机关规范公文写作格式要点.docx

机关规范公文写作格式要点
XX省总工会办公室
一、公文组成要素格式要点
（一）发文字号（小二号仿宋字体gb2312）
（二）“签发人”（小二号仿宋字体gb2312）
领导姓名（小二号仿宋字体gb2312）
（三）标题（二号方正小标宋体）
（四）主送机关（3号仿宋体gb2312）
（五）正文（３号仿宋体gb2312）第一层
一、（3号黑体）
第二层
（一）（3号楷体gb2312）
第三层1.（3号仿宋体gb2312，圆点用全角）
第四层（１）（3号仿宋体gb2312）
（六）附件内容（3号仿宋体gb2312）
（七）发文机关署名和成文日期（3号仿宋体gb2312，数字timesnewroman新罗马）
（八）附注（3号仿宋体gb2312）
（九）“附件”（3号仿宋体gb2312，多个附件的数字用timesnewroman新罗马）
（十）抄送、印发机关及印发日期（3号仿宋体gb2312）
（十一）排版格式（页边距上、下、左、右2.5cm，行间距固定值28-32之间，一般用30；同时页码外排，用带横杆的页码表示，如-1-，其中数字用四号（对应数字是是14）timesnewroman新罗马）
-1-
第二篇：公文写作格式规范公文格式
公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
公文的格式一般包括。标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
一、标题。"关于"要有，公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《关于延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用中括号“”而不能用圆括号“”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名1
号外，一般不用标点符号。
二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。第三层的“1.”不能写成“
1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“
一、”，第二层可用“1.”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用3号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。
四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。
六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语，省里通知有固定格式，最后一个词是公文种类.
七、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主
题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行，二行与冒号后对齐。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如。“国发
[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。十
一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公
文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。十
二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：
1.xxxxxxxxxx”附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用"附"，十
五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。
拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
十五、印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
十六、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。
十七、公文用纸格式采用国际标准a4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm，下白边（地脚）宽7mm±0.5mm，左白边（订口）宽20mm±0.5mm，右白边（翻口）宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。公文要双面印刷。公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。
第三篇：政府公文写作格式规范政府公文写作格式
一、眉首部分
（一）发文机关标识
平行文和下行文的文件头，发文机关标识上边缘至上页边为62mm，发文机关下边缘至红色反线为28mm。
上行文中，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即与上页边距离为117mm，发文机关下边缘至红色反线为30mm。发文机关标识使用字体为方正小标宋_gbk，字号不大于22mm×15mm。
（二）份数序号
用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行，不能少于2位数。标识为“编号000001”
（三）秘密等级和保密期限
用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一字。如需要加保密期限的，密级与期限间用“★”隔开，密级中则不空字。
（四）紧急程度
用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一字。如同时标识密级，则标识在右上角第二行。
（五）发文字号
标识在发文机关标识下两行，用3号方正仿宋_gbk字体剧
中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份用全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不用虚位，不用“第”。发文字号距离红色反线4mm。
（六）签发人
上行文需要标识签发人，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。“签发人”用3号方正仿宋_gbk，后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体_gbk标识签发人姓名。多个签发人的，主办单位签发人置于第一行，其他从第二行起排在主办单位签发人下，下移红色反线，最后一个签发人与发文字号在同一行。
二、主体部分
（一）标题
由“发文机关+事由+文种”组成，标识在红色反线下空两行，用2号方正小标宋_gbk，可一行或多行居中排布。
（二）主送机关
在标题下空一行，用3号方正仿宋_gbk字体顶格标识。回行是顶格，最后一个主送机关后面用全角冒号。
（三）正文
主送机关后一行开始，每段段首空两字，回行顶格。公文中的数字、年份用阿拉伯数字，不能回行，阿拉伯数字：用3号timesnewroman。正文用3号方正仿宋_gbk，小标题按照如下排版要求进行排版：
第一层
一、。用3号方正黑体_gbk。
第一层
（一）：前、后括号为半角，用3号方正楷体_gbk。第一层1.：用3号方正仿宋_gbk。
第一层（1）。用3号方正仿宋_gbk。
第一层①。用3号方正仿宋_gbk。
第一层a.。用3号方正仿宋_gbk。
（四）附件
正文下空一行，左起空两字，用3号方正仿宋_gbk字体标识，后标全角冒号。多个附件用阿拉伯数字标识序号，数字后不用顿号（、），而是使用间隔号（.）。附件名称后不加标点符号。
附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的标识序号。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识文件字号，其后标识“附件”。
（五）成文日期
成文日期一律用汉字书写，单一机关的公文，成文日期有空4个字；两个机关的公文，应将成文日期拉开，左右各空7个字；3个机关的公文，在最后一排印章下右空2字标识。
（六）印章
除会议纪要和电报，其他行政公文必须加盖印章。（电报红透的不盖章，传真发出的要盖章）。单个印章下压日期马上不压正文。
（七）附注
用3号方正仿宋_gbk，在成文日期下空一行左空2字加圆括号标识。一般是对发放范围、使用说明或联系人等做说明。
三、版记部分
（一）主题词
附注下，居左顶格标识。主题词3个字：用3号方正黑体-_gbk，后标全角冒号，主题内容即词目：用3方正小标宋_gbk，词间空1字。由“类别词+类属词+文种”组成，不超过5个，不少于3个。
（二）传送机关
正文中有主送机关的，发送栏只标明抄送机关。按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、政府部门、军队、有关部门的顺序排列。
在主题词下居左空一字用3号方正仿宋_gbk字体标识“抄送”，后标全角冒号，回行与上一行的抄送机关对齐。抄送机关间用逗号或顿号隔开，最后一个后面用句号。
（三）印发机关和印发日期
印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号方正仿宋_gbk字体，印发日期以公文付印日期为准，右空1字，用阿拉伯数字标识。
（四）校对人和印发份数
“校对”用3号方正仿宋_gbk字在印发机关下一行左空1字
标识，后用全角冒号，冒号后用三号方正仿宋_gbk署校对人姓名。“（共印××份）”与“校对”居同一行，右空一字标识。
（五）版记中的反线
版记中每个要素下（除校对和印发份数下）均加一条反线，与版心同宽。
四、其他
（一）页码
用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数字左右两边各致一条4号“—”线，“—”线距版心下边缘7mm。単页码右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（二）页边与版心的尺寸
1.天头37±1mm2.钉口28±1mm3.下页边距35±1mm4.右页边距26±1mm
5.版心尺寸156mm×225mm
（三）排版规格
正文用3号方正仿宋_gbk，阿拉伯数字。用3号timesnewroman。一般每页22行，每行28字。
（四）印刷
双面付印，两面正文误差不超过2mm，两页页码之间误差不超过4mm。
（五）装订
订位为书芯上下各1/4处，与书脊距离5-8mm。
第四篇：公文写作附件《行政机关公文格式》《行政公文格式》
公文用纸一般采用国际标准a4型（210毫米×297毫米）。
（一）公文用纸技术标准。一般为60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为85％～90％左右；横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，ph值为7.5～9.5。
（二）公文版心规格。156毫米×225毫米（不含页码）。
（三）公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下
白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。
公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。
第一、公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。
（一）发文机关名称。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识推荐使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（五）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空1行，用3号仿宋体字，居中排布；年份
—1—
和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（六）签发人。上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。与红色反线相距4毫米。
（七）红色反线。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。
第二、公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。
（一）公文标题。红色反线下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）主送机关名称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。
（四）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。数字、年份不能回行。
（五）附件。公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。
—2—
（六）成文日期和机关印章。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“o”。机关印章使用红色。
1.单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下压成文日期。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。
（七）附注。公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。
第三、公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、印发（翻印）机关和印发（翻印）日期部分组成。
（一）主题词。“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。
（二）分栏线。主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心（156毫米）。
（四）印发（翻印）机关和印发（翻印）日期。印发（翻印）机关名称和印发（翻印）日期平列于一行，左右各空1个字，使用阿拉伯数码。
—3—
第五篇：机关公文行文格式统一规范部机关公文行文格式统一规范
一、页面设置
（一）页边距。上。
3.7厘米；下：
3.5厘米；
左：
2.8厘米；右：
2.6厘米。
（二）方向。纵向（特殊要求除外）。
（三）纸张。a4纸210×297毫米（特殊要求除外）。
（四）页眉、页脚和页码。页眉。
1.7；页脚：
2.1；
页码。小4号仿宋（首页不显示页码），居中（特殊要求除外）。
（五）网络。指定行和字符网络。
（六）字符。每行28字符，跨度15.8磅。
（七）行。每页22行，跨度28.95磅。
二、字体
（一）标题和正文设置。
一级标题：2号方正小标宋简体（不加黑）；
二级标题：3号黑体（不加黑）；
三级标题：3号楷体（不加黑）；
四级标题：3号仿宋（加黑）；
正文。3号仿宋（不加黑）。
（二）字符间距。缩放：100%；间距：标准；位置：标准。
三、段落和其它
（一）缩进。左：0字符；右：0字符；特殊格式：首行缩进；度量值：2字符。
（二）间距。段前：0行；段后：0行；行距：固定值；设量值：28。（一级标题设量值为38，一级标题和正文之间空一行）
（三）附件。公文如有附件，则在左上角用3号字体定格标注“附件”后标全角冒号；两件或以上附件按顺序标注“附件一：”、“附件二：”，附件标题、小标题、正文排版同主件相同，若有图表，表内文字可灵活处理。正文标注附件必须一一对应。批转、转发、印发的公文，不属公文附件，不加附件标注。
（四）公文结构层次序数。公文结构层次序数一般为。第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“
1、”，第四层用“（1）”。
（五）发文机关署名及成文时间。有主送机关的公文必须有部机关署名，无主送机关的可以不注部机关署名；以红头文件下发，需加盖公章。
成文时间以领导同志最后签发日期为准，联合行文以最后一个单位领导同志签发日期为准，如领导同志签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，须呈领
导同志再次签发，公文成文时间用阿拉伯数字写明年、月、日。如果成文时间需用汉字，则“o”不得写为“零”。
第20页 共20页