环境管理手册含程序文件.doc

XXXXXXX有限公司 受控状态： 分发号：Environment Management Manual文件版本： A/O文件编号： EM-2013文件编制：各部门审 核：批准发布：版权所有 不得复制发布日期：2013-10-15 实施日期：2013-10-15 EM-01 体系策划目录 14001标准条款阶段章节号章节名称页码/第O部分EM-01体系策划目录1/策划PLANEM-02手册颁布令2/EM-03有限公司简介31，2，3EM-04范围、引用标准、术语44.1EM-05体系运行模式图64.1EM-06总要求74.2 4.3.3EM-07环境方针、目标和指标84.3.1EM-08环境因素控制程序94.3.2EM-09法规和其他要求控制程序124.3.3EM-10目标，指标和方案控制程序134.4.1实施和运行DOEM-11资源、作用，职责和权限154.4.1EM-11-01组织机构图164.4.1EM-11-02职能分配图174.4.1EM-11-03管理者代表任命书184.4.1EM-11-04各职能部门职责权限194.4.2EM-12能力、培训和意识控制程序214.4.3EM-13信息交流控制程序224.4.4EM-14环境管理体系文件234.4.5EM-15文件控制程序244.5.4EM-16记录控制程序264.4.6EM-17运行控制程序274.4.7EM-18应急准备和响应控制程序284.5.1检查CHECKEM-19环境绩效监测控制程序294.5.2EM-20合规性评价控制程序304.5.5EM-21内部审核控制程序314.5.3改进ACTIONEM-22不符合，纠正和预防措施控制程序334.6EM-23管理评审控制程序344.4.5EM-24环境管理手册管理364.4.5EM-25修订记录37 EM-02 手册颁布令 为了持续改进环境、节能降耗、预防和控制污染，XXXX（上海）有限公司依据GB/T24001-2004（idt ISO14001:2004）环境管理体系要求和使用指南并结合公司的实际情况，编制完成了环境管理手册第A版，经由 （上海）有限公司总经理：XXX的批准，现予以正式发布实施。有限公司简介 公司地址：EM-04 范围、引用标准、术语1. 范围本手册规定了XXXX有限公司对环境管理体系的要求，使公司能够根据法律法规和其它应遵守的其他要求，以及关于重要环境因素的信息，制定和实施环境方针与目标。本手册阐述了环境方针、目标、指标，规定了公司的机构和环境职责权限和控制要求，规范了各部门的环境行为。适用于公司提供的服务类型及特点，其实施与相关的作业指导书配合使用。XXXXXXXX有限公司全体干部和职员必须贯彻实施。 本手册适用于指导公司管理和生产、项目服务活动涉及的场所和部门的各项与环境有关的活动、服务，也适用于对外提供外部环境评价的自我声明和第三方环境管理体系审核。本手册覆盖的范围：XXXXXXXXX2. 引用标准目前无引用标准。3. 术语和定义3.1 HDCXXXXXXXX有限公司,简称:3.2 EMS环境管理体系3.3 EMR环境管理记录3.4最高管理者XXXXXXXX有限公司总经理3.5持续改进不断对环境管理体系进行强化的过程，目的是根据组织的环境方针，实现对环境绩效的改进。注：该过程不必同时发生于过程的所有方面。3.6纠正措施为消除已发现的不符合发生的原因而采取的措施。3.7环境组织运行活动的外部存在，包括空气、水、土地、自然资源、植物、动物、人，以及它们之间的相互关系。3.8环境因素一个组织的活动、产品或服务能与环境发生相互作用的因素。3.9环境影响全部或部分地由组织的环境因素给环境造成的任何有益或有害的变化。3.10环境目标组织依据其环境方针规定的自己所要实现的总体环境目的。3.11环境绩效组织对环境因素进行管理所取得的可以测量的结果。3.12环境方针由最高管理者就组织的环境绩效所正式表述的总体意图和方向。3.13环境指标由环境目标产生，为实现环境目标所需规定并满足的具体的绩效要求，它们可适用于整个组织或局部。3.14相关方关注组织的环境绩效或受其环境绩效影响的个人或团体。3.15预防措施为消除潜在不符合原因所采取的措施。3.16污染预防为了降低有害的环境影响而采用（或综合采用）过程、惯例、技术、材料、产品、服务或能源，以避免、减少或控制任何类型的污染物的产生、排放或废弃。3.17不符合未满足要求。3.18内部审核客观地获取审核证据并进行评价，以判定组织对其设定的环境管理体系审核准则满足程度的系统的、独立的并形成文件的过程。3.19审核员有能力实施审核的人员。3.20环境管理体系组织管理体系的一部分，用来制定和实施其环境方针，并管理其环境因素。 EM-05 环境体系运行模式图 持续改进环境方针总经理管理评审总经理策 划办公室检 查办公室实施与运行各相关部门注：本手册根据标准基于被称为策划实施检查改进（PDCA）的运行模式。关于PDCA的含意简要说明如下：策划：建立所需的目标和过程，以实现组织的环境方针所期望的结果； 实施：对过程予以实施； 检查：根据环境方针、目标、指标以及法律法规和其他要求，对过程进行监测和测量，并报告其结果； 改进：采取措施，以持续改进环境管理体系的表现。 EM-06 总要求 XXXXXXXX有限公司根据“ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南” 建立起环境管理体系，并形成文件。通过制定环境方针、环境目标和指标、并编制管理方案，识别并策划公司管理及有关活动、或服务中能与环境发生相互作用的环境因素的控制方法，实施有关环境管理方案、环境因素的控制方法，并通过检查、评价，持续改进环境管理体系。公司环境管理体系覆盖的范围见EM-04范围、引用标准、术语。 EM-07 环境方针、目标和指标 根据XXXXXXXX有限公司的类型和服务特点，经研究设定环境方针、目标和指标如下：环境方针：提供优质服务，打造绿色工业公司， 实现和谐、可持续发展！环境目标和指标：重大火灾事故为零、COD达标排放、噪声控制在标准以下；目标和指标分解：参见各职能部门环境目标、指标要求。环境方针、目标和指标管理要求：环境方针、目标和指标是公司在环境方面的经营宗旨，必须传达上至总经理，下至普通工作职员、监察人员，公司全体员工务必深刻领会并理解其内涵，正确应用至工作中；环境方针、目标和指标由总经理亲自制定，环境方针应为制定环境目标、指标提供框架；环境方针和目标、指标应适合于公司的生产和管理活动和服务的性质、规模和环境影响；环境方针可采取张贴标语、标牌、制作宣传小册、广告发布等有效手段为公众所能获取。环境方针、目标和指标应遵守有关适用法律法规和其他要求的承诺；环境方针、目标和指标必须在每年的管理评审会上进行适宜性评审，如需更改，执行文件控制程序有关规定。 EM-08 环境因素控制程序 1. 目的1.1识别、评价公司能够控制的、以及可期望对其施加影响的环境因素，并确定、更新重要环境因素，以对其进行管理和控制。2. 范围2.1适用于对公司有关活动、产品、服务中环境因素的识别、评价、更新与管理。3. 职责3.1 管理者代表负责重要环境因素的确认；3.2 办公室归口组织识别各部门的环境因素，确认环境影响，相关部门应配合进行；3.3 办公室负责组织对环境因素的评审活动，进行综合评价，确定重要环境因素4 程序4.1 初始环境评审进行初始环境评审，以了解公司的环境及环境管理现状，评审的主要内容有：a).明确相关适用的相关法律法规及其他应遵守的要求，按法律法规和其他要求控制程序规定执行；b).评价环境现状与上述要素的符合程度，包括污染物产生和排放、化学品使用、资源能源消耗情况等；c).对以往不符合要求的事件调查所取得反馈意见的评价，包括环境事故、环境处罚等的调查；d).公司所在地的相关背景资料，包括污染物排放管网图；e).相关方提供的文件、记录等背景资料。初始环境评审的过程和结果，由办公室负责整理成书面报告提交管理者代表。4.2 环境因素识别与评价的时机：4.2.1 以全体部门为对象每年1月份在设定目标、指标前进行。4.2.2 环境管理体系建立之初进行初始环境评审时。4.2.3 在相关法律、法规变更或追加、涉及到新的开发和新的或修改的活动、过程或服务，以及相关方的要求等情况下，可适时进行环境影响评价。4.3 环境因素识别与评价的步骤4.3.1 选择和确定（可能）造成环境影响的活动、过程或服务，其中活动的选择可涉及包括公司规划、生产、业务实现、企业管理、设备维修、动力、绿化、废弃物处理等方面；4.3.2 在识别环境因素和影响时，要考虑以下几个方面；4.3.2.1由于公司管理活动、过程、服务所排出的废水、废气、噪声、固体废弃物等以及资源能源的消耗，对周围居民、企业和地区等造成的影响。4.3.2.2公司生产施工方、废弃物处理者、服务提供者、顾客等相关方的活动所产生的环境影响（对上述相关方的评价及施加影响详见运行控制程序中对相关方施加影响的控制规定。4.3.2.3正常运行条件、异常运行条件（如启动、关闭与检修等情况）以及可合理预见的情况或紧急状态（如火灾、爆炸、化学品泄漏等事故）所伴随的潜在重大环境影响。4.3.2.4以往遗留的环境问题、现场的、现有的污染可能带来的环境问题和将来潜在的法律、法规和其他的要求。4.3.3 办公室对识别的环境因素汇总整理列入环境因素调查评价表，确定法律法规的符合性及环境影响。4.3.4 重要环境因素评价方法及依据：环境因素评价方法很多，如：专家评价法、是非判断法、对比法、跟踪环境影响或权重法等。结合公司的环境特点，采用评分法与判断法相结合进行。4.3.4.1评分法评分标准污染类设定6个评价因子（发生频率A、环境影响的范围B、环境污染的危害程度C、相关方关注D、法律法规符合性E、可控程度F表示，每个因子分值为14分。见附表1：若ABCDEF16分时，该环境因素为重要环境因素。资源类见附表2：若M+g8分时，该环境因素为重要环境因素。4.3.4.2判断法a、对违反相关法律、法规和其他要求的直接判断确定为重要环境因素。b、对确定的潜在环境事故和紧急事件直接判断确定为重要环境因素。c、国家重点控制的危险化学品使用、危险废弃物处置直接判断确定为重要环境因素。d、污染物排放指标接近国家规定的排放标准，直接判断确定为重要环境因素。e、对能源消耗方面达到或接近国家规定要求的直接判断确定重要环境因素。f、顾客及相关方投诉的情况直接确定为重要环境因素。4.3.5 办公室将确定的重要环境影响因素，登记于重大环境因素清单报管理者代表确认后发至各职能部门。4.4 环境因素的更新a) 新建、扩建、改建大型项目前；b) 公司内增加投产新的产品品种或工艺、类别前；c) 管理流程重大更新前；d) 每年内审、外审或评审后涉及到环境因素的变化或发生严重不合格项；e) 发生应急事件、事故执行应急准备和响应程序，但涉及环境因素发生变化；f) 法律法规及相关要求更新、增加时；g) 相关方环境问题抱怨、投诉增多时；h) 环境管理者代表认为需要时。附表1 污染类评价法评分标准 发生频率A连续发生至每日一次A4分每日少于一次至每月一次A3分每月一次以上至每年一次A2分一年以上一次A1分 环境影响的范围B全球B4分国家B3分地区B2分局部B1分 环境污染的危害程度C重大C4分严重C3分一般C2分轻微C1分 相关方关注程度D相关方极为敏感、严重影响XXXXXXXX有限公司形象D4分相关方较为关注，影响XXXXXXXX有限公司形象D3分相关方关注或不关注，对XXXXXXXX有限公司形象有影响D2分不影响XXXXXXXX有限公司形象D1分 法律、法规和其它要求的符合性E测定值与规定值超标E4分测定值与规定值在允许范围内E3分测定值等于规定值E2分测定值优于规定值E1分 可控程度及降低影响的可行性F有相应成熟技术且投资小于5万元F4分有相应成熟技术且投资大于5万元F3分有相应成熟技术但不成熟F2分无现有技术待开发新技术F1分附表2 能源、资源消耗评分标准评价因子评分说明评分（年）消耗量M大5中3小1可节约潜力g加强管理可明显见效5改造工艺可明显见效3较难节约1 EM-09 法律法规和其他要求控制程序 1. 目的1.1 为了建立法律法规和其他要求的获取、识别、传达、更新途径，保持环境管理体系的正常运行，特制定本程序。2. 范围2.1 本程序适用于对环境管理体系适用的法律法规的获取、识别和更新。3. 职责3.1 办公室负责与环境管理有关的法规、条例等的收集、识别、更新；3.2 各部门协助办公室人员对环境有关的法律法规、条例等的收集、识别和更新并贯彻执行；3.3 管理者代表负责确认法律、法规及其它要求清单。4. 程序4.1法律法规及其他要求的获取范围包括：a). 国际公约；b). 国家、行业和地方的标准；c). 国家有关的法律、法规、条例、规范；d). 上海市地方法规和相关部委的规章。4.2获取途径国家、XX市地方上级主管部门以及国家质量监督检验检疫总局、国家环保总局和国家消防局等相关行业部委的行政部门；出版社、书店、图书馆和上网；参加相关部门、地区的会议。4.3获取频次 办公室每年年底进行一次对国家、地方上级主管部门以及国家质量监督检验检疫总局、国家环保总局和国家消防局等相关行业部委的行政部门所颁布的法律、法规、条例、规范、标准进行一次收集整理，并及时进行适用性评审。4.4法律法规及其他要求的识别 办公室分别组织对所收集到的法律、法规、条例、规范和标准进行版本有效性和与江苏吴江生产、服务、活动适用性的识别确认。办公室根据评审对评价出适用于本组织的法律、法规、条例、规范和标准应填写法律、法规及其它要求清单，并报管理者代表确认。4.5法律法规及其他要求的宣贯与执行 办公室人员根据识别情况将相关的法律法规及其要求，适时组织对各相关职能部门和人员进行宣贯学习，各相关职能部门和人员按有关要求执行。4.6法律法规及其他要求的更新 办公室人员每年进行一次（一般每年12月）在用的法律法规、条例、规范和标准有效性的确认，对已失效的法律法规、条例、规范、标准必须及时进行“作废”标识。相应的法律、法规及其它要求清单应进行更新。 EM-10 目标，指标和方案控制程序 1. 目的1.1对环境目标、指标、管理方案策划、实施、验证、更新和改进等活动进行规定，确保有序实现公司的环境方针。2. 范围2.1适用于环境目标、指标、管理方案的规划、实施、验证、更新和改进等活动进行规定。3. 职责3.1公司总经理负责环境目标、指标和管理方案的批准；3.2环境管理者代表负责审核环境目标、指标、管理方案；3.3办公室人员负责组织相关人员编制环境目标、指标和管理方案。4. 程序4.1环境目标、指标的制定时机a).办公室人员每年管理评审结束（一般为每年1月份）组织各部门根据环境方针、本年度环境绩效情况以及其他外界因素的变更，制定新的环境目标、指标，经管理者代表审核，总经理批准后生效。b).体系建立之初的环境目标、指标，由办公室人员根据初始状态评审结果，组织各部门制定，经管理者代表审核，总经理批准后予以传达和实施。4.2环境目标、指标制定时应考虑的事项：a).环境方针的内容；b).有关的法律法规和其他要求；c).重大环境因素；d).可选择的最佳技术；e).经济上、运作上的可行性；f).来自相关方的信息和要求；g).环境保护行为的持续改进和预防污染的承诺；h).实施的进度（时间表），以及可调整性的要求；i).体现方针的逐层分解，尽可能量化后纳入各相关职能部门。4.3环境目标、指标的更改在方针、相关法律法规及其他要求、环境管理方案的进度状况以及内外界因素（包括市场、产品、活动、服务发生变化等）等发生变更时，目标和指标应重新评审和修订。修订后应重新报管理者代表审核、总经理批准后生效。4.4环境目标、指标的管理a).办公室人员组织各部门对所属员工进行目标、指标的培训或采取其他方式予以传达，确保全体员工清楚公司及本部门的目标，并付诸实施。b).经总经理批准后，可向相关方或公众公开环境目标和指标。c).按环境绩效监测控制程序要求，对环境目标、指标进行检查。要适时针对影响环境目标达成的原因，采取纠正措施和预防措施。d).每次管理评审时，均需对环境目标、指标进行评审，确保其适宜性。4.5环境管理方案4.5.1 方案的编制办公室人员组织公司各部门根据环境目标和指标，制定环境管理方案，方案由环境管理者代表审核、总经理批准后实施。4.5.2 环境管理方案的内容环境管理方案的内容主要包括：a).依据的环境目标和指标；b).方法措施、技术手段；c).责任部门；d).预算经费、资源要求；e).开始时间和完成时间，等等。4.5.3环境管理方案的更改当因措施发生变更、目标指标发生变化或公司的管理活动、服务、运行条件发生变化等情况需要更改环境管理方案时，由更改申请者以“文件更改申请单”的形式交管理者代表，经由总经理批准后，由办公室人员按文件控制程序的要求进行更改。4.5.4环境管理方案的评审每次管理评审时，均需对环境管理方案进行评审，确保其适宜性。5.相关记录5.1目标、指标和管理方案 EM-11 资源、作用、职责和权限 1. 引言1.1为了确保环境管理体系的持续有效运行，总经理应为环境管理体系的建立、实施、保持和改进提供必要的资源。资源包括人力资源和专项技能、组织的基础设施、以及技术和财力资源。1.2 为了便于管理体系能有效地开展，应对资源、作用、职责和权限形成相关文件。2. 职责2.1 办公室负责确定相应管理体系运行所需的必要的资源，管理者代表审核，总经理批准。2.2总经理、管理者代表及办公室确定环境管理体系组织机构及各部门的环境职责和权限。3. 内容与要求3.1办公室编制公司的“环境组织机构图”，报管理者代表审核，经总经理批准。3.2在公司相关文件中，规定与环境有关的所有人员的职责、权限及相互关系。3.3结合GB/T24001-2004 环境管理体系 要求和使用指南的要求，办公室应编制部门“EMS职能分配表”。3.4办公室应通过培训、阅读文件等方式，让每位员工明白自己的职责、权限以及与其他部门（岗位）的关系，以保证全体员工各司其职，相互配合，有效地开展各项活动，为环境管理水平的提高做出贡献。3.5 总经理应在高层管理人员中指定一名管理人员任环境管理体系的管理者代表，该管理者无论在其他方面的职责如何，应具有GB/T24001-2004 环境管理体系 要求和使用指南4.4.1中规定要求的职责和权限。4. 相关文件4.1 环境组织机构图 4.2 环境管理体系职能分配表 4.3 管理者代表任命书 4.4 各职能部门职责权限 EM-11-01 环境组织机构图管委会主任管理者代表财务部技术部物流部生产部质量部销售部人事部采购部办公室 EM-11-02 环境管理体系职能分配表 注：主相关部门 次相关部门ISO14001标准条款总经理管理者代表办公室生产部销售部质量部采购部财务部人事部物流部技术部4.1 总要求4.2 环境方针4.3.1 环境因素4.3.2 法律及其他要求4.3.3 目标、指标和方案4.4.1 资源、作用、职责和权限4.4.2 能力、培训和意识4.4.3 信息交流4.4.4 文件4.4.5 文件控制4.4.6 运行控制4.4.7 应急准备和响应4.5.1监测和测量4.5.2合规性评价4.5.3 不符合，纠正和预防措施4.5.4 记录控制4.5.5内部审核4.6 管理评审EM-11-03 管理者代表任命书经研究决定，兹任命由 陈校军 同志 担任XXXXXXXX有限公司的环境管理体系之管理者代表，在原有职责的基础上，另再承担如下方面的事宜：确保环境管理体系所需的过程得到建立、实施和保持； 向总经理报告环境管理体系的业绩和任何改进的需求；确保在整个公司内职工提高对环境要求的意识； 负责与环境管理体系有关的外部事项联络及组织； 负责环境管理体系内部审核的组织和开展； 负责对环境管理手册的审核、法律法规和其他要求的确认、环境因素识别和评价的确认、环境管理方案的审核、纠正措施和预防措施实施的审批。 总经理： 日 期：2013-10-15EM-11-04 各职能部门职责权限总经理负责对环境管理体系进行策划；负责制定环境方针，并批准环境目标、指标和管理方案；负责公司的组织结构及部门环境职责权限的确定，任命环境管理者代表；负责主持管理评审，持续改进环境管理体系；负责提供资源和财力支持，确保环境管理体系正常运行；负责批准和发布环境管理手册。管理者代表见管理者代表任命书。办公室负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；负责各部门环境因素的评价和控制的策划；负责环境法律法规和其他要求的识别和控制；负责各部门环境职责权限的编制；负责环境管理体系文件、记录的归口控制；负责环境目标、指标和管理方案的制定；负责环境法律法规和其他要求的符合性评价；负责不符合、纠正措施和预防措施的实施控制；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。人事部负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；负责环境知识培训的组织实施；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。销售部负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；为公司所属企事业协调服务；对所属范围内涉及的环境问题进行监督指导协调；负责环境绩效的监测；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。生产部负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；负责公司规划生产、绿化和拆迁工作过程中的环境影响和控制；负责向生产企业传达相关的环境要求信息；负责公司开发过程中的环保规划的审核；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。 质量部负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；安全生产管理和监督服务；负责危险化学品的监管。完成上级临时交办的其他环境方面事宜。财务部负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；负责环境管理体系运行的财力支持；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。采购部负负责本部门环境因素的识别；负责本部门环境因素的运行控制；负责协调和确认相关方对环境实加相关影响的确认；完成上级临时交办的其他环境方面事宜。EM-12 能力、培训和意识控制程序 1.目的1.1对公司中与环境有关的岗位明确其岗位要求，并进行培训以满足规定要求，以确保与环境管理有关人员是能够胜任的。2.范围2.1适用于对公司与环境有关岗位人员的控制。3.职责3.1人事部负责编制与环境有关人员的岗位要求，管理者代表审核、总经理批准；3.2人事部负责编制培训计划，组织安排培训并对培训效果进行评估。4.程序4.1人事部通过开展工作岗位分析，识别从事影响环境工作的人员的能力要求，并制定环境岗位任职要求文件。4.1.1办公室以此作为选择、招聘、考核、培训的依据。4.2能力、培训和意识4.2.1培训计划制定a). 各部门基于本身工作的安排或需要，可提出相关的培训申请单，经总经理批准后转办公室管理；b). 人事部根据环境岗位人员任职要求或上级要求、部门的培训需求申请等，编制相关的培训计划；一般情况下，对于新进环境岗位员工，应进行相关的环境意识和技能培训。c). 培训计划经总经理批准后由办公室组织实施。4.2.2通过培训，应使员工能够意识到：a). 满足相关适用的环境法律法规和其他要求的重要性；b). 符合环境方针与程序、符合环境管理体系要求的重要性，他们工作中的重要因素和实际或潜在环境影响，以及个人工作的改进所能带来的环境效益；c). 自己从事的活动与公司发展的相关性；d). 为实现公司的环境目标和指标做出贡献。4.2.3培训实施4.2.3.1人事部根据培训计划的要求或其他要求，组织培训的实施。根据临时需要，培训计划亦可进行调整。4.2.3.2如属公司内部有能力进行培训的，办公室可安排公司人员担任培训；反之，如果公司内部不能自行培训的，可联系外培或委托培训。4.2.3.3每次培训，办公室应做好相关的培训记录。4.2.4培训效果评价4.2.4.1人事部可通过口头提问、理论考试、工作考核、业绩评定或观察等方法，对培训的效果进行评价。4.2.4.2对培训效果未达到预期效果的，办公室应确保进一步采取措施，如重新培训等。4.2.4.3人事部应保存有关教育、技能、培训、培训效果评价不理想的应对措施等记录。 EM-13 信息交流控制程序 1. 目的1.1为了规范内外部环境信息协商与沟通，确保环境管理体系的有效运行，特制定本程序。2. 范围2.1本程序适用于公司内部和外部有关环境的信息交流与沟通。3. 职责3.1办公室归口负责外部环境信息的归口接收、传递和处理；3.2各部门负责所辖范围内的环境信息的沟通和交流。4. 程序4.1内部信息交流a).来自内部员工对环境事务的关注、询问、意见和提案，经由相关部门传达至管理者代表和有关部门，由管理者代表予以答复。b).环境管理方案的完成情况、环境监测结果、内部审核结果、及其他规定事项在每年管理评审会上予以传达。c).环境方针、目标和指标、环境管理方案、重要环境因素信息通过发放文件、张贴宣传栏等方式予以传达。4.2 外部信息交流4.2.1外部信息按如下规定接受和传达，有关信息要准确、及时地传达至职能部门，对于外部相关方的要求以诚意受理，作好记录，并作出必要的回应。信息来源受理部门上级部门环境要求办公室相关方环境投诉、抱怨办公室公司企事业的消防安全、化学品泄漏、突发公共安全事故等生产部公司企事业、居民传达环境要求信息办公室、规划生产部、招商局向施工单位传达XXXXXXXX有限公司环境要求信息规划生产部4.2.2 对于上级部门的环境要求，办公室应予以统一登记并受理，并及时传达至办公室。4.2.3 对于相关方的环境投诉、抱怨信息，办公室应记入信息受理及处理报告，管理者代表在向与信息处理有关的部门责任者传达的同时，对需要回复的内容和处理方法提出要求，并视信息涉及事项的重要性，在必要时,向总经理报告。处理部门责任者在确认事态并调查原因后,实施相应的处置。如涉及违反法律法规和管理方案等情况,按不符合，纠正预防措施控制程序的规定处理。4.2.4 对于公司的消防安全、化学品泄漏、突发公共安全事故，生产部应予以及时受理，并填写接警报告，按相应的应急救援预案的规定实施。4.2.5对公司的重要环境因素信息、环境管理目标和指标、环境管理方案信息，办公室应利用发放红头文件形式，向公司予以传达。 EM-14 环境管理体系文件 1. 环境管理体系文件应包括： a) 环境方针、目标和指标、管理方案； b) 对环境管理体系的覆盖范围的描述； c) 对环境管理体系主要要素及其相互作用的描述；相关文件的查询途径； d) ISO14001:2004标准要求的文件，包括记录； e) 组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。2. 环境管理体系文件包括环境方针本手册 EM-07章节。 环境目标、指标HDC-ER-05 环境管理体系的覆盖范围描述本手册 EM-04章节环境管理体系主要要素及相互作用描述，相关文件查询本手册 各章节说明标准要求的文件和记录本手册 各章节说明环境因素运行和控制文件、记录环境作业指导书、环境记录清单3. XXXXXXXX有限公司环境管理体系文件架构说明环境管理手册，包括程序文件、环境方针、覆盖范围、管理者代表任命和标准要素及相互作用说明等。EM环境作业指导书，包括相关方环境影响管理规定、固体废物管理规定等。EIER环境记录，包括手册、程序、作业指导书里规定的相应的环境控制记录。 EM-15 文件控制程序 1.目的1.1对环境管理体系有关的文件进行控制，确保有关场所使用的文件是有效版本。2.范围2.1适用于对环境管理体系有关文件的控制。3.职责3.1管理者代表负责对环境管理手册的审核，总经理负责批准发布。3.2办公室人员负责环境管理体系文件编号、发放、存档、销毁。3.3办公室负责上级来文的识别、受理、登记、传达。4.程序4.1文件分类4.1.1 环境管理手册。4.1.2 作业指导书：如相关方环境影响管理规定等。4.1.3 记录文件：如文件发放记录等。4.2文件编号4.2.1 环境管理手册HDC / EM - 2013年 号环境管理手册企业代号4.2.2 作业指导书HDC / E W 序列号环境文件 企业代号4.2.3 记录HDC / E序列号环境记录企业代号4.3文件的编制、审核、批准、发放4.3.1环境管理手册由管理者代表负责组织编写、总经理批准发布，办公室负责发放。4.3.2作业指导书文件由办公室负责组织相关部门编制，由管理者代表批准并归口控制。 4.3.3文件发放原则：应确保相关使用部门人员获得相关有效版本的文件。文件发放人员应填写文件发放回收记录。受控文件，应在该文件封面做好受控标识。4.3.4受控范围：对于公司各职能部门使用、认证机构使用的文件属受控文件；提供给客户、咨询机构及总经理批准的其他人员的属非受控文件。4.3.5发文部门应编制本部门的