电子档管理办法.doc

XXX公司·管理文件
电子档管理办法
文件编号
版 本
页 次
受控印章

3/3
受控号
（ ）
制定: 2010年08月11日
批 准
审 核
拟 制
批准：2010年08月11日

生效：2010年08月18日

XXX公司
文件制订（修订、作废）申请单
NO.: 表格编码：QR-QP01-01-A
文件名称
电子档管理办法
文件编号

文件状态
■制订 □ 修订 □ 作废
文件版本

序号
子文件名称
编码后缀
版本

无

本文件共包含以上0个子文件
执行本文件所需的相关文件
序号
相关文件名称
文件编号
版本

无

文件修订/制订履历一览表(保留5次的最近修订记录)
版本号
年 月 日
区 分
修订（制订）内容简述
制订
修订
A0
2010-08-11
√

新版发行

文件作废简要说明：
文件分发范围及数量
人事行政部 □ 份； 财务部 □ 份； 营 销 部 □ 份； 研 发 部 □ 份；
资 材 部 □ 份； 品质部 □ 份； 工 程 部 □ 份； 生 产 部 □ 份；
拟制：
审核：
会签：
批准：
1、 目的
加强受控文件电子档管理，确保电子档的准确性、完整性、有效性和安全性。
2、适用范围
本程序适用于质量管理体系受控电子档的提交、接收、发行和使用管理；
3、职责
3.1文控负责对受控文件平台（\\dz\public\INNOTECH\文控中心）上文件的上传、维护和更新，确保其为最新版本。
3.2受控文件平台（\\dz\public\INNOTECH\文控中心）仅限文控有修订权限，其他人员只有阅读权限。
3.3各电子文档的使用人从公司受控文件平台（\\dz\public\INNOTECH\文控中心）路径打开的文件为受控文件，非该路径打开的文件是为非受控文件。
3.4各部门负责人对本部门受控电子文档直接打印的签署负责，对其提供的电子文档内容的正确性负责。
4、术语
4.1电子档：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘等载体，依赖电脑等数字设备录入、保存、下载或输出的文件和资料；
4.2受控电子文档：所有受近质量管理体系文件的电子文档。（包含：质量手册、程序文件、管理性文件、技术性文件、外来文件、质量记录）。
4.3硬拷贝文件：当电子档经由打印机输出至纸上称为硬拷贝，其纸质档称为硬拷贝文件。
5、工作程序
5.1 电子文档的审核及提交
5.1.1 各部门提交受控文件纸质档时，由各部门文件接口人将电子文档提交到文控中心，各部门对其提交的电子档正确性负责。
5.1.2 对于未提交纸质档，直接提交电子档归档的部分，需打印文件封面或文件清单经批准后提交文控中心归档，由各部门文件接口人将电子档提交到文控中心，各部门对其提交的电子档正确性负责。
5.2 电子文档的接收
5.2.1 文控收到纸质档后或经审批的文件封面和清单后，将电子档和纸质档文件名称及版本进行核实，经确认一致后，存放在受控文件平台上。
5.3 电子文档的发行
5.3.1 文控每天制作下发文件清单（明确文件名称、文件编号、发放日期、发放部门、存放地点），通过邮件方式通知各部门文员。
5.3.2文控保留电子文档下发的通知，作为电子文档发放记录。
5.4 电子文档使用要求
5.4.1 从受控文件平台上打开的文件为受控文件，其他部门电脑中复制的文件均为非受控文件。
5.4.2硬拷贝的文件必须加盖 “受控”章后方为有效受控文件，文控负责控制和保管“受控”章，防止其他非权限人员滥用。
5.5电子文件的变更
5.5.1公司各部门人员无权对电子文档进行修订，文控不得随意修改受控文件平台的电子档。各部门如需更新相关文件，需按《文件控制程序》要求进行修订审批后重新提交受控，文控对电子档和纸质档文件名称及版本进行核实，经确认一致后，将更新的文件上传受控文件平台，将作废文件移到作废文件夹中（此文件夹仅限文控有权限进行查看和修改，其他人无权限查看）。
5.6 文件外发及保存期限
5.6.1 文件外发及保存期限按《文件控制程序》要求进行管理。
5.7 电子文件的安全管理
5.7.1为防止意外及人为因素对计算机资料造成破坏，文控中心每月5日前对其受控文件平台的文件进行备份，保留最近两个月的备份记录（含作废文件)。
5.7.2 网络工程师需对其服务器进行维护和管理，确保服务器安全、有效。
6、流程图：
无
7、相关文件
7.1 《文件控制程序》 QP01
8、相关记录
8.1 《文件领用申请单》 QR-QP01-03-A