政府采购管理内部控制手册.docx

政府采购管理内部控制手册

政府采购管理控制
1. 采购计划
1.1流程图
1.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
接收批复的采购预算指标
业务部门/经办岗
业务部门经办岗接收批复的采购预算指标

2
根据批复的预算指标编制采购计划
业务部门/经办岗
业务部门经办岗根据批复的预算指标及《政府采购目录和限额标准》编制本部门采购计划
本科室采购计划
3
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核采购计划

4
根据采购内容及金额确定采购方式
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗根据采购内容、金额，结合《政府采购目录和限额标准》确定采购方式

5
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核采购方式

6
分管领导审核
分管领导
分管领导审核采购方式

7
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批采购方式

8
选择委托代理机构
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗选择委托代理机构

9
编制政府采购计划申请表
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗编制政府采购计划申请表
政府采购计划申请表
10
沟通
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与财务、采购管理、资产管理等相关岗位沟通采购计划申请内容

11
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核政府采购计划申请表

12
预算管理岗审核
财务部门/预算管理岗
财务部门预算管理审核政府采购计划申请表

13
负责人审核
财务部门/负责人
财务部门负责人审核政府采购计划申请表

14
分管领导审核
分管领导
分管领导审核政府采购计划申请表

15
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批政府采购计划申请表

16
党组会审议
党组会
党组会审议政府采购计划申请表

17
在政府采购监督管理平台录入政府采购计划备案表
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗在政府采购监督管理平台录入政府采购计划备案表
政府采购计划备案表
18
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核政府采购计划备案表

19
报送备案
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗上报财政部门或上级主管部门备案

20
备案通过后，接收政府采购项目批准书，执行采购
业务部门/经办岗
备案通过后，业务部门经办岗接收政府采购项目批准书，并执行采购

2公开招标
2.1流程图
2.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
与采购代理机构签订委托代理协议
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与采购代理机构签订委托代理协议
委托代理协议
2
编制招标文件
采购代理机构
采购代理机构根据委托协议及采购方案编制招标文件
招标文件
3
经办岗审核
业务部门/经办岗
业务部门经办岗审核招标文件

4
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核招标文件

5
采购管理岗审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核招标文件

6
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核招标文件

7
组织专家组审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗组织专家组审核招标文件

8
分管领导审核
分管领导
分管领导审核招标文件

9
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批招标文件

10
发布招标公告
采购代理机构
采购代理机构在政府采购网站发布招标公告

11
报名
供应商
供应商报名

12
发售招标文件
采购代理机构
采购代理机构在政府采购网站发售招标文件

13
投标，发出响应文件
供应商
供应商投标，发出响应文件

14
组建评标委员会，组织开标
采购代理机构
采购代理机构组建评标委员会，组织开标，采购方派人参加
评标委员会名单
15
评标
评标委员会
评标委员会评标，编制评标结果报告，提交采购方代表
评标结果报告
16
更改采购方式或重新招标
采购管理部门/采购管理岗
若投标供应商不足三家，重新组织招标或选择其他采购方式，变更采购方式需财政部门批准

17
确定中标供应商
采购管理部门
采购管理部门组织相关科室领导确定中标供应商

18
发布中标公示
采购代理机构
采购代理机构发布中标公示
中标通知书
19
合同订立流程
业务部门/经办岗
业务部门经办岗执行合同订立流程

20
档案归档
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗档案归档

3. 邀请招标
3.1流程图

3.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
与采购代理机构签订委托代理协议
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与采购代理机构签订委托代理协议，委托代理政府采购事宜，约定双方权利、义务等。
委托代理协议
2
编制招标文件
采购代理机构
采购代理机构根据委托协议及采购方案编制招标文件
招标文件
3
经办岗审核
业务部门/经办岗
业务部门经办岗审核招标文件

4
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核招标文件

5
采购管理岗审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核招标文件

6
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核招标文件

7
组织专家组审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗组织专家组审核招标文件

8
分管领导审核
分管领导
分管领导审核招标文件

9
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批招标文件

10
发布资格预审公告
采购代理机构
采购代理机构在政府采购网站发布资格预审公告

11
提交资格证明文件
供应商
供应商应当在资格预审公告期结束前，按公告和文件要求提交资格证明文件。

12
选取邀请供应商
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗选取邀请供应商

13
发出邀请函
采购代理机构
采购代理机构发出邀请函
投标邀请函
14
投标
供应商
供应商投标并交投标保证金

15
组建评标委员会，组织开标
采购代理机构
采购代理机构组建评标委员会，组织开标，采购方派人参加
评标委员会名单
16
评标
评标委员会
评标委员会评标
评标结果报告
17
更改采购方式或重新招标
采购管理部门/采购管理岗
若投标供应商不足三家，重新组织招标或选择其他采购方式，变更采购方式需财政部门批准

18
确定中标供应商
采购管理部门
采购管理部门组织相关科室领导确定中标供应商

19
发布中标公示
采购代理机构
采购代理机构发布中标公示
中标通知书
20
合同订立流程
业务部门/经办岗
业务部门经办岗执行合同订立流程

21
档案归档
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗档案归档

4. 竞争性谈判
4.1流程图
4.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
与采购代理机构签订委托代理协议
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与采购代理机构签订委托代理协议，委托代理政府采购事宜，约定双方权利、义务等。
委托代理协议
2
编制谈判文件
采购代理机构
采购代理机构根据已批准的采购计划申请、需求科室提出的详细技术需求及相关要求，编制谈判文件
谈判文件
3
经办岗审核
业务部门/经办岗
业务部门经办岗审核谈判文件

4
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核谈判文件

5
采购管理岗审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核谈判文件

6
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核谈判文件

7
组织专家组审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核谈判文件

8
分管领导审核
分管领导
分管领导审核谈判文件

9
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批谈判文件

10
发布竞争性谈判资格预审公告
采购代理机构
采购代理机构发布竞争性谈判资格预审公告，以公告形式征集供应商

11
报名
供应商
供应商递交报名材料，经初审合格后，填写《报名供应商登记表》

12
成立谈判小组
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗组织成立谈判小组
谈判小组名单
13
确定谈判供应商名单，发出谈判文件
采购代理机构
采购代理机构确定谈判供应商名单，发出谈判文件

14
响应
供应商
供应商发出响应文件
响应文件
15
更改采购方式或重新招标
采购管理部门/采购管理岗
若投标供应商不足三家，重新组织招标或选择其他采购方式，变更采购方式需财政部门批准

16
谈判，确定成交候选人名单
谈判小组
谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判，经过与供应商谈判及报价等工作，按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人，编写评审报告
候选人名单
17
确定成交供应商
采购管理部门
采购管理部门组织相关科室领导从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商

18
通知成交结果
采购代理机构
采购代理机构通知成交结果
中标通知书
19
合同订立流程
业务部门/经办岗
业务部门经办岗执行合同订立流程

20
档案归档
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗档案归档

5. 询价
5.1流程图
5.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
与采购代理机构签订委托代理协议
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与采购代理机构签订委托代理协议，委托代理政府采购事宜，约定双方权利、义务等。
委托代理协议
2
编制询价文件
采购代理机构
采购代理机构根据已批准的采购计划申请、需求科室提出的详细技术需求及相关要求，编制询价文件
询价文件
3
经办岗审核
业务部门/经办岗
业务部门经办岗审核询价文件

4
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核询价文件

5
采购管理岗审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核询价文件

6
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核询价文件

7
组织专家组审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核询价文件

8
分管领导审核
分管领导
分管领导审核询价文件

9
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批询价文件

10
发布资格预审公告
采购代理机构
采购代理机构发布询价资格预审公告，以公告形式征集供应商

11
报名
供应商
供应商递交报名材料，经初审合格后，填写《报名供应商登记表》

12
成立询价小组
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗成立询价小组
询价小组名单
13
确定询价供应商名单，发出询价通知书
采购代理机构
采购代理机构根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，发出询价通知书
询价通知书
14
响应
供应商
供应商提交响应文件
响应文件
15
更改采购方式或重新招标
采购管理部门/采购管理岗
若响应供应商不足三家，重新组织招标或选择其他采购方式，变更采购方式需财政部门批准

16
询价
询价小组
询价小组询价

17
报价
供应商
供应商报价，并一次报出不得更改的价格

18
集体会商，确定成交候选人名单
询价小组
询价小组集体会商，从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人
询价报告
19
确定成交供应商
采购管理部门
采购管理部门组织相关科室领导根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商

20
告知成交结果
采购代理机构
采购代理机构将结果通知所有被询价的未成交的供应商
中标通知书
21
合同订立流程
业务部门/经办岗
业务部门经办岗执行合同订立流程

22
档案归档
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗档案归档

6. 单一来源
6.1流程图
6.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
与采购代理机构签订委托代理协议
业务部门/经办岗
业务部门经办岗与采购代理机构签订委托代理协议，委托代理政府采购事宜，约定双方权利、义务等。
委托代理协议
2
确定供应商
业务部门/经办岗
业务部门经办岗确定供应商名单，并掌握供应商的基本情况，形成文件资料。 

3
编制单一来源采购文件
采购代理机构
采购代理机构根据已批准的采购计划申请、需求科室提出的详细技术需求及相关要求，编制单一来源采购文件
单一来源采购文件
4
经办岗审核
业务部门/经办岗
业务部门经办岗审核单一来源采购文件

5
负责人审核
业务部门/负责人
业务部门负责人审核单一来源采购文件

6
采购管理岗审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核单一来源采购文件

7
负责人审核
采购管理部门/负责人
采购管理部门负责人审核单一来源采购文件

8
组织专家组审核
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗审核单一来源采购文件

9
分管领导审核
分管领导
分管领导审核单一来源采购文件

10
单位负责人审批
单位负责人
单位负责人审批单一来源采购文件

11
单一来源采购公示
采购代理机构
采购代理机构财政部门指定媒体上公示

12
成立单一来源协商小组
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗成立单一来源协商小组
协商小组名单
13
与供应商商定合理价格
协商小组
协商小组应当采用集中、封闭协商的方式进行协商，供应商携带相关资格证明文件及响应文件在规定时间、地点参加，双方按照单一来源采购文件商定采购事项及合理价格
协商情况记录
14
公告成交结果
采购代理机构
采购代理机构公告成交结果
中标通知书
15
合同订立流程
业务部门/经办岗
业务部门经办岗执行合同订立流程

16
档案归档
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗档案归档

7. 采购验收
7.1流程图

7.2管控流程指引

编号
流程环节
机构/岗位
流程步骤描述
业务表单
1
供应商完工的货物、服务等后，由经办岗发起验收
业务部门/经办岗
供应商完工的货物、服务等后，由业务部门经办岗发起验收

2
成立验收小组
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗组织成立验收小组，验收小组成员应由采购人代表、供货方、专家等共五人以上的单数组成

3
对采购项目进行验收
验收小组
验收小组对采购项目进行验收，并编制验收报告，并由全体验收人员签字确认
验收报告
4
按合同约定退换或索赔
采购管理部门/采购管理岗
验收不合格的，采购管理部门采购管理岗与供应商沟通，按合同约定退换或索赔

5
验收小组负责人审核
验收小组/负责人
验收合格的，验收小组负责人审核验收报告

6
移交使用科室使用
采购管理部门/采购管理岗
采购管理部门采购管理岗将验收通过的货物移交使用科室使用

7
经办岗办理结算
业务部门/经办岗
业务部门经办岗办理结算

8
出纳根据合同约定付款
财务部门/出纳
财务部门出纳根据合同约定付款

9
会计记账
财务部门/会计
财务部门会计依据付款凭证及合同记账