合同审核与制定管理规章制度.doc

合同审核与制定管理规章制度
第一章 总则
 第一条 为防范和控制合同风险，加强对合同制定的监督，规范公司合同制定行为，制定本制度。本制度适用于公司各类格式合同和部门合同文本的制定，以及对经办人员与合同对方拟定的合同的会审。本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如工程、财务、行政、审计等相关部门）会同合同法务部对合同文本进行审核。

第二章 合同审核内容及要点
第二条 工程合同审核要点
1、合同文件的解释顺序（与实际工程特点相结合）；
2、工程开工前设施准备和费用由谁负责是否明确；
3、双方的权利和义务是否平等；
4、付款方式、时间是否明确和合理；
5、合同价款的调整方法以及变更等方面的规定是否适当；
6、双方违约责任的对等性和全面性；
7、补充条款中的具体内容是否对公司不利。
第三条 设计合同审核要点
1、前期业主提供的准备资料是否全面；
2、合同价款内容是否合理；
3、合同的支付方式、时间是否明确；
4、双方的责任和义务是否公平、全面；
5、双方的违约责任规定是否全面和对等。
以上合同的审核要点主要是针对业主合同的审核。

第三章 合同审核管理规定
一、业主合同
1、工程合同审核流程
（1）项目经营部：项目经营部在收到招标文件后，组织相关部门对招标文件的内容进行审核，合同法务部对招标文件中的合同条款部分提出建议，项目经营部根据标准文本及招标文件内容与业主协商合同条款；
（2）合同法务部审核：项目经营部与业主协商的合同条款，必须经合同法务部审核，然后由合同法务部交由法律顾问审核，审核完毕后，根据审核提出的建议或意见，由合同法务部与业主再次进行协商，洽谈。
（3）法律顾问审核：再次协商的合同条款内容，经法律顾问和合同法务部审核无意见后，报财务副总裁和公司总裁。
（4）无异议后，由公司总裁在业主合同上签字。（在审核过程中的所有记录都要保留，特别是《合同评审表》，必须填写完整才能盖章）
（5）待业主签订完合同，原件送往合同法务部存档。
具体流程如下：
工程分公司司
法律顾问
合同法务部审核
标准合同文本
业 主
财务副总裁
总裁
招标文件

2、设计合同审核流程
（1）设计院：根据标准文本及招标文件内容与业主协商合同条款；
（2）合同法务部审核：设计院与业主协商的合同条款，经合同部门审核并提出修改意见，然后由合同法务部交由法律顾问审核，审核完毕后，根据审核提出的建议或意见，由各工程分公司与业主进行协商，洽谈。
（3）法律顾问审核：再次协商的合同条款内容，经法律顾问和合同法务部审核无意见后，报财务副总裁和公司总裁。
（4）无异议后，由公司总裁签订业主合同。（在审核过程中的所有记录都要保留，特别是合同评审表，必须填写完整才能盖章）
（5）待业主签订完合同，原件送往合同法务部存档。
流程如下：
工程分公司、设计院
法律顾问
合同法务部审核
标准合同文本
业 主
财务副总裁
招标文件
总裁

二、分包合同
1、工程分包合同签订
（1）工程分包商确定后，财务副总裁、财务部和工程分公司总经理应先进行该分包合同大体谈判趋势的协商，比如付款方式比例如何、保证金等数额的范围进行大致的确定。
（2）工程分公司总经理、合同法务部与分包商商定合同基本条款（包括施工范围、工程价款、履约保证金，付款方式等）后，由合同法务部协助在公司分包商标准文本的基础上就所有条款进行拟定，合同价款与公司成本预算进行比对，并随时报上级指示。
（3）最后由合同法务部进行合同签订，根据大致已成型的合同文本，经合同法务部、合同法务部负责人、工程分公司总经理、财务副总裁和总裁进行意见的批复和审核，并签署书面审核资料。
（4）合同经以上部门审核完毕同意后， 由总裁签订或书面委托代理人签字，公司合同法务部负责加盖公司合同章（其他部门无权进行印章的加盖），合同后必须附带工程量清单、分包商单位营业执照或身份证等资料复印件。注明工程款指定打入账户，户名必须与合同签订的乙方名字一致。
（5）合同签订后，合同原件由合同法务部存档保存。
具体流程图如下：
合同法务部
合同法务部负责人

合同书（草案）
分包商
工程分公司总经理
财务副总裁
总裁签订合同
法律顾问审核
标准合同文本

2、工程材料采购合同谈判
（1）材料供应商确定后，由材料员去现场根据实际情况与材料供应商进行初始谈判，谈判过程中产生的意见和要求进行记录。
（2）把材料供应商的要求和意见，价格等问题及时与公司领导沟通，在不超过公司预算的情况下，由公司预算部、合同法务部协商确定本公司的要求和意见。
（3）根据公司的要求和意见，材料员在现场进行与材料商的第二次谈判，并确定基本上对公司有利的条件，双方协商同意后，经公司预算部、合同法务部、工程分公司总经理、财务副总裁审核同意后，由材料员根据公司提供的材料购销合同文本办理合同的签订等手续。
（4）合同签订后，在第一时间返回或传真传回至公司，由合同管理员找总裁签字。然后进行备案，存档。
（5）合同签订后，对材料供应商的履约能力进行时刻跟踪，必须在合同执行过程中对材料的制作进度等问题时刻掌握，防止耽误工程工期。
具体流程如下：
合同法务部
合同书（草案）
材料供应商
分公司总经理
财务副总裁
总裁签订合同
领导批准后正式签订、存档
随时监督
合 同 文 本

3、设计分包合同审核
（1）分包商的选定：业主设计合同签订后，经公司领导或员工介绍后，由设计院负责人对其设计能力和资质进行核查，并签署设计分包商评审表（详见：附件三），经设计院负责人、合同法务部、合同法务部负责人、财务副总裁、总裁签字后进行下一步谈判。
（2）由设计院负责人组织与设计分包商进行具体合作谈判，谈判成功后，以公司规定的合同版本进行协商签订合同。
（3）合同谈判成功后→设计院负责人审核签字→设计院总工复核签字→合同法务部审核合同的合法性签字确认→财务副总裁签字→总裁签字→盖章后生效→设计分包合同原件由合同部存档，并把复印机存设计院、财务部部门。
4、材料采购合同
任何合同的签订都应遵循合同审批程序。材料供应单位确定后，合同法务部应及时协调签订材料采购合同、有关工程分公司总经理、审计、财务副总裁等领导审核批准后，由总裁签字后，公司合同法务部负责加盖公司合同专用章。合同必须明确材料品种、规格、数量、质量及其它要求，材料供应单位或个人必须提供营业执照或身份证等相关资料复印件，签订人为非公司法人的要附带其公司的法定委托证明书。合同注明材料款指定打入账户，户名必须与合同签订的乙方名字一致。合同签订后，合同原件由合同法务部存档保存。
5、其他合同审核
（1）公司劳动合同、聘用合同由公司人力资源部签订。
（2）公司其他部门的合同均由合同法务部审核后，根据审核意见经主管部门、财务副总裁、总裁签字后签订。

第四章：合同专用章管理制度
一、总则
为加强对公司合同的专用章管理，规范公司合同专用章的使用及保管，制定本制度。本制度适用于公司合同专用章的使用、保管等。
二、合同专用章的使用
1、合同专用章由公司总经办统一印制，并指定专人保管。
2、公司因业务发展需要对外签订合同由公司合同法务部合同管理员和总裁特批授权人，加盖合同专用章和骑缝章。
3、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经行政办核准，不得在其他文件上使用。
4、公司所有合同加盖合同专用章，必须由公司合同法务部合同管理员办理。
5、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。
（1）缺少合同评审表及报签文件的合同。
（2）合同没有法人和代表人签字的。
（3）未办理用章使用登记，合同法务部负责人和财务副总裁未签字认可的。
6、原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。
三、合同专用章的保管
1、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
2、未经总裁批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总裁批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。
3、合同专用章存放在安全位置（保险柜或配锁的办公抽屉里）。
4、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交总经办予以封存或销毁。
5、合同专用章丢失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告总裁予以处理，同时，登报挂失作废。
6、废止封存的合同专用章保存十年。
7、对于违反本规定，给公司造成损失的，应当依法追究其法律责任。

第五章：合同跟踪
一、工程业主合同跟踪
1、业主合同公司签字盖完章后，由有关工程分公司负责与业主进行交接。
2、由合同管理员或内勤定期询问合同的具体情况，合同文本是否签署完毕。
二、工程分包合同跟踪
1、分包合同签订后，合同管理员定期和不定期的去工地或到材料厂家去跟踪考察施工队伍的工程进度，是否按照合同的规定完成。
2、与项目部配合，根据项目部的述说进行记录并核查。
三、设计合同跟踪
1、设计立项登记
（1）当要建立新的项目时，需要申请项目立项，填写项目立项申请表格（详见附表“项目立项申请表”）
(2)项目立项申请填写后，经申请部门的主管领导签字确认再由公司董事长签字认可，交由合同法务部登记，然后交由预算部和财务部对其发生的费用进行登记监控。
2、设计项目合同动态跟踪
3、根据项目立项申请表中的项目负责人进行及时的询问，由合同管理员对该项目的进展情况填写记录项目合同动态跟踪表格。