万科61G01物业管理前期准备工作程序修改.doc

深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY6.1G01名称物业管理前期准备程序版本A/0第6页共6页编制吴耀平更改何春浓审核批准吴全宏生效期2002年11月15日1目的 规范物业管理前期准备工作,为入伙做好充分准备。2范围 适用于公司待接管物业项目。3职责部门/岗位工作内容分管总经理助理物业管理前期准备的组织工作房产后勤管理部相关后勤工作总经理办公室物业管理合同的评审，标识制作人力资源部组织机构、人员编制确定、人员招聘及入职培训工作财务管理部各类收费项目及标准的核定品质管理部相关规章制度及入伙资料的审核工程技术部期介入移交手续的办理管理处经理各项工作的筹备和实施4方法和过程控制4.1管理处成立前准备工作由公司各职能部门负责，管理处成立后准备工作由管理处经理负责，公司各职能部门配合。4.2前期准备工作内容：管理机构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、入伙工作策划、房屋的接管验收。4.31房产后勤管理部前期准备工作4.3.1负责与新建管理处对已经接管的环境、安全、设备维护等工作的移交。4.3.2负责新建管理处办公用品及办公设备的审核。4.3.3负责新建管理处交通运输工具的调配工作。4.3.4负责管理处员工工作服的订制。4.4工程技术部负责向管理处移交前期介入相关资料，保证前期介入资料的完整性。4.5总经理办公室前期准备工作4.5.1负责新项目委托管理合同的评审，报总经理签定订。4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。4.5.34.2.2负责新建管理处员工工作服的订制。负责新项目建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。4.5.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。4.6人力资源部前期准备工作4.6.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。4.6.2根据物业管理方案审核新建管理处组织架构、人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。4.6.3负责新建管理处人员的招聘，入职培训及考核。、确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。入职培训及考核。4.7财务管理部前期准备工作4.7.1 制定物业管理处开办费计划,包括：办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算开支。4.7.负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经总经理审批后纳入委托管理合同。2负责新项目各项服务收费标准的审定。4.7.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。4.7.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。4.7.5负责监督新建管理处的物资采购工作。4.8品质管理部前期准备工作4.8.1负责质量体系文件的发放及文件与入伙工作办理程序的培训。4.8.2及协助编写相关作业指导文件。4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。协助指导管理处分类建立物业管理档案资料。4.8.3负责审核各项相关规章制度、作业指导文件及及入伙资料。4.8.4负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购申请。4.5.6协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。4.9新建管理处经理前期准备工作4.9.1确定各类管理用房和商业用房及装修标准。4.9.2负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报品质管理部审核，报分管总经理助理审批。4.9.3负责内部管理运作相关工作：A编制管理处组织结构、各岗位职责说明书，报人力资源部审核、分管总经理助理审批。B物资的采购：根据物业管理方案负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：a.办公用品：家私、各类文具等。b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。d.网络设备：电脑等。e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。C根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。D指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。4.9.3负责对外公共关系的建立及有关证照办理：A. 与政府有关部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。B. 办理管理处营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收费许可证等。C. 办理本物业停车场的验收及营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收费许可证等。D. 配合项目部办理用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、有线电视、煤气、通邮、网络等的开通手续。4.9.4物业房屋接管验收管理处经理指定专人与工程部、地产项目部协调房屋接管验收，并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。由技术主管（主办）与地产项目部理顺返修流程，与各施工单位建立沟通渠道，包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。C管理处经理指定专人与地产项目部移交各管理用房、业主房屋钥匙，建立钥匙清单，保证钥匙移交清楚、齐全。4.9.5入伙工作策划管理处经理与地产销售部、项目部等相关部门做好入伙策划工作，对有关销售承诺、入伙现场布置等问题进行沟通，落实。入伙工作人员安排、培训，明确职责，就业主关心的问题形成统一回答口径。C入伙现场宣传品及相关入伙指引标识制作、安装。D入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。4.9.6入伙资料的准备4.9.6.1将入住指引、业主（住户）资料卡于入伙前十天交地产公司，与入伙通知书一并发放业主。4.9.6.2负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:A. 入伙流程B. 委托银行代收款协议书；C. 业主公约；D. 业户手册；E. 前期物业管理协议书F. 房屋交付验收表客户保修意见征询表；G. 常规服务项目表H. 水、电、气、有线电视开户申请资料；I. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；J. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；K. 房间设计平面图（含水电走向）；L. 其他与业主相关资料。M. 现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。N. 所有“入伙资料” 的填写样本。4.6.6进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。5.支持性文件VKWY7.3-G01 物业管理策划阶段工作程序VKWY7.2.2-Z01 合同评审程序VKWY7.4-Z01 采购管理程序