会议管理办法行政管理制度.doc

第一条 目的
为规范企业会议管理，提高会议质量，减少会议成本，特制定本制度。
第二第 合用范围
本制度合用于合肥蕊绮时装发展有限责任企业会议管理。
第三条 会议精神
3.1 让有效结论来自于建设性冲突；
3.2 把意见争执留在会议室，走出会议室只谈执行；
3.3 会议室内冲突，会议室外祥和。
第四条 管理权责
4.1 董事长助理负责企业会议的统筹协调及本制度的执行监督。
4.2 会议召开人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出惩罚。
第五条 会议分类
5.1 企业例会：
会议名称
重要内容
会议时间
主持人
参与人
晨会
前一天工作总结、碰到的问题、需要其他部门协助完毕的工作、长期性工作进展状况通报、本部门当日重要工作内容，以及其他需要通报的内容；
正常工作日每天早上8：45
常务副总经理
部门负责人以上员工
部门例会
本周工作总结和下周工作计划，围绕企业每阶段不一样的方案进行计论。
每周五
部门负责人
本部门 全体员工
办公例会
各部门上周工作总结和本周工作计划及有关问题协商讨论通过；
每周一 09：00
常务副总经理
部门负责人以上员工
董事会
上月工作总结及问题分析、讨论,工作布署,宣导解读企业的有关规定和下一步工作计划等
每月最终一周周六15：00－
董事长
部门负责人以上员工
5.1.1 办公例会
5.1.1.1 每周一9：00准时进行，由行政部负责召集；
5.1.1.2 汇报内容：正常进度一句带过，未完毕工作论述原因（三句话发言，讲不完的申请专题会议处理）；
5.1.1.3 重要讨论本部门目前没有完毕的工作、无法处理从而需要调整计划的工作、需要其他部门配合的主作、急需企业予以协助的工作、关系到企业整个业务重要信息、本周的工作安排；
5.1.1.4时间规定：每一种话题不得超过三句话；每个部门工作汇报限时三十分钟（包括常务副总经理点评）；
5.1.2 董事会
5.1.2.1 每月最终一周周六15：00准时召开，由董事长负责确认会议主题、议程、参与人员、主持、会议记录及会后追踪工作，行政部负责会议告知、会场的准备及有关组织工作；
5.1.2.2 企业所有部门负责人以上人员必须准时参与会议，如确有特殊状况，须有明确的授权委托书委托其他人员参与并请假。
5.1.2.3专题会议：是指企业为了某一专题而召开的会议，在会议中必须有结论。
5.2 专题工作汇报：就运作思绪和进度安排、阶段性规划和也许出现的问题；
5.3 外联性会议：不定期召开。外联性会议指对企业有利的、重要的需要邀请相称数量来宾参与的各类会议，其中包括专家会议、订货会等。会议由发起部门组织有关部门人员开会商讨，设置会务组负责整个会议期间的事务安排。
5.4 上级或外单位在我司召开的会议（如现场会、汇报会、办公会等）或业务会一律由行政部受理安排，有关业务对口部门协助作好会务工作。
第六条 会议申请
6.1 为防止会议过多或反复，企业正常性的会议一律纳入企业例会，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
6.2 专题会议由部门自己提出需要跨部门开会的，一律提前一天告知董事长助理，阐明会议事项、议程和开会的必要性，由董事长助理确定开会的时间，并协助组织部门召开会议。
6.3 外联性会议及上级或外单位在我司召开的会议，由会议召集者填写《会议申请单》，经董事长同意方可召开。
6.4 如下原因，总监级（含）以上的高理可提议临时或提前召开企业办公例会：
6.4.1 有重要事项需提交企业办公例会讨论决定。
6.4.2 紧急状况下，重要管理人员的录取及解雇。
第七条 会议准备
7.1 会议告知
7.1.1已列入例会的会议，无临时性调整的，不再另行告知，有关人员直接与会；
7.1.2 属下列状况之一者，按“谁召开，谁告知”的原则进行会议告知：
7.1.2.1 属于例会，但需对议题、需准备的会议资料、会务安排等做尤其阐明；
7.1.2.2 各类专题会议、外联性会议及上级或外单位在我司召开的会议；
7.1.2.3 其他召开人认为应另行告知的状况。
7.1.2 会议告知期一般应提前一天以上，告知对象为与会人、会务服务提供部门；
7.1.3 会议告知形式一般为电话或口头告知。但需对会议议题、需准备的会议资料等作尤其阐明的会议，应以会议告知单进行书面告知；波及多种部门和参与人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划告知有关部门。
7.2 会议的其他准备工作遵照如下规定：
7.2.1 会议召开部门应提前做好会议资料准备的组织工作；
7.2.2 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如贯彻会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的多种设施、用品等；
7.2.3 企业召开的企业级会议会务服务统一归口行政部负责。
7.2.4 部门召开的会议需用公共会场的，应当提前向行政部提出申请，由行政部统筹安排。
第八条 会议组织
8.1 会议组织遵照“谁召开，谁组织”的原则。
8.2 会议组织人员应在提前5分钟抵达会场，做好会前有关准备。
8.3 与会人员应准时到会，如有特殊原因不能与会须提前向会议召开者请假。
8.4 因此与会人员都应当做好会议记录。
8.5 企业各类会议纪要由行政部负责记录，汇总后交由有关负责人存档；部门会议记要由部门经理指定专人进行详细记录。
8.6 会议纪要的发放或传阅范围由会议组织者确定。企业各类临时行政会议的会议纪要须报行政部一份存档备查。
8.7 会议记录为企业的机要档案，保管人员不得私自外泄。其调阅应严格按企业文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第九条 会议跟进和答复
9.1 会议决策、决策事项须会后跟进贯彻的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。
9.2 董事会及董事长主持的会议的会后跟进工作原则上由董事长助理负责贯彻，董事长另有指定的，从董事长指定。
9.3 会议跟进的根据以会议原始记录及会议纪要为准。
9.4 需要会后贯彻（答复）的事宜，有关负责人应及时在规定的时间内将有关的信息进行答复，会议跟进人及时对贯彻（答复）的状况进行督促检查，并搜集反馈信息及时向主管领导汇报。
第十第 会议纪律
10.1 参会人员须准时参会，特殊原因不能与会须向会议主持请假，迟到者则在会议主持/主席的许可下，可以入场参会，但必须在会场站立1分钟，以示歉意。
10.2 会议过程中，参会人员不得离开会场, 不得提前退场，若中途离开会场者,除非获得会议主持许可。
10.3 会议期间,参会人员不得使用、接听手机等移动通讯工具，手机等移动通信工具须关闭或置于“振动”状态。
10.4 会议中，参会人员不得在会场内吸烟，吃零食,否则,会议主持人有权将有关人员清退出场。
10.5 参与会议者不得交头接耳、大声喧哗,否则,会议主持有权将其清退出场。
10.6 凡违反上述规定之第1-3条者,对负责人并处每例100元负鼓励，凡违反上述规定之第4-7条者,对负责人并处每例50元负鼓励。
第十一条 附则
11.1 修订、废止规章，参照规章制发程序执行。
11.2 本措施由行政部负责解释。
11.3 本措施自公布之日起施行。