声像档案的整理.doc

声像档案的整理第一条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。第二条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。第三条 分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 第四条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第五条 文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。第六条 编制格式1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。第七条 案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。2.卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。第八条 编目声像档案的著录依照GB3792.5-85档案、著录规则进行。