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协议管理程序
1.目:
明确协议要求, 并经过协议评审确保企业有能力满足这些要求。
2适用范围:
适适用于企业产品销售协议、 订单管理。
3定义:
略
4职责分配:
4.1销售部: 负责确定协议/订单要求, 组织对协议/订单进行评审, 并对协议/订单实施情况进行跟进。
4.2制造部、 采购部、 品质部、 研发部等部门参与协议/订单评审, 并实施协议/订单中相关部分。
4.3 总经理: 负责协议/订单评审表同意。
5. 过程分析乌龟图:
●计算机系统
● 电话
●电子邮箱、 微信等

用什么资源

（设备、 材料等）？
谁来做？
●销售部: 协议/订单管理归口管理部门
●各部门: 参与协议/订单评审

●协议/订单评审表
●用户订货要求表
●签署正式协议
●协议/订单更改通知单
●协议/订单统计台账
●用户协议/订单及其
变更
●法律法规要求

协议管理过程
●业务洽谈 ●接收协议/订单
●协议/订单评审
●协议签署和协议/订单实施
●协议/订单更改/取消

输出
输入

●协议/订单评审立刻率
●订单交期正确率

●协议管理程序
用何指标衡量？
用何程序、 方法？

6步骤图:
步骤图
责任部门
相关表单
业务洽谈

协议/订单接收

经过
未经过
协议/订单
保留
协议/订单
更改/取消
协议签署与协议
/订单实施
协议/订单评审

7程序内容:
7.1业务洽谈
7.1.1销售部做好与用户业务洽谈。洽谈前, 要做好充足准备; 洽谈过程中, 要充足听取用户意见, 帮助用户掌握完整产品信息, 同时要了解用户资信情况。
7.1.2 洽谈过程中, 要就协议基础要求, 如品名、 规格、 数量、 价格、 交付、 包装、 交货期、 交付方法、 结算方法、 违约责任、 仲裁与索赔等, 逐条与用户明确, 达成一致意见。
7.2 接收协议/订单
7.2.1 本企业只接收书面购货协议/订单。对于用户口头订单, 销售部应将其统计在《用户口头订单统计表》上, 用电子邮件发给用户, 由用户书面确定后回传。
7.2.2 销售部应将协议/订单送至销售部跟单员, 由销售部跟单员组织对协议/订单评审。
7.2.3 销售部跟单员依据协议/订单性质将其分成常规协议/订单或特殊协议/订单;
1）常规协议/订单是指针对企业已经有产品所订协议/订单
2）特殊协议/订单是指常规协议/订单外协议/订单, 包含针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、 包装要求协议/订单
7.2.4 销售部跟单员填写《协议/订单评审表》, 连同协议/订单一起送相关部门进行评审。
7.3 协议/订单评审
7.3.1 协议/订单要求。协议/订单评审要确保:
1）用户各项要求（规格、 数量、 性能、 交货期、 结算方法等）得到确定并形成文件
2）协议或订单中各项要求不存在含糊不清之处, 特殊要求有明确说明, 数次洽谈前后不一致地方得到了处理
3）协议或订单符合相关法律法规、 标准要求
4）用户潜在要求得到识别, 这些要求是预期或者要求用途所必需
5）本企业附加要求能确保兑现
6）本企业有推行协议或订单要求能力
7.3.2 常规协议/订单评审
1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时, 只需将《协议/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审
2）无现货时, 由销售部跟单员将《协议/订单评审表》交计划科就生产能力、 生产完成日期进行评审, 假如库存中无所需产品物料, 则还应将《协议/订单评审表》送采购部就采购能力、 到货日期进行签字评审, 以后由销售部经理就交货期限进行评审。
7.3.3 特殊协议/订单评审
1）以专题会议形式进行, 由销售部牵头, 副总经理主持, 研发部、 工艺部、 采购部、 制造部、 计划科、 品质部参与
2) 评审时应注意:
①设计、 采购和生产周期
②要衡量本企业设计、 工艺和检测能力
③要识别新质量要求、 产品颜色要求、 包装要求
④对成本和利润进行核实
7.3.4 评审后, 参与评审部门应在《协议/订单评审表》中对应栏目中签字, 最终将《协议/订单评审表》送总经理同意。
7.3.5 在协议/订单评审过程中, 评审人员对协议中相关内容和要求提出疑问或者修改提议时, 由销售部跟单员负责与用户联络, 征求其书面意见, 经协商确定后变动事项需在《协议/订单评审表》中给予统计。
7.4 协议签署与协议/订单实施
7.4.1 协议评审后, 销售部经理依据协议草案与同意评审结果, 负责与用户正式签署协议, 订单
评审经过后即生效。
7.4.2 销售部跟单员将协议/订单及《协议/订单评审表》中内容转化为《用户订货要求表》, 连
同相关用户资料分发给相关部门, 作为设计、 生产、 检验、 出货等依据。
7.4.3 销售部跟单员应建立《协议/订单跟进控制表》, 统计协议/订单实施情况。若发生与协议/
订单不一致情况, 应立刻与用户协商处理。
7.5 协议/订单更改/取消
7.5.1 若因非用户原因需修改订单或协议时, 由产生原因部门通知销售部跟单员。销售部跟单员立刻与用户联络, 得到用户同意后, 在原协议或订单上注明更改内容并填写《协议/订单更改通知单》。销售部跟单员应将《协议/订单更改通知单》送到与协议/订单修改相关部门进行评审, 并报送总经理同意, 然后发至相关部门。
7.5.2 若因用户提出协议/订单条款修改时, 应由销售部跟单员填写《协议/订单更改通知单》, 经
与协议/订单修改相关部门评审后送至总经理评审, 然后发至相关部门。销售部跟单员应
在原协议或订单中注明修改情况。
7.5.3 用户取消协议/订单时, 销售部跟单员需与用户协商, 就本企业已投入物料、 已生产半
成品和产品处理, 以及由此产生损失, 与用户达成一致意见。销售部跟单员应用《协议
/订单更改通知单》将协议/订单取消情况通知相关部门。
7.6 协议/订单保留
7.6.1 全部已经确定订单/协议及其后修订, 以及《协议/订单评审表》、 《协议/订单更改通知单》均由销售部负责存档。存档时应注意将协议/订单与对应《协议/订单评审表》、 《协议/订单更改通知单》保留在一起。
7.6.2 协议/订单推行中来往电子邮件应给予保留, 作为协议/订单附件。
8 过程绩效监视:
目标名称
计算公式
目标值
监视时机
监视部门
8.1协议/订单评审立刻率
1.常规协议需半天评审完成, 特殊协议/订单需1天评审完成
2.协议/订单评审立刻率=（按时完成协议/订单评审次数）/（协议/订单评审总次数）*100%
≥98%
每个月
销售部
8.2订单交期正确率
[1-（交期变动订单数/订单总数）]*100%
≥90%
每个月
销售部

9 过程中风险和机遇控制（风险应对）:
风险
应对方法
实施时间
责任人
监视方法
因协议评审不严谨造成开发新产品不能满足用户要求
1.新产品协议评审应在协议签署之前进行, 确保用户各项要求合理、 明确、 书面化, 确保企业有能力满足
2.销售部经理在检验各部门评审有效性基础上, 在确定《协议/订单评审表》已得到总经理同意情况下, 方可与用户签署协议
每份新产品协议均需按此办理
销售部经理
总经办每个月对新产品协议签署情况进行检验, 看有没有违规情况
10相关文件:
11相关统计: