OA管理员制度专业资料.doc

OA办公系统管理制度
第一章 总则
第一条 为规范集团OA办公系统运行维护管理工作, 确保OA办公系统安全、 可靠地运行, 切实提升生产效率和服务质量, 使信息系统愈加好地服务于生产运行和管理, 特制订本管理制度。
第二条OA系统管理员基础任务:
1. 进行对办公系统日常运行和维护管理, 观察系统运行状态, 确保系统内各项办公步骤顺利运行;
2. 快速而正确地处理日常使用者碰到使用问题, 保障办公步骤正常运行, 确保所承载各类应用和业务正常。
第三条OA系统管理员权限和维护管理:
1 表单制作与管理
1.1 企业内部有需要新制OA表单, 需要有相对应申请文件, 文件应包含清楚表单样式和审批步骤, 如无申请文件管理员不能私自建立以及公布新表单。
1.2 企业内正在使用表单, 有需要变更或修改表单样式, 需要有相对应变更修改申请, 申请文件应包含清楚变更或修改方案, 如无申请文件管理员不能私自变动表单样式内容及表单模板, 特殊情况或有企业总经理级以上签字确定, 能够先行调整。
1.3 企业内正在使用全部表单, OA管理员都要留有对应备份(模板)文件, 修改或调整过表单也要做好对应统计, 避免出现问题无从查证。
1.4 企业内部门自用(非共用)表单制作, 制作条件一样需遵守本文件(1.1)条件。
1.5 如需要使用再次修改过表单, 在旧表单已发生过使用情况下, 为保留数据完整性, 务必只做停用操作, 严禁删除已发生过数据交换旧表单。
2 步骤制作与管理
2.1 企业内表单正在使用流转步骤, 有需要变更或修改, 需要有相对应变更修改申请, 申请文件应包含清楚流转步骤调整方案, 如无申请文件管理员不能私自变动表单内步骤实施内容, 特殊情况或有企业总经理级以上签字确定, 能够先行调整。
2.2 已经提议表单步骤(包含自建步骤)需要做临时性修改, 应由表单提议人或者目前节点经办人提出, 管理员方可在后台进行步骤变更或步骤终止, 调整或终止了步骤也要做好对应统计, 避免出现问题无从查证。
2.3 表单管理员在制作流转步骤时, 务必注意, 分支节点条件设置, 一定要结合企业内各部门、 各级领导审批权限进行设置, 同时需注意表单条件字符使用比如: “and”、 “or”、 “=”、 “<>”、 “目前节点”和“提议人”, 避免发生步骤错误、 审批错误、 超权限审批等问题。
2.4 如发生人员变动、 岗位变动等人事变动从而包含到需要调整OA表单步骤情况, 以企业人力资源部公布通知或申请为准, 表单管理员不能私自改动表单步骤中各节点人员设置。特殊情况或有企业总经理级以上签字确定, 能够先行调整。
3 人员调整与管理
3.1 企业OA办公系统人员账户设置与开通, 须有些人力资源部公布通知或申请, 企业管理员不能私自建立和开通OA账户。
3.2 系统内人员部门和岗位设定也须遵守人力资源部公布通知或申请中所标识出部门和岗位进行设定, 企业管理员不能私自更改企业系统内人员部门和岗位设定。
3.3 企业OA系统中人员“个人角色”设定, 可依据职员部门领导或企业总经理级以上人员同意后, 方可通知企业OA管理员进行调整, 也可在新建立账户时一并设置完成, 不硬性要求以人力资源部文件为准。(HR、 工资和绩效权限除外)
3.4 企业OA系统中人员“副岗”设定, 可依据职员部门领导或企业总经理级以上人员同意后, 方可通知企业OA管理员进行调整, 也可在新建立账户时一并设置完成, 职员副岗不硬性要求以人力资源部文件为准。
4 其她管理注意事项
4.1 如非必需, 管理员不能私自查看已提议表单。包含泄露企业机密信息, 由操作人负担对应后果。
4.2 管理员须维护好本企业步骤表单, 立刻处理OA使用过程中问题, 优化处理表单步骤。
4.3 分子企业管理员不能做人员跨企业兼职操作, 如有些人员需要做跨企业兼职操作一定要上报企业总部, 由总部进行设置。
4.4 企业OA管理员要定时在企业内组织新职员及其她人员进行OA使用基础培训, 确保企业内职员能正常使用OA系统办公, 完成对应操作步骤。
4.5 企业OA管理员分为单位管理员和表单管理员, 可由一人担任, 管理员变更时需要向企业总部信息办公室报备人员变更信息。
4.6 企业OA管理员账号由企业OA管理员保管和使用, 如非必需, 严禁交由她人使用和外传。
4.7 企业OA管理员是企业OA系统栏目, 版面变更唯一指定人, 严禁在OA系统上传带有病毒文件、 图片等, 未经许可, 不得私自改变OA系统桌面内容, 不得对网络运行进行人为设限。
4.8 系统出现故障, 造成OA自动化办公系统无法正常工作时, 应立刻通知集团办, 由其立刻组织相关单位查明原因, 排除故障。若长时间系统不能正常运行, 须汇报集团相关领导, 并以纸质文件方法通知相关使用单位, 保障步骤与信息交换工作正常运行。

XXXXXX（集团）股份有限企业
综合行政部
信息办公室
20XX年X月制