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OA协同管理系统解决方案

121
2020年5月29日
文档仅供参考

OA办公自动化管理系统
技术解决方案书

二〇二五年三月

目 录
第1部分 OA办公管理系统解决方案总览 4
1.1 需求分析 4
1.2 系统建设的总体思路 5
1.3 客户价值体现 6
1.3.1. 形成、传播、发展组织机构习惯的好工具 6
1.3.2. 让管理工作变得轻轻松松 6
1.3.3. 协作性、灵活性显著提高 6
1.3.4. 管理效率提高 6
1.3.5. 规范性增强 6
1.3.6. 实现知识管理 6
1.4 OA办公管理系统的特点 7
1.4.1. 灵活的个性设置 7
1.4.2. 统一的沟通平台 7
1.4.3. 在线表单设计器 7
1.4.4. 在线流程设计器 7
1.4.5. 支持在线模板引用 7
1.4.6. 修订、清稿及用印 7
1.4.7. 先进的技术架构 7
第2部分 OA办公管理系统解决方案 8
(一) 公文管理平台 8
2.1 发文管理 8
2.2 收文管理 10
2.3 内部请示 11
2.4 催办督办 12
2.4.1. 催办 12
2.4.2. 督办 13
2.5 公文管理的主要功能 16
2.5.1. 收文/发文流程自定义 16
2.5.2. 公文模板自定义 16
2.5.3. 手写签名、审批意见、公章盖章 17
2.5.4. 分类及综合查询 19
2.5.5. 监控/协办/缓办/取回/转流程等功能 19
(二) 知识管理平台 22
2.6 知识文档 22
2.6.1. 知识发布与审核 23
2.6.2. 知识展现 23
2.6.3. 借阅与授权 24
2.6.4. 推荐与收藏 24
2.6.5. 评分与评论 25
2.6.6. 信息订阅 25
2.6.7. 转发邮件 25
2.6.8. 发起流程 25
2.6.9. 移交归档 25
2.6.10. 信息安全控制机制 25
2.6.11. 知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库 26
2.7 通知公告 27
2.8 会议管理 27
(四) 个人事务管理平台 29
2.9 待办事宜 29
2.10 名片夹 29
2.11 电子邮件 30
2.12 日程管理 34
2.13 短信及音视频沟通 36
2.13.1. 手机短信 36
2.13.2. 在线消息 36
2.13.3. RTX即时通讯(需另购插件支持) 38
2.14 文件传阅 39
2.15 内部论坛 40
2.16 网上调查 41
2.17 个性化设置 42
2.17.1. 待办提醒方式设置 42
2.17.2. 个人签名设置 43
2.17.3. 常见意见设置 43
(五) 工作流管理平台 43
2.18 图形化的表单及工作流设计 44
2.18.1. 图形化的工作流设计器 44
2.18.2. 表单设计器 44
2.18.3. 报表设计器 45
2.18.4. 流程发起及监控权限控制 46
2.18.5. 批阅模式、操作按钮、消息提醒控制 46
2.19 工作流处理方式 47
2.20 事务委托与移交 48
2.20.1. 事前委托 48
2.20.2. 事中委托 48
2.20.3. 撤消委托及代项事项查询 49
2.21 提醒与催办 49
2.21.1. 提醒 49
2.21.2. 催办 50
2.22 流程归档 50
第3部分 技术体系与安全解决方案 51
3.1 技术体系 51
3.1.1. 全面支持J2EE技术架构 51
3.1.2. 技术保障 52
3.2 系统安全解决方案 52
3.2.1. 网络安全建议方案 52
3.2.2. 信息传递的安全解决方案 53
3.2.3. OA办公管理系统的安全管理机制 54
3.2.4. 安全管理 55
3.3 网络配置方案 57
3.3.1. 经济部署方案(Scale In one) 57
3.3.2. 标准部署方案(Scale Out – Tier 3) 58
3.3.3. 网络负载平衡应用方案(Network Loading Balance) 58
3.3.4. OA办公管理系统网络设计 58
3.4 硬件配置方案 59
3.4.1. 服务器选型建议 59
3) 针对对单体公司应用,能够使用PC服务器,推荐使用: 59
3.4.2. 数据库选型建议 60
3.4.3. 应用服务选型建议 60
3.4.4. 配置清单 60
OA用户服务器配置简易参照表 60
第4部分 项目实施方案 62
4.1 项目实施策略 62
4.2 对软件实施的理解 62
4.3 项目实施方法论 63
4.4 实施服务理念 63
4.5 项目组织 64
4.5.1. 项目组织 64
4.5.2. 项目组织工作职责 64
4.6 项目实施流程 66
4.6.1. 项目启动 66
4.6.2. 蓝图设计 68
4.6.3. 系统实现 70
4.6.4. 系统完成 72
4.7 服务介绍 73
4.7.1. 服务宗旨 73
4.7.2. 服务体系 74
4.7.3. 服务标准 74
4.7.4. 服务产品 75
4.8 培训服务介绍 76
4.8.1. 产品培训的策略及方式 76
4.8.2. 项目培训的层次与内容 77
4.8.3. 培训教材 77
4.8.4. 用户项目小组任务 78
4.8.5. 培训质量与考核 78
4.8.6. 项目培训的组织与要求 79
4.8.7. 能够提供的其它培训 79

第1部分 OA办公管理系统解决方案总览

1.1 需求分析
组织机构在日常管理中经常会遇到以下问题:
R 组织机构分支机构分散:各地拥有多个分支机构,迫切需要摆脱时间和地域限制,实现协同办公、分布式办公和移动办公。
R 领导常被琐事干扰:高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰,领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台,以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批,主动获取组织机构的各种决策信息。
R 信息的管理效率低:组织机构的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等,都分散存储,没有进行集中管理,资料经常丢失,经验得不到传承,新员工进入角色慢,极大地影了信息的管理、查找、利用效率。
R 工作进度监管不力:组织机构缺少高明透明的办公机制,对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制,组织机构需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制,有效地监管工作办理情况,提高执行力。
R 组织文化建设困扰:组织文化是现代组织机构非常重视的一个管理课题,但组织机构缺少一个多元化的沟通平台,难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作,组织凝聚力迫切需要得以增强。

OA办公管理系统能够帮助客户解决以上问题,实现”规范审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标,并从整体上对组织机构管理进行全面的业务优化,包括决策过程科学化(决策优化) 、工作流程顺畅化(流程优化) 、员工行为规范化(习惯优化)、业务数据集成化(数据优化)。

1.2 系统建设的总体思路
OA办公管理系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式,从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度,解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。
² 建立协同审批的平台。实现组织机构内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化,解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制,对工作任务进行督办管理,提高办公效率、节约大量的办公资源。
² 建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上,构建一个信息资源的共享平台,使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。
² 建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合,保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性,改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。
² 实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。
² 建立资源管理平台。实现对组织机构的公共资源的预约及管理,包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。
² 实现业务数据共享分级管理的机制,做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息,各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用,确保业务信息的及时、准确和安全。
² 实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
1.3 客户价值体现
借助OA办公管理系统,提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。
1.3.1. 形成、传播、发展组织机构习惯的好工具
加强战略及策略执行的过程控制,形成了高效、规范、程序化的管理机制,这是一种组织机构习惯,支持组织完整执行战略步骤,实现战略目标。帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。
1.3.2. 让管理工作变得轻轻松松
信息流通快,以前两三天处理一个报告的事,在平台上能够压缩在一个小时以内;文件和工作都被自动、有序的流转,在办工作、待半工作清晰明了。
1.3.3. 协作性、灵活性显著提高
部门和部门、环节和环节之间协作效率高低,就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。Kingdee 协同办公平台不但帮助你建设无边界组织,消除信息死角,同时提高了部门间的协作能力。
1.3.4. 管理效率提高
经过OA办公管理系统,能够了解到每项业务、每个人的进度和状态,分析具体环节的办事时间和结果,并借此提高组织的工作效率和管理效率。
1.3.5. 规范性增强
在OA办公管理系统上,人的意志无法改变程序运行,一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时,相应的责任权利对应相应的权利,杜绝越权操作,增加了监督性。
1.3.6. 实现知识管理
文档管理的自动化,一方面能够使优秀员工的思想和技能不断积累和创新,同时即时管理、更新每个部门的各种资料,例如客户资料,使得组织能够减低当人员离职时所带来的人力资源成本等。        
1.4 OA办公管理系统的特点
1.4.1. 灵活的个性设置
每个员工能够根据个人喜好,设定常见快捷菜单、常见审批流程、常见批示意见、个性签名、消息提醒方式、界面配色方案等。
1.4.2. 统一的沟通平台
提供即时消息、电子邮件、员工论坛、手机短信、RTX、在线公告栏等多种沟通工具,使员工能够随时、随地、随意交流。
1.4.3. 在线表单设计器
能够在线基于浏览器设计出符合不同单位组织规范的审批表单样式,简单易用。
1.4.4. 在线流程设计器
基于图形化的Java流程图在线设计器,支持会签、子流程(分支)、路径选择、异或、批阅、归档、流程转接、协办等多种流转机制。
1.4.5. 支持在线模板引用
能够在线设置发文、合同等编辑模板,员工在拟文时能够直接在线引用,实现组织内部统一行文规范。
1.4.6. 修订、清稿及用印
对不同领导的修订记录、批示意见提供笔迹留痕,提供在线一键清稿、套红头及电子签章功能,实现文件从拟稿到用印过程能够完全基于浏览器进行。
1.4.7. 先进的技术架构
产品采用B/S模式,基于J2EE体系架构,保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等,支持多种组织机构应用服务器(如Apusic、Weblogic),支持集团型分布式应用,易于维护。

第2部分 OA办公管理系统解决方案
(一) 公文管理平台
公文管理系统是以工作流(WorkFlow)技术为核心,实现公文的电子化拟稿、批办、传阅、审批、核稿、签发、用印、批注留痕、催办、督办、分发、办理以及归档等功能。包括发文管理、收文管理、内部请示管理等。

2.1 发文管理
发文是组织机构行政办公的主体,需完成从文件草拟到文件下发的过程处理,如发文拟稿、会签、领导签发、发文编号、用印签名、传阅、归档等过程。满足集团及下属分支机构的发文管理。
发文管理系统的应用包括发文拟稿、审核、会签、核稿、签发、发送、办结、归档、查询、统计等功能。

主要功能:
² 所有部门人员都有拟稿权限;
² 提供文件自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免引起的重号现象;
² 提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名;

² 发文格式模板;
² 流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
² 文件到时未办系统自动发出催办通知;
² 文件处理完毕,与知识文档应用集成,工作流的办结文件能够进行归档,便于后续对办理过程进行查询,归档的内容包括文件正文、审批意见、办理步骤及附件信息;

² 常见意见设置;
² 发文办理时限;
² 查询统计(根据指定条件进行查询统计、同时条件能够由用户在后台自行配置)。可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询,能够输出统计报表。

能够满足从发文起草、核稿、签发、会签、文件编号、用印、传阅、归档等全过程管理;

2.2 收文管理
收文是由组织单位办公室对外单位来文进行登记及办理的过程,收文来源有外部来文、内部来文。
包括收文登记、分办、传阅、领导批示、承办、办结、归档、查询、统计等过程。满足组织单位及其下属分支机构的收文管理。
主要功能:
² 收文是由办公室对来文进行登记,其它人员未授权无法处理收文;
² 支持文件扫描、批注、手写签名;
² 流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
² 文件到时未办系统自动发出催办通知;
² 常见意见设置;
² 来文单位维护设置;
² 收文办理时限;
² 查询统计(根据指定条件进行查询统计、同时条件可由用户在后台自行配置)。

收文登记
批办
知识中心
档案管理
来文归档
拟办
办理
分发
收文流转过程

² 从收文登记、批办、拟办、分发、办理、催办、督办、传阅、归档等全过程管理;
² 对来文进行数字化扫描,加载文件的内容,能够缩短领导批示或相关部门承办的周期;
² 提供收文自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免手工编号所引起的重号现象;
² 提供收文转发文流程、在线传阅、文件归档等应用集成,满足不同文件的处理需要。

2.3 内部请示
内部请示能够对部门和各下属部门员工向公司领导或部门领导请示工作的一系列过程进行管理,包括拟稿、审核、会签、呈报、批示、分发、办理、督办、催办、传阅、归档等处理环节。

内部请示
拟稿
信息发布
档案管理
归档处理
审核
会签
呈报
领导批示
分发
办理或传阅
请示流转过程

功能及特点:
² 按照组织单位的管理规范,完善签报管理过程;
² 从拟稿、审核、会签、呈报、批示、分发、办理、传阅、归档等全过程管理;
² 提供文件自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免手工编号所引起的重号现象;
² 提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名;
² 提供在线传阅、文件归档等应用集成,满足不同发件的处理需要。

2.4 催办督办
催办督办是日常办公工作中比较重要的一个部分,起到一个对日常工作监督、监控、跟踪、智能考核等作用。
2.4.1. 催办

功能特点:
n 严格的权限控制,只有催办督办管理者才能对其信息进行管理;
n 自动催办督办,也能够人工催办督办;
n 流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
n 文件处理完毕,能够归档到档案管理;
n 常见审批意见能够选择自动加入,减少中文输入;
n 管理员或经办人都能够设置办理时限。

在文件办理过程中,能够由督办部门、经办人或管理人员,对办理情况进行跟进、催办。催办分为自动催办和手工催办两种。:
l 能够设定流程中每个节点的办理时限,当文件超过办理日期时,系统将自动发出催办通知。

l 也能够采用手工催办的方式,在进行流程跟踪时,对过期未办理的文件进行催办,点击”催办”,能够补充催办的意见,发送给经办人。

l 催办消息能够经过声音、系统消息、手机短信、电子邮件等方式发送给经办人。

2.4.2. 督办
由督办部门根据不同的事项,手工发起工作流,包括登记督办事项,选择执行部门,检查执行结果等。同时,督办部门能够按照时间段、执行部门、执行人等信息形成督办事务统计报表,并可输出打印存档。
事务督办
督办登记
存档
执行部门接收
选择执行人
执行结果登记
督办部门审核
相关部门或人员查阅
事务督办过程

督办部门登记督办事项:

可灵活选择督办事务的执行部门负责人:

查询督办事项,输入查询条件:

显示查询结果:

打印输出<督办事务统计表>:

督办管理的功能及特点:
² 可灵活设计督办管理流程,以及督办登记事项表单、督办统计报格式;
² 完成从事务登记到执行情况审核、跟踪、执行结果汇报的全过程管理;
² 可按执行部门、执行人、执行结果、时间段等查询督办事项,并可输出打印报表。

2.5 公文管理的主要功能
2.5.1. 收文/发文流程自定义
R 与工作流引擎紧密结合应用,能够自定义各种流转所需的处理节点。流程设计采用了基于网络、先进的JAVA技术实现了基于浏览器的工作流设计器,图形化界面,鼠标轻松拖曳可完成流程自定义功能。

2.5.2. 公文模板自定义
R 模板定义:由管理部门根据组织单位的行文及相关管理规范,将常见的正文模板、红头模板进行设置,如发文、来文、规章制度、合同、工作汇报等,每种公文的格式模板都能够自定义,文号支持按不同的规则进行自动编号。

R 模板引用:在拟稿人拟文时能直接调用模板,能够有效地避免文稿格式不统一的现象。内嵌OFFICE应用插件,支持直接调用WORD文档。

R 套红头:当红头模板与正文模板分开管理时,在校对清稿后,经办人能够在正文模板基础上,进行套红头操作,保持文件的完整性。

2.5.3. 手写签名、审批意见、公章盖章
R 修改痕迹保留——对WORD文档可保留所有修改痕迹,包括修改人、修改时间、修改内容,不同修改人的痕迹将以不同颜色加以区分。

R 支持手写签名、审批意见
当想在一份已盖章的文档中签批自己的意见,用户能够选择”手写签名”:

手写签名包括”手写批注”和”文字批注”,手写批注是经过与手写笔集成进行手写签名:

输入钥匙盘密码,点击”确定”后,签名会显示在文档上。
文字批注是经过键盘输入的方式来进行签名:

文字批注中还包括更改字体大小和常见语等常见功能,常见语就是将经常见到的祝福用语、习惯用语,或是用户经常要用到的词句等增加到”常见语”栏中,以后只要直接调用就能够,使用非常方便。

R 公章盖章——经办人能够在WORD正文中,进行手写签名或审批意见的操作,具有权限的人员能够在加盖电子公章,保持公文的完整性。

2.5.4. 分类及综合查询
² 可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询,能够输出统计报表。

2.5.5. 监控/协办/缓办/取回/转流程等功能
R 流程正文版本控制——工作流文件在流转时,能够拖带多个附件一起流转。对正文的修改过程提供版本控制功能。

R 多种流转应用机制——取回、协办、挂起、收藏

R 取回——即收回文件重新办理,再次呈批发送。
R 协办——即在流程的当前步骤灵活增加协办人,共同对一份文件进行批示处理。

R 缓办——即暂停办理,当审批事项遇特殊原因需要延缓办理时,能够将文件挂起。
R 收藏——即跟进或关注的重点审批事项,能够进行收藏。

R 流程的关联应用——传阅、转流程、移交归档
R 发送传阅——在工作流的处理过程中,将正文批量发送给指定的人员在线传阅。
R 转流程——将正在处理的文件,选择其它流程继续流转。

R 移交归档——与知识中心无缝结合,工作流事务文件能够进行归档,内容包括文件信息、处理信息、流经步骤、流程信息及附件信息。
R 动态跟踪文件办理情况,流程跟踪与监控机制——当文件在办理时,提供了记录其踪迹(经过的步骤及处理情况或意见等)的功能。提交者能够察看自己提交文件的流转情况,流程监控员能够察看正在该流程中流转的文件的流转情况。

办理意见及时间跟踪

动态流程图跟踪

R 流程跳转(重定位)功能——在特殊情况下,能够由监控人员将正在流转的文件进行步骤跳转。

(二) 知识管理平台
2.6 知识文档
金蝶OA办公管理系统提供了完善的知识管理功能,知识不但能够灵活定义分类结构、设定信息访问权限,同时还提供借阅、审核、收藏、评论、评分、转发邮件、转入工作流、个性设定、归档等功能,形成一个管理系统优化的知识链,实现知识的积累与运用。
贵公司经过知识管理平台,将分散于组织机构每个员工的知识资料有效管理,构建科学、规范的组织机构电子资料库,避免知识流失,实现组织机构智慧这一无形财富的积累。构建科学、规范的组织机构电子资料库,对分散于组织机构每个员工的知识资料进行有效管理,使得所有员工的经验知识真正形成组织机构的经验知识。创立一个领导和全体员工都认同的知识共享平台,对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制,促进员工学习交流、构建学习型的组织,形成组织机构统一而有序的知识库。

知识的收整
采取各种手段和措施对组织机构的显性知识、隐性知识、内部知识和外部知识加以收集,按一定方法将收集到的知识进行分类,使信息和知识从混乱状态变得有序化。
知识的存储
将收集整理的知识存入知识库,并提供方便的检索和更新手段,以便员工充分利用。
知识的利用
经过员工之间的相互交流和学习,对知识库中的知识加以利用,将知识融入组织机构的产品和服务,能够创造和发现新的知识,实现知识的价值。
知识的评价
经过对已有的知识进行价值评价,能够调整知识收集整理的方式;能够更新知识库;能够提高员工利用知识的积极性,并帮助改进员工利用知识的方法。

2.6.1. 知识发布与审核
² 所有由信息中心模块归档的文档,都必须先经过专门的知识管理人员进行审批方可存档,审批中需要设定文档的基本信息、属性配置(可否查看、下载等)、存档目录等。文档能够记录点评、版本、权限、发布、推荐、阅读信息、下载信息、附件打印记录、关联文档、编辑信息、文档效期等功能。支持文档技术多种文件格式,包括文字、图形、动画、视频等。
² 提供了基于浏览器的word编辑器,能够在线发表文章,如工作总结、组织机构新闻、刊物等,并可调整文章内容的字体大小、颜色。同时,能够在文章内容中插入图片,达到图文并茂的排版效果。对需要审核才能发布的信息,新信息将自动推送到审核人桌面,审核经过后才能正式发布。

2.6.2. 知识展现
² 自动对文档的阅读次数进行统计。

² 将知识利用率高的文档进行分类排名管理,在知识中心首页的”热点文章”中直接展现利用率高的知识文档。

2.6.3. 借阅与授权
² 员工查询到信息标题后,如果没有权限访问,能够提出借阅申请,经管理员授权许可后,才能查看文档的详细内容。对保密、敏感的信息,能够设定不公开分类,一般员工不能访问、借阅。

2.6.4. 推荐与收藏
² 员工能够将自己关注或常见的信息进行收藏,经过推荐功能,将某些重要的信息推荐给其它同事阅读。

2.6.5. 评分与评论
² 每个员工能够对知识文档进行评论,或进行评分,加强对文档的利用和考核。

2.6.6. 信息订阅
² 每个员工能够按知识分类进行订阅,由系统自动推送到办公桌面中。
2.6.7. 转发邮件
² 与电子邮件应用集成,能够直接将内容发送邮件进行传递。
2.6.8. 发起流程
² 与工作流应用集成,可引用知识内容直接发起一个新的工作流申请。
2.6.9. 移交归档
² 与档案管理系统应用集成,各种有长期保管价值或归档要求的文件、业务资料,能够将定期、批量地移交到档案管理系统。
2.6.10. 信息安全控制机制
² 可按组织架构对不同分公司、业务部门的信息进行隔离。如”下属公司经营月报”,授权各分公司上报及管理本公司的数据,无权查阅其它分公司的经营数据,而集团上级领导则能够查阅所有下属公司上报的经营数据。既实现对分公司(或区域)进行信息隔离,又达到主管单位全面掌控重要信息的管理目标。
² 可按领导角色、管理职能对信息进行交替授权。如”工作总结”,能够授权分管财务部和人力资源部的领导,只能查阅其管辖范围内的信息。其它部门的数据无权查阅。
² 可按不同功能操作进行权限控制。如对于组织机构核心的资料,能够设定基础员工只能查阅标题,内容或附件只能经过借阅并得到授权后才能查阅;而下载附件、移交归档、转发邮件、发起工作流程等操作,只能由相关管理部门的责任人进行。

2.6.11. 知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库
知识目录能够由负责管理知识文档的用户自定义,文档目录能够多级建立,目录能够新增、修改、改名、删除、移动、复制、刷新、批量更新等。目录能够设置多种属性,包括管理人员、阅读范围和权限、目录层级关系等。
² 提供多级别的目录设置,可按组织架构或业务内容进行分类管理,并分配栏目管理权限、信息发布部门或人员范围;同时,各子公司能够拥有自己的知识库和知识管理员,子公司的下属部门拥有独立的知识库,便于实现逐级管理的知识管理体系。

综上所述,经过对知识分类的自定义管理,结合信息授权机制,组织机构能够在知识管理平台中,结合单位应用需求,实现对各类知识有序管理的目标。如单位的内外部常见资料、规章制度、大事记、最新文件、业务资料、办事指南、电子期刊、行政人事资料等等。

2.7 通知公告
通知公告是发布重要通知、公告、活动预告、会议通知、值班安排等公共信息的发布平台。所发布的信息能够面向所有员工,也能够局限于某些特定的部门。

R 授权人员可在相应栏目发布、管理公告信息
R 所发布的公告能够面向整个机构或指定团队
R 可指定公告失效日期,到期后信息自动隐藏

2.8 会议管理
对会议的全过程实现智能化管理,适用于办公室对于会议进行统一组织、管理的所有会议,并可灵活地经过公告栏、即时消息、手机短信等方式进行通知,使会议计划以最快捷的方式传播给与会人员。
会议管理的功能包括会议室资源预约,会议计划、会议通知、与会应答、会议纪要
R 会议资源:与会议室管理有机结合起来,可实时查看会议室容纳人数、设备配置等信息,便于确定与会时间和会议室预订;

R 会议计划:新建一个会议计划,登记会议主题、与会时间、主持人、参与人、会议议程等信息。

R 会议通知:与即时消息、手机短信等多种方式结合,将会议计划发送给与会人员。
R 会议纪要:对正在召开或已经结束的会议,会议组织部门能够形成会议纪要、会议决议等内容,会议组织者及与会人员能够查看会议纪要的内容。
R 会议查询:一般与会人员能够查询本人参加的会议信息;会议组织者或管理者,能够查询到权限范围内的会议信息。

(四) 个人事务管理平台
对个人工作相关的事务进行管理,如任务安排、通讯录、待办事宜、个人设置等。
2.9 待办事宜
发文管理、收文管理、会议通知、审核消息等,当有最新的消息或待办任务时,能够集中体现:

点击待办事宜提醒的标题 ,能够直接办理具体的某一个任务。

2.10 名片夹
通讯录为整个公司提供了一个便捷的联系人共享方案。能够方便的管理客户、供应商、合作伙伴、上级管理机构、公司员工、好友等联系人信息,并对联系人进行分类。
R 查询单位员工通讯录

R 管理个人或外单位联系人信息

R 建立个人通讯录
R 建立个性化人员分组
R 与消息中心应用集成,能够根据组织单位通讯录导航,进行即时消息的群发。

2.11 电子邮件
电子邮件功能使用户能够在统一的界面中完成电子邮件服务,包括收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮箱管理。收件人可按部门和角色进行选择,能够随邮件带任意多个附件,并能够在线编辑图文格式的邮件。用户在邮箱管理中能够自定义文件夹,并能够经过对邮箱、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询。
组织机构已有的邮箱与电子邮件集成应用,组织机构信箱中的信件能够在系统中自动进行收取,在系统中能够直接进行邮件的收发工作。同时,当用户有新邮件时,能够自动提醒。
主要功能包括:邮箱空间总览、邮件发送、转发、回复、收藏、归档等。

R 提供邮箱空间总览

R 电子邮件发送/接收/回复/转发/移动

R 多邮件账号设置

R 支持群发邮件和大容量附件,提供在线HTML格式编辑邮件发送页面

R 邮件搜索,能够从多个账号中按主题、发件人或邮件内容、时间等进行模糊查询。

R 自定义邮件夹,对不同的邮件进行自定义分类存储及管理。

R 与通讯录应用集成,可直接选择组织单位内部联系人、外单位或个人好友联系人

R 与知识中心应用集成,对邮件的正文、附件能够直接保存到”知识中心”进行存档及共享。

R 与公文管理(工作流)应用集成,对邮件的正文、附件能够直接选择流程名称,进入组织机构网上流转审批过程。

2.12 日程管理
日程管理功能是为了提高员工工作效率合理制定工作时间、工作量而设定的功能。经过日程管理功能能够对员工和用户本人的日程工作进行规划和安排,使用户在工作中有针对性、有目的性、有次序的开展各项工作。日常安排分为个人事务和公共事务两种,日程管理结合日历功能进行展示,单击日历中某一天能够进入日程管理界面,能够新建事务,并在日程事务给出事务的状态、起始结束时间、事务内容、事务紧急度等信息。日程管理中具有备忘功能。公共事务所有员工均能够看到,个人事务只有当事人能够查看。

R 可查看每天/每周/每月的工作安排
每天日程:
每周日程:
每月日程:

R 为她人安排日程

R 浏览未阅读的日程和提醒

R 日程提醒:个人日程文档由用户自己创立,能够上载附件,可指定文档的类型、时间段和是否需要提醒,提醒的时间等。能够设定是否需要提醒,提醒的时间,是一次性的提醒还是每日的提醒、提醒间隔和提醒的次数,还可随时更改或者取消提醒。

设定不同的提醒方式、提醒时间或提醒次数

2.13 短信及音视频沟通
短信服务提供用户能够经过在线发送短信息到手机的功能。该系统适合发送容量小的信息内容,信息由手机接收,短信服务要求能够实现短信的群发功能,只需用鼠标选择短信的收信人即可发送。
经过该系统,用户能够利用该短信息服务通知相关人员参加会议,而不须打许多电话或发送许多邮件进行通知,大大提高了员工之间沟通的效率。
短信息可作为各项紧要通知、重要信息提醒的辅助方式。
2.13.1. 手机短信
金蝶公司提供了基于互联网、移动通信网络的在线移动商务解决方案(iFly移动商务平台),能够帮助组织机构摆脱束缚,在任何联网PC、随身携带的移动终端设备(如手机)上展开组织机构经营、管理活动;多平台,支持WEB、WAP、短信等多种访问形式。
R 经过金蝶移动商务平台,会议通知、待办事宜提醒、催办督办,将提醒消息发送到领导及经办人的手机中进行接收,中国移动、中国联通、中国电信(小灵通)的手机用户都能够接收到手机短信的消息。
R 同时也支持第三方短信软件接口,能够直接经过系统发送手机短信。(需另开发短信接口)

R 手机短信历史发送信息查询。

2.13.2. 在线消息

员工进行信息的即时交流,减少不同机构、部门、办公室之间人员不必要的走动,直接在线进行双向信息交流,提高办公效率。可实现一对一或一对多的信息沟通,并对历史发送记录进行保存。
针对经常离开办公座位的员工,可经过发送手机短信的形式,将重要的消息及时、准确地通知给员工,加快信息的运转;支持短信群发。
R 与单位组织架构应用集成,可按分支机构(部门)、职务或好友分组,进行短消息的发送。
R 支持短消息群发及多附件文档发送。

R 能够同时选择多个人员接收消息。

R 与各业务模块应用集成,待办事宜、会议通知、传阅通知等最新待办消息或通知,直接发送到消息中心,点击消息标题就能够进行业务的办理。

R 消息弹出窗口提醒。当有新消息时,系统将在桌面的右下角自动弹出浮动的窗口提示。

2.13.3. RTX即时通讯(需另购插件支持)
员工能够选择安装办公助手,即将OA办公系统与RTX软件应用集成,具备声音、视觉的客户端提示功能,当有新的消息时,自动弹出提示窗口,同时支持发送短消息至用户手机的功能;事务发起人(包括业务系统中的事务发起人)可设置、选择提示类型包括平台消息(登录系统或办公助手能够收到的消息)、手机短信、是否接受反馈消息、不提示,默认为平台消息
将各个部门的人员,组成一个在线群体,便于小组成员进行音、视频的在线交流。

R 支持在线直接发送消息、传送文件、音频会话等。

R 音视频沟通:最多支持六人同时进行语音聊天,在空间条件限制的情况下也能进行实时沟通,而且不用支付任何通话费用。在六人语音聊天室,还能够进行最多80人的文本消息聊天 。高清晰的视频图像,640*480的大分辨率显示,让视频通话身临其境,更支持全屏显示,满足视频会议的特殊要求。

2.14 文件传阅
在日常办公过程中,专题小组或员工经常需要将一些文档,征集相关同事的意见,相互讨论后再进行发布。以往大多采用发送邮件的方式来征询意见,这样无法做到自动汇集相关人员的反馈意见。经过信息互递的文件传阅板,能够很好地解决该问题。
文件传阅实现了一定范围内的信息共享,并提供意见征集机制,指定阅读范围以外的人员无法看到信息。
R 传阅信息总览

R 发布传阅信息

R 自动记录阅读时间,传阅人能够在线回复阅读意见
R 查看阅读情况,了解反馈意见

2.15 内部论坛
电子论坛为员工提供了一个互动沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题,经过员工的互动交流,有利于集思广益,增强组织单位的凝聚力。
R 多主题讨论系统:根据讨论主题可设置多个论坛区,如公司论坛、部门论坛、工程项目论坛、技术论坛、生活论坛,设置不同的版主(论坛管理员),对该论坛区的话题进行管理。

R 讨论话题发布/回复/引用/管理。

R 严格权限管理,建立互动交流讨论的平台后,能够按不同的讨论话题,对言论发布进行适当、有效地控制。

2.16 网上调查
经过在线问卷调查系统,员工能够经过在线问卷调查系统上即时创立属于自己的调查项目。从问卷设计,问卷发布到数据自动采集并在线数据分析,并生成报告,所有这一切传统市场调查的流程都能够在在线问卷调查系统的网站上完成。让决策者们迅速广泛地了解到市场意见或支持率,以便及时调整政策。