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文献控制程序
1. 目的
对于质量管理体系有关的文献实行控制，保证质量管理体系运行的各个场所都得到和使用有效版本。
2. 合用范围
合用于本“企业”与质量管理体系有关文献的控制。
3. 职责
3．1办公室负责质量手册、程序文献、作业指导书及管理制度等文献的控制和管理。
3．2办公室负责技术原则、设计图纸、工艺规程（规范）及合适的外来文献的控制和管理。
3．3各有关部门负责各自的质量管理体系文献的控制和管理。
4．工作程序
4．1受控文献范围
A．原则规定的文献：包括质量手册、程序文献、作业懂得书及质量登记表式等。
B．组织规定的文献：包括技术原则、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。
C．外来文献：包括顾客或他方提供的文献，以及我司所采用的有关国标、行业原则、法规法律等。
4．2文献的编号措施
4．2．1原则规定的文献编号措施
A．质量手册的编号措施的表达：
JSJL — 企业代号 ZLSC — 质量手册代号
— 年号 质量手册 — 文献名称
B．程序文献的编号措施表达
JSJL — 企业代号 CXWJ — 程序文献代号
001 — 程序文献代号 — 年号
程序文献 — 文献名称
C．作业指导书的编号措施表式：
按以上表达将企业代号、作业指导书代号、次序号、年号、文献名称作成表图。
4．2．2组织规定的文献编号措施
A．管理制度的编号措施参照作业指导书的编号措施执行
B．技术原则、监理文献资料图纸和工艺规程、规范等文献的编号措施按国家或行业的有关规定执行。
4．2．3外来文献的编号措施
外来文献原则按其原有编号。
4．3文献的形式
我司质量管理体系文献除书面形式的，还可以是其他形式，如硬拷贝、电子文档或电子媒体。
4．4文献的控制状态
文献分为受控文献和非受控文献。
A．受控的质量手册、程序文献、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标识，并注明分发编号。
B．外来法规监理文献资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文献控制请单中标识为受控。
C．非受控文献只登记发放，不作标识，不该分发编号。
4．5文献的编制和审批
4．5．1质量手册由管理代表组织并审核，由总经理同意公布。
4．5．2程序文献由管理者代表组织有关部门编制，部门领导审核，管理者代表同意。
4．5．3作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或程序文献的规定组织编制，有关人员审核，部门领导同意。
4．5．4技术原则，监理文献资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员根据国标、行业原则和技术任务书等编制，总工办 或有关人员审核。总工程师或分管技术副总同意。
4．6文献的发放
4．6．1办公室征集有关部门意见后根据分工编制“文献发放登记表”，确定发放范围，采用个人借用的方式，保证在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到对应文献的有效版本。
4．6．2办公室根据确定的范围实行文献的发放控制，文献领用人应在“文献发放登记表”上登记签字。
4．6．3当文献遗失应有领用人以书面形式阐明原因，原文献号作废，重新编号再认领。当文献破损严重，影响使用时，文献使用人应到办公室办理以旧换新手续，新文献的分发编号仍沿用原文献分阶级编号，办公室负责将原破损文献销毁。
4．7文献的评审
4．7．1我司质量管理体系的评审分为定期和不定期评审。
4．7．2定期评审的时间原则是为一年，当出现下列状况之一时，办公室及有关部门应及时组织评审：
A．我司监理文献资料、过程质量管理体系发生变化时。
B．顾客规定或合用的法律、法规发生变化时。
C．我司但愿将各个管理体系合并或增设时。
D．其他有表要进行文献评审的状况。
4．7．3我司对管理体系文献的评审可采用下列措施进行
A．会签评审由有关部门会签，主管领导审核。
B．全文评审，由办公室委托有关部门组织有关部门或人员开会评审。
4．7．4我司质量管理体系文献评审的重要内容为文献的五性，既；系统性、完整性、对的性、合用性和可操作性。
4．7．5经评审的文献如需作更改时应按文献更改的规定执行
4．8文献的更改
4．8．1文献需要更改时，应由使用人填写“文献更改申请”，阐明需要更改的原因，对重要的更改还应有充足的证据，经管理者代表同意，指定有资格的人员更改。
4．8．2文献更改后的审核，同意后按4．5条款的规定执行。
4．8．3文献更改后，应从所有发放和使用场所及时撤换失效或者作废的文献，以免错用或误用。
4．9文献的作废与处理
4．9．1作废文献由办公室征集有关部门意见后确认，按“文献发放登记表”回收并记录。
4．9．2为 知识或追溯历史，具有保留价值的作废文献，应加盖“作废保留”印章，并隔离分级
4．9．3务保留价值的作废文献由办公室提出，有关部门审核，管理者代表或总工同意后销毁。
4．10文献的管理
4．10．1文献经同意发放后，办公室编制全企业“文献控制清单”各部门也应编制部门“文献控制清单”以便识别文献的现行所订状态，防止 失效，作废文献。
4．10．2文献的使用人对 使用的文献应进行合适保护，以保持其清晰，易于识别和检查。
4．10．3需临时借阅的文献应经管理者代表或总工同意后，方可借阅。借阅者应在指定期间内偿还。到期不还应由办公室收回，原版文献按一律不外借。
4．10．4文献的复制，由有关部门提出办公室确认后，管理者代表或副总工同意后实行。
4．10．5办公室对发放到企业外部的受控文献应进行登记，并负责进行更改和作废的控制。
4．10．6办公室征集总工意见后应每年全面检查各类在用文献的有效性，发现问题及时处理。
4．11外来文献控制
4．11．1外企业文献经总工审核确认其有效性，发放使用。纳入“文献管理清单”。
4．11．2对需反复使用的外来文献，总工办可将转它为我司内部文献，并按规定规定实行控制。
4．12波及本程序的质量记录由办公室按《质量记录控制程序》的规定实行控制。
5．有关文献
6．质量记录及表式
文献控制清单，文献发放登记表，文献评审表，文献更改申请单，文献销毁登记表。

文献控制清单
部门： 编号JSJL-4.4-001
序号
文献名称
编号
版本
备注

文献发放登记表
编号：JSJL-4.6-001
序号
文献/资料编号
领用部门
领用人
领用时间
备注

文献评审单
编号：JSJL-4.7-001 序号：
评审时间:
评审地点：
参与人员
评审内容要点：
编制： 审核： 同意： 日期

文献更改申请单
编号：JSJL-4.8-001 序号：
文献名称

编号

版本

更改位置及原因：
更改后内容：

受此影响引起的其他更改文献名称

申请人： 日期：
所在部门意见：

签名： 日期：
审核部门意见：

签名： 日期：

文献销毁登记表
编号：JSJL-4.9-001 序号：
文献名称
编号
版本
份数

销毁原因:

申请人： 日期：
所在部门意见：

签名： 日期：
文献保管部门意见：

签名： 日期：
管理者代表意见：

签名： 日期：

质量记录控制程序
1. 目的
规范质量活动的记录，客观、真实、精确的反应监理文献资料形成全过程的质量活动，为证明我司的监理文献资料到达规定的质量规定和质量管理体系有效运行提供客观证据。
2. 合用范围
通用于我司质量管理提醒运行中有关记录的控制。
3. 职责
3.1总工负责组织协调各企业质量记录的管理与控制。
3.2各职能部门负责本部门质量记录的管理与控制。
4.工作程序
4.1.1质量记录的控制范围
我司质量记录的控制范围详见附录“质量记录控制清单”。
4.1.2质量记录的编号
我司质量记录的编号措施为：
JSJ ZLJL XX 04 XXXX
4.24企业代号
质量记录代号
质量记录序号
部门代号
质量记录名称

4.2质量登记表式的设计与审批
4.2.1质量登记表式的设计
程序文献作业文献的编制人应会同盖文献的使用人，设计盖文献配用的质量登记表式。
4.2.2质量登记表式的审批
程序文献式作业文献配用的质量登记表式的审批，与该文献的审批一并运行“监理服务”登记表式直接引用江苏省统一编制的最新表格表式。
4.2.3需新增式更改的质量登记表式，由该登记表式的使用人设计，更改并提出申请，报总工审批立案。
4.3质量记录的管理
A.总工办负责质量登记表式的登记、编号，销毁的审批不能 范围，并编制权企业“质量记录控制清单”。
B．各部门负责编制本部门“质量记录控制清单”。
4.4质量记录的填写规定
A. 质量记录填写应字迹清晰、内容完整、对的，文字体现精确、简洁，填写栏目不应留空白，填写人应签名。
B．质量记录应用钢笔式圆珠笔填写，不容许用铅笔填写。
C.质量记录不容许随意更改，必须改正时，改正人员应在改正处采用划改并签名以示负责。
D．质量记录必须由操作表式活动的实行部门填写，必要时由部门负责人确认签字。
E.所有质量记录应在行为进行的同步或完毕之时，立即填写以力争精确。
4.5质量记录的搜集
A.总工办负责确定质量记录的搜集
B．各责任部门按规定的日期及时搜集质量记录。
C.总工办和办公室分别负责搜集来自监理部的质量记录和来自顾客的质量信息反馈，并分类编号交由办公室保留。
4.6质量记录的归档与保留
办公室负责质量记录的归档管理工作，按照质量记录的编号、名称和搜集时间分类整顿，按序号装订，并编制“质量记录归档清单”，实行归档，并执行规定的保留期限。
4.7质量记录的贮存。
质量记录的贮存应由专人保管，专栏寄存，便于检索，并应采用措施，防止变质、损坏。
4.8记录的查阅、借阅与复印
4.8.1质量记录的查阅
A．顾客查阅,协议有约定期，顾客或代表经管理者代表同意后，可在约定期内查阅有关的质量记录.
B.我司人员查阅，应得到办公室的同意。
4.8.2质量记录的借阅
A.所有质量记录原件一律不得外借。
B.确需借阅的质量记录，经管理者代表同意后，向办公室办理借阅手续，借阅人应准时偿还。
4.9质量记录的处理
超过保留期或无参照价值的质量记录，由总工办填写“文献销毁登记表”，经管理代表审核、同意后，办公室负责销毁，管理者代表监督。
4.10设计本程序的质量记录由总工办负责按本程序的规定实行控制。
5.有关文献
6.质量记录及表式
JSJL-4.6-001 质量记录控制归档清单
JSJL-4.9-001 文献处理登记表

质量记录控制归档清单
编号：JSJL-4.6-001
序号
记录名称
编号
保留期（年）
备注