7.2.1技改协议、 基建合相同属于项目制采购协议。
7.2.2项目制采购协议, 必需由总工办先立项, 并做具体技术分析, 具体参考
《设计控制程序》相关条款进行
7.2.3立项项目书必需事先经过企业董事会或是企业企业管理委员会几天讨论
经过以后, 进入项目技术标书设计阶段
7.2.4公布技术标书, 进行招标、 评标; 选定中标供给商, 进入协议起草阶段。
7.2.5协议起草以后, 将进行协议评审阶段。

8. 其它方面协议形成方法
全部协议先由协议主体责任部门立项、 起草, 起草完成以后, 依据实际情况
和相关要求决定是否开始实施协议评审。

9. 协议评审内容
9.1建设工程（土建）协议
A、 审核施工单位资质、 业绩及信誉度;
B、 审核费用是否合理。关键测算直接材料费用、 直接人工费用、 其她费用、 间接
费用及取费标准、 定额选择、 交（竣）工日期等;
C、 审核质量与技术条款;
D、 审核服务与承诺条款;
E、 审核协议价款、 付款方法、 开票方法是否明确且符合企业要求;
F、 审核违约责任、 质量索赔条款;
G、 审核质量确保及质量保障体系是否满足要求
9.2买卖协议（包含采购协议和销售协议）
A、 审核供给商选择情况;
B、 审核比价核价、 优质优价（性价比）情况;
C、 审核备品配件、 配件供给条款;
D、 审核交付周期、 质保期、 售后服务与承诺条款;
E、 审核协议价款、 结算方法等是否明确且符合企业要求和要求;
F、 审核违约责任、 质量索赔条款;  
G、 审核质量确保及质量保障体系是否满足要求;
9.3加工承揽（技改、 维修）协议 
A、 审核承揽方资质、 业绩及信誉度 
B、 审核比价核价（性价比）及加工费用标准是否合理;
C、 审核质量与技术条款;  
D、 审核交付周期、 质保期、 售后服务与承诺条款;
E、 审核协议价款、 结算方法是否明确且符合企业要求;
F、 审核违约责任、 质量索赔条款;  
G、 质量确保及质量保障体系是否满足要求。
9.4运输协议 
A、 审核运输单位资质、 业绩及信誉度
B、 评审运输费用标准（性价比）是否合理;  
C、 审核协议价款、 结算方法是否明确且符合企业要求;
D、 评审服务与承诺条款;  
E、 评审运输过程中货物毁损、 灭失应负担损害赔偿责任条款;
F、 审查有没有违约责任条款, 是否符合《协议法》相关要求。 
9.5商务协议 （包含财务和技术合作、 设备采购等）
商务协议是指: 企业与相关合作伙伴约定并准备签署设备技术引进协议、 国际
贸易代理协议、 谈判备忘录、 赔偿贸易协议、 专题协议书、 销售确定书等。 
A、 审核合作伙伴单位资质、 业绩及信誉度;  
B、 审核费用、 责任是否合理。关键测算取费标准、 间接费用, 审核双方责任、
权利、 利益对等关系条款等;  
C、 审核质量与技术条款;
D、 审核服务质量与承诺条款;
E、 审核协议价款、 付款方法是否明确且符合企业要求;
F、 审核违约责任、 质量索赔条款;  
G、 审核质量确保及质量保障体系是否满足要求。 
9.6其它通常责任书、 协议则无须专门组织协议评审小组评审, 一边评审一边审批,
直至走到审批结束

10.评审程序 
10.1协议评审采取召开专题会议形式。专题会议由协议承接部门负责召集。
10.2协议评审工作开始前, 先由协议承接部门和其她相关部门起草协议文件, 协议
文件应优先采取示范协议文本; 如无协议示范文本, 则可结合实际情况起草或
与协议对方共同起草协议文本。 
10.3协议评审组织部门（协议承接部门）标准上应最少提前1个工作日将须评审
协议文件及供给商选择、 核价比价、 服务与承诺等相关资料送交各评审参与
部门。 
10.4协议评审专题会议应做好以下工作:  
A、 认真听取协议承接部门相关询价比价、 平等协商、 厂家选择等情况介绍;  
B、 审查要约（询价函）、 承诺（报价函）内容;  
C、 评审协议条款。关键评审协议价款、 质量、 交货期、 服务与承诺、 违约责
任、 损失赔偿等条款;   
D、 对被评审协议提出结论性意见。参会人员均应在协议评审统计上签字。 
10.5协议评审人员范围:
A、 协议金额在5万元内（含5万）, 由各部门部长评审后, 分管副总审批, 总
经理同意;
B、 协议金额在5万以上, 由分管副总召集各部门评审后, 总经理审批, 董事长
同意;
10.6协议评审经过后, 协议承接部门将协议文件和汇总后评审意见送交财务部
审核, 后分别报分管副总和财务总监审查, 最终报请企业总经理和董事长审批。
10.6假如协议文件未得到审核人或审批人同意, 则协议承接部门应依据审批（核）
意见继续完善协议内容, 并与协议对方深入协商后形成修订后协议文件,
再次报请审（核）批人审（核）批。 
10.7审批人同意签署协议文件后, 协议承接部门负责依据经同意协议文件与协议
对方办理协商签约事宜。 
10.8协议文件审核、 审查、 审批
10.9评审统计保留请见本协议6.0 
10.10协议文件变更、 解除评审。 
发生协议条款变更（如价格条款、 支付条款、 质量条款、 工期条款、 违约条款
变更等）或解除时, 应采取书面形式, 如补充协议、 备忘录、 会议纪要等文件
形式。协议条款变更或解除评审程序参考协议评审程序实施

11. 协议审批:
A、 项目承接部门, 依据企业项目需求（此需求技术要素输出由总工办负责、
用量需求由生产部及其其它需求部门出）
B、 注意需求部门和承接部门区分: 有些项目是需求部门和承接部门是一个部门;
有些需求部门不一定有权限去具体承接, 比如有些物品采购。不管需求部门
是否是成本部门, 需求部门有责任帮助承接部门完成此项目!
C、 承接部门依据需求和要求, 寻求协议标物合作者（销售寻求是用户; 采
购寻求是供给商; 工程项目寻求是工程商; 技改项目寻求是方案设计商
和工程集成商、 运输项目寻求承运企业; 等等）
D、 寻求标物合作者, 要求是5家, 不能少于3家;
E、 有些重大项目, 必需调查寻求标合作者资信, 以免发生:
（1） 打款以后发不了货物, 开不了票据。
（2） 出了重大问题以后, 无法负担赔偿责任。
（3） 资信内容大致包含: 企业法人、 联络电话、 企业注册资金、 企业税务情况、
治理结构是否健全、 有效, 企业协议履约情况、 企业有没有违法违规统计、
有否特殊背景等等项目调查。
F、 协议双方谈判, 协商条款, 确定协议。标准上用企业模板协议 。假如对方
不一样意, 则承接部门必需提出申请, 经过分管副总同意和总经理同意。能够双
方重新确定新合一样本, 在确定协议阶段, 法务专员必需全程参与进去,
避免风险。
G、 确定完协议后, 部门同时填写《协议会签审批表》, 附上协议和全部调查
资信文件资料（必需有2-3家资信对比）, 由部门部长做协议初审, 签
名确定! 上交到分管副总进行审核。假如部门部长和分管副总觉不合格,
则退回承接人员, 修改协议, 修改完再重新走步骤。
H、 由分管副总判定该协议是否需要评审小组集体评审？
（1）假如是小协议, 且事情非常明朗, 明了, 则能够决定跨过评审小组集
体评审, 直接递交到总经理。
（2）假如感觉必需和必需, 则由分管副总负责召集协议评审小组全体组员,
对本协议做协议评审, 并准备齐套全部调查资信资料等。
I、 协议评审小组:
（1）小组组员: 请见本协议4.1条款
（2）评审内容: 请见本协议条款9.0
（3）评审会议由法务专员主持和做笔记; 假如缺乏法务专员, 则由承接部门
部长主持和统计。
（4）评审结果:
（a）、 合格, 假如董事长和总经理都一起参与协议评审, 则可在会议
上一起走完步骤, 署名审批完成。
（b）、 假如不合格, 则退回成本部门, 依据评审小组意见, 进行协议
修改, 具体由法务专员主抓。假如缺乏法务专员, 则由承接部门
部长主抓。
（c）、 重新修改协议, 重新走审批步骤。
J、 总经理在接到《协议会签审批表》第一时间:
（1）需要判定分管副总递交不需要协议评审小组集体评审协议, 是否需
要协议评审小组集体评审, 假如认为没必需, 则能够仔细审核资料,
做审批.
（2）假如是认为有必需进行协议评审小组集体评审, 则退给署名分管副
总, 由分管副总重新召集协议评审小组进行协议评审。
（3）假如是经过协议评审小组评审经过, 则能够直接署名确定（通常评审
会即可会签）。
（4）总经理需要判定: 哪些协议必需上报董事长做终审同意, 哪些能够在自
己职权范围内终审。-----这点我还没想好（方处州备注）
K、 董事长在接到《协议会签审批表》时候:
（1）判定总经理递交协议评审资料是否合格, 假如不合格, 则退回总经理
（2）假如判定合格, 则终审同意。

12. 协议实施、 变更或是解除:
协议同意以后, 依据协议进行协议实施, 假如在实施途中发觉该协议有重大缺点
存在, 不利于企业经济利益或是存在重大风险时候
A、 协议实施部门应该立刻通知法务专员和部门部长（假如缺乏法务专员, 则由
承接部门部长负责）, 由法务专员和部门部长; 依据具体情况, 做先遣分析,
并将分析结果上报分管副总。
B、 分管副总决定向协议评审小组递交《协议变更或是解除申请表》
C、 协议评审小组对协议就行重新评定, 决定是修改还是解除。
D、 协议变更和解除必需经过总经理审核、 董事长终审。
E、 修改和解除指令发出以后, 由成本部门和法务专员负责和供给商或是用户沟通
实施。

13. 协议在实施过程中付款风险把控:
A、 款项和发票风险把控: ----责任部门: 成本部门、 财务部
（1）在付款申请时候, 成本部门必需要个根据《费用报销管理制度》条款要
求, 严格填写全部内容, 并附上项目协议副本、 已付发票影印件做依据。
财务部门要严格根据协议付款方法和开票方法做具体审核, 预防发生无发
票现象。
（2） 销售协议, 承接部门和财务部要严格根据协议, 进行收款和开票工作, 预防
发生开票以后, 款未到账, 造成死账发生。
B、 质量把控
（1）质管部和化验室必需严格把控原材料质量关口, 发生异常必需立刻上报分
管副总、 财务总监、 总经理; 超出3万元异常事项, 必需汇报给董事长
知晓。
（2） 成本部门或是发觉异常部门, 填写《XX异常通知书》, 召集相关部门分析原
因, 制订对策: 是退货？降级降价使用？等等方法; 确定责任人具体负责, ,
实施到位, 财务部和法务专员负责最终验证。

14. 协议异常问题责任追究
协议在实施过程中发生重大失误、 失责, 造成企业一定影响和损失时候
A、 由协议评审小组来分析, 仔细分析, 判定过失责任人。提出处理意见。
B、 由综合部具体负责处罚实施。严格按《奖惩管理要求》实施。

15. 协议查阅、 借阅
A、 协议文件通常均属于秘密等级文件, 不经过许可不得查阅。
B、 查询人员必需填写《秘密文件查阅、 借阅申请表》, 经过分管副总同意以后才
能查阅。
C、 机密等级协议: 薪资协议、 融资协议、 贷款合相同, 除总经理和董事长外,
通常不准查阅。

16. 协议范本:
企业将起草下列协议范本文件, 供各部门签署协议使用
A、 原料部采购协议
B、 通常材料采购协议
C、 销售协议
D、 安全生产责任书（总经理等级、 主任--副总等级）
E、 劳动协议

17. 支持文件
A、 《采购控制程序》
B、 《采购管理要求》
C、 《不合格异常管理要求》
D、 《奖惩管理要求》

18.质量统计
18.1《秘密文件查阅、 借阅申请表》
18.2《协议评审表》
18,3《协议审批表》
18.4《协议变更或是解除申请表》
18.5《XX异常通知书》

部门部长
评审未经过
返回评审
承接部门
寻求协议标物合作者
协议双方谈判协商条款
调查拟签约对象资信

确定协议
初审
评审
评审小组
分管副总
审核
修改协议
签署协议
总经理
董事长
审批
终审
申请变更或是解除协议
推行中发觉条款欠妥
19.步骤图