咖啡店总务规章.doc

总 务 规 章一、车辆管理办法（一）公务用汽车、机车之申购换修，依请购办法办理。（二）对驾驶人相关规定1、 需据实填写车辆使用记录表（附件十七）。2、核对里程数与记录表是否相符，若有不符应报告车管单位查明。3、对车辆做基本的行前检查（包括水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、车灯、方向灯、外观等），若有异常状况应立即反应，否则遭损应自行负责。4、大货车、大客车驾驶必须合法取得执照一年以上，小货车、小客车驾驶必须合法取得执照半年以上，并都有实际驾驶经验半年以上，方可担任驾驶。5、用车时停放于适当地点，若停放不当致车辆受损或遭罚款应自行负担。6、若因执行公务（上、下货物），路边停车，而致违规罚款，由公司负担缴纳，其余所有违规罚款一律自行缴纳。7、驾驶人用车不当而致车辆故障受损或遭罚款应自行负责。8、按时至指定地点接受车检，否则自行负担受处分之罚款费用。9、依保养手册按时至公司指定地点维修保养车辆，否则费用不得申请，但情况特殊者不在此限。可自行修护者，可购料自行负担。10、因保管之疏忽而至车辆受损，所产生之费用自行负担。11、公务车辆，非经“车辆使用记录表”申请核准，不得自行开回家。12、车辆使用中发生状况时，应随时与公司管理单位联系，并做适当处置（如报警、通知保险公司）。13、车辆失窃若有虚伪诈欺事实，则依规定论处并法办。（三）职工私人汽、机车因工作（业务）需要，需长期提供公务使用，公司将视业务量之多寡，每月补贴油资津贴，唯油费、保养费之发票需缴回公司，并载明车号。（四）车辆广告相关规定1、 因公司业务需要，主管级（含）以上职工自愿提供车子刊登公司CIS车体广告，除广告美容由公司完全负担外，每月另补贴清洁津贴伍拾元，唯广告需维期一年。2、 提供车辆广告之职工离职后，需即时自动将公司CIS的标志清除，以免诉诸法律之究。（五）车辆管理相关规定事件车辆车辆调发使用记录表车损赔偿报失、失窃处理油费保养费保险费折旧税捐备注公有汽车非特定用途各单位因故需要调派车辆，须填车辆使用记录表申请，交车管单位（总务科）派车，否则不得出车除经理（含）以上人员自开轿车外，所有人员一律填写车辆使用记录表备查经警方肇事鉴定非当事人过失，则扣除礼赔金额，不足部分由公司负担，若系当事人过失，则由当事人全数负担经责任追究非当事人过失，则免由当事人负担，若系当事人过失，则由当事人全数负担公司负担公司负担1、保全险2、公司全额负担保费会计部门依税法规定摊提公司全额负担1、资产报发由总务单位填资产报发单处理2、公司车辆不得借于非公司员工私用配送车私车汽车偶尔公用1、填写车辆使用记录表申请私车公出，由主管核准后方可派车2、未核准使用，其所发生费用不得申请事后于使用记录表上填入实际里程数，以便申请油费补助公司补助每公里0.5元1、公司赔偿车损范围限公务执勤中，非当事人过失。2、申报油费必须缴交油单发票，否则不得申报机车公司补助：每公里0.3元汽车外勤人员1、依部门及职掌业务之多寡，由直属主管核定每月固定补助金额后，同仁每月以油费、保养费发票向出纳单位请领，否则列入薪资增减。2、因调职而不再有外勤业务，则公司不再补助此津贴。公司赔偿车损范围限公务执勤中，且非当事人过失。机车二、文具用品管理办法（一）文具用品之管理单位：公司指派行政单位人员负责总管，各单位向其领（换）用，此人员并负责文具用品之申购、验收、登帐、领（换）用、盘点、报发及统计评估等工作之执行。（二）文具用品分为消耗品与耐用品两类。消耗品以实际用品办理，耐用品依照下列情况办理：1、新进员工自报到上班当天起，依业务性质需要申领耐用品，并列帐管理。2、损坏时，以旧品换发新品。3、遗失或因个人使用不当而致损坏不堪修理时应照价赔偿。4、部门公用之用品，其帐归属在该部门。（三）文具用品领用作业规定：1、申请领用必须是本公司职工且实际需要，方可发给。2、小额消耗性文具由公司指派之专管人员自行采购、报支、登帐。3、大额消耗性文具由专管人员填写请购单，统一由公司订购。4、申请领用程序：填写请购单（附件十八） 单位主管签核 送管理单位承办人员（采购） 领取、验收5、定期集中发送时间，由管理单位依状况订立之。6、申请文具用品，请按规定发送时间一天办妥申请领用程序，以利管理单位处理，倘若有急需时，原则上以一天为处理时间。（四）职工应爱惜使用并妥善保管文具用品，不得私自携回。如经发现依公司奖惩办法议处。（五）职工如有调职或离职时，应将请领登陆之耐用文具用品清点，办妥移交（缴交）手续，如有遗失或因个人使用不当而致损坏不堪修理时，使用人应照价赔偿。三、门禁管制要点（一） 办公处所管理1、室内及环境布置除具备防水、防火、防风等设施外，应请求安全舒适与清洁美观，全体职工均应主动维护。2、上班时间内，衣着朴素端庄，识别证一律佩带左胸前。3、物品定位摆设不得紊乱。4、确实节省水电，不用时请即关闭。5、特殊器材使用应向总务单位洽借，无操作经验之器材设备，需请专人指导，不得任意使用，若发现故障损坏，应即通知总务单位办理维修。6、办公室内不得喧哗，若因会商亦应低声交谈。7、电话属业务利基，来电应立即接听，不得任其铃响超过三遍，电话使用亦应简短扼要。8、维持办公室场所纪律，不得有违“职工奖惩办法”中各项不当行为表现。9、会议室使用应先办理登记，会中若因实际需要变更摆设或其它处理方法，会后应立即恢复原状。10、下班后重要物品，一律存放橱柜或抽屉内，并确实上锁。（二） 门禁管制1、办公处所门禁管制暨安全防护之责单位，委托专人专管。2、副理级（含）以上人员于上班时间内出入大门暂免填写外出单，但须知会主管与职务代理人，以便紧急联系。3、职工于上班时间内，因公需出入大门时，应填妥“外出申请单” ，经单位主管核准后始可外出（有文件公物携出亦应报备主管核可）。外出人员公出返回时，赴总机处登录返回时间，“外出申请单”月底由人事单位归档存查。4、外出人员如有车资费用发生时，应填妥“费用报销单” ，经人事核对“外出申请单”无误后，依规定由其主管核签后，交由财务单位请领费用。5、钥匙保管人员由人事单位列册备查，专人负责每日上下班门窗，电器设备与防盗密码开启、关闭。因公务需要提前上班或延后下班人员应事先知会人事单位办理钥匙与注意事项交接，并负安全之责。6、上班时间内除公务接洽外，一律谢绝会客，下班后亦应尽量避免。7、外客来访应主动亲切接待，但仅止于会客室，奉准参观应由专人陪同。8、任何货品进出总公司应洽人事单位登记。四、请购作业注意事项（一）单位于需用公司销售商品以外之器具、用品时，应事先办理请购手续请购单，于“请购”栏位详细列明料号、品名、厂牌、规格（必要时须辅以图面及使用材质等）、单位、数量、用途说明、需用日期等资料，转会物料管理单位查核库存量后，依核决权限规定呈准后，送交采购指定单位或专人办理采购作业。（二）请购前应确实检讨请购该用品之必要性，以免发生浪费。（三）如请购非消耗性物品，应说明为何新购置或添置或报废重新购置。（四）请购案件如需变更规格、数量或取消时应立即通知采购指定单位或专人处理。（五）固定或各单位有共同使用情况者用量变化不大之物品，预先整批请购，以便有充裕时间办理并争取大量采购在价格上之优势。（六）紧急请购时，应加以说明及注明确实需要日期，以急件卷宗送出，采购单位及各相关权核主管则以“立即处理件”方式处理。（小型生财器具可视紧急度，由营业单位直接采购，而后报支、登帐）（七）请购单之开立应维持一式三联、一物一单方式，如需要日期相同且属同一供应商之材（物）料，请购单位才得以一单多品方式提出请购。（八）验收：依据“请购单”之采购要件，核对产商交货之品质、品名、规格、数量办理验收手续（需化验品质者须会同采购人员办理验收手续）。如有不相符者，应立即知会供货单位。五、请修作业注意事项（一）有关器具、用品、建筑物、车辆等维修作业中请修、发包、验收、请款等，亦比照请购管理办法作业流程规定处理。（二）各需求单位开立“请修单”，依核决权限规定呈核后，送交各财务单位比照采购作业程序办理请修发包作业。（生财器具发生故障时，单位主管应先检视之，并参考使用手册后，若仍未解决，再开立请修单请修之）（三）修完成之器具、用品、建筑物、车辆等须经过请修单位之验收后，始可交财务单位办理请款作业。六、免开“请购（修）单”项目1、贺、奠礼金（品）、花圈、花篮、喜贴、礼券、礼物等。2、招待用品、饮料、水果、香烟、茶点、交际用餐等。3、国内外出差机票、证照费、检证费、住宿费、交通费等。4、书报、邮票、信封等。5、小额消耗性文具用品、打字、复印、刻引、冲洗照片、校正仪器等。6、书籍7、车辆油费。8、经常性采购之清洁用品。9、其它临时性需要，经权限主管同意，紧急采购之各项支出。财 务 规 章一、各项费用核准权限一览表项次说 明职 等一二三四五六总管理处董事长总经理副总协理经理副理主任费用报支1、一般性费用（含请修、零星薪资）5万5万2万1万05万05万02万2、机器维修办理05万05万02万3、私人暂借款08万08万05万4、公务暂借款08万08万05万05万02万5、交际费08万08万05万03万 01万6、未付单据费用05万05万03万02万01万01万请购、采购1、国内原物料25万25万2万15万1万05万03万2、国外原物料3万3万25万2万15万3、关系企业原物料3万3万25万2万15万05万03万4、生产及运输设备3万3万25万2万1万05万03万5、非生产之庶（事）务及杂项3万3万2万1万05万05万02万5、工程发包（营缮）8万8万5万3万1万其它费用1、税捐（不含关税）2、水、电、电话费3、租金（非固定）4、租金（契约固定）5、利息6、定期薪资、综合保险费备注：表列为预算内权限、预算外则需升上一级主管核决！ 表示核准。二、请款作业规定（一）经办人员应填妥费用报销单，检付请款凭证，送呈权限主管核决。请款凭证系指：1、厂商之统一发票。2、厂商之送货签单。3、经仓库及验收部门验收合格之入库单。4、其它厂商应提供之证明文件。（二）费用报销流程填写“费用报销单”/背面浮贴发票凭证交付“财会单位”复核财会单位 呈 主管 签核财会单位制单（会计凭证）/通知出纳付款出纳依“会计凭证”支付款额领款人签收出纳入帐凭证 交付 财会单位 入帐 （三）本公司每月5日、10日、15日、20日、25日、30日为付款日（遇假日顺延一天），请款部门于以上日期前应完成请款。三、暂借款管理办法（一） 凡本公司员工因公务处理需要或私人借支均须于需款日期前一日填妥暂借款单，经权限主管核准，以便出纳人员或零用金保管人准时处理，若因紧急需要无法以前述时限办妥手续者，但经权限主管核准者不在此限。（二）各类暂借款之核决权限以费用核决权限表规定办理。1、私人借支不得超出薪资总额之三分之一。2、私人借支每月只限一次。（三）借款人应依下列时限办好还款或报销手续：1、公务借支应于出纳付款日期三天内完成报销手续，但因公出差之借支需在销差后七日内完成报销手续。2、私人借支之还款应于暂借款单之还款期限前办妥还款之手续。3、公务借支报销时应开立费用报销单并同请款凭证，经部门主管核准后，连同未支用余额送出纳人员贴收无误后，则将暂借款单交还借款人。4、所支用金额超出借支金额时，其差额应照补单据、表单后，支付借款人。（四）暂借款销帐期限由人事单位于隔月薪资中扣除。9上岛咖啡UBC COFFEE