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报纸图片档案管理的问题及对策
【摘要】伴随着科学技术的不断发展，人们的生活已经进入到信息时代，新闻行业竞争也日益激烈。报社在新闻报道中会产生大量的文字、图片等材料档案，随着时间不断向前，报纸图片档案管理的工作在日积月累的过程中变得越来越复杂繁琐。为了更好地促进新闻行业发展，减少报社编辑等部门的工作压力，笔者将结合自身实践经验，对报纸图片档案管理工作问题提出新的解决对策。
【关键词】档案管理；策略；解决对策
随着信息时代的到来，新闻行业在增加信息量的同时，随之而来的是大量的文稿、要稿、图片等档案。报纸图片档案管理工作面对新时代需求，也面临着各种各样的问题，例如行业中工作人员并没有追上时代步伐，档案管理工作中缺乏数字化技术，新闻单位中的硬件设施也没有达到新时达标准等问题。本文将会针对档案管理现状提出具体解决策略。
一、提高人员素质，增强管理意识
（一）、提高档案管理意识
在我国众多新闻报社中，档案管理一直都没有受到应有的重视，一些报社甚至没有专门的档案管理人员。因此，对档案管理进行策略创新前，一定要全面提高新闻行业的档案管理意识。结合我国新闻行业的发展情况，首先要提高新闻单位领导的档案管理意识，改变行业领军人物对档案管理工作的偏见。新闻单位领导要意识到档案管理在信息时代发展中的重要性，根据自身报社的实际情况，制定出相应的档案管理工作制度。例如报纸图片资料的管理方面，首先要对报纸图片资料进行收集整理，对于照相机、计算机等电子设备中的图片资料，可以直接进行电子存储。而对于一些纸质报纸图片档案，可以使用电子扫描仪进行处理，将其转化为电子文件后进行存储。其次，在报纸图片档案审查方面，需要安排相应的人员负责，对电子文件的质量严格控制。最后，对于报纸图片档案的录入工作，要按照入库时间、图片种类、报纸类别等方式进行分类，方便以后工作人员进行查阅。
（二）、提高员工专业素质
新闻单位要想在报纸图片档案管理工作上取得创新进步，不能仅仅依靠通过管理制度来完善，更要提高从业人员的专业素质。报社在制定报纸图片档案管理制度时，要结合实际工作中的情况和员工专业素质情况，从而对报纸图片的收集、分类、整理、存放等各个环节进行细致规划。同时也要档案管理的工作人员自身职业素养，严格按照相关制度，对档案资料进行分类整理。例如一些员工在处理报纸图片档案时，往往由于粗心大意，部分档案信息项目会存在短缺，这也是众多报社中普遍存在的问题。因此，在对报纸图片进行管理时，不仅要准确记录报纸图片的时间、人物、作者、事件、审核人、编辑人等信息，并且对其种类进行划分，做到有序可循。档案管理部门领导在日常工作中，也要使用各种方法来提高员工职业素质。例如一些老员工不熟悉计算机操作，在日常培训中就可以增加计算机技术、网络技术等内容。在对员工考核时，也可以将计算机操作融入到考核内容之中，督促员工尽快掌握新技术。
二、提高应用技术，扩大数字进程
（一）更新档案管理技术
信息时代的到来虽然会对新闻行业产生巨大冲击，报纸图片档案管理同样面临着机遇与挑战，一方面是大量繁琐新闻信息的挑战，另一方面是信息技术创新的机遇。新闻单位在报纸图片档案管理工作上一直是采取传统的分类整理，不仅耗费大量的人力和时间成本，之后的查找审阅也不方便。在信息时代下，要将档案管理中融入更多的科技元素，将最新的网络技术、计算机技术等加入其中，对档案管理工作进行全面的技术革新。报社应该要配备数字化档案管理所需要的电子设备。例如电子扫描仪设备，可以将过去大量的报纸图片资料进行扫描，转化为电子文件进行存储。不过在实际操作中，一定要对电子文件进行校对，并添加对应的文字注释和标引目录。同时要注意报纸图片内容的真实性和重要性，对于一些珍贵的历史报纸图片，要使用翻拍或底片扫描的方式，确保电子信息完整无误后再入库。而对于一些重要图片新闻的真实性问题，一定要在标引目录中记录作者、尺寸、时间以及文字注释等信息，避免以后不必要的争议。
（二）、发挥数字系统作用
我国一线城市中的一些报社已经拥有报纸图片数字化档案管理系统，但在实际应用中并不能达到理想效果，不仅没有给员工工作带来便利，更是耗费了大量的资金投入。因此，在配备数字化档案管理系统后，报社一定要利用好这些新技术，提高员工整理、分类、查阅报纸图片的效率。首先，要保证档案管理人员的专业素质能够达到标准，能够在工作中正确无误地使用扫描仪、数字库等。档案管理人员必须熟练掌握数据库操作技术，特别是对报纸图片标注目录进行编辑。其次，新闻单位要对工作人员的业务水平进行培训考核，要让档案管理者完全了解各个操作环节，可以适当淘汰部分不合格的工作人员。最后，要注重员工在档案管理实际操作中产生的新创意、新想法，鼓励员工发挥自身的聪明才智，及时对数字化档案管理系统中的不足之处进行改进。例如在报纸图片数据设置中，就要尽量减少自动填写选项，报纸图片的作者、时间、事件等重要信息都要人工填写。对报纸图片进行分类时也要科学合理，以人们平时的查阅习惯为基础，同时设置矛盾提醒功能，避免错误分类。
三、合理安排归档，重视资源共享
（一）建立档案管理体系
报纸图片由于其本身具有的多样性，加之数量之多，给档案管理的安排归档工作带来了巨大挑战。为了克服档案管理工作的复杂繁琐，更好地促进新闻单位发展，就要建立完善的报纸图片档案管理体系。档案管理工作主要可以分为收集、整理、分类、保存四大部分，管理体系也要以此为根本，实现高效科学有序的目标。在新闻单位内部可以单独分出一个档案管理部门，专门负责报纸图片等资料的整理工作。同时在部门内部明确个人责任，将收集、整理、分类等工作具体到个人，避免工作中出现差错时员工互相推诿的情况。另外在档案资料整理方面，要按照资料的内容、主题、时间、作者等特点进行分类归档，提高档案查阅的科学性和便捷性。档案管理体系并非一日建成，在日常使用中一旦发现其不足之处，要及时对体系进行改进增强。
（二）、加强档案资源共享
信息时代的到来会对传统报纸行业带来巨大的影响，人们在手机、电脑上更为便捷地浏览信息，传统新闻行业必须赶上时代步伐，对新闻档案资源进行共享。数字化档案管理系统会给员工工作带来便利，而资源共享将会给传统新闻单位带来更大的发展空间。新闻单位要重视档案信息资源共享，利用互联网平台加快信息传播步伐。报纸图片档案数字化后，单位员工日常查阅将会更为便捷，然而档案信息还可以向广大民众开发，促进新闻信息共享。新闻单位可以运用相关信息技术平台，将报纸图片等信息向大众开发，发展数字化信息网络，不仅提高了新闻单位的品牌，也可以获得更为丰富的信息。在资源共享的过程中，新闻单位要将注意报纸图片信息的准确性，严格控制新闻图片的数字化过程。例如照片翻印、文字注释、文档编辑、电子扫描等各个过程，都有严格按照相关标准执行。
四、总结
报纸图片档案管理工作本身就具有繁琐复杂的特点，信息时代的到来给资料整理带来技术基础，令数字化档案管理系统成为现实。新闻单位在对档案管理工作进行创新时，不仅要提高行业从事人员的档案管理意识，更要将数字化技术运用到管理系统中，科学合理地对资料进行管理分类，才可以不断促进新闻行业发展。
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