人力资源管理系统应用管理规定.doc

人力资源管理系统应用管理规定1 目的为规范公司人力资源管理系统（以下简称HR系统）的应用与运行维护，进一步提高人力资源管理信息化工作水平，全面发挥HR系统信息集成优势与功能，为公司人才管理和决策提供详实有力的信息论证，特制定本规定。2 范围本规定适用于公司及所属各单位对HR系统的权限设置及账户管理、操作管理、数据录入管理等各项管理活动。3 术语和定义无4 职责4.1 人事处（党委组织部）(以下简称人事处)4.1.1 是公司人力资源管理系统的归口管理部门;4.1.2 负责HR系统的应用与运行维护。5 管理内容5.1 系统用户管理HR系统用户主要分为关键用户、高级用户与最终用户。5.1.1 关键用户（由人事处相关人员担任）负责全面管理HR系统应用，监督检查用户系统操作情况，设置用户权限以及账号管理，提供日常应用支持及问题解答，汇总系统日常运行过程中各单位反馈的问题及合理化建议。5.1.2 高级用户（由人事处相关人员担任）为通过中油HR项目组认证，取得高级权限资格的用户，主要负责在系统权限范围内进行人事范围各项业务处理，包括系统组织机构的设置、员工信息的维护、系统数据审核、薪酬发放等操作；负责提交系统功能优化及系统业务流程变更等需求，对最终用户进行技术支持和业务指导。5.1.3 最终用户（由各单位人事部门相关人员担任）主要为各单位HR系统数据采集与申报人员，对本单位数据负责。主要负责本单位的考勤报表、员工信息维护、薪酬发放以及在本单位人员信息发生变化时及时进行信息采集与申报等工作。5.2 用户账号管理5.2.1 用户账号新增流程5.2.1.1 根据业务需要新建用户账号时，各单位新增用户填写用户账号新增请求表和用户权限汇总表，以邮件形式报关键用户；同时用户账号新增请求表需由本单位人事部门负责人签字确认，报公司关键用户。5.2.1.2 公司关键用户检查与审核权限设置是否符合附录A人力资源权限互斥矩阵。5.2.1.3 人事处负责人审批用户账号新增请求表。5.2.1.4 关键用户将审批后的申请表传真到股份公司HR维护支持组增加新用户账号。5.2.2 用户账号注销流程5.2.2.1 员工因离职或其它原因需要注销账号时，其所在单位最终用户填写用户账号注销请求表，经本单位人事部门负责人签字确认后报公司关键用户。5.2.2.2 关键用户对该员工账号进行锁定。5.2.2.3 公司人事处负责人审批系统用户账号撤销请求表。5.2.2.4 关键用户将审批后的申请表传真到股份公司HR维护支持组进行用户账号的注销。5.2.3 用户权限修改和变更流程5.2.3.1 用户因工作岗位调动或其它原因需要变更权限时，其所在单位最终用户填写用户权限变更请求表和用户权限汇总表，并检查角色分配是否符合人力资源权限互斥矩阵的要求。5.2.3.2 经用户所在单位主管领导审批用户权限变更请求表后，报公司关键用户。5.2.3.3 关键用户在HR系统中修改该用户的角色分配关系，在系统用户权限变更请求表中签字确认后通知该用户，并归档保存。5.2.4 用户解锁流程5.2.4.1 用户连续3次密码输入错误后账号被系统锁定或其他情况需要解锁时，以及用户忘记密码或其他原因需要口令重置时，需要向公司关键用户申请解锁或重置密码，报公司关键用户。5.2.4.2 关键用户在核查用户身份后，帮助用户解锁或重新设置临时口令，并通过电子邮件告知。5.3 系统操作管理5.3.1 系统操作人员必须经过本单位的计算机基本技能和系统操作培训合格后，方可进行HR系统的上机操作。5.3.2 系统操作人员应严格按照公司相关人事制度及系统操作方法进行操作，并对操作结果负责，做到数据录入及时准确。系统用户采用实名制。坚决杜绝假数据、假报告等虚假数据现象，如发现将追究录入人责任。5.3.3 系统操作人员应遵守公司制定的各项信息安全管理规定，不得违规传播信息。5.3.4 各单位必须按职责根据权限和工作程序录入、检查、修改、完善各项数据，并保证数据的及时性、准确性、完整性。5.4 系统应用的工作内容5.4.1 劳动组织管理5.4.1.1 对新增、撤消、合并、更改组织机构进行申请和审批。5.4.1.2 核定合同化员工、市场化及其他用工数量，下达用工总量计划，监控员工总量变化情况。5.4.1.3 核定各级机构的编制定员，结合实际用工情况规范岗位设置。5.4.2 薪酬管理5.4.2.1 下达薪酬总额计划，监控、分析各单位薪酬总额使用情况。5.4.2.2 实时处理工资变动，单轨发放合同化、市场化员工的薪酬（包括工资、奖金等）。5.4.2.3 根据内控的要求，通过系统产生薪酬发放的相关表单，作为财务发放薪酬的记帐凭证及银行传盘凭证。5.4.3 三支队伍管理5.4.3.1 对各级经营管理人员的任免信息进行维护与管理。5.4.3.2 对专业技术人员任职资格和专业技术职务聘任信息进行维护与管理，对三级专家队伍聘任信息进行维护与管理。5.4.3.3 对技能操作人员职业技能资格和从事工种信息进行维护与管理，对各级技能专家、高级技师、技师聘任信息进行维护与管理。5.4.4 员工基本信息与流动管理5.4.4.1 及时维护员工简历、学历、家庭、通讯、证件、健康、劳动合同等个人基本信息变动。5.4.4.2 及时处理二级单位内岗位变动、二级单位间人员调动、企事业单位间人员调动等人员流动业务，及时通过系统处理新增、离退休、辞职等增减人员业务。5.4.5 人事统计及档案管理5.4.5.1 向集团公司编制上报业务报表，编制上报公司内部报表。5.4.5.2 处理人事档案基本信息、材料目录、档案转递、查（借）阅等日常人事档案管理业务。5.4.6 培训管理5.4.6.1 对员工的培训需求、计划和实施等信息进行维护与管理。5.4.6.2 对培训基地、资源，费用等信息进行维护与管理。5.4.6.3 实施培训项目管理。5.5 系统应用的培训与认证5.5.1 人事处负责组织培训公司最终用户，提高业务处理能力和业务人员素质。5.5.2 系统实行用户认证制度，所有系统用户须通过统一组织的考试认证，已经取得系统账号的，须在3个月内参加认证。5.5.3 认证考试分为最终用户认证和关键用户认证两类。集团公司人事部负责各企事业单位关键用户认证工作。人事处具体负责公司最终用户认证的组织工作。5.5.4 各单位最终用户发生调整的，公司人事处负责组织开展岗前培训，并上报运维中心开设、注销账户。新上岗最终用户须在3个月内参加公司人事处组织的培训及认证考试。5.5.5 公司人事处根据集团公司系统用户认证工作方案，制定公司最终用户培训、考试认证工作计划，组织编写考试试卷，并具体组织落实。5.5.6 公司人事处组织开展所属各单位用户认证考试及评阅工作，并将认证结果录入系统，提交集团公司人事部审核。5.5.7 认证考试内容包括基础知识和业务模块。5.5.8 用户根据岗位要求，选择相应的业务模块参加培训认证。经本单位批准，用户也可参加本岗位要求以外的业务模块培训认证。5.5.9 未通过认证考试的，可以再次参加培训和补考。补考两次仍不通过的，取消其使用系统的资格。5.5.10 用户认证有效期为2年，有效期满前，用户应参加复审。有效期满3个月后，仍未通过复审的，运维中心注销该用户。5.5.11 系统用户3个月未登录的，运维中心注销该用户。已注销用户申请使用系统的，需要重新参加认证。5.6 系统应用的考核与奖惩5.6.1 公司每月检查各单位系统数据差错率,对各单位系统应用情况通报表扬或批评。5.6.2 按照不同业务模块、单位或个人每年进行评比，树立典型单位和个人，并进行通报奖励。5.5.3 系统应用情况与各单位的绩效考核指标挂钩。5.7 系统应用的特殊业务处理5.7.1 删除工资结果。删除人力资源管理系统中当月员工错误的工资核算结果，重新进行工资核算直到准确。确认要删除的员工号及工资结果月份后，填写人力资源管理系统删除员工工资结果申请，由各单位人事部门负责人及人事业务主管领导签字同意，上报系统管理员，删除相应的工资核算结果。5.7.2 完全删除员工信息。要删除的员工记录必须确认此编号对应员工不应录入系统。确认要删除的编号后，填写人力资源管理系统完全删除员工记录申请，由各单位人事部门负责人及人事业务主管领导签字同意，上报系统管理员，删除此编号及其对应的系统中所有记录。5.8 保密规则5.8.1 每个用户只能有一个帐号，密码要保密，不能随意将用户帐号和密码交给他人使用，要按GCC要求做好相应的登记，更换工作。如果由此造成的损失，由个人负责。5.8.2 涉及公司机密和个人隐私的信息不得随意打印和下载，如确需打印的，要按公司的相关规范做好保密工作。5.8.3 对于因个人工作失误等原因导致信息泄露、系统损坏，造成不良影响的，用户应承担相应责任。对不遵守公司信息保密规定和系统操作规定，特别是蓄意破坏系统、泄露重要数据的行为，将根据有关规定追究个人及单位责任，涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。6 流程暂无7 相关文件7.1 相关的公司体系文件7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件8 记录8.1 系统用户账号新增请求表8.2 用户权限汇总表8.3 系统用户账号撤销请求表8.4 系统用户权限变更请求表8.5 系统口令重置及解锁申请表系统用户账号新增请求表编号： - HR- 单位简称 部门简称 表单号 填表日期 序号申请情况（最终用户及相关审批人填写）申请人申请人部门/岗位 如申请人为非石油的外部人员，应明确填写单位信息，并且必须填写账号有效期 联系方式(Email,电话)申请生效日期 填写该变更应在SAP系统中生效的日期，例如账号新增时，应填写申请人需要使用HR系统账号的日期；账号撤销时应填写申请人的离职日期SAP系统名称 销售与市场系统 人力资源管理系统 天然气管道系统账号新增账号名：账号有效期：新增用户系统用户账号撤销请求表编号： - - - 单位简称 部门简称 表单号 填表日期 序号申请情况（最终用户及相关审批人填写）申请人申请人部门/岗位1 如申请人为非石油的外部人员，应明确填写单位信息，并且必须填写账号有效期联系方式(Email,电话)申请生效日期2 填写该变更应在SAP系统中生效的日期，例如账号新增时，应填写申请人需要使用HR系统账号的日期；账号撤销时应填写申请人的离职日期 SAP系统名称 销售与市场系统 人力资源管理系统 天然气管道系统账号撤销账号名：撤销账号原因： 申请人主管领导审批意见 签字 年 月 日地区分公司业务主管副总 签字： 年 月 日总部信息管理部 签字： 年 月 日实施情况（股份公司HR维护支持组填写）分配的用户组备注实施人实施日期年 月 日系统用户权限变更请求表编号： - - - 单位简称 部门简称 表单号 填表日期 序号申请情况（最终用户及相关审批人填写）申请人及账号名申请人部门/岗位1 如申请人为非石油的外部人员，应明确填写单位信息联系方式(Email,电话)申请生效日期2 填写该变更应在SAP系统中生效的日期，例如填写申请人岗位变动的日期SAP系统名称 销售与市场系统 人力资源管理系统 天然气与管道ERP试点项目权限变更申请原因及内容3关键用户根据申请人权限变更内容新增/删除申请人的角色申请类别角色新增 角色删除新增角色4关键用户应根据西南管道分公司岗位与HR系统中角色的对应规则为用户分配恰当的、符合工作职责的角色删除角色是否符合敏感事务权限设置要求经核对石油SAP系统敏感事务访问权限设置规则，本次角色变更中涉及的敏感事务代码的权限分配：符合 不符合是否符合职责分离要求经核对石油HR系统职责分离矩阵，本次角色变更中涉及的权限分配：符合 不符合关键用户签字 年 月 日申请人主管领导审批意见申请 符合 不符合 申请人的岗位职责需要 签字 年 月 日系统口令重置及解锁申请表编号： - - - 申请人申请人部门/岗位1 如申请人为非石油的外部人员，应明确填写单位信息，并且必须填写账号有效期财务科科长联系方式(Email,电话)申请日期SAP系统名称 销售与市场系统 人力资源管理系统 天然气与管道系统客户端号口令重置、解锁原因及原账号用户忘记账号密码，需要重置口令！账号 地区分公司SAP维护组用户管理员确认在 1 工作日内为申请人重新设置临时密口令/解锁。签字： 年 月 日